辦公打印機(jī)使用細(xì)則

1、辦公復(fù)印機(jī)使用細(xì)則第一條復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)，詳細(xì)填寫復(fù)印時(shí)間、保密等級(jí)、份數(shù), 經(jīng)行政主管批準(zhǔn)簽字后送打字室復(fù)印。第二條為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天下午5點(diǎn)關(guān)機(jī)，過時(shí)送來的文件將延至次 日復(fù)印，急件經(jīng)行政主管批準(zhǔn)后，方可臨時(shí)開機(jī)。第三條不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)。第五條 本規(guī)定適用于各部門所屬?gòu)?fù)印機(jī)的管理。辦公文具用品管理制度第一條為使辦公文具用品管理規(guī)范化，特制訂本制度。第二條本制度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫

2、紙、 卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等。2. 管理消耗品：簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。3. 管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日 期章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥等。第三條文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用指?jìng)€(gè)人使用保管用品， 如圓珠筆、橡皮擦、直尺等。部門領(lǐng)用指本部門共同使用用品，如打孔機(jī)、釘書 機(jī)、打碼機(jī)等。第四條消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)），經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消 耗時(shí)間）設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支），并可隨部門或人員的 工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。第五條消耗品應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但

3、純消耗品（如直線紙）不在此限。第六條管理品移交如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠 償、自購(gòu)。第七條文具的申請(qǐng)應(yīng)于每月二十五日由各部門提出“文具用品申請(qǐng)單”交管 理部統(tǒng)一釆購(gòu)，并于次月一日發(fā)放，但管理性文具的申請(qǐng)不受上述時(shí)間限制。第八條 各部門設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”，由管理部統(tǒng)一保管，在文具領(lǐng) 用時(shí)作登錄使用，并控制文具領(lǐng)用狀況。第九條文具嚴(yán)禁帶回家私用。第十條文具用品一般由管理部向文具批發(fā)商采購(gòu)，其中必需品、釆購(gòu)不易或 耗用量大的，應(yīng)酌量庫(kù)存，特殊文具管理部無法采購(gòu)的，可以經(jīng)管理部同意授權(quán) 各部門自行采購(gòu)。第十一條新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出文具申請(qǐng)單向管理部領(lǐng)取文具，并列

4、入領(lǐng)用卡，人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余文具一并繳并管理部。辦公用品的發(fā)放規(guī)定第一條本公司為規(guī)范辦公用品的發(fā)放工作，特制計(jì)本規(guī)定。第二條公司各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。第三條各部門須指定專人管理辦公用品。第四條各部門應(yīng)于每月28日前將下月所需辦公用品報(bào)計(jì)劃辦公室。辦公室 于每月6日前一次性發(fā)放各部門所需辦公用品。第五條釆購(gòu)人員須根據(jù)計(jì)劃需要釆購(gòu)，保證供應(yīng)。第六條 辦公用品入庫(kù)和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記賬，做到賬物相符。第七條任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫(kù)房，不得挪用辦公用品及其他物 資。庫(kù)房要做到類別清楚、碼放整齊。第八條應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)房管理和消防工作，防止失盜、失火。電傳機(jī)與傳真機(jī)使用細(xì)則第一條服務(wù)對(duì)象

5、：公司領(lǐng)導(dǎo)或有電傳機(jī)、傳真機(jī)的各部門。第二條服務(wù)內(nèi)容：1. 發(fā)送按規(guī)定簽署的各類電文、傳真函件。2. 為公司的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)遞送收文、收電。第三條發(fā)電手續(xù)：1. 發(fā)送電文須填寫“發(fā)電收費(fèi)記錄單”，并由主管簽字后方可發(fā)出。2. 發(fā)送一次入境簽證邀請(qǐng)電，須由部門主管簽發(fā)。3. 發(fā)送多次入境簽證邀請(qǐng)電，須由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4. 邀請(qǐng)電如以傳真方式發(fā)出，須加蓋部門印章。第四條收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：1. 發(fā)電：電傳、傳真收費(fèi)參照中國(guó)電信收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2. 收電：對(duì)發(fā)給各部門的傳真，按頁(yè)計(jì)收成本費(fèi)。長(zhǎng)途電話管理辦法第一條為使電話的使用能發(fā)揮最大效力，并節(jié)省成本，特?cái)M本辦法。第二條電話的管理由管理部總籌負(fù)責(zé)。使用則由各單位主管

6、負(fù)責(zé)督導(dǎo)與控 制。第三條電話使用須知：（一）轄區(qū)內(nèi)的洽公。（二）時(shí)間以三分鐘為限，自我控制。（三）注意禮節(jié)，長(zhǎng)話短說，簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)又占線。（四）使用前應(yīng)對(duì)討論、商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。第四條長(zhǎng)途電話使用須知：（一）各辦公場(chǎng)所應(yīng)備置長(zhǎng)途電話記錄表，并記錄使用人、受話人、起訖時(shí)間、 聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。本表每月轉(zhuǎn)管理部呈總經(jīng)理核閱。（二）長(zhǎng)途電話限所長(zhǎng)以上人員掛撥。（三）一般人員需掛用長(zhǎng)途電話時(shí)需先經(jīng)所長(zhǎng)以上人員批準(zhǔn)（無所長(zhǎng)者由該單 位主管核準(zhǔn)）o（四）禁止掛用私人長(zhǎng)途電話。（五）違反長(zhǎng)途電話使用電話需知，或控制表未記載，或記載不實(shí)者，一律作 記過處分。固定資產(chǎn)管理制度1. 固定資產(chǎn)定義

7、：指單位價(jià)值大于2000元人民幣并使用期限超過1年的。2. 編碼規(guī)則：2. 1.編碼組成：AABBDDDCC:類別一大類細(xì)分一產(chǎn)品序號(hào)一成本中心代 碼2.2. 類別明細(xì)（AA）： 01：電腦；02：辦公家俱；03：辦公設(shè)備；04：汽車; 05：網(wǎng)站外設(shè)；06：電腦外設(shè)；07：軟件類；0&倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備；09：通訊設(shè)備。2.3. 成本中心（CC）：見會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則中的規(guī)定。3. 固定資產(chǎn)的購(gòu)買：3.1. 各部門因工作需要增加固定資產(chǎn)，填寫固定資產(chǎn)釆購(gòu)申請(qǐng)表，后附 不少于三家的釆購(gòu)報(bào)價(jià)單（可由產(chǎn)品線、釆購(gòu)部幫助詢價(jià)），并經(jīng)部門經(jīng)理、CEO 簽字確認(rèn)，交由行政部。3.2. 所有固定資產(chǎn)的購(gòu)買由公司行政部

8、統(tǒng)一申請(qǐng)，同時(shí)附報(bào)價(jià)單及固定資 產(chǎn)釆購(gòu)申請(qǐng)表原件。3.3. 固定資產(chǎn)釆購(gòu)到貨后由行政部填制收貨領(lǐng)用單并編制固定資產(chǎn)編號(hào) 貼制標(biāo)示，分配至使用人。之后，將收貨領(lǐng)用單復(fù)印件交財(cái)務(wù)做資產(chǎn)增加的 附件。3.4. 固定資產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)，使用人須在收貨領(lǐng)用單上簽字。3.5. 財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)于月末登記固定資產(chǎn)系統(tǒng)帳。3.6. 固定資產(chǎn)釆購(gòu)申請(qǐng)表原件保存在財(cái)務(wù)部存檔。3.7. 收貨領(lǐng)用單原件保存在行政部存檔。4. 固定資產(chǎn)的領(lǐng)用與歸還：4.1. 員工離職時(shí)須將領(lǐng)用的全部固定資產(chǎn)交回公司，由行政人員按固定資產(chǎn) 帳明細(xì)清點(diǎn)，有短缺者按價(jià)賠償，行政部應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理。4.2. 如有固定資產(chǎn)暫借，可填寫固定

9、資產(chǎn)暫借單，不做帳務(wù)處理，但規(guī) 定48小時(shí)歸還。4.3. 固定資產(chǎn)還入時(shí)應(yīng)辦理還入手續(xù)，并在收貨領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)，4.4. 每月由財(cái)務(wù)部更新固定資產(chǎn)系統(tǒng)帳。5. 固定資產(chǎn)的調(diào)撥：5.1. 公司規(guī)定，員工之間不得私自調(diào)換自己使用的固定資產(chǎn)，如有特殊情況 須調(diào)換使用，5.2. 要通知行政部，并調(diào)出方填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥單。5.3. 行政部接到固定資產(chǎn)調(diào)撥單并確認(rèn)其可行，在收貨領(lǐng)用單及固 定資產(chǎn)系統(tǒng)中做變更登記，且相關(guān)人員簽字確認(rèn)。5.4. 固定資產(chǎn)調(diào)撥單原件由財(cái)務(wù)保存。5.5. 行政部更新系統(tǒng)的資產(chǎn)調(diào)撥要及時(shí)準(zhǔn)確，以便財(cái)務(wù)月末計(jì)提折舊的準(zhǔn)確。6. 固定資產(chǎn)的維修:6.1. 當(dāng)事人須填寫固定資產(chǎn)維修（升

10、級(jí)）申請(qǐng)單交由行政部處理。6. 2行政部門接到申請(qǐng)單需先查詢固定資產(chǎn)帳，確定其維修價(jià)值，聯(lián)系售后 服務(wù)商；6.3. 維修后行政部應(yīng)將固定資產(chǎn)維修（升級(jí)）申請(qǐng)單原件交財(cái)務(wù)部；并 更新收貨領(lǐng)用單；6.4. 財(cái)務(wù)部每月更新用友固定資產(chǎn)模塊。7. 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備升級(jí)：7.1. 當(dāng)事人須填寫固定資產(chǎn)維修（升級(jí)）申請(qǐng)單，部門經(jīng)理簽字認(rèn)可， 交由IT Support處理。7. 2. IT Support接到申請(qǐng)單，確認(rèn)其升級(jí)的必要，申請(qǐng)升級(jí)硬件，7.3. 由IT部門進(jìn)行統(tǒng)一購(gòu)買，請(qǐng)款單后應(yīng)附固定資產(chǎn)維修（升級(jí)）申請(qǐng) 單；IT部門應(yīng)將固定資產(chǎn)維修（升級(jí)）申請(qǐng)單復(fù)印件交行政部，并進(jìn)行收 貨領(lǐng)用單的變更；7.4. 財(cái)務(wù)

11、部每月更新用友固定資產(chǎn)模塊。7.5. 固定資產(chǎn)維修（升級(jí)）申請(qǐng)單原件由財(cái)務(wù)保存。8. 固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)：財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（建議季盤，可抽盤）由行政協(xié)助對(duì)公司固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn), 財(cái)務(wù)出據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告并與固定資產(chǎn)帳核對(duì)。9. 固定資產(chǎn)的報(bào)損:固定資產(chǎn)的報(bào)廢由其責(zé)任人填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)，由本部門經(jīng)理、公司CEO簽字，并經(jīng)專業(yè)人士確認(rèn)，交由行政部備案。固定資產(chǎn)購(gòu)置、入帳指南您要添置設(shè)備，不知如何辦理？設(shè)備釆購(gòu)后如何入固定資產(chǎn)帳？科研協(xié)作為對(duì)方 購(gòu)置設(shè)備是否入固定資產(chǎn)帳？諸如此類問題讓我們的“指南”為您提供幫助。固定資產(chǎn)購(gòu)置、入帳通常分為四個(gè)環(huán)節(jié)：審批采購(gòu)一驗(yàn)收、建帳、建卡一財(cái)務(wù)報(bào)帳。一. 審批凡屬于學(xué)校招標(biāo)文

12、件中規(guī)定的采購(gòu)項(xiàng)目，必須履行招標(biāo)程序（詳見招標(biāo)管理 辦法）。所購(gòu)設(shè)備為控購(gòu)商品，在我科填寫“控購(gòu)申請(qǐng)表”。（控購(gòu)商品目錄見文件 匯編）。所購(gòu)設(shè)備為手機(jī)，到校紀(jì)委和主管財(cái)務(wù)副校長(zhǎng)處辦理審批手續(xù)，將審批復(fù) 印件交我科，方可購(gòu)置。所購(gòu)設(shè)備單價(jià)21萬元，在我科填寫“儀器設(shè)備審批表”，經(jīng)本單位及國(guó)資 處領(lǐng)導(dǎo)簽字；$10萬元還需主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字；M20萬元還要填寫大型精貴儀器設(shè) 備可行性論證報(bào)告。所購(gòu)設(shè)備單價(jià)小于1萬元，且不屬前兩項(xiàng)者，直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。二. 采購(gòu)自行釆購(gòu)集中釆購(gòu)（按學(xué)校大宗物資采購(gòu)辦法執(zhí)行）。三. 驗(yàn)收、建帳、建卡及領(lǐng)取設(shè)備標(biāo)簽用戶持發(fā)票、經(jīng)費(fèi)本、審批表在我科辦入帳手續(xù)：驗(yàn)收：必要時(shí)，我們

13、可進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收；建帳：我科開據(jù)固定資產(chǎn)建帳單，加蓋印章；建卡：用戶填寫設(shè)備卡及領(lǐng)取設(shè)備編號(hào)標(biāo)簽。委托物資供應(yīng)中心購(gòu)買設(shè)備須由該中心開據(jù)建帳單，并到我科填寫設(shè)備卡 及加蓋印章。購(gòu)微機(jī)配件，入帳時(shí)需告訴所配微機(jī)的設(shè)備編號(hào)，不清楚可在我處“設(shè)備 查詢”系統(tǒng)獲取。四. 財(cái)務(wù)處報(bào)銷用戶持發(fā)票、建帳單去財(cái)務(wù)處報(bào)銷。五. 不入固定資產(chǎn)科研項(xiàng)目合同中指明為對(duì)方購(gòu)置設(shè)備，課題結(jié)束后移交對(duì)方的，必須提交以 下材料方可辦理不入固定資產(chǎn)手續(xù)。合同復(fù)印件（有關(guān)設(shè)備移交部分）。提交經(jīng)科研處領(lǐng)導(dǎo)、國(guó)資處領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的報(bào)告。在我科開據(jù)驗(yàn)收單并加蓋印章。持發(fā)票、驗(yàn)收單去財(cái)務(wù)處報(bào)銷。辦公消耗品管理規(guī)定第一條本公司為加強(qiáng)對(duì)辦公消耗

14、品的管理，特制訂本規(guī)定。第二條辦公消耗品是指文具、紙張、賬本及其他印刷物品。第三條辦公消耗品一年的消耗限額為X萬元；各部門及有關(guān)人員必須節(jié)約使 用，避免浪費(fèi)。第四條辦公消耗品的購(gòu)買與管理，由總務(wù)部負(fù)責(zé)，下設(shè)保管員處理領(lǐng)用事務(wù)。第五條總務(wù)部必須把握耗品在正常情況下每月平均消耗量以及各種消耗品 的市場(chǎng)價(jià)格、消耗品的最佳采購(gòu)日期。在此基礎(chǔ)上，確定釆購(gòu)量與釆購(gòu)時(shí)間，以 最小的釆購(gòu)量，滿足日常事務(wù)運(yùn)營(yíng)對(duì)消耗品上的基本需求。第六條對(duì)于特殊場(chǎng)合作用的特殊辦公用品，使用部門必須先提出書面申請(qǐng)， 總務(wù)部據(jù)此進(jìn)行必要的調(diào)查后決定是否準(zhǔn)予采購(gòu)。如果一次釆購(gòu)價(jià)格總額超過X 萬元時(shí)，須經(jīng)該部門主管同意，必要時(shí)請(qǐng)示總裁。

15、第七條在訂制各種賬票時(shí)，如果需要改動(dòng)原格式或者重新設(shè)計(jì)新格式，使用 部門的主管必須起草正式文件或方案，若有相關(guān)部門，則需要一式多份，然后將 這些材料送至總務(wù)部，并附上委托訂制或訂購(gòu)申請(qǐng)單。之后，總務(wù)部在其責(zé)權(quán)范 圍內(nèi)，審核新格式是否合適，訂購(gòu)數(shù)量是否合適，以及新格式的適用性與時(shí)效性 等等。如果通過審核，還必須就是否由本公司自行復(fù)制或復(fù)印，還是委托外部進(jìn) 行印刷等問題，與申請(qǐng)部門作進(jìn)一步協(xié)商。第八條向總務(wù)部領(lǐng)取辦公消耗品時(shí)，必須填寫申請(qǐng)書，寫明申請(qǐng)時(shí)間，使用 場(chǎng)所（部門名稱）以及物品名稱與數(shù)量。同時(shí)申請(qǐng)者以及其部門主管和須加蓋印 章或簽字。另外，特殊辦公消耗品的申請(qǐng)，必須填寫用途。第九條局部使用

16、或特殊用途的賬簿傳票的訂購(gòu)與領(lǐng)用，統(tǒng)一由總務(wù)部調(diào)控與 管理。使用部門或申請(qǐng)者必須按特殊的程序提出申請(qǐng)。第十條總務(wù)部必須在填寫辦公消耗品購(gòu)進(jìn)登記簿的基礎(chǔ)上，對(duì)照各申請(qǐng)釆購(gòu) 傳票，在每月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，向總裁作出報(bào)告。公司資產(chǎn)丟失與損壞賠償規(guī)定1、當(dāng)員工因工作需要而借用或保管公司資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)自覺愛護(hù)使其免受損壞或丟失;2、如所借/保管資產(chǎn)在員工借用/保管期間遭到損壞或丟失，員工將要嚴(yán)格按 照下述規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)賠償；3、在員工借用公司資產(chǎn)期間，不得私自將其轉(zhuǎn)借他人，如因轉(zhuǎn)借導(dǎo)致丟失、 損壞，賠償義務(wù)仍由借用/保管人承擔(dān)。4、對(duì)于公司資產(chǎn)損壞的賠償分為兩種情況:a.自然損耗引起的，維修費(fèi)用由公司承擔(dān);b.非法

17、操作引起的，維修費(fèi)用由操作人全部承擔(dān)；5、對(duì)于資產(chǎn)丟失與損壞的賠償規(guī)定如下：固定資產(chǎn)凈值區(qū)間（RMB）個(gè)人賠償比率（累進(jìn)計(jì)算）1萬元以內(nèi)（含1萬）100%1- 2萬元（含2萬）95%2- 3萬元（含3萬）90%3- 5萬元（含5萬）85%5萬元以上80%固定資產(chǎn)凈值二資產(chǎn)原值（釆購(gòu)價(jià)）-累計(jì)折舊（財(cái)務(wù)部估算）例如：某人將公司現(xiàn)值22, 000元的資產(chǎn)丟失，那么他應(yīng)賠償?shù)慕痤~為：10, 000+10, 000*95%+2, 000*90%二21, 300（元）上述規(guī)定自公布之日起正式生效，請(qǐng)相關(guān)人員認(rèn)真保管好公司貴重資產(chǎn)，如 在使用過程中出現(xiàn)損壞或丟失，當(dāng)事人將嚴(yán)格按照上述規(guī)定給予公司相應(yīng)賠償。

18、行政部XXXX年XX月XX日辦公設(shè)備的基本常識(shí)一、使用環(huán)境辦公設(shè)備主要由電子部件和機(jī)械部件構(gòu)成，非常精密及復(fù)雜，因而對(duì)環(huán)境的 要求比較高。電壓：必須AC220V +10%環(huán)境：遠(yuǎn)離高溫、高濕與灰塵；要有通風(fēng)良好，不受陽(yáng)光照射；不能接觸具 揮發(fā)性和腐蝕性的氣體、液體放置：設(shè)備應(yīng)水平擺放，不隨便搬動(dòng)。二、消耗材料品牌的系列辦公設(shè)備一般應(yīng)使用該品牌的消耗材料，以保證質(zhì)量和設(shè)備的使 用壽命。三、平常保養(yǎng)保持清潔，設(shè)備不粘塵，尤其復(fù)印機(jī)的復(fù)印板玻璃，清潔時(shí)用柔軟的抹布， 中性清潔劑清洗。潮濕天氣時(shí)要注意防潮，即使不使用機(jī)器也要每天開機(jī)一段時(shí) 間，以驅(qū)除濕氣，或使用抽濕機(jī)。定期檢查電源線和信號(hào)線有否破損，

19、接頭有否 銹蝕。復(fù)印機(jī)一般故障的排除復(fù)印機(jī)最常見的問題是復(fù)印不清晰。首先檢查文稿，有些文稿會(huì)影響復(fù)印質(zhì) 量。如文稿的底色發(fā)黃，這種底色使對(duì)比度復(fù)印受影響。另一些文稿類型如重氮 或透明，復(fù)印件看起來會(huì)有花斑：而鉛筆文稿的復(fù)印件會(huì)覺得“太淺”。如果文稿 沒問題，就檢查復(fù)印機(jī)。先檢查復(fù)印板蓋和復(fù)印板玻璃，臟了或積塵就清潔，花了就只好更換了。接 下來檢查電暈機(jī)構(gòu)是否積塵或安放是否正確，檢查電暈線有否損壞或銹蝕。再看 看轉(zhuǎn)引導(dǎo)板和進(jìn)給導(dǎo)板有否灰塵，如果有灰塵用濕布清洗。定影組件有灰塵的話, 也會(huì)影響復(fù)印質(zhì)量。最后檢查復(fù)印紙是否佳能公司推薦的類型：復(fù)印紙受潮也會(huì)影響復(fù)印質(zhì)量。 一些外部因素導(dǎo)致復(fù)印有問題。

20、最常見的是受潮和冷凝。南方春季天氣潮濕，這 時(shí)應(yīng)使用抽濕機(jī)，沒有抽濕設(shè)備，可開機(jī)一段時(shí)間驅(qū)除濕氣。同時(shí)用干布抹干復(fù) 印板蓋和復(fù)印板玻璃、電暈機(jī)構(gòu)、轉(zhuǎn)引導(dǎo)板和進(jìn)給導(dǎo)板等。辦公設(shè)備使用規(guī)范高科技的應(yīng)用與發(fā)展，使我們的辦公設(shè)備也日新月異。過去我們?yōu)榻粨Q信息 所常用的電傳機(jī)、中英文打字機(jī)、錄音電話，現(xiàn)在正日益被電子數(shù)據(jù)傳遞技術(shù)所 代替，譬如電：子郵件、電子數(shù)據(jù)處理、數(shù)碼還原、可視傳播等等，隨之出現(xiàn)的 是速度更快，儲(chǔ)存量更大，性能比更高的超級(jí)電腦，以及各類高效率的辦公軟件; 還有數(shù)碼文件中心這樣兼具掃描、儲(chǔ)存、處理、傳送、打印功能的智能設(shè)備；可 視電話會(huì)議系統(tǒng)，可謂應(yīng)有盡有。無論這些辦公設(shè)備有多么傳統(tǒng)或

21、者先進(jìn)，無論這些辦公設(shè)備使用起來多么復(fù) 雜，但它們的基本操作規(guī)范都是一樣的。第一，必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使 用說明書的要求進(jìn)行操作。第二，必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非配置給個(gè) 人專用或指定公、用的。個(gè)人專用由個(gè)人負(fù)責(zé)，指定公用由使用人負(fù)責(zé)，只有明 確責(zé)任到具體個(gè)人，建立責(zé)任保養(yǎng)和損壞賠償制度（正常損耗除外），才能保障設(shè) 備的正常使用，有效地延長(zhǎng)使用壽命。第三，注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極 限。一旦發(fā)生故障，應(yīng)立即請(qǐng)?jiān)O(shè)備維修商上門修理。如果需將設(shè)備外移修理，必 須派專人全程陪護(hù)監(jiān)控直至原設(shè)備返回辦公室，以防止

22、個(gè)別損人利己的修理商 借機(jī)偷梁換柱，以次充好，將原裝設(shè)備弄得面目全非。高級(jí)秘書對(duì)此應(yīng)該特別地 多長(zhǎng)個(gè)心眼兒，以免遭人暗算，因?yàn)楝F(xiàn)今這樣缺徳的事兒實(shí)在太多。最好的 方法是同時(shí)請(qǐng)兩家專業(yè)修理商互為顧問，交給甲方修理時(shí)，請(qǐng)乙方代表我們陪同 前往，不暴露真實(shí)身份，只需在旁以專業(yè)眼光監(jiān)督甲方修理的全過程，這樣成本 不高，安全系數(shù)卻大大提高。對(duì)那些價(jià)值不菲，十分重要的辦公設(shè)備，千萬不要 圖方便圖省錢而放任外修，一定要嚴(yán)加控制。第四，未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人 事務(wù)。第五，辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5C至35C,相對(duì)濕度為20%至85%,過 低需用加濕器，過高需用除濕器，放在

23、距設(shè)備5米左右有效影響距離。室內(nèi)應(yīng)設(shè) 置防雷或防靜電裝置。電源接地良好，安裝平穩(wěn)。設(shè)備使用過后應(yīng)散風(fēng)冷卻15分 鐘以上，用防塵罩遮蓋。平時(shí)經(jīng)常用干的軟布擦拭設(shè)備表面，因?yàn)檗k公設(shè)備的外 殼大多是工程塑料，容易在靜電作用下吸附灰塵，所以防塵吸塵是經(jīng)常性的工作。 現(xiàn)代辦公設(shè)備精密度越高，對(duì)外界的反應(yīng)也越敏感，任何震動(dòng)、撞擊、不按指令 地亂扌恩功能鍵， 以及使用有腐蝕性的清潔劑、殺蟲劑，或者盒飯的油漬，都會(huì) 產(chǎn)生程度不同的損害。必須像愛護(hù)自己的眼睛一樣，小心翼翼地使用這些設(shè)備。第六，如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。為了更進(jìn)一步準(zhǔn)確地強(qiáng)調(diào)辦公設(shè)備的使用規(guī)范，我們不妨以電腦的使用和維 護(hù)規(guī)范作示范

24、。電腦是一種極為精密的人工智能型的電器設(shè)備，如果使用保養(yǎng)不當(dāng)，輕則影 響運(yùn)作，縮短使用壽命；重則損傷機(jī)器，丟失重要數(shù)據(jù)。電腦的最佳工作溫度為18C至25C,過冷或過熱都會(huì)引起元器件性能參數(shù)的 變化，從而造成整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定甚至癱瘓死機(jī)的后果。尤其是夏天應(yīng)釆取必 要散熱措施，連續(xù)使用兩個(gè)小時(shí)就應(yīng)休息一會(huì)兒，即使在空調(diào)狀態(tài)中，連續(xù)使用 也不要超過4個(gè)小時(shí)。電腦使用時(shí)最適宜的相對(duì)濕度為35%至60%,過分潮濕會(huì)使機(jī)器表面生銹， 過分干燥則會(huì)使元器件接線腳產(chǎn)生靜電，沖毀機(jī)內(nèi)信息，其至燒壞芯片?；覊m是電腦的又一大敵，積累在電路板上的灰塵最易引發(fā)短路和故障， 因此，平時(shí)不用電腦時(shí)，應(yīng)用干凈的棉花紙罩罩起

25、來。辦公室內(nèi)應(yīng)有除塵設(shè)施， 并應(yīng)有禁煙標(biāo)志，因?yàn)闊熿F也是一種灰塵。另外，定期清潔電腦也是十分必要 的，用柔軟的毛刷輕刷顯示屏、主機(jī)、鍵盤內(nèi)的灰塵，配置的“貓”和“鼠”也 一樣同步除塵，尤其是“鼠”的滾動(dòng)球容易沾上汗?jié)n手印或灰塵， 因此必須單 獨(dú)取出后用溫肥皂水或?qū)Ｓ们逑磩┣鍧?，切忌用酒精或汽油擦拭，以免造成?體變形。如果是無線“鼠”，那么其感應(yīng)孔也得細(xì)心捫打理，以保持其敏感度。軟盤驅(qū)動(dòng)器是故障率較高的部件，平時(shí)應(yīng)禁止使用劣質(zhì)或發(fā)；霉磁盤，避免 污損磁頭。磁頭上沾上灰塵會(huì)影響系統(tǒng)正確地讀寫數(shù)據(jù)，可使用磁頭清洗劑清潔, 酒精和清洗盤雖說也可用，但經(jīng)常使用會(huì)傷磁頭，不宜多用。應(yīng)避免在電壓波動(dòng)較厲害

26、或附近有功率較大的電器如電鉆、電焊、 電冰箱 的地方使用電腦，否則會(huì)影響電腦的使用壽命。一般情況下，每臺(tái)電腦都應(yīng)配置 UPS以應(yīng)不測(cè)。如果辦公室內(nèi)的電腦是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，一臺(tái)主服務(wù)器伺候多臺(tái)終端的，那么 對(duì)主服務(wù)器的散熱、維護(hù)、保養(yǎng)應(yīng)格外操心，凡是重要數(shù)據(jù)，一律備份， 以防 止主服務(wù)器故障造成整個(gè)系統(tǒng)癱瘓。其他要注意的事項(xiàng)還有：不要讓陽(yáng)光直射，以免機(jī)殼老化。不要隨意放置茶水，以免碰翻弄濕造成電腦短路。不要在開機(jī)狀態(tài)中插拔各種電纜， 以免燒壞接口。不要在軟盤驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤。不要在運(yùn)行程序還沒有回DOS指示的情況下匆匆關(guān)機(jī)。不要使用來歷不明的軟件。防止病毒侵入，并且配備必要

27、的殺毒軟件，定期或 經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性消毒。不要在病毒入侵日使用電腦，除非我們有特殊的自我防護(hù)措施。當(dāng)然，現(xiàn)在的 病毒種類和肆虐日子越來越多，沒準(zhǔn)哪年365天夭天都得關(guān)機(jī)，那真可怕！不要自己隨意處理硬件故障。不要將電腦交給不熟悉的非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程陪護(hù)監(jiān)督。電子郵件溝通的禮儀與規(guī)范電子郵件的溝通簡(jiǎn)單禮儀與規(guī)范如下：（一）慎重選擇發(fā)信對(duì)象確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將Cc：人數(shù)降至最低（Cc全名為CarbonCopy,中文 譯為副本轉(zhuǎn)送）1、傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。 若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù) 降至最

28、低，否則，傳送與復(fù)本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的垃圾-掌握“廣播”清單2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使 用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許 多在線朋友的回復(fù)。然而問題在于：一個(gè)人的問題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的 垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人？因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳 送出信件前小心地檢查其廣播的清單。（二）注意撰寫信件內(nèi)容1、切記收信對(duì)象是一個(gè)人，而不是一臺(tái)機(jī)器因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì)不自覺地忘 記與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的人。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨 手送出，而傷到對(duì)

29、方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實(shí)際上和你寫一封信是完 全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。2、電子信件標(biāo)題要明確且具描述性電子郵件一定要注明標(biāo)題（Subject）,因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標(biāo)題來決 定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容 相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。3、信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的 內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞 等，在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握一個(gè)訊息、一個(gè)主題的原則。4、考慮他人計(jì)算機(jī)的容量上線溝通的網(wǎng)友所擁有的

30、系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng) 的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)（如系統(tǒng)無法自動(dòng)斷行）。為確保對(duì)方能讀到自 己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以 一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個(gè)字母，并以Enter鍵結(jié)束 每一行文字。5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過無遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件 將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí) 應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。6、理清建議或意見若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見; 若是想引發(fā)

31、行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過簡(jiǎn) 短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見, 因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。7、避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使 用！ ！ ！ ！若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不 必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。8、小心幽默的使用在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽 默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符 號(hào)”（smilies,如：）代表笑臉、高興）。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加 注以提醒收信者

32、真正的意思。9、切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話在發(fā)信之前問問自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開面對(duì)面地對(duì)他人講這些話嗎？ 如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。 千萬不可以因?yàn)闆]看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語(yǔ)。切 勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。10、于特定郵件中加上密碼有些特定的郵件內(nèi)容會(huì)觸犯他人，為免不必要的紛爭(zhēng)，可考慮在這些郵件上 加密。密碼學(xué)是一個(gè)極為專門的學(xué)問，在一般的電子郵件中是不會(huì)被應(yīng)用的。想 要知道更多跟密碼有關(guān)的訊息，許多網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)均設(shè)計(jì)有特殊加密和解密的功能， 只要詳詣網(wǎng)絡(luò)管理者即可獲知。11、勿于學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)上從

33、事商業(yè)行為一般學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)是禁止商業(yè)行為的，請(qǐng)不要任意違反此共識(shí)。當(dāng)然，張貼營(yíng)利 廣告也是不受歡迎的，而這些附有營(yíng)利性質(zhì)廣告包括：產(chǎn)品促銷、自我業(yè)務(wù)推廣、 在特定群體中散播營(yíng)利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。（三）養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣1、注明送信者及其身分除非是熟識(shí)的人，否則收信人一般無法從賬號(hào)解讀出發(fā)信人到底是誰，因此 標(biāo)明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計(jì)成一 個(gè)附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時(shí)，此檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針 對(duì)“身分設(shè)計(jì)”強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)注意事項(xiàng)：（1）: “身分設(shè)計(jì)”應(yīng)充分代表發(fā)信者自己, 無論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反

34、映自己。有些人 的身分設(shè)計(jì)為：*&%-$&（ J C.YLiang,讀來不免讓人感覺他或許是一個(gè)精 神錯(cuò)亂的人；（2）:切勿過度裝飾自己的“身分設(shè)計(jì)”，例如引用名作太多或 圖繪太華麗等等均會(huì)妨礙電子郵件的正常溝通效益。2、遵守一般法律規(guī)定進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準(zhǔn)則亦須遵守。因透過計(jì)算機(jī)系統(tǒng), 要擷取、復(fù)制或篡改他人作品是相當(dāng)容易的，因此在網(wǎng)際空間中對(duì)于智慧財(cái)產(chǎn)權(quán) 的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對(duì)原作者與 原作品的出處詳加注明，以示尊重。3、勿任意或無心地浪費(fèi)頻寬傳送冗長(zhǎng)文字與大型圖繪均會(huì)占用大量的頻寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車。為避免浪費(fèi) 網(wǎng)際空間使用者的寶貴時(shí)

35、間，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮傳送訊息容量的大小。4、小心附件功能的使用在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于附件功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者 無法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。 如果附件內(nèi)容不長(zhǎng)時(shí)，請(qǐng)直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明 附件的撰寫軟件，例如:“本信附件內(nèi)容撰寫軟件為Word 6.0 for Windows。5、勿重復(fù)傳送同一訊息勿一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率, 同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同 的訊息給多個(gè)組群(group),因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)使用者同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子 郵件組

36、群，如此一傳送，這些使用者勢(shì)必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件 給多個(gè)組群，請(qǐng)一次傳送完畢。6、定期檢査計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間，為 避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，使用者須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定 是否正確。回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范(一) 三思回復(fù)內(nèi)容1、勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對(duì)方趕快閱讀、處理，以及回 復(fù)。我們不要對(duì)2、他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過分期許。當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人，忽視或去除他人 給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因

37、為發(fā)信人通常會(huì)焦慮地 等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方？如果收信者能從信件內(nèi)容看出 正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡(jiǎn)單解釋 傳送的錯(cuò)誤。在網(wǎng)際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯(cuò)誤并熱心 協(xié)助。3、情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息人們習(xí)慣于面對(duì)面的口語(yǔ)傳播，臉部表情與身體語(yǔ)言都會(huì)輔助溝通的效益。 然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有 很多的字句在日常口語(yǔ)溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人，例如有人以三字經(jīng)作為見面 時(shí)打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù) 期的紛爭(zhēng)。當(dāng)來信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心

38、情平靜后再看一遍，恢復(fù)正 常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。4、謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件在網(wǎng)際空間中，惡意中傷或會(huì)引起爭(zhēng)端的郵件通常被稱之為Flames.對(duì)于 Flames的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付Flames 最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續(xù)過著自己正常而理性的生活。5、閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法厘清建議與意見如同撰寫傳送郵件時(shí)須注意厘清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也 須注意這項(xiàng)原則。詳細(xì)辨明來信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓 吹行動(dòng)？如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來信。6、避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ)網(wǎng)際空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變

39、成他人 嘲弄或攻擊的話題。因此，回復(fù)他人建議與意見時(shí)，必須扣緊主題，并提出相關(guān) 的實(shí)證予以說明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外，要 回復(fù)他人信件時(shí)，請(qǐng)使用“Reply”的功能，不要另起標(biāo)題而造成對(duì)方的混淆。7、將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見在回復(fù)某一特定信函之前，請(qǐng)先閱讀所有己回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的 回復(fù)內(nèi)容己有十個(gè)人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達(dá)即可，無 須重復(fù)大家己覺厭煩的意見。在網(wǎng)際空間中，長(zhǎng)篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的 興趣，反而是那些精簡(jiǎn)有力的言論會(huì)吸引群眾。8、確認(rèn)將要回復(fù)的對(duì)象是誰在網(wǎng)際空間中進(jìn)行公眾事務(wù)的討論時(shí)，請(qǐng)?jiān)偃?/p>

40、思考慮回復(fù)的對(duì)象到底是誰？ 有必要將自己的意見廣播嗎？或許，只須回復(fù)意見給發(fā)信者，并加注說明：如 果你覺得有必要將這個(gè)意見廣播給大家，敬請(qǐng)傳送無妨！署名。署名代表著回 復(fù)者對(duì)其言論負(fù)責(zé)的態(tài)度，也讓回復(fù)者因其精辟的言論有所贊譽(yù)回饋。9、切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者若要把他人的來函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢來信者的同意，否則犯了網(wǎng) 絡(luò)禮儀的大忌！對(duì)來信者而言，郵件內(nèi)容是針對(duì)收信者所撰寫的私人信函，不見 得適合他人閱讀。10、考慮替代性的溝通管道回復(fù)電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對(duì)方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面 簽覆？別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助（如表情、肢體語(yǔ) 言等

41、）。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會(huì)完全不一樣的，更何況目前太 多的人都是以非自己母語(yǔ)的英文進(jìn)行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。 最后，要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們，當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國(guó)民時(shí)，千萬要遵 守因特網(wǎng)的禮儀，不要認(rèn)為在計(jì)算機(jī)的世界里，沒有人可以看見你，就可以 為所欲為哦固定資產(chǎn)管理的基本要求企業(yè)的固定資產(chǎn)是其進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的根本條件，它大體包括經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、經(jīng)營(yíng) 器具兩方面的內(nèi)容。企業(yè)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，應(yīng)遵循以下幾個(gè)方面的要求：（一）科學(xué)地進(jìn)行固定資產(chǎn)的預(yù)測(cè)分析隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的不斷發(fā)展，企業(yè)所需固定資產(chǎn)的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、效能也隨 之發(fā)生變化。因此，正確預(yù)測(cè)固定資產(chǎn)需要量，是固定

42、資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作與首 要環(huán)節(jié)。（二）正確地計(jì)提固定資產(chǎn)折舊固定資產(chǎn)在使用過程中發(fā)生的價(jià)值損耗，可以通過計(jì)提折舊的方式加以合理 補(bǔ)償，這樣才能保證固定資產(chǎn)更新的順利進(jìn)行。（三）切實(shí)做好固定資產(chǎn)的保管固定資產(chǎn)是企業(yè)的重要資源，保證固定資產(chǎn)的完整無缺，是固定資產(chǎn)管理的 責(zé)任所在。（四）不斷提高固定資產(chǎn)的利用率企業(yè)通過有效的固定資產(chǎn)管理工作，可以節(jié)省固定資產(chǎn)的投資，最大限度地 發(fā)揮其效能，降低產(chǎn)品成本的折舊費(fèi)，為企業(yè)提供更多的盈利。接聽電話處理技巧當(dāng)你給他人打電話時(shí)，你應(yīng)調(diào)整好自己的思路。那么，當(dāng)你的電話鈴響起之時(shí)， 你應(yīng)該盡快集中自己的精力，暫時(shí)放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清 晰地處理電

43、話帶來的信息或商務(wù)。當(dāng)然，上述過程應(yīng)該迅即完成，如果你讓電話 鈴響得時(shí)間過長(zhǎng)，對(duì)方會(huì)掛斷電話，你便會(huì)失去得到信息或生意的機(jī)會(huì)。以下幾 點(diǎn)是你在接電話時(shí)可以參考和借鑒的技巧：1、隨時(shí)記錄在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備，而不 得不請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)，這樣會(huì)使對(duì)方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。2、自報(bào)家門一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名，有時(shí)也有必要說出自己所在單位的名 稱。同樣，一旦對(duì)方說出其姓名，你可以在談話中不時(shí)地稱呼對(duì)方的姓名。3、轉(zhuǎn)入正題當(dāng)你接聽電話時(shí)，不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間，而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè) 好的開場(chǎng)白可能是：“您需要我做什么？ ”當(dāng)你覺出對(duì)方有意拖

44、延時(shí)間，你應(yīng)立即 說：“真不巧！我正要參加一個(gè)會(huì)議，不得不在5分鐘后趕到會(huì)場(chǎng)?！边@樣說會(huì)防 止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進(jìn)展。4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得己的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí)， 你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略?，并?qǐng)求對(duì)方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會(huì)處 理好這件事的，請(qǐng)他和您通話好嗎？ ”在你作出這種決定之前，應(yīng)當(dāng)確定地方愿 意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對(duì)于這件事，我們很快會(huì)派人跟您聯(lián)系 的?！?、避免電話中止時(shí)間過長(zhǎng)如果你在接電話時(shí)不得不中止電話而查閱一些資料，應(yīng)當(dāng)動(dòng)作迅速。你還可 以有禮貌地向?qū)Ψ秸f：“您是稍候片刻，還是過一會(huì)兒我再給您打過去？ ”讓對(duì)方等候時(shí)，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕 輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過你所預(yù)料的時(shí)間，你可以每隔一會(huì)兒 拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進(jìn)展。如，你可以說：“約翰先生，我己經(jīng)快替您找完了