社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討

1、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討 摘要:經(jīng)過不斷的改革與發(fā)展，我國已經(jīng)形成了一個較為完善的社會保障體系，同時也形成了一個龐大的社會保險業(yè)務(wù)檔案庫，對社保業(yè)務(wù)檔案的管理工作將極大的影響社保工作的開展效率，因此必須對其展開深入研究。本文首先探究了社保檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，指出了其存在的不足，然后重點對加強社保檔案管理工作進行了深入的分析。希望本文的研究能夠?qū)ι鐣ｋU業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展提供一定的參考意見。 關(guān)鍵詞:社會保險業(yè)務(wù);檔案管理;策略分析 社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作主要指對社保檔案進行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會保險經(jīng)辦管理工作中的

2、基礎(chǔ)部分，但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用?，F(xiàn)階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經(jīng)影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理水平。 一、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀 (一)缺乏先進的檔案管理手段 目前，大多數(shù)的社保檔案仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，并沒有采取電子信息化的管理手段，這給檔案的查閱帶來了極大困難。許多社保經(jīng)辦機構(gòu)受到環(huán)境條件的限制，沒有設(shè)立專門的檔案存放室，許多檔案資料被分開保存，不僅給檔案的保存與查閱帶來了極大的困難，同時也加大了檔案泄露的風險。而具有專

3、門檔案室的機構(gòu)，其檔案管理手段也較為落后，軟硬件設(shè)施極度缺乏，同時也缺少專業(yè)的管理人才，因此也無法達到較好的檔案管理效果。 (二)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學性 社會保險在社會保障體系中占據(jù)著重要地位，而其包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等多個類別，這就造成一個人的保險資料被分別保存在不同的經(jīng)辦機構(gòu)，這種分散管理方式給保險人的資料查詢帶來了極大困難，也極易出現(xiàn)管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學性。 (三)社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對較低 同時，社保檔案管理工作中還存在專業(yè)人才缺乏的不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對較低，無法滿足檔案管理工作的需求。許多社保經(jīng)辦機構(gòu)缺少專業(yè)的管理人員，其管理員工缺少足夠的專業(yè)知識

4、與專業(yè)技術(shù)，因此也無法較好的進行檔案管理工作。同時，經(jīng)辦機構(gòu)也缺少足夠的員工培訓工作，沒有充分意識到培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員的重要性，這也極大的限制了檔案管理工作的發(fā)展。 二、加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的策略分析 (一)促進社保檔案管理工作標準化 在加強社保檔案管理工作時，首先必須建立完善的管理制度與管理程序，促進檔案管理工作的標準化發(fā)展。依據(jù)檔案法、保密法等相關(guān)政策，加快檔案管理工作相關(guān)制度、標準的建設(shè)，同時構(gòu)建完善的檔案管理體系，逐步促進檔案管理工作的規(guī)范化、標準化發(fā)展。 (二)加強社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè) 加強社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)主要是指對檔案庫“八防”建設(shè)與管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。為

5、了保障社保檔案管理室的環(huán)境安全性，必須加強檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時還應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的完全對接，從而達到對檔案管理的全面控制。 (三)重視社保檔案的動態(tài)化管理 保險人的社會保險業(yè)務(wù)將具有多個環(huán)節(jié)，因此必須重視對社保檔案的動態(tài)化管理，從而實現(xiàn)對個人保險業(yè)務(wù)的全過程管理。為了達到對個人業(yè)務(wù)檔案的全過程管理，必須要對保障對象的個人變動情況進行動態(tài)管理，定期進行檔案信息的調(diào)查核實，從而保證檔案信息的真實有效，從而能夠充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)價值。 (四)促進社保檔案的信息化管理 社會保險業(yè)務(wù)的辦理過程中將產(chǎn)生大量的紙質(zhì)材料，而紙質(zhì)材料在保存與移交

6、過程中將極大的受到外界環(huán)境的影響，且將給工作人員帶來極大的工作量，因此必須盡快促進社保檔案的信息化管理，通過將紙質(zhì)檔案存錄為數(shù)字檔案、數(shù)據(jù)備份以及建立社會保障號碼發(fā)放制度，從而實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的信息化管理，從而極大的提高檔案管理效率與安全性。 (五)加強社保檔案管理人才培養(yǎng) 檔案管理人員的對提高社保檔案的管理水平有著重要影響，因此必須加強對專業(yè)管理人才的培養(yǎng)工作。在機構(gòu)條件允許的情況下，社保經(jīng)辦機構(gòu)可以成立專門的檔案管理部門，并積極招聘專業(yè)檔案管理人員、計算機人才以及法律人才，并定期展開對管理人員的培訓與考核工作，從而確保工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)水平。同時經(jīng)辦機構(gòu)還必須重視提高管理人員的政策解讀

7、能力，確保工作人員能夠依據(jù)法律政策，進行科學、合理、合法的檔案管理工作，從而真正實現(xiàn)社保經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理目標。 (六)重視社保檔案的保密性管理 社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個人信息的泄露將給參保人帶來經(jīng)濟損失以及名譽損失的風險，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識，嚴格按照檔案管理標準與流程進行操作，從而最大可能的降低信息泄露風險；同時社保經(jīng)辦機構(gòu)也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴格限制檔案個人信息的使用，并對不規(guī)范、不合法的檔案管理操作進行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。 三、結(jié)束語 本文首先探究了我國社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，指出了其存在的問題，包括缺乏先進的檔案管理手段、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學性以及社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對較低這三個方面的不足，并針對這些不足進行了加強檔案管理工作的策略分析，認為政府部分必須從促進社保檔案管理工作標準化、加強社保檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重視社保檔案的動態(tài)化管理、促進社保檔案的信息化管理、加強社保檔案管理人才培養(yǎng)以及重視社保檔案的保密性管理這六個方面展開社保檔案的管理工作。 作者:劉威 單位:松原市社會保險檔案管理中心 參考文獻: 1趙巧霞.芻議新時期該如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作j.明日風尚,201