工程檔案管理策略論文

1、工程檔案管理策略論文 1工程檔案的前期管理策略 工程檔案是一項(xiàng)工程建設(shè)過程中反映各項(xiàng)活動(dòng)指標(biāo)的最重要的參考依據(jù)，它包括了項(xiàng)目工程的建設(shè)，處理，設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)活動(dòng)所形成的研究結(jié)果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應(yīng)。每一個(gè)項(xiàng)目在完成和告一段落之后，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統(tǒng)的管理和整理，最終由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來歸檔。且移交文件或者資料過程中，接觸人員必須要按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權(quán)拒絕接收。 2工程檔案的收集歸納 2.1分類組卷 分類組卷的原則：檔案分類組卷工作是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是能夠顯示出工作人員的個(gè)人水平。有的

2、檔案管理人員實(shí)際上是沒有參與到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，所以一定程度上出現(xiàn)了管理檔案的問題和不通暢，這些都是對(duì)工程檔案管理工作不全面性鎖導(dǎo)致。我們需要從以下幾個(gè)步驟來對(duì)檔案管理中的分類組卷有較好的認(rèn)知。第一，立項(xiàng)和選項(xiàng)。從最簡(jiǎn)單的項(xiàng)目提出，批準(zhǔn)，同時(shí)可行性報(bào)告到對(duì)當(dāng)?shù)丨h(huán)境，地理情況，氣候方面調(diào)查研究。范圍廣至電力，城市規(guī)劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設(shè)初期形成的文件和圖紙，以及各部門根據(jù)初步設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)的施工圖。第三，整理和歸納，這個(gè)階段是最難控制的，因?yàn)槿婀ぷ髁烤薮?，設(shè)計(jì)的資料和信息非常多，主要包括了項(xiàng)目開工之前的資料和原始文件：補(bǔ)償協(xié)議書，電力供應(yīng)協(xié)議，相關(guān)合同以及許

3、可證。每一個(gè)文件都要仔細(xì)的去核對(duì)，仔細(xì)的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗(yàn)收階段。整個(gè)的項(xiàng)目完成結(jié)束之后，最重要的憑證材料和相關(guān)的建設(shè)真實(shí)材料都是驗(yàn)收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報(bào)送相關(guān)單位。第五，調(diào)試和試播。是指在設(shè)備安裝，調(diào)試，試播等過程中形成的數(shù)據(jù)資料。第六，財(cái)務(wù)器材管理資料。主要包括了工程概算，預(yù)算，結(jié)算等數(shù)據(jù)報(bào)表。第七，主題部分，集中在日志，月報(bào)，監(jiān)理通知單等各個(gè)資料。第八，涉外文件，一般是指相關(guān)的設(shè)備采購，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關(guān)書籍。檔案管理人員收集資料的時(shí)候，應(yīng)該首先端正良好的作風(fēng)態(tài)度，然后對(duì)各階段鎖形成的資料

4、，文件內(nèi)容來確定收集整理對(duì)象。有條件的情況下可以進(jìn)行信息化處理。 2.2組卷的質(zhì)量要求 （1）組卷前要詳細(xì)的檢查基礎(chǔ)文件，施工技術(shù)文件和圖紙是否已經(jīng)按照規(guī)定收集齊全，完整。做到不丟項(xiàng)，不漏項(xiàng)。 （2）文字材料的抄寫件書寫要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來涂改，修改和批復(fù)。復(fù)印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長(zhǎng)期得到良好保存。 （3）建設(shè)的竣工圖應(yīng)該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。 （4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準(zhǔn)確度高。 2.3案卷排列和編目 案卷文件材料的排列時(shí)間必須要按照時(shí)間順序排列，如果文字材料和

5、圖紙材料混在一起的時(shí)間，必須文字材料在前面，圖紙?jiān)诤竺?。編寫頁?hào)以獨(dú)立卷為單位，均已有書寫內(nèi)容為基準(zhǔn)。每個(gè)保管單位必須要按照阿拉伯?dāng)?shù)字來進(jìn)行統(tǒng)一編排。頁號(hào)編寫位置和單面書寫的文字材料頁號(hào)編在右下角。卷內(nèi)的目錄編寫和卷盒內(nèi)的文件一一對(duì)應(yīng)。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)背靠表，不編寫頁號(hào)。 2.4工程檔案檢索目錄的填寫 工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來工作，分別建立相關(guān)的單元，統(tǒng)一對(duì)信息進(jìn)行輸入和保存，減少了不必要的時(shí)間和工作量。最終使得工程檔案達(dá)到了目錄管理。案卷目錄的填寫方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內(nèi)

6、容要書寫的詳細(xì)明了。制作規(guī)范化模版。模版文件是要對(duì)于信息具有專業(yè)性的格式，通常是文書格式，經(jīng)過工作人員的技術(shù)性操作，最終形成了文書。讀取的時(shí)候是非常的方便，簡(jiǎn)單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存貯方式來對(duì)相關(guān)的文件和資料來做好工作，優(yōu)勢(shì)是在于保質(zhì)期長(zhǎng)久，并且安全性很高。技術(shù)人員可以及時(shí)做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數(shù)據(jù)庫里面建立起單元，對(duì)信息的輸入要盡量詳細(xì)。保存的時(shí)間段里面要經(jīng)常性的去核對(duì)，檢查，維護(hù)，才會(huì)讓聲像資料的質(zhì)量長(zhǎng)期的完好。讓相關(guān)的工作開展的時(shí)候順利，進(jìn)程加快和效率提升。 3結(jié)束語 工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)很強(qiáng)的工作，主要是保障廣播電視臺(tái)資源的保存和后期維護(hù)使用。每個(gè)階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強(qiáng)。需要檔案管理人員在進(jìn)行枯燥的工作過程中有細(xì)心，有耐心，有職業(yè)道德。根據(jù)文件的內(nèi)容屬性進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的分類和檢索。為以后的驗(yàn)收和檔案的再次利用提供方便快捷的服務(wù)。特別是針對(duì)辦公人員，有效的提高了辦公效率和水