最新外貿(mào)技巧之外貿(mào)業(yè)務(wù)員怎樣提高工作效率

1、正文：有人說：人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一個是頭腦，一個是時間。無論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費(fèi)時間。因此，管理時間的水平，決定你事業(yè)乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個星期有168小時，其中按照平均睡眠一天8小時算（我嚴(yán)重睡眠不足），一周睡覺時間56個小時。有21個小時用于吃飯和休息，剩下的只有91個小時是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個小時，你如何運(yùn)用好使得自己保持著最初的目標(biāo)和方向前進(jìn)？每天下班前5分鐘想一下，今天一天都完成了哪些事情，沒有完成哪些事情？在這過程中，你是否保持著清晰的思路？從今年六月份開始，公司陸陸續(xù)續(xù)來了幾個新業(yè)務(wù)員。當(dāng)初他們來的時候，公司搞了一系列的新員工

2、培訓(xùn)，我也給他們培訓(xùn)過業(yè)務(wù)開發(fā)和業(yè)務(wù)跟進(jìn)。上周的某天傍晚，我如往常一樣在公司里加班，老板一反常態(tài)地拉了把椅子坐到我辦公桌邊，散了根煙，說還沒忙完啊，注意休息身體要緊，別累著。我知道，老板估計(jì)有話要找我談。果然隨意寒暄了幾句，老板說幾個新來的業(yè)務(wù)員，來了也有近半年了，業(yè)務(wù)上面還是沒有多少起色，有的甚至還沒有開張。感覺他們平時也沒閑著，每天開發(fā)信也發(fā)的不少，阿里的詢盤有不清楚的也經(jīng)常去問產(chǎn)品知識。但每次例會，問他們在忙些什么，需要他們匯報(bào)的時候，他們幾個都說不出很詳細(xì)的內(nèi)容。我能理解，公司的管理者，都是在過程的同時，更要看結(jié)果。我想他們更多的是通過業(yè)績來判斷自己的員工是否是真正的忙。換位思考，如果

3、我是領(lǐng)導(dǎo)，我也會不禁考慮，一個業(yè)務(wù)員如果一個月只有兩三萬美金的銷售額，到底能有多忙呢？之后老板讓我留意辦公室的業(yè)務(wù)員的工作狀態(tài)，并找他們談?wù)?，到底有什么問題。于是我觀察了一周，發(fā)現(xiàn)一些問題：工作效率低下，工作無計(jì)劃性，把很多時間是浪費(fèi)在許多根本不重要或者不必要的事情上。我們早上是9點(diǎn)上班，但是我發(fā)現(xiàn)都10點(diǎn)半了，還有一些業(yè)務(wù)員在看著騰訊新聞。不得不說，騰訊的新聞彈窗新聞內(nèi)容的確很豐富，羅列了很多熱點(diǎn)的各種類型的新聞。而這些新聞，點(diǎn)了一個之后又會想點(diǎn)下一個。可能他們覺得，早上剛來沒什么狀態(tài)，先看看新聞過渡一下。不過在職場中還是要注意，凡事要掌握個度。我一般都是隨便看看經(jīng)濟(jì)類的，其他娛樂八卦很少看

4、。另外，我發(fā)現(xiàn)有些人是完美主義者，對于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個例子，有個新業(yè)務(wù)員就為了郵件的簽名排版的好看來來回回糾結(jié)，修改了一上午。我實(shí)在搞不懂，有那個必要嗎？搞得像是在寫一個復(fù)雜程序的代碼！另外，很多業(yè)務(wù)員是在被動的工作?？蛻粼儽P來了，就準(zhǔn)備回復(fù)詢盤，回復(fù)客戶的郵件。一旦沒有客戶找的時候，就感覺沒事情做了。其實(shí)，事情很多，沒有計(jì)劃，就不知道從哪里下手。做了計(jì)劃之后，就不一樣了，每天都排得滿滿的，維護(hù)客戶、跟蹤客戶、寄樣品等，這樣，每天計(jì)劃完成，工作也會充實(shí)許多。外貿(mào)業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？我們先總體說說時間分配，從一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員早晨走進(jìn)辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）一、先

5、打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。另外，我一般還要看看國內(nèi)的原材料的價格走向。一般頂多十分鐘可以完成。(這些在外貿(mào)寶典都能看，點(diǎn)擊查看)二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表（已附），查看一下有哪些客戶是已經(jīng)是有一段時間沒有聯(lián)系的。（我一般是按照2-3個星期左右的時間）給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對象選擇不同的內(nèi)容。這么做的好處在于：1）和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶準(zhǔn)備換供應(yīng)商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺，你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當(dāng)他

6、的老供應(yīng)商出問題的時候，他會給你機(jī)會！拿個找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時候，我們一接到新的貨代的自我推薦的電話，都是隨便應(yīng)付幾句，恨不得早點(diǎn)掛電話。后來，公司的貨代出現(xiàn)了問題，決定更換貨代。正好過了兩天，接到一個打過好幾次電話的貨代的來電，于是很高興，約了時間談?wù)?。后來貨代過來以后詢問了一下價格和服務(wù)，之后很快就合作起來了。郵件的內(nèi)容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，沒時間看！有些業(yè)務(wù)員，寫開發(fā)信的時候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何如何的內(nèi)容，那么跟進(jìn)的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。dear xxx,how are you ?

7、i hope your everything is going well.i wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?if so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. thanks.best regards,xxx2）和已經(jīng)成交客戶增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！客戶都喜歡有跟進(jìn)意識的服務(wù)人員。設(shè)想一下，當(dāng)你從商場里買了一個不知名品牌的電器，買

8、回來用了一周后突然有個回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會對今后提升產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。你會不會感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產(chǎn)品品牌如何，產(chǎn)品體驗(yàn)如何，起碼服務(wù)應(yīng)該說是比較滿意的。對這個品牌或者制造商內(nèi)心也會打一些分。其實(shí)放到外貿(mào)中是一個道理，有些業(yè)務(wù)員認(rèn)為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實(shí)，實(shí)際情況告訴我，每一次的售后跟進(jìn)都是客戶決定返單的一個機(jī)會。這對加強(qiáng)客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？郵件的內(nèi)容簡潔點(diǎn)、輕描淡寫dear xxx,hope this email finds you well.ha

9、ve you received the goods ? how do you think ?i hope you are satisfied with our quality. if any comments, please let me know. thanks.best regards,xxx3）提醒老客戶是否考慮新的訂單計(jì)劃郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。三、查看一下每日工作計(jì)劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅(jiān)持。打個不恰當(dāng)?shù)谋扔鳎拖褶r(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、

10、殺蟲等等每個環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計(jì)劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進(jìn)。這里我想說的是，我們做任何事情，其實(shí)都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計(jì)劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護(hù)老客戶。人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什么，這個很重要。按照每天、每周、

11、每月、每季度計(jì)劃好工作。先列清單：每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計(jì)劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。給工作分類：重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)）重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報(bào)價，給客戶做pi，準(zhǔn)備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計(jì)劃。緊急不重要：其他部門要求你配

12、合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學(xué)會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。既不緊急也不重要：娛樂，上網(wǎng)，閑聊，消遣。平時把主要時間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時才是真正有效率。一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶say hello每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實(shí)事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點(diǎn)的話題。每天半小時至一小時用來回復(fù)老客戶的郵件，簡潔表達(dá)清楚即可。把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信

13、任。每天花半小時的時間來研究了解目標(biāo)市場，對一個目標(biāo)市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個b2b網(wǎng)站等等。ps：著名的80/20法則：你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會和產(chǎn)生利潤有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護(hù)老客戶，將會得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會真正把這些內(nèi)容去實(shí)踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地copy到word里面，然后無限期封藏。等等等等。四、合理高效地運(yùn)用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件完成每日計(jì)劃之后，應(yīng)該

14、在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。早上的這段時間，對大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內(nèi)適合做一些機(jī)械的，閑雜的工作。因此我不得不說，這段時間用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。（一般為半小時或一小時。結(jié)束時間控制在10點(diǎn)半之前。）當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時區(qū)的客戶，選擇不同的時區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。我認(rèn)為，這個考慮是ok的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補(bǔ)。比方說：郵件標(biāo)題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽等等。郵件標(biāo)題的寫法，我會在今后談?wù)勅绾螌戉]件的帖子里具體說明。設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽，也就是客戶收到郵件后左邊會提示一個紅色的感嘆號。這個在f

15、oxmail寫郵件里面“選項(xiàng)”-“郵件優(yōu)先級”1）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一郵件客戶端的使用對于郵件客戶端，每個業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用outlook express順手，有些人用office的outlook順手，有些人用foxmail順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁收發(fā)郵件。我個人的建議是，推薦大家用foxmail。foxmail相比較其他兩個客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時候選擇插入不同的簽名，會非常方便。比方說我，我會建立好幾個開發(fā)信版本，專門針對某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對xx產(chǎn)品的，專門針對yy產(chǎn)品的等

16、等。另外，用outlook express搜索一個客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而foxmail 7版本的這個直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個“查找來自xxx的郵件”，就會立即列出這個客戶的所有郵件，還是很方便的。另外，如果你平時工作時經(jīng)常反思和總結(jié)，或許會和我有過一樣的想法，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節(jié)省時間的。foxmail 里面可以設(shè)置很多個郵件簽名。我說的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場景，把不同的郵件內(nèi)容寫進(jìn)去，作為郵件的簽名。好比：需要回復(fù)不能及時交貨的時候，插入郵件簽名

17、“不能及時交貨 -原材料原因”（簽名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。）也許你也想過?？墒峭瑯?0/20法則，付出過行動的人只有20%但卻因此節(jié)省了80%的時間。這里我只是拋磚引玉，大家悟性很高，應(yīng)該會明白怎么做的。（ps：我們公司前年加入了一個地區(qū)的外貿(mào)商會的交流會，大家都是做不同行業(yè)的產(chǎn)品，因此分享起來都毫無保留，不會對各自利益造成多少影響。我也介紹了這個辦法，并且演示了一下。在場的很多業(yè)務(wù)員都表示這個辦法很不錯?。┫旅嫖液唵握故疽幌乱恍〔糠謨?nèi)容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動手去做：出差不方便及時查看郵件dear mr/ms,i will be out of office for a bu

18、siness trip during jun 15th - jun 25th 2012.with very limited access to email and voicemail, i cannot check or reply your email in time.if you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.if you have a question regarding inquiry of product or price, please contact xxx d

19、urling atcdurlingor +86-xxx-xxxxxxx.if you have a question regarding documents of shipment, please contact cindy luo atcindyor +86-xxx-xxxxxxx.thank you and have a nice day!出差但會每天回賓館查看放假不方便及時查看郵件收到詢價，由于xx原因，不能立即報(bào)價出差，但方便及時查看郵件放假，不方便及時查看郵件收到詢價，由于xx原因，不能立即報(bào)價收到詢價，會盡快報(bào)價收到詢價，產(chǎn)品種類少，郵件里報(bào)價收到詢價，產(chǎn)品種類多，附件中報(bào)價表發(fā)送

20、catalog對某些詢價的內(nèi)容不清楚，詢問客戶客戶還價太多同意客戶的還價婉拒客戶目標(biāo)價新客戶thanks for your email.we regret that its hard to meet your target price. its a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.please note that the material cost rising about 5% per tonthe exchange rate float from 6.34 to 6.20 during l

21、ast two monthswe would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.hope to get your understanding and support.同意客戶目標(biāo)價 - 新客戶婉拒客戶目標(biāo)價老客戶客戶已確認(rèn)價格，需要寄送樣品找客戶要快遞賬號解釋為什么找客戶要快遞賬號客戶發(fā)來訂單感謝客戶和客戶確認(rèn)包裝訂單預(yù)付款收到，會立即安排

22、生產(chǎn)訂單預(yù)付款仍未收到，要求客戶發(fā)付款水單訂單預(yù)付款到款，無法入賬，請求客戶銀行修改收款人信息交貨期延誤(原因1.工廠太忙)交貨期延誤(原因2.工廠/原材料廠停電)交貨期延誤(原因3.原料太緊俏，不好訂)貨好通知客戶，告知指定貨代，安排訂艙訂單尾款催客戶付尾款船快到港訂單尾款催客戶付尾款匯率原因訂單尾款收到，表達(dá)謝意向老客戶推銷新產(chǎn)品上面展示的小部分的目錄我想已經(jīng)夠了，希望大家明白我在說什么（打字打多了也會累?。┝硗?，充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，這個用得好也會提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價，速回”然后報(bào)完價格后，標(biāo)上另一個標(biāo)簽“已報(bào)價，注意跟進(jìn)”。具體怎么操作我就不逐

23、一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動手帝！（一般回復(fù)客戶的郵件控制在一小時內(nèi)。）2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二即時帖大家很容易忽視這個小東西。因?yàn)槟憧赡軟]有注意到它對工作效率和計(jì)劃的完成能起到多大的作用。每天把要做的任務(wù)寫下來，1234.點(diǎn)，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅(jiān)持，你的

24、拖拉，慢性子都會得到改變。是什么決定命運(yùn)？性格和處事方式！3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三文件夾和筆記本文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。文件夾我喜歡點(diǎn)選一下地址欄d：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級等操作。另外我的e盤清空的很干凈，完全當(dāng)做客戶資料盤。根據(jù)不同市場建立5個根文件夾：北美南美中東歐洲亞洲。然后在“北美”里面再建立一個公司名稱的文件夾，如“aaa group”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進(jìn)入2012后，逐個建立“包裝資料”、“客戶po”、“形式發(fā)票”、“采購合同”、“大貨照片及驗(yàn)貨情況”、“裝船通知”、

25、“報(bào)關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個txt文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點(diǎn)。我的建議是多準(zhǔn)備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因?yàn)檠芯靠蛻舻脑儐柡苤匾?，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。另外，有道云筆記很不錯很好用，推薦一下！4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三方便快捷的報(bào)價利潤核算表對于那些每天會受到n多個要求報(bào)價的業(yè)務(wù)員，如果每個報(bào)價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產(chǎn)生疲勞感，失去激情。因此需要一個表格能高效、方便、快捷的報(bào)價利

26、潤核算來幫助我們簡化報(bào)價前的工作。最好填上采購價、退稅率、匯率等一些基本的數(shù)值，就能給出報(bào)價的參考意見的。這里附上一個報(bào)價利潤核算表（我算退稅是外貿(mào)公司退稅計(jì)算方式，工廠的業(yè)務(wù)你們改改公式即可）附件在此現(xiàn)在，你只需填上采購價、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會顯示出不同利潤率下的價格。價格都填寫好后即可查看總體利潤。更方便的是，你可以不斷修改價格，調(diào)整不同的利潤率，最終得到一個合理的總利潤。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標(biāo)立方數(shù)。另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品。到底哪個產(chǎn)品去掉或者加上好呢？按照以往的經(jīng)驗(yàn)，如果超過整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增