內(nèi)部控制手冊(cè)之合同管理

1、第 二 十 二 章 合 同 管 理 ( C M )總述本章所述的合同管理，是指對(duì)合同對(duì)方資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、審 查會(huì)審、審批、簽署、備案、履行、變更、解除、歸檔等全過(guò)程的管理。控制目標(biāo)合規(guī)目標(biāo)確保合同管理符合國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。財(cái)務(wù)目標(biāo)保證合同數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合合同管理及信息披露的要求。經(jīng)營(yíng)目標(biāo)1) 依據(jù)公平公正及誠(chéng)信原則訂立合同，有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn) 行，維護(hù)公司合法權(quán)益 ;2) 規(guī)范合同管理制度及管理模式，確保合同文本、合同用章及合同審批制 度獲得有效的執(zhí)行。業(yè)務(wù)流程管控流程責(zé)任部門(mén)行政管理部及各合同承辦部門(mén)為本流程的主要責(zé)任部門(mén)。流程范圍

2、合同管理包括以下二級(jí)流程：合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、合同審 核簽署、合同履行、合同結(jié)算、合同登記、合同管理后評(píng)估?？傮w控制政策1) 公司應(yīng)建立合同管理制度，明確合同簽訂、合同審查、合同履行、合同 歸檔管理及合同專(zhuān)用章管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理；2) 建立合同管理崗位責(zé)任制，明確合同管理部門(mén) / 崗位、合同承辦部門(mén) / 崗 位、合同會(huì)簽部門(mén) / 崗位的職責(zé)權(quán)限；3) 按照合同簽訂、合同審查、合同履行、合同的文檔管理等環(huán)節(jié)，明確不 相容崗位，如下崗位必須分離：合同擬定與審核；- 合同審核與合同專(zhuān)用章保管、使用；- 合同臺(tái)賬的建立與審核；- 合同審核與合同履行；- 合同款項(xiàng)支付的審核與款項(xiàng)支付；-

3、 合同履行與合同履行情況評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣1） “風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”縱向?qū)⒈玖鞒虅澐譃槿舾蛇壿嬒嚓P(guān)的二級(jí)流程（請(qǐng)參 見(jiàn) 2，反映該流程涉及的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容；2） “風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”橫向列示了各二級(jí)流程潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并據(jù)此設(shè)計(jì) 具體的內(nèi)部控制措施。 此外，“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣” 還包括該流程相關(guān)責(zé)任主 體，以及體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)部控制措施的制度、單據(jù)。本流程的“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣” ，請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)下頁(yè)“表 22-1”。權(quán)限指引本流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)所涉及的管理、決策權(quán)限分配情況，如“表22-2”所示。表22-1:風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣給同管理（CM）業(yè)務(wù)流程控制編號(hào)制度/二級(jí)流程末級(jí)流程風(fēng)險(xiǎn)因素內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施主責(zé)部門(mén)“控制憑據(jù)”CM

4、01合同調(diào)查合冋對(duì)方主體資格未達(dá) 要求或缺乏履行能力，可能導(dǎo)致公司合法權(quán)益 受到侵害C11各業(yè)務(wù)部門(mén)訂立合同以前進(jìn)行合同調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主體 資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力，在充分 收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)（具體措施包括：審查 被調(diào)查對(duì)象的法人登記證書(shū)、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等證明原件，必 要時(shí)，可通過(guò)發(fā)證機(jī)關(guān)查詢(xún)證書(shū)的真實(shí)性和合法性；關(guān)注授權(quán)代理人 的授權(quán)范圍等）。2在情況允許的條件下，各個(gè)部門(mén)具體負(fù)責(zé)人對(duì)調(diào)查對(duì)方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào) 查，實(shí)地了解和全面評(píng)估生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類(lèi)別和質(zhì)量等生 產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能力。3與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客

5、戶(hù)、開(kāi)戶(hù)銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工 商管理部門(mén)等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。4對(duì)于調(diào)查結(jié)果，承辦部門(mén)應(yīng)形成書(shū)面文件，連冋對(duì)方當(dāng)事人提供的 資質(zhì)材料，提交至合同承辦部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核。初審工作完成后，將 合作方信息錄入“合作方檔案”；與已在“合作方檔案”（如：供應(yīng)商 檔案、客戶(hù)檔案）中的合冋合作方進(jìn)行再次業(yè)務(wù)往來(lái)前，合冋經(jīng)辦部 門(mén)也應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核工作。承辦部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度；合同管 理制度“合作方 檔案”CM02合同 談判合同雙方未明確雙方的 權(quán)利和違約責(zé)任，可能 因忽略合同重大問(wèn)題或 在重大問(wèn)題上做出不當(dāng) 讓步，使公司利益受損C21. 承辦部門(mén)合冋談判前應(yīng)事先收集談

6、判對(duì)手資料、充分熟悉談判對(duì)手 情況；研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)督、產(chǎn)業(yè)政策、同類(lèi)產(chǎn)品或服 務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息。2. 關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì) 量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合冋價(jià)款的確定方式與支付方式，履約期限和方式， 違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合冋變更或解除條件等。3. 談判人貝應(yīng)具備所需專(zhuān)業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)知識(shí)；對(duì)于影響 重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合冋，組織法律、技術(shù)、 財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中承辦部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度“談判記 錄”業(yè)務(wù)流程控制編號(hào)制度/二級(jí)流程末級(jí)流程風(fēng)險(xiǎn)因素內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施

7、主責(zé)部門(mén)“控制憑據(jù)”的優(yōu)勢(shì)，研究確定下一步談判策略；必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān) 工作，并充分了解專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。4承辦部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)談判人員管理，做好保密工作和建立嚴(yán)格責(zé)任追究 制度，避免泄露本公司談判策略，導(dǎo)致公司在談判中處于不利地位。5金額重大合冋或性質(zhì)重要合冋，對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談 判人員的主要意見(jiàn)，予以記錄并妥善保存，作為避免合冋舞弊的重要 控制手段和責(zé)任追究的依據(jù)。CM03合同 文本 擬定未及時(shí)簽訂合同、未使 用標(biāo)準(zhǔn)合冋范本、或合 同審核未能發(fā)現(xiàn)合同文 本中的不當(dāng)內(nèi)容和條 款，導(dǎo)致糾紛或公司利 益受損C31合同模板由法律風(fēng)險(xiǎn)部與合同承辦部門(mén)共同制定。2

8、合冋一般選取本公司統(tǒng)一合冋文本；但是由簽約對(duì)方起草的合冋， 各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，確保合冋內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司訴求和談判達(dá) 成的一致意見(jiàn)；其中特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄 目，如不存在其他約定事項(xiàng)，應(yīng)注明“此項(xiàng)空白”或“無(wú)其他約定事 項(xiàng)”,防止合同后續(xù)被篡改。3合冋標(biāo)的為人民幣10000元以下（不含本數(shù)）并且能夠當(dāng)日結(jié)清交 付完畢的可以不簽訂書(shū)面合同。4凡國(guó)家、行業(yè)或公司有標(biāo)準(zhǔn)或格式模板文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選用，但 對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行 適當(dāng)修改。承辦部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度（待 修訂）“合同文 本”CM04合同 審核 簽署合同審 核合冋簽署不規(guī)

9、范，未經(jīng) 適當(dāng)授權(quán)導(dǎo)致合同無(wú) 效，公司利益受損C41承辦部門(mén)按照合冋的審批流程報(bào)送審批，將“合冋文本”及相關(guān)資料提交至OA系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)簽審查：（1）水處理銷(xiāo)售合同：經(jīng)銷(xiāo)售總監(jiān)、設(shè)計(jì)公司、預(yù)決算部、法律事務(wù) 部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查；（2） 采購(gòu)合同：經(jīng)物流管理部經(jīng)理、設(shè)計(jì)大數(shù)據(jù)公司、法律事務(wù)部、 信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理（董事長(zhǎng)）會(huì)簽審查；（3）大數(shù)據(jù)銷(xiāo)售合冋：經(jīng)大數(shù)據(jù)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人、大數(shù)據(jù)公司總經(jīng)理、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查；承辦部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度合同管 理制度（待修 訂）“合同會(huì) 簽審批業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)因素控制編號(hào)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施

10、主責(zé)部門(mén)制度/“控制憑據(jù)”二級(jí)流程末級(jí)流程（4）中天亞控合同：經(jīng)中天亞控經(jīng)理、電氣總工程師、法律事務(wù)部、 信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查；（5）工程公司外包合同：經(jīng)工程公司項(xiàng)目經(jīng)理、工程公司經(jīng)理、設(shè)計(jì) 公司、預(yù)決算部、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì) 簽審查；（6）外協(xié)加工合同：經(jīng)東升公司廠長(zhǎng)、設(shè)計(jì)公司、法律事務(wù)部、信息 企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查。2單筆采購(gòu)合同50萬(wàn)元以上、銷(xiāo)售合同500萬(wàn)以上必須報(bào)董事長(zhǎng)審批。3特別重大合冋是指根據(jù)公司章程必須經(jīng)董事會(huì)或股東大會(huì)審議通過(guò) 的重大事項(xiàng)所涉及的各類(lèi)合冋。特別重大合冋應(yīng)當(dāng)由董事長(zhǎng)提交公司 董事會(huì)審議通過(guò)或根據(jù)公司章程召

11、開(kāi)股東大會(huì)審議批準(zhǔn)后經(jīng)公司董事 長(zhǎng)簽署后方可對(duì)外簽訂。4. 合同各會(huì)簽部門(mén)應(yīng)當(dāng)在收到報(bào)批信息后及時(shí)履行各自職責(zé)進(jìn)行審 核。審核后各會(huì)簽部門(mén)應(yīng)簽署明確意見(jiàn)，最后由承辦人按審批權(quán)限呈 報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。5. 遇緊急情況，順次逐序會(huì)簽會(huì)影響合同如期簽訂時(shí)，合同承辦部門(mén) 可以請(qǐng)求合冋審批領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門(mén)對(duì)合冋進(jìn)行集體審查會(huì)簽。表”合同專(zhuān) 用章的 管理合冋專(zhuān)用章管理不當(dāng)， 導(dǎo)致公司權(quán)益受到侵害C51. 行政管理部負(fù)責(zé)公司及分子公司 （除上海分公司）合冋專(zhuān)用章、公 章、法人章的管理工作，包括使用、更換和保管等。2. 印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照合同審核程序確定合同文件經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)且“合冋會(huì)簽審批表”填寫(xiě)完整，方

12、可加蓋合冋專(zhuān)用章公章。3. 印章保管人應(yīng)當(dāng)記錄印章使用情況以備查，如果發(fā)生印合同專(zhuān)用章 遺失或者被盜，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人并采取妥善措施，必要時(shí)向 公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來(lái)的負(fù)面影 響。行政管理 部印章管 理辦法“合同會(huì) 簽審批 表”；“印章使 用登記 表”超越權(quán)限簽訂合同，合C61.公司應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合冋，正式對(duì)外訂承辦部門(mén)法律風(fēng)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)因素控制編號(hào)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施主責(zé)部門(mén)制度/“控制憑據(jù)”二級(jí)流程末級(jí)流程合同簽 訂冋印章管理不當(dāng)，簽署 后的合同被篡改，導(dǎo)致 公司利益受損立的合冋應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或由其授權(quán)的委托人簽署。2

13、公司授權(quán)委托人簽訂合同時(shí)，必須持有法定代表人簽署的“授權(quán)委 托書(shū)”及蓋有授權(quán)公司公章。險(xiǎn)管理制 度“授權(quán)委托書(shū)”合同補(bǔ) 充、變 更和合 同解除合同變更沒(méi)有嚴(yán)格遵照 合同約定進(jìn)行或相關(guān)資 料未妥善保管，導(dǎo)致變 更無(wú)效或引起糾紛。C71合冋的補(bǔ)充、變更和解除應(yīng)該以書(shū)面形式提出申請(qǐng)，嚴(yán)禁在原合冋 上涂改、添加，補(bǔ)充、變更的合同需要附上原始合同重新進(jìn)入合同審 批流程。承辦部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度“變更協(xié) 議”CM05合同 履行未及時(shí)跟蹤合同履行過(guò) 程，導(dǎo)致公司利益受損C81合冋的承辦部門(mén)（含分、子公司）或承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)生效后合冋的全 面履行，并負(fù)責(zé)配合信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、法律事務(wù)部對(duì)合冋履 行的監(jiān)督

14、。2合同簽訂后，承辦部門(mén)必須對(duì)合同的履行過(guò)程（含簽約、履約、驗(yàn) 收、結(jié)算等）進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)跟蹤管理。承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解和 掌握本部門(mén)合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)處理。對(duì)某些特殊 情況應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)并提出解決建議。否則，造成合同不能履 行或不能完全履行并造成公司損失的，應(yīng)追究承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人及承辦 人的責(zé)任。3合同的履行涉及到財(cái)務(wù)資產(chǎn)部的，承辦部門(mén)在合同簽訂后須將合同 復(fù)印件送至財(cái)務(wù)資產(chǎn)部。4.對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律問(wèn)題，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向法律事務(wù)部 反映。承辦部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度；合同管 理制度（待修 訂）“合同履 行情況記 錄”CM06合同 結(jié)算結(jié)算部門(mén)未能按照合同 規(guī)定

15、期限、金額和方式 付款，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利 益受損C91財(cái)務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)當(dāng)按照“資金計(jì)劃”、“付款審批單”及合同條款辦理合 同收付款事項(xiàng)。2未按合冋條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合冋而未簽訂的，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部有權(quán) 拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。財(cái)務(wù)資產(chǎn) 部法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度“資金計(jì)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)因素控制編號(hào)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施主責(zé)部門(mén)制度/“控制憑據(jù)”二級(jí)流程末級(jí)流程劃；“付款審 批單”CM07合同 登記合同臺(tái) 賬合同檔案管理不規(guī)范， 導(dǎo)致合同丟失、泄密合同檔案管理不規(guī)范， 導(dǎo)致合同丟失、泄密C101合同承辦部門(mén)應(yīng)對(duì)已經(jīng)簽訂的合同建立管理臺(tái)賬，詳細(xì)登記合同的 訂立、履行、變更和終結(jié)等情況，并將已經(jīng)登賬

16、的合冋文本及時(shí)進(jìn)行 歸檔。勞動(dòng)合同由人力資源部單獨(dú)存檔管理。2行政管理部對(duì)公司合同進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)和連續(xù)編碼，建立“合同臺(tái)賬”，及時(shí)登記合同主要內(nèi)容、合同方信息、合同簽訂時(shí)間等，以便查詢(xún)。3行政管理部負(fù)責(zé)人定期對(duì)“合同臺(tái)賬”記錄情況進(jìn)行核對(duì)檢查。行政管理部；合同承辦 部門(mén)法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度（待 修訂）；合同管 理制度（待修 訂）合同 臺(tái)賬”合同存 檔C111.以公司名義正式簽訂的合冋文本均應(yīng)由承辦人在簽訂合冋后，移交 至行政管理部統(tǒng)一存檔保存。2行政管理部按照不同公司的合同進(jìn)行區(qū)分保管，不得將合同內(nèi)容外 泄，不得將合同原件丟失。如因合同原件丟失引起法律糾紛的，將追 究當(dāng)事人貝責(zé)任。行政管理 部法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度（待 修訂）；合同管 理制度（待修 訂）CM08合同 管理 后評(píng) 估合同管理未能持續(xù)改 進(jìn)，無(wú)法滿(mǎn)足公司管理 提升的需要C121每年末行政管理部組織各合同承辦部門(mén)，對(duì)公司合同訂立、合同管 理的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，形成“合同 后評(píng)估報(bào)告”。2“合同后評(píng)估報(bào)告”須報(bào)總經(jīng)理審閱。對(duì)于合同后評(píng)估過(guò)程中發(fā)現(xiàn) 的問(wèn)題，公司