合同管理流程h

1、合同管理流程編制日期審核日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人1. 目標1.1. 規(guī)范公司的合同管理，避免經(jīng)濟糾紛，減少法律風險，以法律手段保護公司的合法權益，使合同的訂立、履行、保管有章可依。2. 適用范圍2.1. 適用于公司開發(fā)過程中的對外各類經(jīng)濟合同。3. 術語和定義3.1. 無4. 職責4.1. 地產(chǎn)公司經(jīng)營管理部負責本流程的制訂、修改、指導、實施和監(jiān)督。4.2. 合同主辦部門應當依據(jù)公司對該部門的職責分配或者公司上級領導的指示，全面參與合同訂立、履行、變更、轉讓、糾紛處理、檔案保存等工作。合同協(xié)辦部門應當全面參與合同的訂立工作。公司各類合同主辦部門和協(xié)辦

2、部門的規(guī)定見下表：合同類別主辦部門協(xié)辦部門商品房買賣合同營銷中心設計部，開發(fā)部，工程部營銷物料采購合同集團采購部營銷部中心相關部門營銷代理類合同營銷部財務審計咨詢合同財務部集團財務部管理咨詢合同經(jīng)營管理部前期物業(yè)管理合同物業(yè)部營銷部 成本部 開發(fā)部 物業(yè)公司勞動合同經(jīng)營管理部行政固定資產(chǎn)、低值易耗品采購合同集團采購部經(jīng)營管理部土地轉讓相關合同開發(fā)部設計合同設計部成本部、營銷部、工程部材料設備類采購合同集團采購部工程部、設計部、成本部工程施工合同成本部工程部工程咨詢合同成本部工程部、設計部5. 關鍵活動描述5.1. 合同基礎5.1.1. 合同類別劃分a） 項目開發(fā)類。b） 商品房買賣合同類。c）

3、 管理類。d） 其他。5.1.2. 合同形式a） 對于金額較大（費用類大于或等于 5萬元）、雙方責權較復雜的，以及容易產(chǎn)生糾紛的經(jīng)濟活動必須采用正式合同文本。b） 金額較小的零星項目（費用類小于5 萬元），可采用其他簡易書面協(xié)議的形式予以確認。5.1.3. 合同內(nèi)容a） 合同內(nèi)容一般應包括但不限于以下條款：合同當事人、合同標的、標的數(shù)量和質(zhì)量、合同價或酬金、合同期限和履行的地點、違約責任、合同變更、索賠程序及辦法。b） 工程合同必須闡明下列內(nèi)容：n 工程具體內(nèi)容（采用圖紙、附預算書）；n 工程造價，包干形式、內(nèi)容，所采用定額及國家有關規(guī)定；n 取費標準明確及費率的計算基數(shù)的確定；n 材料價格的

4、結算依據(jù)；n 明確甲供材料設備的范圍、種類及供應情況；n 明確乙方所購材料、設備的結算辦法；n 明確付款原則、工程竣工驗收標準、及結算原則。n 合同組成部分：招投標文件、主合同文本、合同條件、補充合同（協(xié)議）、合同附件（圖紙、預算書）、函件、備忘錄、技術變更、結算定案。5.1.4. 合同文本a） 公司依據(jù)權限確定合同標準文本的歸口管理部門，合同歸口管理部門負責制定其責任范圍內(nèi)的標準合同文本。n 合同制定的依據(jù)應為國家和政府的有關法律法規(guī)和相關招標評標過程中的有關文件。所有合同文本根據(jù)公司統(tǒng)一制訂的標準合同文本進行編制，尚未制訂標準文本的，參照已經(jīng)制訂的最相類似的合同標準文本。標準合同文本將采用

5、不可修改的通用條款和可修改的專用條款，文本中不可修改的通用條款字體采用宋體字，可修改的專用條款采用斜體字，標準合同文本未涉及的內(nèi)容以補充條款形式列入合同。n 使用標準合同文本并不免除合同起草簽訂部門對合同合法性、嚴密性、有效性，以及對保護英才利益防范經(jīng)營風險方面應付的責任。n 標準合同文本是針對一般情況編制的，其主要作用是規(guī)范合同的組成、常用條款的表述以及有關的注意事項，具體合同的簽訂應根據(jù)具體情況，在標準合同文本的基礎上靈活把握。n 各部門在合同起草時應廣泛征詢其他各部門以及相關領導意見，并匯總反饋意見進行修訂。n 重大的、復雜的合同應單獨征詢法律顧問的意見或邀請簽約法律顧問直接參與合同文件

6、的起草和編制。b） 下列情形可作為本原則的例外：n 政府有關部門要求使用其統(tǒng)一制訂的合同文本；n 我方處于弱勢而無法使用公司標準合同時，如項目合作開發(fā)合同中我方非控股等情況；n 不宜推行標準文本的業(yè)務，如項目實用不頻繁、金額很小的零星合同。5.2. 合同的訂立5.2.1. 合同的訂立原則a） 為了使簽訂的經(jīng)濟合同有效，使公司合法權益受到法律的保護，訂立合同必須遵循合法、平等互利、自愿協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。b） 資質(zhì)合法原則：簽訂合同的單位資質(zhì)應當合法，應具有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。c） 事前簽訂原則：對應該簽訂書面合同的業(yè)務須事先簽訂合同，或以中標通知書、招投標文件等與合同具有同等效力的書面文件

7、確認雙方的權利和義務，然后開始履行，特殊情況下（指不立即開展會造成更大損失），經(jīng)董事長批準，可以例外，但應在3日內(nèi)按雙方商定的條件簽訂合同、補全手續(xù)。5.2.2. 簽訂合同要求a） 簽訂經(jīng)濟合同前，合同使用部門應按公司供方與采購管理規(guī)定，對供方的資信、資質(zhì)和業(yè)績進行詳細調(diào)查考核。b） 了解供方產(chǎn)品狀況：國家有關部門出具的檢驗報告、產(chǎn)品安裝標準及生產(chǎn)標準（如國標或iso系列國際質(zhì)量保證體系）c） 合同使用部門在完成考察報告的基礎上，根據(jù)公司要求起草合同文本，準確規(guī)定合同涉及的工程或產(chǎn)品的類別、形式和等級、檢驗規(guī)程、適用規(guī)范、采用的質(zhì)量體系標準等。d） 訂購的產(chǎn)品樣品(如地磚磁磚等裝飾材料)由雙方

8、簽字蓋章后封樣保存，按封樣驗貨。5.2.3. 合同簽訂、審批a） 合同的審批權限：n 10萬元以內(nèi)（含10萬）提交地產(chǎn)公司總經(jīng)理審批；n 10-50萬元內(nèi)（含50萬）須提交集團公司總經(jīng)理審批；n 50萬元以上須提交集團公司董事長審批b） 標的金額在人民幣1萬元以下（含1萬元）的合同或者其他內(nèi)容簡單的合同，可以直接由經(jīng)辦部門報分管領導、地產(chǎn)總經(jīng)理審簽。c） 標的金額在人民幣 1萬元以上的合同必須按規(guī)定經(jīng)合同審查部門逐級審查后，方可報送地產(chǎn)總經(jīng)理審簽。d） 合同使用部門在正式訂立合同前，應重點關注以下事項：n 合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權利能力和行為能

9、力；內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，無顯失公平的內(nèi)容。n 嚴密性：條款齊備、完整；文字表述準確；權利、義務具體明確；手續(xù)完備；附加條件適當、合法。n 可行性：資信可靠，有履約能力；擔保方式切實、可靠。n 合同應明確約定違約責任.n 建筑勘察、建筑設計、廣告、美術、雕塑設計制作合同中，應盡可能約定相關（含計算機軟件）的著作權、專利權、商標權等知識產(chǎn)權歸本公司所有。n 涉及商業(yè)秘密的合同，應當訂立保密條款，約定保密責任。e） 合同使用部門應當將合同草案按合同審核權限送法務、財務部等部門、公司高層進行會同會審。f） 法務專員重點審查合同法律條款。g） 財務部應當對合同中

10、涉及資金收付、資產(chǎn)轉移等與財務會計密切相關的內(nèi)容進行審核，重點應關注以下事項：n 經(jīng)濟性：符合企業(yè)的經(jīng)濟活動范疇；符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。n 可行性：資信可靠，資金充裕；具有在額定權限內(nèi)訂立合同的能力；擔保方式切實、可靠。n 嚴密性：數(shù)量、價款、金額等標示準確；計算方式正確；財務等有關附件齊備。n 合法性：資金來源合法；資金使用合法；結算方式合法。5.2.4. 合同的簽署a） 各審核部門在合同評審會簽表上均簽字同意后，經(jīng)辦人員負責辦理合同簽章手續(xù)，即先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）簽字，然后憑合同審批表原件交由經(jīng)營管理部加蓋合同專用章。b） 合同內(nèi)容在一頁以上的，應加蓋騎縫章。

11、c） 每份合同應保證公司擁有兩份以上的原件，其中工程類合同需三份。d） 合同一般應由雙方同時簽字蓋章；不能同時簽字蓋章的，應盡量要求對方先行簽字蓋章；我方在報批審核程序結束之后再簽字蓋章。e） 法律、法規(guī)規(guī)定合同應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案的，經(jīng)辦人員應當及時辦理有關手續(xù)。f） 合同簽署后修改：合同簽署后若存在個別小的錯漏而進行了必要的修改的，修訂后簽訂合同的雙方當事人應在修改處分別蓋章或簽字確認。5.3. 合同的履行5.3.1. 合同訂立之后，合同使用部門應認真履行合同，嚴格執(zhí)行，確保信譽；經(jīng)辦人員負責對合同的履行進行跟蹤；財務部負責對合同的收付款內(nèi)容進行監(jiān)督。5.3.2

12、. 經(jīng)辦人員應密切關注合同的履行情況，按照合同規(guī)定及時行使我方的權利，全面履行我方的義務，特別是對應收、應付款須及時報批結算，不得擅自延期履行。5.3.3. 合同雙方互負債務且沒有先后履行順序的，或者應當對方先履行的，在對方履行之前應拒絕其履行要求；在對方履行債務不符合約定時，應拒絕其相應的履行要求。5.3.4. 公司應當先履行債務的，若有證據(jù)或跡象表明對方當事人有下列情形之一時，經(jīng)辦人員應當及時報告部門經(jīng)理并知會相關領導，以決定是否需要中止履行或者采取其他措施：a） 經(jīng)營狀況嚴重惡化；b） 轉移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務；c） 喪失商業(yè)信譽；d） 有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形e）

13、 分立、合并或者變更住所沒有通知公司，致使履行債務發(fā)生困難。5.4. 合同變更、索賠、程序及辦法5.4.1. 合同的變更a） 合同成立以后，尚未履行或尚未完全履行之前，當事人經(jīng)協(xié)商一致，就合同的內(nèi)容達成修改和補充的協(xié)議，稱為合同變更。b） 合同變更是合同關系局部變更，即合同變更只是對原合同關系的內(nèi)容做出某些修改或補充，而不是對合同內(nèi)容的全部變更；在法律或行政法規(guī)規(guī)定變更合同應辦理批準登記手續(xù)的，依照規(guī)定進行合同變更。5.4.2. 合同變更程序和辦法a） 合同變更應采取書面形式簽訂變更協(xié)議，并加蓋合同雙方（多方）公章或合同專用章。b） 依照法律或行政法規(guī)，合同訂立須進行登記的，當事人變更合同的，

14、其變更也應進行登記。c） 變更協(xié)議簽訂后，對于合同中尚未履行或尚未完全履行的部分，應按照變更協(xié)議中的有關規(guī)定執(zhí)行。d） 任何一方未經(jīng)對方同意，無正當理由擅自變更合同內(nèi)容的，不對合同的另一方產(chǎn)生約束力，且將構成違約責任。5.4.3. 合同變更索賠a） 合同的變更不影響當事人要求賠償損失的權利，具體為：n 原合同中有變更原則的，不存在損害賠償。n 因重大誤解而成立的合同予以變更時，雙方應及時審定出由此造成的損失，由誤解方向相對方予以賠償，并承擔由此造成的違約責任。同時簽訂變更協(xié)議，將有關條款在協(xié)議中予以明確。5.5. 違約事項、爭議報告、合同解除5.5.1. 違約事項、爭議報告a） 在合同當事人發(fā)

15、生或可能發(fā)生違約時，或者發(fā)生與合同有關的爭議時，經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知會相關部門。b） 出現(xiàn)違約事項后，經(jīng)辦部門應及時收集以下資料：n 合同糾紛情況的詳細說明；n 合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同有關的附件、文書、函件、電報、圖表等，對方的資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）；n 發(fā)票、票據(jù)等有關憑證；n 材料設備質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告；n 有關對方違約的證據(jù)材料；n 其他與處理糾紛有關的材料。5.6. 合同的解除5.6.1. 合同當事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除合同的，參照合同訂立的有關程序辦理，雙方就合同解除另行簽訂合同或補充合同。5.

16、6.2. 合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的，經(jīng)辦人員應立即報部門經(jīng)理并知會相關部門，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。5.6.3. 對于合同的解除，經(jīng)辦部門應做好記錄，收集履行過程中所有與合同有關的資料，做好經(jīng)濟往來和工程結算工作，辦理解除合同的手續(xù)。5.7. 合同歸檔、合同保管5.7.1. 合同的管理a） 公司實行合同管理員、職能部門、經(jīng)營管理部三級合同管理負責制。b） 各職能部門應當確定一名兼職合同管理員，負責合同的整理、保管、信息資料收集等日常管理工作。c） 職能部門對合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負直接責任。d）

17、 經(jīng)營管理部負責對公司合同進行統(tǒng)一、綜合管理。公章管理人員具體負責合同簽章工作。e） 合同文本應當由主辦部門、經(jīng)營管理部分別保存一份備查；工程類合同文本由工程部保存一份備查。財務部保存一份復印件備查。f） 因不了解對方資信、履約能力而輕率簽訂合同或者合同條款的約定存在明顯瑕疵，或者違反合同管理規(guī)定，給公司造成不良社會影響或經(jīng)濟損失的，應追究相關人員責任。g） 因故意、重大過失或違法訂立合同，給公司造成重大經(jīng)濟損失的，視情節(jié)追究責任人員行政、經(jīng)濟責任；構成犯罪的，移送司法機關處理。5.7.2. 合同歸檔a） 經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料應在合同履行過程中作為合同附件與合同原件在經(jīng)辦部門留檔

18、。b） 經(jīng)辦部門對擬歸檔保存的合同進行分類、編號、登記，并按公司規(guī)定在進行形式審查后加蓋本公司公章或者合同專用章。c） 經(jīng)辦部門應建立本部門經(jīng)辦的合同協(xié)議登記表。d） 經(jīng)營管理部每季度對項目已完成的合同進行清理，向集團檔案室移交。5.7.3. 合同保管a） 合同保管的范圍：n 合同（包括附件）；n 合同評審會簽表；n 合同訂立與履行過程中的所有書面材料。b） 合同保管部門：職能部門對本部門合同原件進行保管，經(jīng)營管理部、財務部對所有合同原件進行保管，財務部對所有合同復印件進行保管，成本部對工程類合同原件進行保管，工程部對工程合同進行保管。5.8. 合同分類編號規(guī)則5.8.1. 項目開發(fā)類合同編號

19、方法（按五級編碼）a) 一級編碼：由四個公司簡稱的大寫字母“xwdc”表示；b) 二級編碼：為工程項目名稱拼音縮寫，如學偉蘭德湖壹號項目一期代碼為ldhyh01；c) 三級編碼：為項目合同序列號，根據(jù)合同簽訂的先后順序遍流水號，編號代碼為三位阿拉伯數(shù)字，從001至999；d) 四級編碼：項目開發(fā)類合同共分四類，相應編號按下列英文字母表示：n 工程類合同：gcn 開發(fā)部相關合同：kfn 設計部合同：sjn 營銷類合同：yxe) 編號舉例：學偉蘭德湖壹號一期第一份工程類合同編號：xwdc ldhyh01-gc01。5.8.2. 商品房買賣類合同編號方法（按三級編碼）a） 一級編碼：同項目開發(fā)類合同編號方法b）b） 二級編碼：商品房買賣類合同分為三類，相應編號按下列英文字母表示住宅：a；商鋪：b；車庫：cc） 三級編碼：為具體房號的編號，根據(jù)該項目全部住宅、商鋪和車庫分別編流水號，編號代碼為四位阿拉伯數(shù)字，從0001到9999；（超級大盤為5位數(shù)字）。d） 同一套商品房（車位/車庫、庫房）的排號協(xié)議、認購書、抵押貸款擔保合同與相應的商品房買賣類合同共用一個編號。商品房、商鋪、車位/車庫銷售后與業(yè)主簽訂的合同按銷售合同的補充合同處理，如工程維修合同；e） 編號舉例：學偉蘭德湖壹號一期1棟1單元101號住宅銷售合同，編號：ldhyh01a-0001號；