小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度(6)

1、本文格式為word版，下載可任意編輯小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度(6) 小區(qū)（大廈）業(yè)主檔案管理制度6 1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定 1.1 業(yè)主檔案 1.1.1 業(yè)主個(gè)人資料 1.1.1.1 業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國(guó)籍、愛好、文化程度 1.1.1.2 工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話 1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式 1.1.1.4 身份證件復(fù)印件 1.1.1.5 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件（企業(yè)） 1.1.1.6 業(yè)主(法人)照片 1.1.1.7 其他(如委托他人辦理收樓：委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片) 1.1.2 家庭

2、成員資料(住宅物業(yè)) 1.1.2.1 家庭成員姓名，各自年齡、性別、國(guó)籍、愛好、文化程度 1.1.2.2 家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式 1.1.2.3 與業(yè)主關(guān)系 1.1.2.4 各自照片 1.1.2.5 各自聯(lián)系方式 1.1.3 產(chǎn)籍資料 1.1.3.1 購(gòu)房合同復(fù)印件 1.1.3.2 房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件 1.1.3.3 房屋面積測(cè)繪資料 1.1.3.4 收樓通知書 1.1.3.5 收樓證明書及確認(rèn)書 1.1.3.6 收樓驗(yàn)收表 1.1.3.7 業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表 1.1.3.8 鑰匙托管書 1.1.3.9 防火責(zé)任書 1.1.3.10 精神文明公約 1.1.3.11 業(yè)主(臨時(shí))

3、公約 1.1.3.12 前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有) 1.1.3.13 物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則) 1.1.3.14 房屋使用說明書及質(zhì)量保證書 1.1.3.15 房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議 1.1.4 物業(yè)使用資料 1.1.4.1 裝修管理資料(申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)圖、審圖意見書、裝飾單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請(qǐng)表、工程變更核定單) 1.1.4.2 單元物業(yè)使用記錄 1.1.4.3 單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄 1.1.4.4 單元物業(yè)維修派工單 1.1.4.5 單元物業(yè)投訴記錄 1.1.4.6 各種業(yè)主

4、委托書、授權(quán)書、申請(qǐng)書、保證書 1.1.4.7 各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件 1.1.4.8 物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營(yíng)業(yè)執(zhí)照（企業(yè)）、稅務(wù)登記證（企業(yè)）、法人代碼證（企業(yè)）、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約) 2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定 2.1 業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，客戶主管負(fù)管理責(zé)任 2.2 業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存 2.3 業(yè)主檔案應(yīng)按照業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定逐步安善內(nèi)容 2.4 業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新 2.5 客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險(xiǎn)柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施

5、 2.6 對(duì)業(yè)主檔案的保管要按照棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)先后順序進(jìn)行編號(hào)、分類、集中存放 2.7 業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和業(yè)主樓案目錄中，按照目錄依次排列存放管理 2.8 對(duì)保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊(cè)、編號(hào)，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找，并確介檔案的完整性 2.9 建立業(yè)主檔案移交制度，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù) 2.10 業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中 2.11 業(yè)主檔案屬絕密檔案，任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱 2.12 業(yè)主檔案應(yīng)永久保存，并注意適時(shí)更新 2.13 業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于)：業(yè)主個(gè)人資料、家 庭資料、購(gòu)房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使