淺析建筑工程合同管理應(yīng)注意的幾個問題

1、- 7 -淺析建筑工程合同管理應(yīng)注意的幾個問題內(nèi) 容 摘 要企業(yè)在對外開展各類業(yè)務(wù)活動的基本載體就是合同,沒有合同就沒有展開活動的依據(jù)，就如某位法學家曾經(jīng)說過：財富的一半是合同，這形象地說明了合同在企業(yè)中的重要性。建設(shè)工程合同作為一種典型合同，具有它自身的特殊性和復雜性，如何對其進行有效管理是我們必須認真對待和解決的問題。 企業(yè)合同管理中存在的主要問題包括以下幾個方面： 一是有些企業(yè)領(lǐng)導對合同管理的重要性認識不夠，沒有建立完善的合同管理機構(gòu)。企業(yè)領(lǐng)導對合同風險缺乏防范意識，沒有認識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費等方面支持不夠。 二是合同管理制度不健全

2、，權(quán)責不分明。大多數(shù)企業(yè)沒有規(guī)定嚴謹統(tǒng)一的合同管理制度。由于缺乏統(tǒng)一的依據(jù)，各部門權(quán)責不分明，意見很難統(tǒng)一，造成權(quán)力大家爭、責任大家推的局面。這是企業(yè)管理之大忌，最終將給企業(yè)帶來重大的隱患。 三是合同管理人員素質(zhì)不高。許多企業(yè)合同管理人員思想品德不過硬，文化水平不高，業(yè)務(wù)不精通，沒有受過正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識，無法對合同涉及的各項法律問題作出正確判斷，無法對合同進行有效的管理。 四是合同管理與相關(guān)的管理銜接得不好。合同管理機構(gòu)與其它部門各自為政，缺乏溝通，不能夠博采眾家之長，合同管理與相關(guān)的管理相互脫節(jié)，造成“1+12”的結(jié)果。 五是對合同相對方缺乏資質(zhì)審查或?qū)彶椴粐?，對其資質(zhì)缺乏

3、跟蹤調(diào)查。合同條款約定不明確、不規(guī)范，用詞不準確，對合同的審查沒有起到應(yīng)有的作用。 那么如何解決這些問題哪？本文就結(jié)合一些工程項目實例發(fā)表一下自己的淺顯的意見。關(guān)鍵詞：合同：中華人民共和國合同法第2條-合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。建筑工程合同：中華人民共和國合同法（以下簡稱合同法）第269條規(guī)定，建設(shè)工程合同是承包人進行工程建設(shè)，發(fā)包人支付相應(yīng)價款的合同。合同評審：iso9001里面的一個程序.即對采購和銷售合同由相關(guān)部門與會評議以決定合同的執(zhí)行情況.制度：制度最一般的含義是：要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。許多情況下，制度也是某一領(lǐng)

4、域的制度體系，如我們通常所說的政治制度、經(jīng)濟制度、法律制度和文化制度等。 目 錄一、建立高效合理的企業(yè)合同管理機構(gòu)3二、制定嚴格的企業(yè)合同管理制度（一）制定和完善合同管理工作制度3（二）合同管理工作應(yīng)適當分工3三、確定合同管理工作的重點（一）確定重要的合同3（二）確定重要的合同管理部門和單位3（三）確定合同管理的重要階段4四、形成科學的管理方法（一）對合同進行三階段評審4（二）建立評審大綱4（三）評審大綱分為三部分4（四）履行階段的監(jiān)督審核5五、明確合同管理部門的任務(wù)（一）全面掌握企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀5（二）牢牢把握重點合同5（三）建立嚴格完整的工作程序5（四）與專業(yè)部門和下屬單位協(xié)調(diào)配和5（五

5、）指導項目的合同管理工作5六、提高合同管理人員素質(zhì)6一、建立高效合理的企業(yè)合同管理機構(gòu)從目前看，很多施工企業(yè)合同管理亟待加強，審查和審批合同不科學、不嚴格，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至處于放任狀態(tài)。因此，建立合同管理體系是解決合同管理問題的首要因素。設(shè)立專門的合同管理機構(gòu)。應(yīng)將合同管理工作劃歸企業(yè)法律顧問機構(gòu)管理，這是由法律顧問機構(gòu)的性質(zhì)決定的，是專業(yè)化管理的必然。在管理層級較多的大型施工企業(yè)，總部和各級下屬企業(yè)都應(yīng)設(shè)立合同管理機構(gòu)。在大型施工企業(yè)總部合同管理機構(gòu)，根據(jù)合同的不同類別，甚至可以繼續(xù)劃分專業(yè)科室，完成管理工作。條件較好的企業(yè)，應(yīng)在合同管理機構(gòu)中設(shè)立具備法律顧問資格，又有工程技術(shù)、

6、施工管理專業(yè)和經(jīng)驗的人員做法律顧問，以方便對合同的進行全面和專業(yè)的審核，以及履行過程的監(jiān)管。二、制定嚴格的企業(yè)合同管理制度（一）制定和完善合同管理工作制度。合同從簽訂到履行完畢涉及到許多法律問題，也涉及施工生產(chǎn)的專業(yè)技術(shù)部門，某一環(huán)節(jié)的缺失或重大失誤都有可能導致嚴重后果。因此，必須制定規(guī)章制度予以保障。一是要建立法律顧問部門的職責和權(quán)限，確定合同主管與協(xié)管關(guān)系和責任；二是要建立合同評審、起草、會商、審核、審批制度；三是要建立合同監(jiān)管人、合同報表、合同執(zhí)行定期和規(guī)定事項報告制度；四是要建立企業(yè)法律事項的內(nèi)部審核制度；五是要建立一些程序制度，如：法人授權(quán)制度、合同證據(jù)的收集、保管制度等；六是合同簽

7、署、履行過程中的責任制度、獎懲制度。（二）合同管理工作應(yīng)適當分工。大型施工企業(yè)管理層次相對較多，既要充分發(fā)揮整個合同管理系統(tǒng)的作用，調(diào)動各級合同管理部門的積極性，又要根據(jù)不同情況，調(diào)整具體管理權(quán)限。一般來說，企業(yè)應(yīng)通過授權(quán)，一次性把大量的合同管理事務(wù)交由部門及下屬單位，進行常態(tài)管理。但對一些合同標的較大的合同，風險較大的合同、涉及部門或單位較多的合同，都應(yīng)由企業(yè)總部合同管理部門直接管理。企業(yè)合同管理部門負責合同宏觀的、總體的、原則的、重要的合同管理和全面的監(jiān)管工作，而部門和下屬單位則負責專業(yè)的管理及合同的履行工作。三、確定合同管理工作的重點（一）確定重要的合同。施工企業(yè)的合同種類繁多，從合同的

8、管理角度來說，都應(yīng)嚴格管理起來，但是，并不是所有的合同都要同樣地關(guān)注。在施工企業(yè)中，施工合同，尤其是標的較大的合同、風險較大的合同應(yīng)當給予足夠的關(guān)注；對分包合同也必須引起高度的重視，這方面出現(xiàn)的問題已經(jīng)很多；擔保合同、大額度的采購合同也應(yīng)列為管理的重點。（二）確定重要的合同管理部門和單位。在施工企業(yè)中，除合同管理部門外，工程承攬部門、工程管理部門、機電物資部門、財務(wù)部門、印信管理部門對合同管理也將起到重要作用。在合同簽訂和履行過程中，這些部門都發(fā)揮著重要的職能作用，其工作質(zhì)量、管理水平和工作方法，對合同的簽訂、履行將產(chǎn)生重大而深遠的影響。而下屬的施工項目部直接負責合同的履行，其意義自不必言。

9、（三）確定合同管理的重要階段。合同的成立階段是整個合同管理工作的重點，它直接確立了雙方的權(quán)利義務(wù)，規(guī)定了未來合同履行的前景和預(yù)定目標，其意義重大。合同管理部門和專業(yè)部門的工作水平，領(lǐng)導者的決策，都左右著合同簽訂質(zhì)量。四、形成科學的管理方法 （一）對合同進行三階段評審。評審由企業(yè)相關(guān)高層領(lǐng)導主持，有關(guān)部門參加，以會議形式進行。在投標階段，由合同管理部門會同投標部、工程管理、機電物資、財務(wù)部門，對招標文件進行全面評審，以決定是否投標，分析中標后的合同風險和難點。要防止為中標而掩蓋真實情況，留下隱患。要形成書面的材料，經(jīng)過相關(guān)部門會簽，相應(yīng)領(lǐng)導簽批認可。在合同簽署階段，由合同管理部門會同投標部門和工

10、程管理機電物資、財務(wù)部門，再次對合同文本進行評審。重點是圍繞合同文本反復推敲，對發(fā)現(xiàn)的問題進行論證，找出解決問題的辦法。要全面衡量權(quán)利義務(wù)是否均衡；合同是否顯失公平；業(yè)主是否隱瞞了與合同有關(guān)的重要事項；企業(yè)是否有能力履行合同，能否達到合同目的。在履行階段，由合同管理部門會同工程管理等部門，根據(jù)施工進展或單位、單元工程、節(jié)點工期，定期或不定期地對項目進行評審，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，保證全面履行施工合同。（二）建立評審大綱。為了使評審工作有章可循，保證評審工作科學、細致，不因工作疏漏而影響評審效果，企業(yè)應(yīng)建立合同評審大綱。把相關(guān)規(guī)定和要求列為大綱標準，以標準衡量各階段合同內(nèi)容，凡達不到標準的，

11、則無法通過評審，合同就無法簽訂，以確保合同始終處于受控狀態(tài)。評審大綱作為企業(yè)內(nèi)部具有強制性的文件，必須經(jīng)過企業(yè)的嚴格批準，以保證其剛性和可操作性、穩(wěn)定性。（三）評審大綱分為三部分：第一部分為否決性規(guī)定。內(nèi)容由國家禁止性規(guī)定、無效合同、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)禁止性規(guī)定等內(nèi)容，共同組成相應(yīng)條款，以此衡量合同內(nèi)容，達不到前述內(nèi)容的，不能通過評審。第二部分以合同內(nèi)容為對象，將相關(guān)技術(shù)和經(jīng)濟指標、慣例、企業(yè)的相關(guān)規(guī)定等列為條款規(guī)定，意在保證合同內(nèi)容最大程度上滿足企業(yè)的需要，保證企業(yè)的利益。如，工期、質(zhì)量、結(jié)算方式、獎罰額度等等。這部分內(nèi)容與企業(yè)在市場上的競爭能力有關(guān)，與業(yè)主的談判結(jié)果有關(guān)。因為合同標的不

12、同，大綱中這部分內(nèi)容會有多個版本，這部分內(nèi)容和企業(yè)的經(jīng)營相關(guān)，因此經(jīng)常處于調(diào)整狀態(tài)。第三部分是企業(yè)從市場經(jīng)營需要出發(fā)，做出的承諾或其他內(nèi)容。第一部分內(nèi)容一般不允許調(diào)整；第二部分內(nèi)容的變動需要經(jīng)企業(yè)相關(guān)程序的批準；第三部分則每一次都進行批準。評審時要建立和使用統(tǒng)一、規(guī)范的表格文件。評審時要對每一項內(nèi)容進行逐一評審，得出全面和客觀的結(jié)論，并對評審結(jié)果負責。（四）履行階段的監(jiān)督審核。要建立合同履行過程的內(nèi)部監(jiān)督審核制度。監(jiān)督審核工作以合同管理部門為主，工程管理等部門參加，組成內(nèi)審小組，對合同履行情況進行監(jiān)督審核。由內(nèi)審小組根據(jù)合同履行情況、履行中的難點、重點和存在的一些問題，以及業(yè)主投訴進行定期或不

13、定期的審核。審核時有針對性地列出審核提綱，可以先發(fā)到被審核單位，也可直接以此進行現(xiàn)場審核?？梢詫σ话銌挝贿M行問卷式的發(fā)放審核提綱，由其按要求回答，然后收回，檢查是否存在問題。監(jiān)督審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題交由被審核單位限期整改。對可能導致企業(yè)違約的施工項目，向企業(yè)決策層提出書面報告。五、明確合同管理部門的任務(wù)（一）全面掌握企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀。建立合同臺賬，要求各部門和下屬各單位以報表形式上報合同簽署和履行情況、履行結(jié)果。合同管理部門要通過合同報表、合同評審、合同履行情況，廣泛收集真實可靠的合同信息，有針對性地開展工作。 （二）牢牢把握重點合同。對一些標的較大、難度較大、風險較大的合同，必須進行有效控

14、制。劃分風險級別，以便于對合同的日常管理。根據(jù)業(yè)主信譽、工程難度、外部環(huán)境、企業(yè)施工能力和經(jīng)驗、項目進展情況、施工成本等，劃分合同風險級別?？蓜澐譃椋赫?、一定風險、高度風險。對于風險的處理，仍可以繼續(xù)劃分為：環(huán)境因素、業(yè)主因素、已方因素；可以履行滿足合同、無法履行的合同、無須繼續(xù)履行的合同等。對于正常合同，無須給予特別關(guān)注；對于有一定風險的合同應(yīng)引起足夠關(guān)注；對于高度風險的合同要進行高度關(guān)注。合同管理部門要建立合同風險清單，施工項目上要建立合同風險因素清單。合同風險是在變化的，因此合同風險管理也處于經(jīng)常調(diào)整狀態(tài)。 （三）建立嚴格完整的工作程序。應(yīng)從流程上有序控制合同的簽訂、履行。應(yīng)做到合同簽

15、訂必須通過評審，合同簽訂前必須經(jīng)過合同管理部門及相關(guān)部門簽字確認，然后辦理領(lǐng)導簽批手續(xù)，最后辦理用印及其他授權(quán)手續(xù)。建立責任制，防止工作出現(xiàn)環(huán)節(jié)失控或走過場。 （四）與專業(yè)部門和下屬單位協(xié)調(diào)配和。合同管理部門只是企業(yè)中的一個部門，搞好合同管理工作離不開相關(guān)部門的支持。特別是對合同的評審、審核，合同管理部門必須借助于專業(yè)部門，以解決和論證合同中的專業(yè)問題。要建立施工項目部收集和保留合同證據(jù)制度，要通過合同監(jiān)管人將合同履行過程中的各種情況反饋上來。 （五）指導項目的合同管理工作。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)指導項目的管理人員認真學習合同，進行講解、培訓和考試。對施工過程中業(yè)主、監(jiān)理單位提出的變更及合

16、同外的項目內(nèi)容，相關(guān)人員必須索要合同規(guī)定的手續(xù)。對施工中出現(xiàn)的其他問題，凡是對企業(yè)有利的，都要按照規(guī)定的方式進行記錄、簽證，獲得補償。同時，應(yīng)對本企業(yè)合同管理工作中出現(xiàn)的系統(tǒng)性、區(qū)域性問題進行預(yù)防和糾正，使整個合同管理工作有效運行。六、提高合同管理人員素質(zhì)前面說了大量關(guān)于合同管理的制度、程序、意義等方面的問題，但是所有這些只有通過特定的人的操作和制定才能夠起到應(yīng)有的作用，因此如何提高合同管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支精干、高效而有專業(yè)的管理隊伍，也是我們合同管理的重要一部分。（一）我們常常說一家公司有沒有發(fā)展的前途，要看三樣東西：“一是有沒有一個好的產(chǎn)品，應(yīng)是它一切運作的最終結(jié)果是否能夠讓市場接

17、受；二是有沒有一個好的領(lǐng)導，這意味著這家公司難否在以后的日子中保持一個穩(wěn)定的發(fā)展；三是有沒有一批好的員工，這是公司能否在競爭中取主動，在發(fā)展中獲得成功的一個重要基礎(chǔ)?！保ǘ┰谶@里我們主要談一談合同管理人員對于公司發(fā)展的作用。在很多人的心里，一家所謂的成功企業(yè)主要是由于該企業(yè)有一個很好的領(lǐng)導，也就是現(xiàn)在我們常?？吹降脑V諸報端的那些人物頭像的大照片，然后這些人士也應(yīng)會在一些場合大談自己作為“vip”的心得與體會，但是應(yīng)該看到的是他的身后往往站著一大批的人，這批人有的顯山露水大踏步，有的默默無聞，但是不可否認的是這些人的能力高低，士氣高低在很大程度上影響著他以及公司的發(fā)展。我們的一些經(jīng)理人、領(lǐng)導人

18、、項目管理者往往對自己的下屬士氣時高時低感到不解，在這里我們要討論一下員工士氣的問題。一般而言，員工缺乏士氣與生產(chǎn)力水平低，病態(tài)和上升的人員流動率有關(guān)。因此，提高士氣能增加員工的生產(chǎn)力和工作滿足感 ，減少壓力和降低人員流動率。以下是幾個途徑：曾經(jīng)有一位大仙說過環(huán)境對人的心理有著不可你估量的影響，這里的環(huán)境不僅僅是指自然的辦公環(huán)境，還應(yīng)該包括人為的“心理環(huán)境”。建議每一個公司的經(jīng)理都應(yīng)該向室內(nèi)裝飾師征討意見，看看家具應(yīng)如何擺設(shè)，何種家具可創(chuàng)造合適的公司形象和悅目環(huán)境，應(yīng)用哪種地板或地毯，如何處理窗戶。并且考慮墻紙或油漆的顏色是否理想，眾所周知顏色搭配會影響心情。接下來應(yīng)該考慮的是如何解決“心理環(huán)

19、境”的問題了。第一是降低噪音，在自然環(huán)境的改變上，專家們認為噪音容易引起緊張，降低集中注意力的能力。減輕噪音的最佳方法是安裝隔音板。提高注意 力將實現(xiàn)更大的創(chuàng)造力和更多的革新。 同樣的對于“心理環(huán)境”的建設(shè)而言，噪音指的是一些不利于內(nèi)部團結(jié)，不于利于員工進步的不同的聲音，比如說在一段人員的頻繁流動后，公司內(nèi)部出現(xiàn)的“是不是要倒閉”，是不是要“變動”之類的傳言，對于這種噪音，領(lǐng)導人要做的應(yīng)該是清除一些，對目前出現(xiàn)的現(xiàn)象進行一些有力的解釋，所謂的“安定人心”應(yīng)是這樣的。提供足夠的空間給每一位員工工作這一點很重要。狹窄的空間讓人緊張，引起心跳加速，血壓上升，個別人甚至心臟病發(fā)作。如果改變每個人周圍的

20、空間地方是不可能的，但至少可以嘗試保持一些地方寬闊、不喧鬧，設(shè)些讓員工喘喘氣的公開地方。注意，提供公開空間很重要，這些公開地方至少應(yīng)有一些小椅子，讓員工在休息時加強溝通，這個設(shè)置的目標是防止 同事間和整家公司的孤立和分離。從“心理環(huán)境”的建設(shè)上來講，一個良好的空間也能夠使得員工對工作有一個良好的變化，有一些公司認為員工只是一些無意識無思想的“干活的”，于是在一些公司的決策上進行獨斷專行，尤其是在一些與員工利益相關(guān)的事件上進行一些“說了算”的行為，這其實并不是一個好的做法，至少在對于員工的士氣的影響上起了一個不好的作用?？臻g的建設(shè)在一定的意義上還包括給員工一個良好的工作空間，：各個必要的設(shè)施是不是已經(jīng)齊備；是否有一個好的發(fā)展空間：在各人的發(fā)展過程當中是不是會有一個好的機會與進步的機會；是否有一個好的建議空間：你對公司有用的建議是不是會采用。一個好的空間說起來很容易，但真正要做好卻并不容易。發(fā)出感謝表示你注意到員工對工作的貢獻。這種投資并不昂貴，就可擁有忠心和有生產(chǎn)性的員工，如果不能夠