淺談如何加強中等職業(yè)學校綜合檔案室的建設

1、淺談如何加強中等職業(yè)學校綜合檔案室的建設 【摘 要】中等職業(yè)學校綜合檔案室的建設以教育教學檔案為主體，面向教育科研，積極開發(fā)利用檔案信息資源，采取各種有效途徑，為教職員工和教育教學及時、準確、系統(tǒng)的提供科學依據(jù)是職業(yè)學校檔案工作的首要任務和服務方向。文章圍繞檔案管理水平的提高，闡述了檔案室建設的種種舉措。 【關鍵詞】中等職業(yè)學校；綜合檔案室；建設；策略 中等職業(yè)學校綜合檔案室是以教育教學檔案為主體，對教學檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、學籍檔案、科技檔案實行集中存放，統(tǒng)一管理。面向教育科研，積極開發(fā)利用檔案信息資源，采取各種有效途徑，為教職員工和教育教學及時、準確、系統(tǒng)的提供科學依據(jù)是職業(yè)

2、學校檔案工作的首要任務和服務方向。為提高檔案管理水平，更好的為學校發(fā)展提供優(yōu)質服務，我們要切實加強檔案室的建設，完善和提高服務質量，最大限度地滿足教職員工和教育教學工作的需要。 一、領導重視，硬件投入是做好檔案工作的關鍵 作為職業(yè)學校檔案室的主管領導，首先要重視檔案管理工作，加強檔案室基礎設施建設。職業(yè)學校的檔案工作是由主管領導直接負責管理的，這為檔案室的建設提供了有利條件。在檔案室、閱覽室、辦公室的基礎建設上，檔案室的溫濕度計、除濕機、滅火器的配置，檔案材料的微機管理，檔案的安全保護措施等方面進行必要的投資是搞好檔案管理工作的硬件基礎。只有領導重視檔案工作，才能做好檔案工作的硬件投入，也才能

3、更好地為教育教學提供科學的服務。 二、制度健全，管理規(guī)范是做好檔案工作的有力保障 檔案管理制度是檔案管理人員做好檔案工作的行為準則和依據(jù)。為了加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，應根據(jù)本部門的實際情況結合上級檔案部門制定的檔案管理規(guī)章制度制定本部門檔案管理有關制度。如：檔案庫房管理制度、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案銷毀制度、各類檔案歸檔制度、文書予立卷制度、收進移出檔案制度、檔案員工作目標責任制等，這些制度涉及到各處室檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷等各個環(huán)節(jié)，使檔案的管理工作做到有章可循，是做好檔案工作的規(guī)范化、標準化、制度化的有力保障。 三、認真學習檔案法，增強檔案意識和法制觀念 認真

4、學習檔案法，使檔案管理人員堅持依法治檔，是為教育教學提供依據(jù)的重要保障。學習宣傳檔案法，可以增強全員的檔案意識和法制觀念，提高大家保護檔案、利用檔案的自覺性和責任感。通過各種宣傳學習強化法制宣傳力度，增強學校領導和廣大教職員工的檔案意識，使依法治檔工作健康發(fā)展，使檔案管理工作做到有法可依。 四、參加業(yè)務培訓，提高自身素質是做好檔案工作的先決條件 檔案管理工作是一項科學性、技術性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作。檔案管理人員既要有一定的政治素質、科學文化水平及高尚的職業(yè)道德，又要有一定的技術業(yè)務素質，才能保證檔案工作的順利開展。因此，檔案管理人員應積極利用一切可以學習的機會學習檔案管理

5、學、文書學、檔案文獻編纂學、檔案法等專業(yè)知識，積極參加各種檔案學習班。通過學習，對檔案管理知識有了更全面、更系統(tǒng)的認識和理解，才能提高對檔案管理工作的重要性的認識，掌握檔案管理方面的先進技術，增強做好檔案管理工作的信心和決心，為教育教學提供科學依據(jù)。 五、做好檔案工作目標管理，使檔案管理跨上新臺階 中等職業(yè)學校的綜合檔案室檔案人員一般一人兼多職，應積極協(xié)調(diào)好各處室檔案兼職人員開展檔案工作目標管理活動。根據(jù)活動要求，從檔案工作的組織管理、設施配備、基礎業(yè)務建設、開發(fā)利用等方面認真地進行自評工作，找出不足之處，并對之加以改進，在活動中不斷提高檔案管理的水平。積極地進行檔案室考評定級的申報工作是反映

6、檔案管理水平高低的一種標志。檔案目標管理認定工作的準備過程能夠提高檔案的管理水平，促使檔案工作跨上一個新臺階。 六、開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務作用 中等職業(yè)學校的檔案工作是一項服務性工作，主要表現(xiàn)在檔案的提供利用上。檔案人員要想查檔者所想，急查檔者所急，為其創(chuàng)造并提供便利條件，在不違背原則的前提下想方設法為查檔者提供方便，積極、主動、準確地提供檔案資料，為查檔者提供優(yōu)質服務。 檔案管理人員應熟悉所管范圍及相關業(yè)務，調(diào)卷迅速準確?？梢酝ㄟ^開放閱覽室、匯編和公布編研材料等形式及時了解教職工的需求，為教育教學及時提供各種服務。檔案管理是手段 ，充分發(fā)揮作用是目的。檔案管理人員在整理、保管好

7、檔案的同時還應改進服務方式，多搜集和了解教職工的意見，積極參與教育教學、科研、課題等學校重大活動并留好記錄。只有提供大量的檔案資料才能體現(xiàn)出檔案工作的重要性，充分發(fā)揮檔案的潛在作用。中等職業(yè)學校的檔案資料為教育教學所提供的依據(jù)是重大的。例如我校在2004年國家級重點中等職業(yè)學校評估中所提供的各種檔案資料，經(jīng)過專家組的論證評估，順利通過驗收，充分體現(xiàn)了檔案在教育教學工作中不可或缺的作用。 七、利用現(xiàn)代化技術，提高檔案管理水平 檔案的現(xiàn)代化管理水平主要體現(xiàn)在對先進技術的應用上。計算機技術的飛速發(fā)展為檔案資料的存儲、檢索提供了良好的技術設備。檔案管理人員應努力學習計算機技術，把它應用于檔案管理之中。計算機應用于檔案管理工作能進一步促進檔案管理的規(guī)范化。我校于2005年安裝了“杰瑞”檔案管理軟件，可以快速、準確地進行檔案資料的檢索、查詢、統(tǒng)計等工作，提高了檔案管理的現(xiàn)代化水平。 總之，中等職業(yè)學校綜合檔案室的建設應逐步進行完善，不斷加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，為學校教育教學提供優(yōu)質服務并為學校的發(fā)展提供有力的保障。 【參考文獻】 1吳青霞.人事檔案基礎數(shù)字匯集的編制實踐及價值探析j.檔案時空，2011，（04）. 2 鄒金嫦