服裝出口洽談策劃書

1、某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會 策劃書 專業(yè)：工商管理專業(yè) 班級：12級專升本組員：陳婧:241293903 鄭偉偉：241293946吳洋明：241293933 黃佳冰：241293914黃瓊玲：241293915- 11 -目 錄一、活動(dòng)背景.1二、活動(dòng)概述.1三、會議安排任務(wù).1四、會議的準(zhǔn)備工作.1-6五、談判會議室的布置與座次安排.7六、會前主方談判的接待準(zhǔn)備.7七、主座談判迎送工作.7八、雙方利益、優(yōu)劣勢分析及洽談目的.8九、談判程序及具體策略.8-9十、談判流程.9十一、會議服務(wù)工作程序及注意事項(xiàng).9-10十二、談判過程中的禮儀10某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大

2、型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會一、活動(dòng)背景：在某貿(mào)易公司業(yè)務(wù)需求不斷擴(kuò)大的情況下，某進(jìn)出口貿(mào)易公司（主方）與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)（客方）在主方貿(mào)易公司進(jìn)行有關(guān)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談。二、活動(dòng)概述：1、活動(dòng)名稱：某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會2、活動(dòng)時(shí)間：2013年5月18日（會談）-2013年5月19日（游樂宴請）3、活動(dòng)地點(diǎn)：主方貿(mào)易公司的會議室4、主辦單位：某進(jìn)出口貿(mào)易公司5、活動(dòng)目的：通過會談創(chuàng)造雙方的利益三、會議安排任務(wù)：公司會議的工作、座次、談判、出席談判的儀表儀態(tài)禮儀安排四、會議的準(zhǔn)備工作確定會議主題與議題 尋找合作機(jī)會、尋找共同商機(jī)、促進(jìn)雙方發(fā)展、創(chuàng)造雙贏

3、的機(jī)會明確會議組織機(jī)構(gòu)某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)確定會議名稱：“某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會”明確會議所需設(shè)備和工具室內(nèi)設(shè)施設(shè)備(1)接通計(jì)算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。(2)調(diào)整投影設(shè)備，亮度、大小適當(dāng)。(3)調(diào)試話筒效果。(4)安排攝影、攝像位置。(5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器，冬季室內(nèi)溫度控制在18度左右，夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右，并在會前40分鐘左右噴灑適量清淡空氣清新劑，保持室內(nèi)空氣清新。會議用品準(zhǔn)備1)茶杯：須經(jīng)過消毒，消毒時(shí)間不少于20分鐘；茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口；茶杯無水跡且光亮2)玻璃杯：不得有破損和缺口，杯子清潔、光亮、透明，無指印，列放在杯墊上

4、3)礦泉水：礦泉水瓶無灰塵，密封完好，瓶內(nèi)無沉淀物，并在保質(zhì)期內(nèi)4)小毛巾：無斑點(diǎn)和異味，須經(jīng)過消毒，消毒時(shí)間在20分鐘左右，重要會議一律用新的小毛巾，冬季毛巾必須保暖5)小竹簍：不得有破損,每次使用結(jié)束后，熱水浸泡，曬干后保存，以再次使用6)簽到臺：臺布無污跡，無破損7)鮮花：新鮮，無枯枝、敗葉8)熱水瓶：表面清潔光亮，無水跡，水溫控制在90度以上9)掛衣架：清潔完好，無損壞，無缺少10)文具：筆、油墨飽滿，書寫通暢；紙本干凈整潔確定會議規(guī)模與規(guī)格此次會議為中小型會議。 確定會議時(shí)間與會期于2013年5月18日上午9點(diǎn)至下午5點(diǎn)（可提前一天報(bào)到，報(bào)到時(shí)間段為早上八點(diǎn)至下午五點(diǎn)）確定與會者名單

5、主方派8名談判人員：主談：總經(jīng)理xxx 翻譯人員xxx輔談：總經(jīng)理助理xxx 銷售總監(jiān)xxx 法律顧問xxx其他：財(cái)務(wù)人員xxx 代理人xxx 技術(shù)顧問xxx另外，客方也是派職稱相同的8名成員參加談判：主談：總經(jīng)理xxx 商務(wù)人員xxx輔談：總經(jīng)理助理xxx 銷售總監(jiān)xxx 法律顧問xxx其他：財(cái)務(wù)人員xxx 技術(shù)顧問xxx 生產(chǎn)代表xxx當(dāng)主客雙方談判人員由16個(gè)人的會議增加人數(shù)時(shí)，其復(fù)雜程度將成倍增加。所以在本次會議洽談中，盡量控制人員的適度，且我方更應(yīng)做事先應(yīng)急準(zhǔn)備。選擇會議地點(diǎn)某進(jìn)出口貿(mào)易公司（主方）的會議室準(zhǔn)備會議文件材料主要有議程表和日程表兩大類、洽談座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、

6、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等制作會議證件證件主要有代表證、出席證、來賓證、旁聽證、工作證、出入證等，職稱較為重要的證件還可貼上本人照片，加蓋印章。如下：某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會xx證姓名xxx職稱xxxxx證件號碼：xxxxxxxx主辦方公司：某進(jìn)出口貿(mào)易公司2013年5月18日布置會議室1、洽談室內(nèi)外的布置： 會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉2、洽談室的布置：座次職務(wù)最高的居其座位正中，然后客方正對主方的先左后右，由前至后的順序依次排列；主方的座位安排則正對客方的先右后左排序會場檢查進(jìn)行會場設(shè)備及現(xiàn)場的安排進(jìn)行安

7、全事項(xiàng)檢查。安排食住行主辦單位提供服務(wù)項(xiàng)目： 1)往返機(jī)票總額的50%（根據(jù)公司的規(guī)模決定）2) 住宿(2夜,包含早中餐)3）提供單獨(dú)會客室4) 提供洽談會當(dāng)天翻譯制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案預(yù)算細(xì)節(jié)單：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用：租用旅行車輛2輛/400元，租用2天總計(jì)800元。2、會議室/廳費(fèi)用：鐵觀音茶葉8袋/400元、飲用水6桶/48元，總計(jì)448元。3、入住酒店費(fèi)用：豪華套間2間/680元，普通單人標(biāo)間2間/180元，普通雙人標(biāo)間2間/120元，入住2天費(fèi)用總計(jì)1960元。4、餐飲費(fèi)用(囊括會議的早中餐飲費(fèi)用及宴請和其他)：早餐：15元/人，人員16人，總計(jì)240元午餐：25元/人，人員16人，總

8、計(jì)400元水果茶點(diǎn)：蘋果5.8元/500g，梨4元/500g，香蕉4元/500g，提子10元/500g，糕點(diǎn)18/盒，水果各買10斤和糕點(diǎn)10盒，總計(jì)418元總計(jì)1058元宴請餐飲：估算2000-3000元不等5、會議資料：復(fù)印本及筆記本和筆還有其他等總計(jì)80元6、宴請會演員及節(jié)目：一晚800元7、其他雜費(fèi)：預(yù)估在200內(nèi)總計(jì)大約花費(fèi)8346-9000元之間 另外可根據(jù)客房的談判風(fēng)格和風(fēng)俗習(xí)慣及基本慣例來制定洽談策略，以避免不必要的麻煩：1、若對方的等級觀念強(qiáng)，我方可詳細(xì)做主次到位，尊重他們的尊卑秩序2、若對方的談判風(fēng)格婉轉(zhuǎn)圓滑，即我方必須做到資料備全，以到時(shí)隨機(jī)應(yīng)變3、若對方言語較為直白，固

9、執(zhí)堅(jiān)毅，那我方也可以采用直來直往的方式應(yīng)對4、若對方重視人際的發(fā)展關(guān)系，即我方可以采用價(jià)格略低長遠(yuǎn)發(fā)展關(guān)系應(yīng)對會議日程和議程 日期時(shí)間議程安排參會人員及負(fù)責(zé)人備注5月18日9:00-10:00會前接待、簽到及引導(dǎo)工作接待組及秘書組和保衛(wèi)科名單盤點(diǎn)及現(xiàn)場引導(dǎo)工作10:00-12:00雙方主要人員發(fā)言所有代表人員相關(guān)資料備齊12:00-14:00進(jìn)餐及休息時(shí)間接待組食宿安排14:00-17:00產(chǎn)品討論及會議洽談（結(jié)束后進(jìn)餐）所有人員產(chǎn)品及相關(guān)設(shè)備5月19日9:00-11:30接與會人員進(jìn)行景點(diǎn)參觀和游玩等接待組及會議相關(guān)人員相關(guān)事項(xiàng)安排及注意安全11:30-13:30進(jìn)餐時(shí)間接待組食宿安排13:

10、30-14:30休息時(shí)間（與會人員自行安排）接待組及會議相關(guān)人員景點(diǎn)游玩后的人員清點(diǎn)及安全事項(xiàng)18:00-21:00進(jìn)行晚餐宴會時(shí)間所有人員宴會場所和菜式座位安排及結(jié)束后會場記錄 制發(fā)會議通知 某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會主辦：某進(jìn)出口貿(mào)易公司 您好！首先祝貴公司前程似錦！為適應(yīng)市場變化、進(jìn)一步促我司與貴公司雙方的經(jīng)貿(mào)交流、拓寬溝通渠道，增進(jìn)各行業(yè)企業(yè)間在產(chǎn)品、技術(shù)、市場等方面的合作，由某進(jìn)出口貿(mào)易公司主辦的服裝出口貿(mào)易洽談會將于2013年5月18日在某進(jìn)出口貿(mào)易公司的會議室舉行、洽談，并誠邀貴公司參觀我司。通過貴公司介紹優(yōu)秀的產(chǎn)品、與貴公司的深入交流，尋找相互感興

11、趣的產(chǎn)品或業(yè)務(wù)合作伙伴，共同拓展市場，實(shí)現(xiàn)雙贏。 洽談會的具體內(nèi)容如下- 會議名：某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)服裝出口的業(yè)務(wù)洽談會- 日 期：2013.05.18- 時(shí) 間：09:0017:00- 場 所：某進(jìn)出口貿(mào)易公司（主方）的會議室的會議室- 主 辦：某進(jìn)出口貿(mào)易公司（主方）的會議室- 規(guī) 模：15-20人的中小型會議某進(jìn)出口貿(mào)易公司：代表8人某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)：代表8人 - 形 式：某進(jìn)出口貿(mào)易公司與某大型服裝生產(chǎn)企業(yè)1:1洽談- 商談項(xiàng)目：服裝出口的業(yè)務(wù)洽談- 主辦單位提供服務(wù)項(xiàng)目 : 1)往返機(jī)票總額的50%（根據(jù)公司的規(guī)模決定） 2) 住宿(2夜,包含早中餐) 3）提供單

12、獨(dú)會客室 4) 提供洽談會當(dāng)天翻譯 望有貴公司于5月1日前填寫企業(yè)回執(zhí)表回傳至我司。 聯(lián)系人：xxx傳真：xx-xxx-xxxxxxxx電話：xxx -xxxxxxx,手機(jī)：xxxxxxxxxxx 某進(jìn)出口貿(mào)易司 2013年4月17日 五、談判會議室的布置與座次安排洽談室的選擇與布置 此次為中小型規(guī)模會議，所以只要安排在會議室即可。另外安排2-3個(gè)房間，一間作為主要會議室外，另一間作為雙方進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室， 再配一個(gè)休息室。會議室的布置：1、布置綠色植物（美化養(yǎng)神）2、張貼業(yè)績表（起到宣傳作用，給客方塑造企業(yè)良好的團(tuán)隊(duì)氛圍形象）3、布置舒適的談判會議（如：適宜的光線和溫度、寧靜的環(huán)境、還有

13、會議召開時(shí)可拉上窗簾以集中精力在會議主題，從而提高洽談的成功率）談判桌擺放及座次安排 長方形由于會議室的格局，決定將會議桌橫放，則正面對門為上座，應(yīng)屬于客方，背面對門為下座，屬于主方（靠近門口側(cè)）雙方主談人首席代表，各在己方一邊的中間就坐，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人兩側(cè)就坐六、會前主方談判的接待準(zhǔn)備 主座談判，作為東道主一方出面安排各項(xiàng)洽談事宜時(shí)， 一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求， 方的理解、信賴和尊重1、成立接待小組 成員由后勤保障(食宿方面 、交通、通訊）負(fù)責(zé)人員組成2、擬訂接待方案 安排其他接待

14、人員在公司接待與會人員，接待組組長負(fù)責(zé)簽到，引導(dǎo)進(jìn)入會場安排茶水接待客人 安排前臺人員到前廳等候處理，幫助解決突發(fā)情況 保衛(wèi)人員及其他人員到現(xiàn)場勘查，以保證與會人員人身安全和財(cái)產(chǎn)安全 秘書組合保衛(wèi)組聯(lián)手安排會議相關(guān)必備用品七、主座談判迎送工作 我方作為東道主（主座），客方此次出席的有：總經(jīng)理、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理助理、商務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、法律顧問、翻譯人員、技術(shù)顧問8位代表 客方抵離的航班時(shí)間為8:30分，我方所有迎送人員都應(yīng)主動(dòng)先于客方到達(dá)前1個(gè)小時(shí)指定地點(diǎn)迎候 客房此次來的人數(shù)不多，我方迎接人員要按身份職位的高低順序列隊(duì)迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄 若我方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，需請客方主要

15、領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好讓客人從右側(cè)門上車，我方領(lǐng)導(dǎo)從左側(cè)門上 車，避免從客人座前穿過八、雙方利益、優(yōu)劣勢分析及洽談目的優(yōu)劣勢分析我方利益：1、獲得更高的利潤 2、建立長遠(yuǎn)的合作關(guān)系對方利益：1、制作質(zhì)量上乘、性能良好、價(jià)格適中的品牌服裝2、建立長遠(yuǎn)的合作關(guān)系我方優(yōu)勢：1、資金流動(dòng)自由、信譽(yù)良好2、購貨渠道較廣 我方劣勢：1、銷售量業(yè)務(wù)劇增，存貨不足 2、合作對象較多同時(shí)也較分散對方優(yōu)勢：1、生產(chǎn)的服裝質(zhì)量相對好，較市面上其他同類產(chǎn)品更具競爭力 2、訂單多，合作對象多對方劣勢：1、有大量的競爭對手2、生產(chǎn)線較為繁忙洽談目的：1、達(dá)到合作目的，爭取簽下我們預(yù)期合作條件下的合同2、保證價(jià)格優(yōu)勢3、由我

16、方負(fù)責(zé)產(chǎn)品的運(yùn)輸和保險(xiǎn)九、談判程序及具體策略1、開局：方案一：感情交流式開局策略：通過談及雙方合作情況形成感情上的共鳴，把對方引入較融洽的談判氣氛中方案二：采取進(jìn)攻式開局策略：營造低調(diào)談判氣氛借題發(fā)揮的策略：認(rèn)真聽取對方陳述，抓住對方問題點(diǎn)，進(jìn)行攻擊、突破2、中期談判階段：1）紅臉白臉策略：由兩名洽談成員其中一名充當(dāng)紅臉，一名充當(dāng)白臉輔助協(xié)議的談成，適時(shí)將洽談話題從價(jià)格轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品質(zhì)量上來2）層層推進(jìn)，步步為營的策略：有技巧地提出我方預(yù)期利益，先易后難，步步為營地爭取利益3）把握讓步原則：明確我方核心利益所在，實(shí)行以退為進(jìn)策略，退一步進(jìn)兩步，做到迂回補(bǔ)償，充分利用手中籌碼，適當(dāng)時(shí)可以答應(yīng)部分要求

17、來換取其它更大利益4）突出優(yōu)勢：以以往案例作為資料，讓對方了解到我們的優(yōu)勢。強(qiáng)調(diào)與我方協(xié)議成功給對方帶來的利益，同時(shí)軟硬兼施，暗示對方若與我方協(xié)議失敗將會有巨大損失5）打破僵局：合理利用暫停，首先冷靜分析僵局原因，再可運(yùn)用把握肯定對方行式，否定方實(shí)質(zhì)的方法解除僵局，適時(shí)用聲東擊西策略，打破僵局3、休局階段：如有必要，根據(jù)實(shí)際情況對原有方案進(jìn)行調(diào)整4、最后談判階段：1）把握底線：適時(shí)運(yùn)用折中調(diào)和策略，把握嚴(yán)格把握最后讓步的幅度，在適宜的時(shí)機(jī)提出最終報(bào)價(jià)，使用最后通牒策略2）埋下契機(jī)：在談判中形成一體化洽談，以期建立長期合作關(guān)系3）達(dá)成協(xié)議：明確最終洽談結(jié)果，出示會議記錄和合同范本，請對方確認(rèn)，并

18、確定簽訂合同的具體時(shí)間和地點(diǎn)制定應(yīng)急預(yù)案雙方進(jìn)行商務(wù)洽談，總會出現(xiàn)特殊情形。為了使洽談順利進(jìn)行，有必要制定應(yīng)急預(yù)案。例如：對方提出新的異議應(yīng)對方案：1、保留意見，再待商議2、就著和好往來，適當(dāng)讓步十、談判流程（1）雙方進(jìn)場（2）介紹本次會議安排與與會人員（3）正式進(jìn)入談判： 主要介紹本次主要談的服裝類型，批量等情況 遞交并討論此次出口協(xié)議 雙方協(xié)商服裝的交貨時(shí)間、地點(diǎn)方式等 協(xié)商定金支付的時(shí)間、方式，及有違約情況下的賠償辦法和法律責(zé)任（4）達(dá)成協(xié)議（5）簽訂協(xié)議（6）握手祝賀談判成功，拍照留念。（7）設(shè)宴招待，談判圓滿達(dá)成十一、會議服務(wù)工作程序及注意事項(xiàng)會議迎賓服務(wù)1、會議開始前1小時(shí)，迎賓員

19、應(yīng)在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達(dá)。來賓到達(dá)時(shí)應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到2、簽到時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)微笑問候，詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到，然后引領(lǐng)至?xí)龌蛐菹⑹?、迎接來賓入座時(shí)，要面帶微笑，用語禮貌，舉止大方，手、語并用4、提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人，然后按順時(shí)針方向提供服務(wù)5、添加茶水時(shí)，倒至七分滿，并注意客人的動(dòng)態(tài)，以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過程中，須忙而不亂，快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時(shí)，聲音要輕，茶杯須放在賓客的右手位置，同時(shí)杯柄朝后45度，并說：“請用茶”。用礦泉水，必須先開瓶蓋，再掀杯蓋，倒入礦泉水時(shí)，礦泉水瓶不得與杯口接觸，倒至八分滿即可會場服務(wù)1、會議開始后，在會議室門口掛上“請勿打擾”牌子2、會議開始后，服務(wù)員應(yīng)站立在會場周圍，觀察所負(fù)責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù)3、服務(wù)員不得隨意出入會議室，確有緊急事項(xiàng)，服務(wù)員可用紙條傳遞信息4、送茶水時(shí)，應(yīng)對客人說：“請用茶”。每隔20分鐘加茶水（給有需要的客人）5、會議結(jié)束，服務(wù)員要立即開啟會議室