科技檔案管理學復習提綱

1、科技檔案管理學復習提綱 一、科技檔案管理學的概念、研究對象、研究任務：概念：科技檔案管理學是研究科技檔案和科技檔案工作的產(chǎn)生、發(fā)展規(guī)律及其組織管理的原則與方法的學科。研究對象：科技檔案、科技檔案工作研究任務：1、 研究科技檔案的形成過程及其規(guī)律2、 研究科技檔案的本質(zhì)屬性3、 研究科技的種類、構(gòu)成及其特點4、 研究科技檔案的價值和功能5、 研究科技檔案工作的基本原則和性質(zhì)6、 研究科技檔案工作的組織和管理7、 研究科技檔案實體管理和科技檔案信息資源的開發(fā)利用工作二、科技檔案和科技文件的概念：科技檔案的概念：保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头磻萍忌a(chǎn)活動的科技文件科技文件的概念：在科技生產(chǎn)活動中直接形成的

2、，處于使用和運行過程中文件材料三、科技檔案與其他事物的區(qū)別和聯(lián)系：1、 科技資料和科技檔案：聯(lián)系：科技資料套用科技檔案，科技檔案交流、購買變?yōu)榭萍疾牧蠀^(qū)別：定義上：科技檔案是記述反映本單位生產(chǎn)建設和科研活動材料?？萍假Y料是作為參考不反映本單位活動的材料。 來源上：科技檔案絕大部分為本單位編制產(chǎn)生，小部分為上級機關主管部門下發(fā)的制度文件、技術性指令。 科技資料絕大部分外來。 內(nèi)容上：科技檔案是本單位生產(chǎn)建設、科技活動的依據(jù)資料。 科技資料不直接反映本單位生產(chǎn)建設、科技活動的依據(jù)資料。 作用上：科技檔案是依據(jù)、憑證、歷史查考作用?？萍假Y料是參考作用。2、 科技文件和科技檔案：聯(lián)系：科技文件歸檔后形

3、成科技檔案，它們只是同一事物的不同階段。區(qū)別：數(shù)量上：科技文件數(shù)量多于科技檔案 作用上：科技檔案依據(jù)、憑證、歷史查考作用。科技文件是現(xiàn)實指導依據(jù)作用。3、 科技檔案和文書檔案：區(qū)別：內(nèi)容上：科技檔案反映科技生產(chǎn)活動。 文書檔案反映階級斗爭、政治生活、行政事務。 形成規(guī)律上：科技檔案以套為單位進行整理（客體來源）。 文書檔案來問與復文相結(jié)合進行整理（主體來源）。 形成單位上：科技檔案為技術型單位，文書檔案為非技術型檔案。 文件材料形式上：科技檔案以符號、圖畫為主要記錄方式，載體藍圖、底圖、白圖， 文書檔案已文字為記錄方式，載體磁盤、紙張。四、科技檔案的特點：1、 專業(yè)性，是kjda最突出的特點之

4、一，集中表現(xiàn)在形成領域和內(nèi)容性質(zhì)兩個方面。所以專業(yè)性特點是實現(xiàn)kjda科學gl的重要依據(jù)之一。2、 種類和類型多樣性。在各個da門類中，以kjda的種類最為集中、類型最為復雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。3、 成套性，科技檔案是圍繞一個項目形成的一系列科技文件。它集中體現(xiàn)在kjda的形成合內(nèi)容構(gòu)成兩個方面。4、 現(xiàn)實性，科技檔案可以根據(jù)現(xiàn)實需要進行修改，具有較強的現(xiàn)實使用性。五、科技文件材料編號目的、要求：編號目的：1、反映科技文件材料之間的聯(lián)系性和系統(tǒng)性 2、便于保管、方便利用，迅速查找所需文件編號要求：1、科技文件的編號要求與其所反映對象一致 2、每份科技文件都必須有獨立的編號 3、不同對象的

5、科技文件材料要有不同的編號方法 4、編號力求簡短、準確，便于記憶和識別 5、一個文件編號由代字、代號組成，也可完全用代號組成六、隸屬編號法（p130）、工程編號法：隸屬編號法：按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的隸屬關系進行編號的方法，多用于機械產(chǎn)品。 產(chǎn)品部件分部件零件 產(chǎn)品型號 組成部分隸屬編號 零件序號 * * *工程編號法：在具體工程項目中，根據(jù)有機聯(lián)系。 工程代號 結(jié)構(gòu)組成部分代號 順序號 * * * * * * （單項工程號）（設計階段號）（專業(yè)號）（類屬號） 優(yōu)點：明確了解文件屬于哪個工程，便于成套管理利用 缺點：不利于圖紙復用七、科技文件材料更改原因、怎樣更改：更改原因：1、科技文件形成過程中發(fā)生錯誤

6、 2、科技文件在使用過程中不能適用現(xiàn)場需要或現(xiàn)場條件發(fā)生變化 3、在實施活動中采用了新技術、新工藝、新結(jié)構(gòu)、新標準或采納了更合理的建議或用戶要求改變更改方法：a底圖：1、 劃改（杠改）：將底圖上需改動的圖形、尺寸用45度的斜細實線劃掉，右上方添注新圖形或新尺寸。更改過后寫上更改次數(shù)（用abc表示）、處數(shù)（用123表示）。在圖框的更改處標記欄內(nèi)寫明更改名稱、內(nèi)容、標記、更改人簽名。2、 刮改、洗改、擦改：將底圖上要改動的圖形、文字、尺寸等部分用刮、洗、擦得方式去掉，然后添注更改后的內(nèi)容并添寫更改標記。3、 刮改、劃改并用：圖形用刮改，尺寸文字用劃改。4、 換改：注意事項：（1）更換舊底圖，新圖編

7、號不變 （2）在新底圖的更改標記欄內(nèi)添注上最后一次更改標記 （3）履行與底圖更改同樣的審簽手續(xù) （4）替換下的底圖在其上寫上：“已有新圖代替” 字樣，由經(jīng)辦人簽字，寫上日期，附在新底圖后同樣歸檔保存b藍圖：生產(chǎn)用藍圖：底圖劃改則藍圖劃改，底圖刮改則藍圖刮改。簽上更改人姓名、日期。庫存用藍圖：附新藍圖企業(yè)科技文件的更改：1、提出更改建議，形成一份文件：更改建議書（包括：更改產(chǎn)品/零件名稱，產(chǎn)品部件名稱、圖號，更改原因，更改建議人簽字）2、更改單的審簽3、更改：更改的權限：（1）本單位設計、仿制、測繪的產(chǎn)品，更改權屬于本單位。（2）兩個以上企業(yè)聯(lián)合設計的，更改權屬于：更改部分由誰設計，由誰更改；由

8、主設計單位進行更改；由上級指定部門來更改。（3）用戶委托設計產(chǎn)品，一般由設計部門修改或按合同、協(xié)議說法進行修改。（4）從外國引進的項目和設計文件，按合同修改。1、 發(fā)放新底圖和更改單建筑工程科技文件更改：1、 更改權限：（1）原則上由設計編制單位來進行更改。（2）聯(lián)合進行項目由主設計單位更改；誰設計設更改；上級主管部門制定。（3）設計單位制定施工單位施工，施工方依據(jù)實際情況來更改。（4）由外國引進的項目由承包單位更改。（5）中外合資基建項目按雙方合同進行更改。（6）原設計單位委托施工方，由施工方全權修改（委托協(xié)議）。2、 更改原則：（1）建筑工程項目的科技文件材料是經(jīng)過批準的正式文件，一般按相

9、應的標準、圖紙施工，施工方不能隨意更改，如需修改必須經(jīng)設計部門同意。（2）因增加了建筑投資，提高實際標準，擴大建筑面積等涉及到初步設計的有關內(nèi)容，除了經(jīng)過設計單位同意外，還要報請上級主管機關批準備案。（3）建筑工程用圖采用杠改方式而非劃改方式。（4）由設計部門制定給施工現(xiàn)場設計工作小組進行更改。3、程序和方式：（1）提出更改建議（設計單位、施工單位、設計工作組）（2）正式提出建議（由施工單位總負責人簽署同意）（3）相關部門審批同意（建設部門、設計部門總負責人批準同意）（4）履行正式更改手續(xù)八、科技材料積累的意義：1、避免因長期散存造成的科技文件丟失和損壞2、便于科技文件廣泛使用3、維護科技檔案

10、完整、保證科技檔案質(zhì)量九、（重點）三納入：將科技文件積累工作納入到科技工作程序，納入到科技工作計劃，納入到有關部門和有關人員的職責范圍內(nèi)。十、科技文件整理歸檔前科技文件的鑒別：1、 完整性鑒別：維護kjda的完整，是kjda管理的一項基本要求。2、 準確性鑒別：兩個“一致”：科技文件與其所反映的對象一致，同一項科技生產(chǎn)活動所形成的科技文件之間內(nèi)容上一致。這是保證kjda的準確性或真實性的基礎。3、 保存價值和保管期限鑒別，確定kj文件保存價值和劃分其保管期限，是歸檔的要求和組卷的前提條件。十一、科技文件組卷原則：1、 保持科技文件的內(nèi)在有機聯(lián)系（首要原則），“有機聯(lián)系”是案卷的本質(zhì)特征，也是組

11、卷的基本要求。2、 卷內(nèi)文件要有一個相對的數(shù)量界限。組卷不僅要保持科技文件間的有機聯(lián)系，還要從有力保管和利用的目的出發(fā)，正確處理整體與部分，大的聯(lián)系和小的聯(lián)系之間的關系，從而使案卷內(nèi)kj文件的數(shù)量適當。一般的盒子不超過200張3、 不同保存價值和不同機密程度的科技文件在保持內(nèi)在有機聯(lián)系的前提下分別組卷4、 將相同形式、相同載體的科技文件材料保管在一起十二、科技文件材料歸檔：（重點）概念：科技文件材料歸檔是指一個單位內(nèi)部的某些機構(gòu)把在科技生產(chǎn)活動中形成的、已經(jīng)辦理完畢的或項目告一段落的、經(jīng)鑒別具有保存價值的科技文件，按照歸檔制度的要求收集齊全，系統(tǒng)管理，移交給本單位科技檔案部門的工作。歸檔類型：

12、（1） 歸檔時間：按項目結(jié)束時間歸檔。是指在一項科技、生產(chǎn)活動結(jié)束后歸檔。（2） 按工作階段歸檔?？萍?、生產(chǎn)活動周期過長的科技文件，可以按形成階段歸檔。（3） 按子項目結(jié)束時間歸檔。大型項目或研究課題，不僅設計、施工和研制的周期較長，而且每個項目往往由若干子項組成。根據(jù)這種特點，為保證工作正常進行和科技檔案的完整、系統(tǒng)，當一個子項工程結(jié)束后，即可先行歸檔。（4） 按年度歸檔。是在每年的初始階段，將上一年度形成的科技文件整理歸檔。（5） 隨時歸檔。十三、科技檔案建設基本原則：1、 符合性原則：符合檔案館（室）類型、任務的需要；符合檔案館（室）所對應部門、地區(qū)或單位的需要；符合用戶利用的需要。2、

13、 系統(tǒng)性原則3、 進出原則4、 統(tǒng)籌分工原則十四、科技檔案的收集工作：1、接收：基層kjda部門和科技專業(yè)檔案館，按制度無償接收移交歸檔的kj文件或移交報送的kjda2、征集：是kjda部門經(jīng)過協(xié)商或接受委托，向不同所有制單位或個人收集kjda的一種方式3、征購或購買：是kjda部門根據(jù)需要，向不同的經(jīng)濟核算單位和不同所有制單位收夠kjda的方式4、代存：是kjda部門接受委托，將委托管理的kjda暫存于kjda部門5、實測補制：在不影響生產(chǎn)和工作的情況下，同現(xiàn)場檢修相結(jié)合，依靠原工程技術人員回憶介紹，對隱藏的工程的走向、角度、經(jīng)路、埋深程度進行現(xiàn)場補制。十五、為什么實行相關單位主送制：科技專

14、業(yè)檔案館接收科技檔案實行相關單位主送制，即對不同種類乃至不同項目的科技檔案，按照國家和專業(yè)主管部門的有關規(guī)定，分別規(guī)定其主送單位，對科技檔案采取重點接收的進館方式。主送制是科技專業(yè)檔案館接收進館的特殊方式?？萍紮n案與其他檔案不同，凡屬于永久保存的其他檔案都需要全部接收進館；而科技檔案具有特殊性，并非任何單位永久性保存的科技檔案都應一律進館。這是因為：一種產(chǎn)品的科技檔案，常常不止一個單位擁有，一項基建工程的檔案也遠不止一個單位擁有；同一型號設備的隨機文件，更是廣泛保存于各設備使用單位?；谏鲜鎏攸c，科技檔案一般不采用普遍接收進館的方式，而是實行相關單位主送制。主送單位報送檔案中不足或缺少的部分，

15、如果需要，由其他有關單位補送。相關單位主送制的作用，是在豐富館藏的過程中避免科技檔案內(nèi)容的大量重復，有利于科技專業(yè)檔案館的業(yè)務建設和科技檔案的集約化管理，有利于保證館藏質(zhì)量，提高館藏的綜合效益。十六、科技檔案整理概念：按照一定的原則和方法對科技檔案進行系統(tǒng)的分類、排列和科學編目工作。十七、科技檔案分類基本原則：1、 排它規(guī)則：同位類目必須相互排斥而不能相互重合，外延相切而非相交。如果類目外延重合、跨越了兩個類目，就很難保證歸檔的一致性2、 同一規(guī)則：同一類目是保證類目排它性的規(guī)則，要求針對同一上位類的劃分必須使用同一個分類標準。同時注意kjda分類不要求也不可能各層級都采用同一個標準，所以分類

16、標準是多樣的；其次，分類標準要逐次即逐層地確定，否則將降低其適用性。3、 效用規(guī)則：效用規(guī)則要求kjda分類要適應kjda及其管理特點，追求分類的整體適用效果。kjda分類本身不是目的，而是科學管理的一種手段。十八、類系和類列：類系：同一組縱向排列的各級類目 類列：一組同位類相互平行構(gòu)成一組十九、類目表的表現(xiàn)形式：1、 圖示法（側(cè)系法、根系法）：適用于層次簡單、類目數(shù)量少的編目體系2、 表格法：適用于層次少，同位類目多的編目體系3、 縮行法：適用于層次、類目多的編目體系二十、對象分類法（工程項目分類法、型號分類法）：特點：1、以特定實物為對象，與實物的連接比較緊密。這些da對象明確、實體單一，

17、da材料聯(lián)系密切，形成了一個有機的整體。2、按特定的程序，分階段、分步驟形成的；3、按專業(yè)結(jié)構(gòu)形成的二十一、科技檔案基本分類方法：1、工程項目分類法基建檔案、工程設計檔案2、產(chǎn)品型號分類法產(chǎn)品檔案、設備檔案3、科研課題分類法科研檔案、成果報告、鑒定材料、依據(jù)材料、原始記錄4、專業(yè)性質(zhì)分類法標準設計檔案、通用設計檔案5、地域分類法水文、測繪、地質(zhì)檔案6、時間分類法氣象、天文、水文測繪檔案分類方法的綜合運用（選擇題選分類法）1.基建檔案的分類（1，性質(zhì)工程項目分類法 2，流域水系工程項目分類法-適用于水利水電及管理部門檔案）2.產(chǎn)品檔案的分類（1，使用性質(zhì)型號分類法 2，系列型號分類法-摩托羅拉

18、3，年度紗號分類法-紗廠 4十進位分類法）二十二、科技檔案價值鑒定工作內(nèi)容：1、 科技檔案價值鑒定：保管期限鑒定：保存價值大小、真?zhèn)舞b定、密級鑒定科技檔案保管期限復查：到期剔除，重新給予保管期限、密集調(diào)整，確保準確性2、 科技檔案質(zhì)量鑒別：對完整性和準確性狀況進行核查，以便采取相應措施保證庫藏kjda的質(zhì)量。二十三、科技檔案的價值表征（注意結(jié)合實際例子）：204頁書上看科技檔案的價值表征就是科技檔案價值的外在表現(xiàn)形式，我們借助科技檔案的價值表征，就能正確分析判斷科技檔案的價值。1) 科技檔案所屬項目特征 項目的重要程度是相關檔案價值的基礎，而且它非常明確，很容易被人們所認識，因此，表明項目特征

19、的一些標志，也就成為相關科技檔案價值的外在表現(xiàn)形式。主要有：項目的重要性、管理級別、鑒定驗收的級別、使用或生產(chǎn)壽命、典型意義。2) 科技檔案所屬項目的科技水平 集中體現(xiàn)了科技檔案的內(nèi)容及其利用前景，是鑒別科技檔案價值的主要依據(jù)。3) 科技檔案所屬項目投入產(chǎn)出情況 反映了該科技項目在國民經(jīng)濟中的地位和作用，直接影響和規(guī)定著檔案科技檔案的價值。4) 科技檔案形成的時間 任何科技活動都是在一定的歷史條件與特定的時間范圍內(nèi)進行的，時間特征也就稱為科技檔案價值的重要標志。5) 科技檔案的形成者 形成者不同，科技檔案價值會受到不同的影響?？萍紮n案的狀況 對科技檔案價值及其實現(xiàn)，對科技檔案長期保管的可能性也

20、有一定的二十四、科技檔案保管期限表（大概看一下）：為什么制定？ 保管期限分類 保管期限表類型 保管期限表結(jié)構(gòu)二十五、科技檔案價值鑒定：概念：科技檔案價值鑒定，實際上是科技檔案保存價值的鑒定，即根據(jù)對科技檔案歷史和現(xiàn)實的鑒別和預測，確定其保管期限，對于超過保管期限的，要進一步判定其保存價值，進而決定它們是繼續(xù)保存還是剔除銷毀?？萍紮n案價值鑒定，是科技檔案鑒定工作的主要內(nèi)容。方法：1、定性分析：直接鑒定法：是指在分析、判定kjda價值時，以套為基礎，以保管期限表為依據(jù)，直接審閱科技檔案內(nèi)容，給科技檔案一定的保管期限。注意：（1）一個項目成套材料的整體價值是科技檔案價值鑒定的基礎，kjda的價值鑒定

21、工作，并不是孤立的以案卷或以單份文件、圖紙來判定其價值，脫離了成套性，單份文件毫無價值。 （2）案卷是確定科技檔案保管期限的單位，相似科技檔案統(tǒng)一組卷。案卷作為一組具有有機聯(lián)系的檔案材料，其價值基本相同。所以，鑒定kjda的價值、劃分kjda的保管期限，應該以kjda的案卷為對象分別確定。 （3）直接審閱科技檔案內(nèi)容是直接鑒定法的關鍵。審閱kjda內(nèi)容的方法，才能客觀、準確地判定kjda的價值，正確劃分保管期限，決定kjda的存毀。2、定性和定量相結(jié)合：加權平均法：更適用于計算機直接鑒定二十六、科技檔案銷毀與后處理工作：后處理工作：注銷：將銷毀的科技檔案從檔案登記薄、檢索工具中劃去 變更：在鑒

22、定中調(diào)整的科技檔案保管期限，應對有關管理工具的記注事項做相應更改 調(diào)整案卷：案卷內(nèi)文件有部分銷毀，對案卷調(diào)整或重新組合 排架：對現(xiàn)有科技檔案排架情況進行相應調(diào)整 組織鑒定工作卷：將鑒定卡片按其編號排列裝訂成冊，與鑒定工作中形成的其他文件一起組成鑒定工作卷，妥善保存。二十七、科技檔案的保管要求：1、 要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感2、 為檔案保管工作提供必要的物質(zhì)條件3、 分析和掌握造成科技檔案損毀的原因4、 以防為主，防治結(jié)合5、 把保管工作貫徹到各業(yè)務環(huán)節(jié)之中二十八、底圖和藍圖的存放方法：底圖：嚴禁折疊。有兩種，一種為平放，即按整理順序?qū)⒌讏D平放在多層抽屜的底圖柜中。這種方法能較好地保護底層

23、的平整，存取更加方便，有利于底圖的保護，也便于查找利用，是一種比較好的保管方法。另一種為卷放，即將底圖按套或案卷卷成筒狀排放在底圖柜中。卷放的有點是節(jié)約庫房面積和空間，但同平放比較取放不夠方便，經(jīng)常卷繞會增加底圖磨損。藍圖：折疊組卷，以“手風琴”式，折疊成a4圖紙幅面大小，折疊式右下角的標題欄應露出，以便查閱，如需裝訂，左邊應空出裝訂線。折疊后裝入卷盒或卷皮中保存。二十九、科技檔案的統(tǒng)計工作（實踐性）：注意統(tǒng)計分析三十、科技檔案的檢索：概念：對科技檔案進行加工儲存，并根據(jù)利用者需要檢查檔案。檢索系統(tǒng)：檢索語言子系統(tǒng)，著錄標引子系統(tǒng)，查詢子系統(tǒng)，信息存儲與匹配子系統(tǒng)科技檔案分類法和主題詞表簡單了

24、解一下三十一、科技檔案編研成品基本類型：（簡記）1、 匯編型成品：檔案圖集、科技文集2、 文摘型成品：數(shù)據(jù)摘編、圖樣摘編、文字摘編3、 編纂型成品：年鑒、大事記、科普讀物、科技人物傳記、科技史志、專題著述三十二、科技檔案利用服務概念、方式：概念：科技檔案提供利用是指采用多種有效的方式，直接提供科技檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足用戶對科技檔案信息的利用需求。服務方式：閱覽、出借、復制、咨詢、信息交流三十三、科技檔案工作概念、基本內(nèi)容、基本原則：概念：科技檔案工作指以完整保存和科學管理科技檔案，充分發(fā)揮科技檔案作用為目的的諸項管理活動的總稱?；緝?nèi)容：業(yè)務管理：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、開發(fā)利用 事業(yè)管理：業(yè)務指導、標準制定、對業(yè)務建設組織協(xié)調(diào)、法規(guī)制定科技檔案工作包括科技檔案業(yè)務管理和科技檔案事業(yè)管理兩項基本內(nèi)容。其內(nèi)容包括：科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等項業(yè)務工作。其任務是，對科技專業(yè)檔案館、基層科技檔案機構(gòu)的各項業(yè)務建設進行協(xié)調(diào)，制訂科技檔案管理的業(yè)務原則與標準，選擇和使用優(yōu)化的管理技術與措施，實現(xiàn)科技檔案的科學管理和有效利用。 科技檔案事業(yè)管理，是以科技檔案的宏觀管理活動為內(nèi)容的科技檔案管理工作，也稱為科技檔