公司文書的起草及制發(fā)制度

1、公司文書的起草及制發(fā)制度 第一條 設立目的 為規(guī)范本公司文書起草和制發(fā)工作，特制訂本制度。 第二條 適用范圍 本細則所稱文書，包括公司各種通告、通知、會議文件或傳閱文件、機構內部文件以及對外發(fā)文。 凡公司內的公務文件除有特別規(guī)定外，一律依照本制度。 發(fā)往公司以外的文件除有特別規(guī)定外，也適用本制度。 第三條 文書的制定 1文書內容 文書的內容必需要符合以下幾點要求： 1文件應是一文一事，簡單明了，適用楷書； 2除有特別規(guī)定外，應注明以下事項：文號、發(fā)文日期、發(fā)文機關發(fā)文者、收文機關收文者、文件標題、文件擬稿人及有關責任者； 3文件標題應簡潔明了，準確鮮亮地顯示文件內容； 4文字應通俗易懂，盡可能

2、口語化； 5行文要層次清楚，重點特別； 6關于文件中引用的其他相關文件，要注明其文件號及日期。 7陳述理由和經過時，假設正文繁復，則將此部分內容作為附件記于另外的紙上。 2文書格式 1文件通常在第一行寫上文號，第二行寫上能顯示文件內容的標題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收件人姓名，然后在下一行寫文件內容。 2屬于復審呈報的文件，通常采用在文件末尾用后記的形式說明，并在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。 3由_發(fā)出的指令性文件上應寫收文單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。 4文件制發(fā)者及收件者應注明職務，署名或蓋章。文件處理人將以此作為依據。但同時

3、發(fā)往多個單位的文件，如通知等，為了簡便，多采納印刷品，此時簽名及蓋印即可省略。 5文件號按如下方法 A機關內部文件可注明本科室代字或，連續(xù)性文件應注有連續(xù)號； B對外行文時應注明本公司代字或。 6關于定期制發(fā)文件或使用頻率較高的文件，為簡化手續(xù)，可事先規(guī)定好行文格式和文例，并以此為準事先做好印刷準備。 7在書寫或印刷文件時應為事后的整理、裝訂留下空白處。 3文書其他要求 1文書必需要按規(guī)定適用特定紙張。 2文書原則上應用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時要特別注意紙張的性能，文字應清楚可辨。 3內容簡單、非機密文件不一定密封發(fā)出，可直接傳閱或發(fā)送。 4文書分類 發(fā)文單位依據文件的不同作用，依以下

4、原則區(qū)別使用不同文種： 1提案，不僅僅是發(fā)出指令，而且希望將其看法廣為討論。 2承認，就有關事務進行認定。 3請示，所報內容等候裁定。 4報告，關于批示的答復性匯報。 5申請，請示對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。 發(fā)文單位對下屬公布的文件，依以下要求區(qū)別使用： 1指示，對申請、請示及要求的答復。 2傳達，有關事務上的指令。 3訓令，命令或注意事項。 不在前地二條之列的文件有以下類別： 1通牒，有關業(yè)務的通報。 2照會，看法或必需要回復的事項。 3問答，對照會的答復。 5文書的審批 1文書定稿前須經_審批。 2凡必需要呈遞_的文件，須逐級上報。須在調查核實的基礎上，寫出

5、看法，注明呈報_的姓名，然后上報。假設不必需要呈報，則在該文書右上方空白處注明辦文單位的名稱、文號、年月日。 3審核者須對文件的形式、內容進行認真審閱、核查，對不當之外加以修改，使之明白無誤。 6文件信封要求 文件信封上的記錄，依照以下各條進行。 1一般文件的信封上，要寫明送關單位的名稱，同時在左上方寫上是否加急、掛號等，信封右下方寫發(fā)文單位。 2秘密文件的信封上，除要在下面的左側寫上“秘的字樣外，其他參照第一條。 3必需收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名同時在左側寫上“親啟字樣。 4機密文件要用二屋信封，內封上寫文件標題。外封上的標識參照以上各條，在左側寫明“秘的字樣。 5文件內容特別必需要保密的或其他重要重要內容的可參照前項。 7電信傳達的文書 依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語，以使電文簡短。電報通常在能動性處注明發(fā)電單位的。重要的電信文書，在發(fā)出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷成文送交收件人。 第四條 文書的發(fā)送 1除有特別規(guī)定外，發(fā)文通常應按下規(guī)定注明發(fā)文機關發(fā)文者。 1辦公室文件注明_姓名； 2機關內部文件注明_姓名； 3對外發(fā)文注明_名稱； 4會議文件按規(guī)定署名，原則上理事會或常務理事會注明_，各各委員會注明_姓名。 2發(fā)文時對收件人應按如下規(guī)定書寫： 1對擔任領導職務的理