公文及督辦管理辦法

1、公文及督辦管理辦法第一章 總 則第一條 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工 作的效率和公文質量， 督促各項已決策工作高效、 及時開展和完成， 特制定本辦 法。第二條 公司綜合部是公文處理和事務督辦的責任部門，負責公司的公文處 理和事務督辦工作。 綜合部對公司公文進行統一收發(fā)、 編號、分辦、傳遞、用印、 立卷、存檔和銷毀。第二章 公文處理第三條 依照公司實際情況，公文分為三大類：（ 一 ） 收文類1、各級政府部門及業(yè)務主管機關發(fā)布的對公司具有指示性、指導性、 規(guī)定性的各類政策、法規(guī)文件。2、公司股東會、董事會、監(jiān)事會、股東單位向公司發(fā)出的公文。3、被控股企業(yè)向公司及公司內

2、部管理機構（如企業(yè)管理委員會、招投 標領導小組等）報送的公文。4、與公司具有法律、經濟關系或相關業(yè)務聯系的單位向公司發(fā)出的公 文。（ 二 ） 發(fā)文類1、公司向對公司具有業(yè)務指導關系的政府部門及其業(yè)務主管部門報送 的請示、報告等公文。2、公司向股東會、董事會、監(jiān)事會、股東單位發(fā)出的報告、議案、請 示、通知等公文。3、公司向與公司具有法律、經濟關系的單位發(fā)出的通知、通告、公函 等公文。4、公司內部發(fā)布的及向被控股公司發(fā)出制度、規(guī)定、辦法、通知、決 定、通報、批復等具有規(guī)定性、指令性、指示性、知照性的公文。5、公司內部部門之間、公司內部與外部相關機構之間印發(fā)、傳遞的商 洽性、證明性、知照性的公函、證

3、明信、說明、通知等公文。（ 三 ） 專項類1、法定代表人授權委托書。2、辦公例會及各種專題會會議紀要。第四條 各公司級領導（包括董事長、總經理、副總經理、總師）的公文處 理責任：（ 一 ） 審定、簽發(fā)以公司、部門名義印發(fā)的重要公文并承擔其法律和行政 責任。（ 二 ） 閱處重要收文并指示處置原則與方法。（ 三 ） 直接承辦最重要的收文。第五條 綜合部部長的公文處理責任：（ 一 ） 審核各類綜合性公文，并承擔其相應的行政責任。（ 二 ） 閱處或經總經理明確授權代為閱處部分收文并指示處置原則與方 法。（ 三 ） 擬辦和承辦重要的收文。（ 四 ） 制定公司公文處理方面的規(guī)章制度和標準并督促檢查實施情況

4、，組 織規(guī)劃公文處理流程， 建立公文處理質量與效率保障體系， 確保公文處理的質量 與效率。（ 五 ） 協調公司內外行文關系，指導解決公司內部公文處理中的一般隨機 事件。第六條 其他部門負責人的公文處理責任：（ 一 ） 審核本部門分管業(yè)務范圍內發(fā)出的公司公文，并承擔相應的行政責 任。（ 二 ） 閱處由本部門直接辦理的收文并確定具體處置方案。（ 三 ） 擬辦和承辦重要收文。（ 四 ） 督導本部門的公文處理工作，保證其質量，確保工作效率，向公司 領導或綜合部反映公文處理中的有關問題， 解決本部門公文處理中的矛盾和問題 等。第七條 專職文秘人員的公文處理責任：（ 一 ） 分類集中承擔公文處理作業(yè)，特別

5、是其中具有管理性質的作業(yè)，即 收發(fā)、分辦、啟封、登記、編號、摘編、用印、歸卷、清退、銷毀、保管、提供 借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、注發(fā)、對外傳遞以及審核公文等。（ 二 ） 組織公文的具體運轉過程，初步審核公司的各類公文。（ 三 ） 輔助設計、制定公文處理的制度、標準和規(guī)程等。第八條 部門內勤人員的公文處理責任：（ 一 ） 分類集中承擔部門內部公文處理作業(yè)，特別是其中具有管理性質的 作業(yè)，即收發(fā)、分辦、啟封、登記、編號、摘編、用印、歸卷、清退、銷毀、保 管、提供借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、注發(fā)、對外傳遞等，并對報 送公文進行初步審核。（ 二 ） 組織部門內部公文的具體運轉過程

6、。第九條 一般業(yè)務人員的公文處理責任：（ 一 ） 按規(guī)定時限閱讀處理收文，提供辦理意見。（ 二 ） 具體承接辦理公文，解決其中涉及的問題。（ 三 ） 起草和修改具體承辦的公文第十條 必須按工作關系行文。具體要求是：上級向下級發(fā)出指導性、質詢 性、規(guī)定性的下行文件； 下級只能以自己的名義向上級呈送陳述性、 呈請性的上 行文件；有平行關系和不相隸屬關系的部門和單位之間只能相互送發(fā)商洽性、 知 照性、證明性的平行文件。第十一條 嚴格按照公司文件處理流程和公文規(guī)范格式行文。 一般不得越級 行文。公司內部各部門之間傳遞公文時， 應按公司組織結構層次逐級上傳下達文 件。報海科建公司董事長、 總經理、 副總

7、經理閱批的各類公文由海科建綜合部統一處理。第十二條 行文前要對有關問題協商一致。 各部門行文， 如內容涉及公司其 他部門分管的業(yè)務和職權范圍， 必須對其中的有關問題協商一致， 否則一律不得 按自己的意見各自行文。第十三條 收文處理流程為：（公文請示處理單樣本見附件 3）簽收- 登記- 擬辦 - 閱批- 分辦- 歸檔第十四條 收文管理方式為：（ 一 ） 設置詳細的分類文件夾存放。（ 二 ） 在領導審閱、批示后，如有對上級機關或其它主管單位的發(fā)文進行 下發(fā)批示，一律復印下發(fā)。（ 三 ） 各部門對接收到的文件，必須進行簽收。第十五條 對收文的歸檔管理按公司發(fā)布的檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。第十六條 公司

8、發(fā)文處理流程為：（ 一 ） 擬稿：由業(yè)務經辦部門擬稿，稿件必需是規(guī)范的打印件，用紙規(guī)范， 填寫文件簽發(fā)單 （見附件 2） ，同時將文件電子版一并交綜合部。（ 二 ） 會簽：如公文內容涉及其他有關部門的職權范圍，需進行部門負責 人間的會簽 （ 如沒有會簽內容可省此步驟 ） 。（ 三 ） 核稿：公司發(fā)文須經擬稿部門負責人、主管領導審核，部門發(fā)文須 經部門負責人審核，綜合部對文稿進行全面核查。（ 四 ） 簽發(fā)：公司發(fā)文由公司總經理或總經理授權的公司領導簽發(fā)，公司 內部管理機構發(fā)文由機構負責人簽發(fā)，部門發(fā)文由部門主管領導簽發(fā)。（ 五 ） 修改、排版：綜合部文秘人員或擬稿人依領導修改意見對文件電子 版進

9、行修改后，由綜合部文秘人員依公文格式進行排版。（ 六 ） 出清樣、校對：綜合部將文件編排后出一份清樣，交擬稿部門進行 校對、確認無誤后，正式出紅頭文件。（ 七 ） 出紅頭：綜合部印制紅頭文件。（ 八 ） 用?。河‘叺墓囊由w公司章，表明公文的正式性和法定效力。（ 九） 發(fā)送：由綜合部文秘人員或項目承辦人將公文送達主送和抄送單位， 并跟蹤公文運轉。（十） 歸檔：公司發(fā)文由綜合部文秘人員立卷歸檔 , 部門發(fā)文由發(fā)文部門歸 檔。第十七條 公司發(fā)文管理方式： 設置專門的文件夾保存、 備查；必須嚴格執(zhí) 行發(fā)文規(guī)范流程；如違背發(fā)文規(guī)程，綜合部有權不予辦理、不予用印，以保障公 司發(fā)文規(guī)程的嚴格執(zhí)行。第十八

10、條 部門發(fā)文是以部門名義向公司（企業(yè)集團）內部其他部門 （ 分支 機構、被控股公司、相關公司 ） 或公司（企業(yè)集團）外部相關機構發(fā)出的洽商事 務、知照或交流情況、證明或證實、說明狀況的一般性公文。第十九條 綜合部有權以綜合部名義就法定節(jié)日休假及休假期間公司各項 值班安排等特殊事務發(fā)出規(guī)定性公文， 其他部門均無權以本部門名義發(fā)出規(guī)定性 公文。第二十條 辦公例會、研討會及各種專題會會議紀要（見附件 6）處理流程 及管理方式如下：（ 一 ） 由會議召集人指定參會人員和會議記錄人，會議記錄人使用會議記 錄本或按會議記錄格式（見附件 7）做會議記錄，重要會議參會人員應填寫簽到由記錄人根據會議記錄，通過整

11、理、歸納、綜合，形成會議紀要初 會議紀要初稿報會議召集人審閱、修改、簽批后，打印成稿。 會議紀要成稿按照會議召集人指定的范圍發(fā)送。會議紀要（含會議記錄、會議備忘）原稿存檔備查，并送綜合部備條 簽報（見附件 8 ）是公司各部門在日常工作中，根據需要或表。稿。案。（二）（三）（四）要求，向公司領導匯報工作、反映情況、回答質詢、提出建議的報告。簽報須一事一報，嚴禁多事一報或一事多報。處理流程和管理方式為：（ 一 ） 上報部門將打印規(guī)范并經部門負責人審核、主管領導審定、相關部 門會簽（沒有會簽內容可省此步驟）的簽報報送到綜合部。（ 二 ） 綜合部登記、統一編號，綜合部部長填寫擬辦意見。（ 三 ） 綜合

12、部將簽報報送公司有關領導閱批。（ 四 ） 綜合部登記并依據領導有關批示進行分辦處理。（ 五 ） 簽報原件退承辦部門存檔，綜合部留存復印件備查。第三章 督辦管理第二十二條 督辦工作職責綜合部是督辦工作責任部門， 公司各級管理人員、 各部門要積極配合綜合部， 認真做好督查督辦工作。第二十三條 督辦工作的范圍和內容（ 一 ） 公文督辦：1、督促收回以公司名義外發(fā)文件的批復（或批示） 、回函等文件；2、包含要求公司內部相關人員、部門辦理有關事項內容的公司內部發(fā) 文，督辦部門負責督促事項發(fā)出部門；3、公司領導在各類公文上所做的重要批示和交辦落實的重要事項；（ 二 ） 其他事項：1、 上級政府部門和上級領

13、導的重要批示或交辦事項；2、 公司重要會議上，公司領導的重要工作部署、決策中需要落實的重 要事項；3、公司各部門年度工作（計劃）目標完成情況（每季度督辦） ；4、公司領導通過其他方式（包括通過非公文渠道報送的信息、信函、 內部資料、報刊等文字材料上的批示和口頭指示）決定或交辦的重要事項；第二十四條 立項重要事項督辦部門登記、 立項辦理。 由兩個以上部門共同落實的事項需明確 主辦部門；一般事項無需立項，但要適時督辦和記錄。第二十五條交辦督辦人及督辦部門負責人對交辦事項確認后，由督辦人交由主辦部門（人） 辦理，特殊情況也可電話或口頭交辦。第二十六條催辦督辦部門要及時了解督辦事項的辦理情況， 跟蹤督查，根據事項的重要、緊 急程度，適時向承辦部門（人）發(fā)出文字或口頭通知，加以催辦。辦理過程中如 遇到矛盾和問題，承辦部門（人）要及時向領導報告，以便協調解決。第二十七條承辦承辦部門（人）指