職位分析與職位說明書

1、職位分析與職位說明書1人力資源部 2010-07職位分析與職位說明書2您是否遇到過以下問題您是否遇到過以下問題屬下員工對工作的角色與工作內(nèi)容產(chǎn)生沖突和誤解重疊或不明確的職責(zé)權(quán)限，結(jié)果造成重復(fù)工作或互相推諉抱怨不知道自己該干些什么招聘、錄用與工作要求不相符的員工員工職責(zé)不明確，延誤工作，造成的客戶投訴職位分析與職位說明書3職務(wù)分析的意義和目的職務(wù)分析的意義和目的職務(wù)分析一些概念職務(wù)分析一些概念職位說明書的編寫職位說明書的編寫職位說明書的主要內(nèi)容職位說明書的主要內(nèi)容編寫要求與進(jìn)度安排編寫要求與進(jìn)度安排職位分析與職位說明書4職務(wù)分析又稱為工作分析職務(wù)分析又稱為工作分析，是指全面了解、獲取與工作有關(guān)的

2、詳細(xì)信息的過程，具體來說，是對組織中某個(gè)特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述和研究過程，即制訂職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程注意點(diǎn)：職務(wù)分析著眼點(diǎn)在于工作本身的特點(diǎn)，而不是工注意點(diǎn)：職務(wù)分析著眼點(diǎn)在于工作本身的特點(diǎn)，而不是工作者的狀況。作者的狀況。職位分析與職位說明書5職務(wù)分析職務(wù)分析招招 聘聘 空缺需求與新設(shè)職位空缺需求與新設(shè)職位 與外部競爭者競爭的基礎(chǔ)與外部競爭者競爭的基礎(chǔ) 業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)目標(biāo) 制定與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致的制定與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致的角色角色職位評估及級別職位評估及級別識別各獨(dú)立職位價(jià)值的識別各獨(dú)立職位價(jià)值的基礎(chǔ)框架基礎(chǔ)框架 績效管理績效管理是發(fā)展績效管理的基礎(chǔ)是發(fā)展績效管理的基礎(chǔ)繼

3、任計(jì)劃、培訓(xùn)和發(fā)展繼任計(jì)劃、培訓(xùn)和發(fā)展 了解機(jī)構(gòu)要求的技巧和能了解機(jī)構(gòu)要求的技巧和能力力組織發(fā)展組織發(fā)展 優(yōu)化程序、結(jié)構(gòu)以支持優(yōu)化程序、結(jié)構(gòu)以支持組織變化組織變化 職位分析與職位說明書6工作內(nèi)容和責(zé)任工作內(nèi)容和責(zé)任職位目的使命職位目的使命任職資格任職資格關(guān)鍵績效指標(biāo)關(guān)鍵績效指標(biāo)工作關(guān)系工作關(guān)系職位分析與職位說明書76W： 做什么？（WHAT） 為什么？（WAY） 誰來做？（WHO） 時(shí)間？ （WHEN） 在哪里？（WHERE） 為誰？ （FOR WHOM）（與哪些人發(fā)生工作關(guān)系 ）1H： 如何做？（HOW）（怎樣從事工作活動以達(dá)到預(yù)期的結(jié)果 ）職位分析與職位說明書8問卷調(diào)查法問卷調(diào)查法觀觀 察

4、察 法法面面 談?wù)?法法工作日志法工作日志法關(guān)鍵事件描述法關(guān)鍵事件描述法職位分析與職位說明書91、就某一職務(wù)或職位面對面的詢問任職者對工作的意見和看法；2、對任職者的工作態(tài)度和工作動機(jī)等較深層次的內(nèi)容有詳細(xì)的了解3、面談一般以標(biāo)準(zhǔn)化或非標(biāo)準(zhǔn)化程序進(jìn)行，以標(biāo)準(zhǔn)化訪談格式記錄1、由任職人員按時(shí)間順序、詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容和工作過程，然后進(jìn)行歸納、分析總結(jié)；一般以半小時(shí)為時(shí)間段職位分析與職位說明書102、可獲取大量可靠的信息3、工作量大，歸納工作繁瑣1、指確定關(guān)鍵的工作任務(wù)以獲得工作上的成功。關(guān)鍵事件是工作成功或失敗的行為特征或事件2、主要集中于與“職務(wù)要求”相適應(yīng)的工作行為分析3、是動態(tài)的行為定

5、向分析的方法職位分析與職位說明書11職位分析與職位說明書12 是對職務(wù)的全息、立體的描述是對職務(wù)的全息、立體的描述對任職條件有明確具體的要求對任職條件有明確具體的要求有明確的關(guān)鍵績效指標(biāo)有明確的關(guān)鍵績效指標(biāo)與職務(wù)分類、職位定級有關(guān)聯(lián)與職務(wù)分類、職位定級有關(guān)聯(lián) 是對崗位的平面、簡略的陳述是對崗位的平面、簡略的陳述一般沒有任職條件的要求一般沒有任職條件的要求只是孤立的職責(zé)反映只是孤立的職責(zé)反映一般的應(yīng)知應(yīng)會要求一般的應(yīng)知應(yīng)會要求與員工發(fā)展、職位等級無直接與員工發(fā)展、職位等級無直接關(guān)聯(lián)關(guān)聯(lián)職位分析與職位說明書13WHY 崗位設(shè)立的目的崗位設(shè)立的目的WITHIN 崗位的職權(quán)范圍崗位的職權(quán)范圍WHAT

6、崗位主要工作內(nèi)容崗位主要工作內(nèi)容按照由主到次順序書寫按照由主到次順序書寫列舉主要工作內(nèi)容列舉主要工作內(nèi)容用關(guān)鍵動詞表述所擔(dān)負(fù)的責(zé)任用關(guān)鍵動詞表述所擔(dān)負(fù)的責(zé)任職位分析與職位說明書14一份完整的職位說明書主要包括工作描述和一份完整的職位說明書主要包括工作描述和任職資格兩大部分任職資格兩大部分一、職位概況一、職位概況二、職位說明二、職位說明三、任職資料三、任職資料職位分析與職位說明書15職位說明主要包含以下基本內(nèi)容職位說明主要包含以下基本內(nèi)容（1）工作識別）工作識別（2）履行的職責(zé)）履行的職責(zé)（3）關(guān)鍵績效指標(biāo)）關(guān)鍵績效指標(biāo)（4）工作關(guān)系）工作關(guān)系職位分析與職位說明書16工作識別包括：職位名稱、部門

7、、職位編號、隸工作識別包括：職位名稱、部門、職位編號、隸屬關(guān)系屬關(guān)系一個(gè)好的名稱將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項(xiàng)工作與其他工作區(qū)分開來。在職責(zé)描述中應(yīng)盡力避免出現(xiàn)如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”或“所分配的其他任務(wù)”這樣籠統(tǒng)的描述如果經(jīng)常性的工作內(nèi)容不能被明確的描述出來，很可能會成為員工逃避責(zé)任的借口或造成日后工作推委、職責(zé)不清等現(xiàn)象職位分析與職位說明書17在職位說明書中還應(yīng)當(dāng)界定工作承擔(dān)者的權(quán)限范圍，在職位說明書中還應(yīng)當(dāng)界定工作承擔(dān)者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限、對其他人實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)的權(quán)限、包括決策的權(quán)限、對其他人實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)的權(quán)限、經(jīng)費(fèi)的預(yù)算支出核準(zhǔn)權(quán)限等經(jīng)費(fèi)的預(yù)算支出核準(zhǔn)權(quán)限等（在主要職責(zé)和

8、工作內(nèi)容描述中體現(xiàn)）（在主要職責(zé)和工作內(nèi)容描述中體現(xiàn)）職位說明書應(yīng)體現(xiàn)對任職者主要工作的績效考核標(biāo)職位說明書應(yīng)體現(xiàn)對任職者主要工作的績效考核標(biāo)準(zhǔn)和要求準(zhǔn)和要求職位分析與職位說明書18職位分析與職位說明書19職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位概況職位概況設(shè)立本職位的目的職位的相關(guān)說明職位職責(zé)狀況職位職責(zé)狀況主要職責(zé)描寫職責(zé)發(fā)生頻度及時(shí)間占用比任職資格任職資格教育水平相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)（年數(shù)）知識技能/才能其他要求職位分析與職位說明書20職位概況職位設(shè)立目的（主要職責(zé)）職位概況職位設(shè)立目的（主要職責(zé)）請以最精確簡潔的陳述，說明本職位存在之基本目的。撰寫注意事項(xiàng)：先將工作內(nèi)容完成再歸納主要職責(zé)（工作

9、目的）此職位的目的需要與其他職位有所區(qū)別，如果此職位不存在，什麼重要的事不能完成?請注意層次上的差異，例如經(jīng)理與課長之職位目的應(yīng)有基本的不同一般目的陳述總是始于一個(gè)動詞動詞。繼續(xù)陳述這一動詞起著什么樣的作用，要達(dá)到什么目的。注意：職位目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程。注意：職位目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程。職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書21職位概況職位設(shè)立目的舉例：發(fā)展及推動人事政策及制度，促使人力資源充分發(fā)揮及運(yùn)用指導(dǎo)及管理公司的營運(yùn)建立并維持與客戶之間良好的 關(guān)系計(jì)劃、指導(dǎo)和控制公司的財(cái)務(wù)活動，包括借款和盈余的管理，應(yīng)該做的事目 的以配合公司的經(jīng)營與發(fā)展以達(dá)到

10、符合董事會的計(jì)劃和方針的發(fā)展?fàn)I利目標(biāo)以達(dá)成所賦予之銷售目標(biāo)及業(yè)務(wù)擴(kuò)展保證最大的回報(bào)，保障股東的利益職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書22職位概況職位的相關(guān)說明職位概況職位的相關(guān)說明在工作關(guān)系一欄中，將列明該職位在日常工作中與企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)外部頻繁頻繁發(fā)生工作聯(lián)系的對象，此工作聯(lián)系對象為一個(gè)群體，而非某個(gè)崗位或人例如：法務(wù)專員的工作對象為：例如：法務(wù)專員的工作對象為：各部門、各工廠（內(nèi)部）各部門、各工廠（內(nèi)部）律師事務(wù)所、司法機(jī)關(guān)（外部）律師事務(wù)所、司法機(jī)關(guān)（外部）職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書23直接上級指的是該職位的工作結(jié)果的直接匯報(bào)人的職位名

11、稱下級指的是該職位直接或間接分配工作的人員的職位（人數(shù)）例如：計(jì)劃部經(jīng)理例如：計(jì)劃部經(jīng)理直接上級為營運(yùn)中心副總監(jiān)直接上級為營運(yùn)中心副總監(jiān)下級為生管課長、物控課長、供應(yīng)課長、各工廠下級為生管課長、物控課長、供應(yīng)課長、各工廠PMC課長（課長（5-6人）人）職位概況職位的相關(guān)說明職位概況職位的相關(guān)說明職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書24職位概況職位概況設(shè)立本職位的目的職位的相關(guān)說明職位職責(zé)狀況職位職責(zé)狀況主要工作內(nèi)容、職責(zé)描寫職責(zé)發(fā)生頻度及時(shí)間占用比任職資格任職資格教育水平相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)（年數(shù)）知識技能/才能其他要求職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書25撰

12、寫職責(zé)說明撰寫職責(zé)說明每一條主要工作內(nèi)容可分三部分：行為動詞行為動詞制定，建議，檢查，確保，表達(dá)，聯(lián)絡(luò) 目的目的為誰，為什么 最終結(jié)果最終結(jié)果實(shí)現(xiàn)什么結(jié)果 職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書26此職責(zé)說明不完整。為什么進(jìn)行維護(hù)程序？最終結(jié)果可能是為減少虛耗的生產(chǎn)時(shí)間。舉例說明：維修工程師舉例說明：維修工程師行為動詞行為動詞: :制定和維護(hù)制定和維護(hù)目的目的: :既定的預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)程序既定的預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)程序最終結(jié)果最終結(jié)果: :？制定和維護(hù)既定的預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)程序職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書271.1. 按照重要程度明確列舉必須執(zhí)行的任務(wù)按照

13、重要程度明確列舉必須執(zhí)行的任務(wù)2.2. 指出每項(xiàng)工作的目的或目標(biāo)指出每項(xiàng)工作的目的或目標(biāo)3.3. 分析任務(wù)并歸類相關(guān)任務(wù)分析任務(wù)并歸類相關(guān)任務(wù)4. 4. 簡要描述各部分的主要責(zé)任。最多以兩句話描述簡要描述各部分的主要責(zé)任。最多以兩句話描述5.5.指出工作頻率，以占用時(shí)間的百分比來界定指出工作頻率，以占用時(shí)間的百分比來界定主要工作內(nèi)容填寫步驟主要工作內(nèi)容填寫步驟職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書28在主要工作內(nèi)容中只須寫出重要的職責(zé)，不需列舉細(xì)節(jié)雜項(xiàng)，可省略臨時(shí)交辦事項(xiàng)在主要工作內(nèi)容中用動詞開始描述完成工作的方法或采取的行動，以目的或欲達(dá)成之成效結(jié)尾每項(xiàng)工作內(nèi)容應(yīng)注明發(fā)生的

14、頻率，如每月的時(shí)間占比。時(shí)間百分比代表沒項(xiàng)主要工作內(nèi)容應(yīng)該投入的時(shí)間，每一職責(zé)時(shí)間不要小於5%，總共不可超出100%主要工作內(nèi)容撰寫注意事項(xiàng)主要工作內(nèi)容撰寫注意事項(xiàng)職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書29 合并相關(guān)任務(wù)舉例合并相關(guān)任務(wù)舉例招聘專員的任務(wù)招聘專員的任務(wù) 職責(zé)職責(zé) 接收和記錄辭職申請接收和記錄辭職申請 確定空缺職位確定空缺職位 每周更新空缺職位每周更新空缺職位 查閱職務(wù)說明查閱職務(wù)說明 起草招聘廣告起草招聘廣告 請示上級批準(zhǔn)請示上級批準(zhǔn) 與廣告代理聯(lián)絡(luò)與廣告代理聯(lián)絡(luò) 確認(rèn)廣告確認(rèn)廣告 保管并定期查閱空缺職位表，便于進(jìn)行保管并定期查閱空缺職位表，便于進(jìn)行招聘及行使

15、其他人事職能招聘及行使其他人事職能準(zhǔn)備招聘啟事，請示上級批準(zhǔn)，與準(zhǔn)備招聘啟事，請示上級批準(zhǔn)，與廣告商聯(lián)絡(luò)，確保廣告正確并及時(shí)廣告商聯(lián)絡(luò)，確保廣告正確并及時(shí)出版出版職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書30崗位職責(zé)動詞舉例崗位職責(zé)動詞舉例在使用動詞時(shí)，應(yīng)盡可能準(zhǔn)確，避免使用在使用動詞時(shí)，應(yīng)盡可能準(zhǔn)確，避免使用“負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)”等模糊詞。特別對同一等模糊詞。特別對同一項(xiàng)工作項(xiàng)工作幾個(gè)職位都有參與的情況幾個(gè)職位都有參與的情況, ,應(yīng)明確地區(qū)分各個(gè)職位的角色和重要程應(yīng)明確地區(qū)分各個(gè)職位的角色和重要程度度職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書31n 能用于衡量向企業(yè)目標(biāo)靠近

16、的進(jìn)度n 能回答“我們?nèi)绾魏饬砍晒Α眓 符合“SMART” 精明原則定義關(guān)鍵績效指標(biāo)KPI要點(diǎn)職位分析與職位說明書32關(guān)鍵績效指標(biāo)（關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPIKPI）設(shè)定原則）設(shè)定原則重要性重要性原則原則要選擇對公司戰(zhàn)略目標(biāo)、關(guān)鍵成功因素起重要作用的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)，不是指標(biāo)越多越好具體性原則具體性原則要體現(xiàn)績效目標(biāo)之間的因果關(guān)系，針對關(guān)鍵成功因素具體闡述所衡量的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo) 可衡量原則可衡量原則可定期收集所需的準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)，定量指標(biāo)可以量化計(jì)算，定性指標(biāo)可以用雙方都能理解的標(biāo)準(zhǔn)（階段目標(biāo)、階段效果、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等）衡量時(shí)效性原則時(shí)效性原則確保在需要的時(shí)候能夠得到所需的數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)原則可實(shí)現(xiàn)原則績效考核指

17、標(biāo)必須在考核對象的責(zé)任和權(quán)力范圍之內(nèi)，是可以通過努力后實(shí)現(xiàn)的挑戰(zhàn)性原則挑戰(zhàn)性原則在上階段的績效表現(xiàn)基礎(chǔ)上具有一定挑戰(zhàn)性，需要付出工作努力和發(fā)展自身能力才能實(shí)現(xiàn)KPI設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)需要遵循的原則需要遵循的原則有效的績效指標(biāo)及其目標(biāo)的制訂需要遵循重要性與具體性、可衡量性、有效的績效指標(biāo)及其目標(biāo)的制訂需要遵循重要性與具體性、可衡量性、挑戰(zhàn)性、可實(shí)現(xiàn)性挑戰(zhàn)性、可實(shí)現(xiàn)性和和時(shí)效性時(shí)效性(SMART)等原則。等原則?！癝”“M”“A”“R”“T”職位分析與職位說明書33職位概況職位概況設(shè)立本職位的目的職位的相關(guān)說明職位職責(zé)狀況職位職責(zé)狀況主要工作內(nèi)容、職責(zé)描寫職責(zé)發(fā)生頻度及時(shí)間占用比任職資格任職資格教育水平相關(guān)

18、工作經(jīng)驗(yàn)（年數(shù)）知識技能/才能其他要求職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書34任職資格任職資格請歸納說明本職所需的最低最低教育、知識、技能與經(jīng)驗(yàn)水平（如：若你需要招聘擔(dān)任本職的員工，那么應(yīng)聘者應(yīng)當(dāng)具有什么樣的背景或知識？）注意：注意：此處的要求可能同目前任職者的技能與此處的要求可能同目前任職者的技能與經(jīng)歷不完全一致經(jīng)歷不完全一致職位說明書填寫內(nèi)容職位說明書填寫內(nèi)容職位分析與職位說明書35任職資格（續(xù)）任職資格（續(xù)）教育：教育：學(xué)歷、專業(yè)(如必要)、職稱(如必要)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)(年數(shù)年數(shù))：一般工作經(jīng)驗(yàn)要求、專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)要求（應(yīng)盡可能詳盡）知識：知識：一般知識、專業(yè)

19、知識及相關(guān)知識要求職業(yè)素質(zhì)要求：職業(yè)素質(zhì)要求：完成工作必備的專業(yè)技能、能力素質(zhì)要求，其它要求：其它要求：完成崗位工作必須具備的品格、個(gè)性等特質(zhì)要求（如必要）職位分析與職位說明書361、職位說明書主要由任職者編寫，空缺職位由直接主管編寫；、職位說明書主要由任職者編寫，空缺職位由直接主管編寫；所有職位說明書由部門經(jīng)理、總監(jiān)主要負(fù)責(zé)分析修訂；所有職位說明書由部門經(jīng)理、總監(jiān)主要負(fù)責(zé)分析修訂；2、職位說明書按人力資源部提供統(tǒng)一格式編寫，并以、職位說明書按人力資源部提供統(tǒng)一格式編寫，并以WORD文檔形式錄入電腦，以便于傳閱、修改和保存；文檔形式錄入電腦，以便于傳閱、修改和保存；3、職位代碼由人力資源部統(tǒng)一

20、編訂；、職位代碼由人力資源部統(tǒng)一編訂；4、主要職責(zé)是該職位設(shè)置的目的和意義所在，表明該職位在、主要職責(zé)是該職位設(shè)置的目的和意義所在，表明該職位在組織中應(yīng)發(fā)揮的作用；組織中應(yīng)發(fā)揮的作用；5、主要工作內(nèi)容是主要職責(zé)的具體化，詳細(xì)描述該職位日常、主要工作內(nèi)容是主要職責(zé)的具體化，詳細(xì)描述該職位日常的主要職業(yè)行為，包含職權(quán)，并按工作重要性和耗用工作時(shí)的主要職業(yè)行為，包含職權(quán)，并按工作重要性和耗用工作時(shí)間長短順序編寫。間長短順序編寫。職位分析與職位說明書37職位說明書撰寫中應(yīng)注意的問題職位說明書撰寫中應(yīng)注意的問題描述直接簡潔，用詞正確，一般不用主語描述直接簡潔，用詞正確，一般不用主語全部使用現(xiàn)在時(shí)態(tài)，每一工作內(nèi)容描述均以主動全部使用現(xiàn)在時(shí)態(tài)，每一工作內(nèi)容描述均以主動動詞開頭動詞開頭不以任職人的現(xiàn)狀作為過高或過低的標(biāo)準(zhǔn)不以任職人的現(xiàn)狀作為過高或過低的標(biāo)準(zhǔn)臨時(shí)團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目小組一般不撰寫職務(wù)說明書臨時(shí)團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目小組一般不