文書溝通與公文寫作培訓(xùn)PPT學(xué)習(xí)教案

1、會計學(xué)1 文書溝通與公文寫作培訓(xùn)文書溝通與公文寫作培訓(xùn) T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入學(xué)習(xí)目的 第1頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入文字溝通分析 第2頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入明確目的 第3頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入寫作過程 第4頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入示例練習(xí) 第5頁/共22頁

2、T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論 親愛的先生親愛的先生/女士：女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家 公司為貴公司所有部門安裝新電公司為貴公司所有部門安裝新電 腦。我確信作為一個完全能令人腦。我確信作為一個完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。放心的公司，我公司定能被指派。 不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn) 有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我 們能勝任此項(xiàng)工作。我是個非常們能勝任此項(xiàng)工作。我是個非常 熱請的人，對于與您相會的可能熱請的人，對于與您相會的

3、可能 性，除非另行通知，我在周一、性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜訪你處，周二和周五下午不能拜訪你處， 這是因?yàn)檫@是因?yàn)?劉云端先生，您好：劉云端先生，您好： 這是來自微軟的信，繼我們上周這是來自微軟的信，繼我們上周 的電話談話后，我很高興再郵給您的電話談話后，我很高興再郵給您 一本我公司的最新宣傳冊。一本我公司的最新宣傳冊。 你曾表示過貴公司對安裝新型計你曾表示過貴公司對安裝新型計 算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服 務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。 期待您的回音，并期望很快能和期待您的回音，并期望很快能和 您會面。您會

4、面。 此致此致 敬禮敬禮 比爾蓋茨比爾蓋茨 2002年年10月月1日日 第6頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入技法概要 親愛的先生親愛的先生/女士：女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找我已經(jīng)間接獲悉您在尋找 一家公司為貴公司所有部門一家公司為貴公司所有部門 安裝新電腦。我確信作為一安裝新電腦。我確信作為一 個完全能令人放心的公司，個完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我我公司定能被指派。不管我 們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有 限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說 我們能勝任此項(xiàng)工作。我是我們能勝任此項(xiàng)

5、工作。我是 個非常熱請的人，對于與您個非常熱請的人，對于與您 相會的可能性，除非另行通相會的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五知，我在周一、周二和周五 下午不能拜訪你處，這是因下午不能拜訪你處，這是因 為為 劉云端先生，您好：劉云端先生，您好： 這是來自微軟的信，繼我這是來自微軟的信，繼我 們上周的電話談話后，我很們上周的電話談話后，我很 高興再郵給您一本我公司的高興再郵給您一本我公司的 最新宣傳冊。最新宣傳冊。 你曾表示過貴公司對安裝你曾表示過貴公司對安裝 新型計算機(jī)軟件感興趣，我新型計算機(jī)軟件感興趣，我 相信我們的服務(wù)符合你的要相信我們的服務(wù)符合你的要 求，會讓您滿意的。求，會讓

6、您滿意的。 期待您的回音，并期望很期待您的回音，并期望很 快能和您會面?？炷芎湍鷷妗?此致此致 敬禮敬禮 比爾蓋茨比爾蓋茨 2002年年10月月1 日日 寫信者不寫信者不 原費(fèi)神查原費(fèi)神查 明聯(lián)系人明聯(lián)系人 語意含糊語意含糊 語法錯誤語法錯誤 與錯別字與錯別字 無關(guān)信息無關(guān)信息 文書過長文書過長 說明寫信原因說明寫信原因 暗示下一步應(yīng)暗示下一步應(yīng) 采取的行動采取的行動 知道此信發(fā)知道此信發(fā) 給誰給誰 表明積極的表明積極的 態(tài)度態(tài)度 只寫了一頁只寫了一頁 第7頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入環(huán)節(jié)要點(diǎn) 第8頁/共22頁 T I M E

7、 W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入三種類型 第9頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入技法概要總結(jié)表 直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。 然后解釋這個好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問。 用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。 開始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。 給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進(jìn)行暗示，使之 有思想準(zhǔn)備。 給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使人產(chǎn)生誤解。 用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。 開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。 表述事

8、實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時，使受信 者屈從。 清楚地指示受信者如何去做，鼓勵克服困難，盡快完成任務(wù)。 第10頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入模擬練習(xí) 文字溝通有三種主要類型： 肯定型 直接給出好的消息 解釋好消息 用好的祝愿結(jié)束 否定型 用緩沖式的自然敘述開頭 在給出壞消息之前加以解釋 告訴壞消息 如果可能，建議某些可能的選擇 用好的祝愿結(jié)尾 指示型 以一種具有吸引受信人注意力的 敘述開始 表述建議或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者應(yīng)如何去做 鼓勵克服困難，盡早完成工作。 第11頁/共22頁 T I M E W A

9、Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入創(chuàng)建文字溝通分析表 溝通聯(lián)絡(luò)卡 創(chuàng)建文字溝通分析表 一封拒絕的信 第12頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入一封拒絕的信（釘書機(jī)） 第13頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入研討 （請注意“準(zhǔn)備、寫作和檢查”三步驟） 尊敬的主管： 您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。 我先后多次參加過公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對我的工作很有幫 助，使我深刻認(rèn)識到知識對工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個西格瑪

10、” 管理的進(jìn)修班，為期2個月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下： “6個西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法， 作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識已經(jīng)陳舊，需要更新。 現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲備一些專業(yè)知識，可以有利于將來工作。 我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒有舉辦。 這個為期2個月的進(jìn)修班是省計委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會難得。 綜上所述，希望您能夠批準(zhǔn)我的請求。 此致 敬禮 王海賓 2002年10月9日 第14頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入陳述紙樣板 第15頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N

11、 S U L T I N G 進(jìn)入“一封拒絕的信” review 合適的信相對不合適的信 是否清楚地表達(dá)了 自己的目的？ 是否清楚地表達(dá)了 自己的目的？ 信的結(jié)構(gòu)是否符合 前面所講的要求？ 信的結(jié)構(gòu)是否符合 前面所講的要求？ 換種方式表達(dá)是否 效果更好？ 換種方式表達(dá)是否 效果更好？ 不 常 用 的詞句 ： 替 代 詞 句： 不常用的 詞句： 替代詞句 ： 容易引 人誤解 的詞句 ： 修正： 容易引人 誤解的詞 句： 修正： 信中寫了多少句話， 數(shù)一下記下來。 信中寫了多少句話，數(shù) 一下記下來。 第16頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)

12、入溝通聯(lián)絡(luò)卡練習(xí) 第17頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入review“信息分析表” 1、所有組得到一個相同的完整的拼圖結(jié)果圖形。 3、小組內(nèi)可以自由口頭交流，小組間只能通過“溝通聯(lián)絡(luò)卡”交流。 5、圖片可以在組間轉(zhuǎn)移，遵循以下原則A：可以根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)移任何圖片 ，也可向其他小組申請圖片 B：每小組桌上至少保留3塊圖片。 8、不得把圖片集中向一個小組轉(zhuǎn)移，因?yàn)槿粘９ぷ髦?，不可能由一個群體擔(dān)任全部 任務(wù)。 10、三個小組全部完成拼圖時算成功！ 第18頁/共22頁 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 進(jìn)入總結(jié)和思考 有效信息摘要有效信息摘要有效原因有效