采購付款管理制度

1、采購付款管理制度第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行 為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)深圳證券交易所股票上市規(guī)則（以下簡稱“上市規(guī) 則”）、深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公 司具體情況制定本制度。第二條 本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務(wù) ） 及支付款項(xiàng)等相關(guān)活 動(dòng)。第三條 公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險(xiǎn) :（一）采購計(jì)劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致 企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)；（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)， 采購方式不合理， 招標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)， 授權(quán)審批不規(guī)范， 導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)

2、舞弊或遭受欺詐；（三）采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，導(dǎo)致采購物資，資金損失或信用受損。第四條 公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程， 完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度， 統(tǒng)籌安排采 購計(jì)劃，明確請購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán) 限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評 價(jià)采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。 第二章采購管理組織機(jī)構(gòu)第五條 公司采購歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總物資需求信息， 選擇和管理供應(yīng)商， 組織確 定采購價(jià)格，訂立和管理采購合同，控制采購供應(yīng)過程，參與采購驗(yàn)收及結(jié)算付款 申請等工作。第六條公司物資需求部門配

3、合采購歸口管理部門的主要職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)提交已審定后的物資需求、進(jìn)度要求和技術(shù)規(guī)范書；采購付款管理制度（二）負(fù)責(zé)合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；（三）負(fù)責(zé)組織物資驗(yàn)收、資產(chǎn)移交并配合項(xiàng)目決算；（四）配合物資采購、監(jiān)造和檢驗(yàn)；（五）負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條 公司采購管理的具體目標(biāo)是：（一）確保物資采購的質(zhì)量和及時(shí)供應(yīng)，保障公司正常運(yùn)營；（二）控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；（三）盡可能實(shí)現(xiàn)采購物資的標(biāo)準(zhǔn)化；（四）發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴；（五）加強(qiáng)公司各部門之間的合作；（六）降低公司運(yùn)營總成本，增強(qiáng)公司核心競爭力。第八條 為了實(shí)現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制

4、衡機(jī)制， 采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則：（一）請購與審批崗位分離；（二）供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；（三）采購業(yè)務(wù)的詢價(jià)崗位與確定供應(yīng)商崗位分離；（四）采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；（五）采購、驗(yàn)收與記錄崗位分離；（六）付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理第九條 公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、 報(bào)送提出規(guī)范管理的要求。 物資 需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應(yīng)退回重報(bào)。第十條 在實(shí)施物資采購過程中，由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因， 不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)向物資需求部門進(jìn)行反饋，物 資需求部門應(yīng)調(diào)整后重

5、新提出物資需求。第十一條 物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料， 必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其他相關(guān)技術(shù) 管理機(jī)構(gòu)審核。 采購付款管理制度第十二條 物資采購執(zhí)行遵循“先利庫， 后采購”的原則。 對于滿足需求條件的物資， 公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進(jìn)行采購，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，提高庫存物 資利用率。第四章選擇和管理供應(yīng)商第十三條 公司采購歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善合格供應(yīng)商名錄， 并于每年年初組 織相關(guān)部門人員對上年度各類供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評審，對價(jià)格高、服務(wù)差的供 應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換，實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動(dòng)態(tài)管理。第十四條 采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情 況，掌握合格

6、供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動(dòng)態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商，并對該供應(yīng)商 建立供應(yīng)商檔案， 作為進(jìn)一步考察評估的依據(jù)。 供應(yīng)商檔案包括， 供應(yīng)商基本信息， 供應(yīng)商資信檔案，供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價(jià)格表及相關(guān)資料等。第十五條 每批物資供應(yīng)結(jié)束后， 采購人員應(yīng)及時(shí)將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、 及時(shí)性等實(shí) 際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案，作為定期進(jìn)行供應(yīng)商評審的資料。第十六條 采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息， 更新原有資料內(nèi)容。 供應(yīng)商檔案 應(yīng)由采購歸口管理部門專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得隨 便查閱。第十七條 采購歸口管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的選擇加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)， 在下列情況下， 應(yīng)當(dāng) 更換供應(yīng)商：（一

7、）原有供應(yīng)商在定期評審中被淘汰；（二）原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要；（三）原有供應(yīng)商拒絕供貨；（四）新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。第十八條 物資使用部門、 生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、 物資使用過程中出現(xiàn)的問 題及時(shí)反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工 作。 采購付款管理制度第五章采購價(jià)格管理第十九條 采購歸口管理部門執(zhí)行采購時(shí)， 應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商 聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)，采購人員應(yīng)進(jìn)行充分 的市場詢價(jià)調(diào)查，并作好市場詢價(jià)記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時(shí)保管好市場詢價(jià)記錄 表以供以后參考和審核，保管期限為三年。第

8、二十條 需要進(jìn)行詢價(jià)采購的物資，先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)、談判， 達(dá)成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進(jìn)行物資采購。第二十一條 需進(jìn)行現(xiàn)場零星物資采購的， 采購人員應(yīng) 2人或2人以上同行， 在物資市 場了解物資價(jià)格及供應(yīng)商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、承諾良好的售后 服務(wù)。采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價(jià)格進(jìn)行審查。第二十二條 采購歸口管理部門、 公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)獨(dú)立地進(jìn)行定期或不定期的 市場信息調(diào)查，檢查采購人員市場詢價(jià)的真實(shí)性和合格供應(yīng)商供貨的價(jià)格情況，對 購買活動(dòng)進(jìn)行評審，監(jiān)督采購價(jià)格執(zhí)行。第二十三條 供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須

9、在合同條款中反映， 嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理第二十四條 采購價(jià)格確定后， 應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同， 簽訂合同的具體規(guī)定， 按 照合同管理制度執(zhí)行。第二十五條 采購人員必須取得合法的發(fā)票， 并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。 采購人 員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、 使用說明及供應(yīng)商名片等資料。 采購物資到達(dá)公司后， 主管采購人員應(yīng)及時(shí)到達(dá)倉庫，對供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與采 購申請單所列內(nèi)容一致。第二十六條 采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、 貨源緊缺 狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲(chǔ)管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條

10、 倉庫管理員應(yīng)定期報(bào)送庫存物資報(bào)表， 反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、 規(guī)格、 單價(jià)、數(shù)量、儲(chǔ)存位置和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平 衡利庫后安排具體采購。 采購付款管理制度第二十八條 對需要監(jiān)造的物資， 應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位， 簽訂監(jiān)造合同， 落實(shí)監(jiān)造責(zé) 任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報(bào)。第二十九條 倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)物資接收的組織管理， 按照合同、 技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn)行清點(diǎn)、查驗(yàn)，對到達(dá)的物資及時(shí)卸車、入庫、開箱檢驗(yàn)。一般常規(guī)物資的驗(yàn) 收由倉庫保管員、主管采購人員等進(jìn)行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物 資驗(yàn)收由生產(chǎn)技術(shù)部、 提出物資需求的運(yùn)行 / 建設(shè)部門技術(shù)人員、 倉庫保管員、 主管 采購人員共同進(jìn)行。驗(yàn)收完成，主管驗(yàn)收人員要填寫驗(yàn)收記錄憑證，驗(yàn)收記錄憑證 要明確表述驗(yàn)收狀態(tài)。第七章 采購付款管理第三十條 采購物資未經(jīng)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、規(guī)格型號(hào)完全 符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條 采購付款流程如下：采購貨到付款 采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）采購歸口管 理部門負(fù)責(zé)人審批財(cái)務(wù)審核總經(jīng)理審批董事長審批 （ 100萬以上）出納付款