銷發(fā)系統(tǒng)制度—第3次修訂稿

1、安徽海螺水泥股份有限公司銷售發(fā)運信息系統(tǒng)管理辦法（第3次修訂稿）第一章 總 則第一條 為加強公司銷售發(fā)運信息系統(tǒng)（以下簡稱“銷發(fā)系統(tǒng)”）的管理，規(guī)范銷發(fā)系統(tǒng)的使用、運行、維護，明確銷售、財務、裝運、辦公室等各部門職責，充分體現(xiàn)“三權分立、相互制衡”的銷售發(fā)貨管理思想，規(guī)范發(fā)貨流程，特制訂本辦法。第二條 子公司主要負責人為銷發(fā)系統(tǒng)規(guī)范、安全運行第一責任人。各相關職能部門負責人為本部門銷發(fā)系統(tǒng)規(guī)范操作的責任人，負責組織本部門根據(jù)本辦法以及水泥、熟料銷售發(fā)運管理系統(tǒng)指導書，認真組織做好系統(tǒng)的運行、維護，監(jiān)督銷發(fā)系統(tǒng)各操作崗位的職責履行，規(guī)范發(fā)貨管理，防范經(jīng)營風險。第二章 崗位管理要求第三條 銷發(fā)系統(tǒng)

2、涉及銷售、財務、裝運、門衛(wèi)等崗位。各子公司按照職業(yè)道德良好、業(yè)務素質(zhì)高、堅持原則、制度執(zhí)行能力強的標準選聘相關崗位人員，經(jīng)銷售部、財務部、集團自動化所組織或委托子公司培訓考試合格后上崗。對于在崗操作人員實行年審制度，由子公司成立銷發(fā)系統(tǒng)審核評價小組，每年二季度對在崗的人員進行資格審定，通過后方可繼續(xù)上崗，對于未通過的在一個月內(nèi)進行二次培訓，經(jīng)復核通過后方可上崗。對門衛(wèi)、司磅員、現(xiàn)場發(fā)貨員等崗位人員要不定期進行輪班換崗。第四條 系統(tǒng)管理員上崗要求：熟練掌握計算機知識，能夠解決銷發(fā)系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的各類問題，熟悉銷發(fā)系統(tǒng)應用管理軟件，掌握系統(tǒng)各模塊功能，了解公司有關銷售和財務管理制度,熟悉工廠發(fā)

3、運環(huán)節(jié)和程序等。系統(tǒng)管理員選聘由子公司推薦，經(jīng)集團自動化所考核合格后方可上崗。系統(tǒng)管理員原則上不能為銷售或財務人員。 第五條 銷售開票人員上崗要求：熟悉公司有關銷售、財務管理制度，掌握公司銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求，能熟練運用計算機進行客戶計劃單開具、合并、關閉，銷售發(fā)票開具、錄入以及相關銷售數(shù)據(jù)查詢等操作。第六條 財務銷售會計上崗要求：了解公司有關銷售管理制度，熟知公司財務管理制度和財務專業(yè)知識，掌握公司銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求，熟練運用計算機進行客戶資金錄入與核對、銷售計劃單、發(fā)票和出門證審核等。第七條 裝運人員上崗要求：了解公司有關銷售管理制度，掌握公司銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求，熟悉公司發(fā)運環(huán)節(jié)和程序

4、，熟練運用計算機進行發(fā)貨單開具、審核，以及散罐車皮重、空車出廠、裝載量驗證，并熟知皮重波動大、空車出廠、裝載量不正常的處理程序、措施。第八條 門衛(wèi)上崗要求：了解公司有關銷售發(fā)運管理制度，掌握銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求，熟練運用計算機進行出門證核查，并熟知車輛超時出廠、散罐車皮重波動大、空車出廠、裝載量不正常的處理程序、措施。 各崗位具體操作流程和注意事項詳見銷發(fā)系統(tǒng)“幫助”功能模塊。第三章 資金錄入及審核第九條 資金錄入財務銷售會計必須逐筆、準確地錄入資金，子公司財務部門須明確資金審核人員，加強對資金錄入情況的審核，以防范資金風險。（1）客戶以現(xiàn)金方式支付貨款，在存入子公司指定帳戶后，財務人員對資金

5、到帳情況進行核查，確認貨款已入子公司指定帳戶，財務銷售會計方可在銷發(fā)系統(tǒng)中錄入資金，銷售人員嚴禁直接收取現(xiàn)金。（2）客戶以銀行匯票、銀行承兌匯票、銀行本票方式支付貨款，財務銷售會計應在收到原件并審核票據(jù)要素填寫齊全、規(guī)范、清晰后方可錄入資金。特殊情況下銷售人員不能及時送回公司的，銷售部門須出具書面情況說明貨款的金額、票號、支付方式、支付日期及收取人后，經(jīng)子公司銷售部門負責人、子公司分管領導簽字后方可進行資金錄入。銷售會計做好相應記錄（格式見附表一），留存核查。如銷售人員提出對銀行承兌匯票進行核查的要求，財務部門應通過銀行進行查詢，并取得銀行回復后方可給予發(fā)貨。票據(jù)原件原則上由客戶自行送到公司財

6、務部門，特殊情況下由銷售人員傳遞的，要求銷售人員每旬內(nèi)送回公司財務部門。財務部門若在規(guī)定的時間內(nèi)未收到票據(jù)原件，或收到票據(jù)原件后經(jīng)與銷售部門的書面說明情況認真核對后發(fā)現(xiàn)有不一致的，應立即報子公司主要負責人進行處理。（3）客戶以支票方式支付貨款，銷售部門應對客戶進行分類管理，對于首次發(fā)運或者出現(xiàn)不良信用記錄的客戶，要在確認貨款到帳后方可在銷發(fā)系統(tǒng)中錄入資金，防止收取空頭支票；對于長期操作且信譽較好的重要客戶，經(jīng)銷售部門負責人、子公司分管領導簽字后方可在銷發(fā)系統(tǒng)中錄入資金。子公司設有駐外市場部的，駐外市場部須將所收取銀行支票在一日內(nèi)送交子公司財務部門，財務部門必須在收到支票的一個工作日內(nèi)將支票送交

7、銀行進帳。（4）客戶以電匯方式支付貨款，原則上財務部門確認收到電匯貨款后方可錄入資金。特殊情況下，對連續(xù)采購、資信較好的老客戶，須要求客戶將電匯單傳真到銷售處，經(jīng)銷售部門負責人、子公司分管領導簽字確認后方可錄入資金，銷售會計應及時向銀行查詢貨款進帳情況，并做好相應記錄（格式見附表二）。（5）有統(tǒng)銷客戶發(fā)貨的子公司，貨款支付到股份公司帳戶的，在收到經(jīng)股份公司銷售部、財務部會簽的商品發(fā)運通知單后，根據(jù)商品發(fā)運通知單發(fā)貨；貨款支付到子公司帳戶的，在收到經(jīng)股份公司銷售部、財務部會簽的商品發(fā)運通知單后，子公司確認資金到帳后進行資金錄入。（6）對客戶以銀行承兌匯票支付貨款的業(yè)務，原則上承兌期限超過三個月以

8、上的，客戶需承擔貼息費用，貼息費用通過加價方式體現(xiàn)；承兌期限超過三個月的，每增加一個月，價格增加1元/噸，不足一整月按一個月處理；經(jīng)公司批準的除外。對依據(jù)銀行承兌匯票承兌期限采用加價方式開具的計劃單，當銷售價格調(diào)整時，需將原計劃單關閉，仍以原加價幅度開具新計劃單；不足整數(shù)噸位的貨款余額，可視為現(xiàn)金處理。以上資金經(jīng)財務部門銷售會計審核確認，應立即在銷發(fā)系統(tǒng)中錄入，財務人員在收到銀行進帳回單（加蓋“轉(zhuǎn)訖章”或“辦訖章”）后的一個工作日內(nèi)進行用友帳務處理，以確保資金吻合。第十條 資金審核（1）銷售人員對銀行電匯客戶的資金到帳情況進行跟蹤，并向子公司財務部門進行查詢，財務部門應根據(jù)銷售部門要求，對銀行

9、支票、銀行匯票、銀行電匯貨款超過4個工作日仍未到帳的，以書面形式通知銷售部門，由銷售部門聯(lián)系客戶查詢貨款支付情況，以防止出現(xiàn)資金風險。財務部門須安排人員每日對昨日當班銷售會計錄入資金（包括以傳真件發(fā)貨的資金錄入）進行逐筆審核，重點審核資金金額、客戶名稱、票據(jù)類型、付款日期，審核工作日清日結(jié)。如票據(jù)原件到達財務的日期較發(fā)運日期滯后，則財務部門應做好相關記錄，憑相關證明材料將客戶支付資金情況在發(fā)運當日錄入銷發(fā)系統(tǒng)，在銀行承兌匯票原件到達后或銀行匯票進帳后不晚于一個工作日內(nèi)錄入財務帳務系統(tǒng)，確保月度兩帳入帳資金一致，有關記錄及證明材料必須妥善保管，作為入帳憑證附后，否則將追究相關人員責任。（2）財務

10、部門負責人每周不少于一次對銷發(fā)系統(tǒng)與財務賬務系統(tǒng)有關資金情況的一致性、準確性以及銷發(fā)系統(tǒng)資金審核情況進行核查，形成書面核查記錄。如核查中發(fā)現(xiàn)資金風險問題，應立即向子公司主要負責人匯報，如涉及違規(guī)操作，按違紀論處。第四章 銷售計劃單開具及審核第十一條 銷售計劃單的開具（1）公司的銷售方式分為地銷和統(tǒng)銷，地銷指各基地和粉磨站地銷處的水泥、熟料銷售；統(tǒng)銷指各市場部、上海銷售公司、上海國貿(mào)公司、出口、粉磨站代銷和發(fā)往粉磨站熟料等，應錄為“統(tǒng)銷”方式的，不得錄為“地銷”。（2）銷售部門應對照編碼表將各子公司地銷統(tǒng)一錄為“銷售處”，統(tǒng)銷部門對照錄為“市場部”、“海螺代銷”、“上海銷售公司”、“上海國貿(mào)公司

11、”、“發(fā)粉磨站熟料”、“出口水泥”、“出口熟料”等。（3）銷售開票員須確認客戶在銷發(fā)系統(tǒng)中有足夠的資金余額后，方可開具銷售計劃單，開具時要認真、仔細地輸入客戶申請?zhí)嶝浀臄?shù)量、價格、品種信息，錄入完成后必須進行復核，檢查計劃單的準確性。對做到位價、離岸價等（含中轉(zhuǎn)業(yè)務的），開具計劃單須將出廠價和中間費用分開錄入系統(tǒng)，確保公司價格水平真實反映（地銷要求計劃單價格與實際結(jié)算價格一致，統(tǒng)銷要求計劃單價格與銷售部下發(fā)的統(tǒng)銷發(fā)運/結(jié)算通知單價格一致）；對出口業(yè)務，銷售開票員須根據(jù)子公司財務部門提供的離岸價或出廠價,開具銷售計劃單。第十二條 銷售計劃單的審核銷售處負責人對銷售開票員錄入的計劃單必須在次日進行

12、檢查，重點檢查品種、數(shù)量、價格等信息，確保計劃單準確。 財務銷售會計在審核銷售計劃單時，必須對照公司的價格執(zhí)行通知及合同，認真審核品種、價格、數(shù)量、資金，不使錯誤的計劃單得到確認通過。 經(jīng)財務審核的銷售計劃單，須及時交于客戶，在傳遞至客戶時，須讓客戶（或指定的經(jīng)辦人）簽收。第五章 發(fā)運管理第十三條 裝運開票人員根據(jù)客戶銷售計劃單余額和客戶提貨要求開具發(fā)貨單。原則上提貨時必須出具客戶計劃單，特殊情況下提貨人無計劃單時須出具經(jīng)客戶和提貨人雙方簽字（蓋章）確認的運輸委托函（格式見附表三），運輸委托函須注明客戶名稱、計劃單號、提貨車輛、品種、有效期等內(nèi)容，經(jīng)銷售部門經(jīng)辦人員及負責人簽字，裝運人員根據(jù)委

13、托函開具發(fā)貨單。裝運部門對于客戶出具的委托函須按自然順序編號、登記臺帳，每天整理，每月對到期的運輸委托函交辦公室存檔，并將相關信息及時向銷售部門反饋，以便聯(lián)系客戶及時辦理好運輸委托函的補充手續(xù)。裝運開票人員開具發(fā)貨單時，須認真、仔細核對銷售計劃單/運輸委托函，確認客戶提貨信息（品種、車號、數(shù)量等），原則上不得作廢發(fā)貨單，特殊情況下作廢發(fā)貨單時，須建立發(fā)貨單作廢臺帳（格式見附表四），注明作廢原因，經(jīng)裝運部門當班班長或當班調(diào)度確認后方可作廢，作廢的發(fā)貨單必須及時收回。裝運負責人每周不少于一次對空車出廠、皮重波動大、散裝水泥車裝載量低于標準載重量90、發(fā)貨單作廢、裝車通知單作廢的情況進行抽查，并做好

14、抽查記錄，出現(xiàn)風險情況及時報子公司主要負責人進行處理。第十四條 散裝水泥裝車散裝水泥車輛進廠后，須按照規(guī)定路線依序到磅房進行空車過磅，空車過磅后須打印散裝水泥裝車通知單（一式兩聯(lián)），散裝車輛憑磅房開具的裝車通知單到發(fā)散處裝運水泥。散裝水泥發(fā)貨員裝車前，必須認真核驗散裝水泥裝車通知單（車號是否對應、品種是否正確、是否有涂改等情況），確認無誤后方可裝車。裝車完畢后，當班發(fā)貨員在裝車通知單簽字確認，并留存裝車聯(lián)，將存根聯(lián)交由駕駛員帶回磅房。發(fā)貨員要按照裝車先后依序整理裝車聯(lián)，并填制日散裝水泥裝車情況核對表（格式見附表五），于次日上午9:00前經(jīng)部門負責人簽字確認后，連同散裝水泥裝車通知單裝車聯(lián)交財務

15、部門，作為日發(fā)運數(shù)據(jù)核對依據(jù)。散裝車裝車完畢后，必須到磅房進行重車稱重，稱重時磅房人員須將裝車通知單存根聯(lián)收回，方可實施重車稱重、打印磅單，稱重后磅房人員須將裝車通知單按照編號依序妥善保管，如發(fā)現(xiàn)有異常情況（部分編號靠前的裝車通知單未收回、裝車通知單有涂改等），應及時向當班的發(fā)貨班長匯報，查明實際情況，方可繼續(xù)發(fā)貨。散裝車輛一次稱重并打印出散裝水泥裝車通知單后，如客戶提貨人員要求作廢散裝水泥裝車通知單，需經(jīng)當班發(fā)貨員和發(fā)貨班長（或當班調(diào)度）共同確認未裝水泥并會簽齊全后方可作廢。磅房人員將已打印的散裝水泥裝車通知單及時收回。磅房人員在散裝水泥裝車通知單作廢臺帳（格式見附表六）上登記。如磅房人員在

16、未履行會簽手續(xù)的情況下私自作廢散裝水泥裝車通知單，則視為違紀行為處理。如該車要求繼續(xù)裝貨，重新按照散裝水泥發(fā)運流程執(zhí)行；如該車要求出廠，按照空車出廠流程執(zhí)行。第十五條 裝運部門原則上應按照車輛進廠順序安排裝車，保證公司正常的發(fā)運秩序。第十六條 發(fā)貨單自開具起24小時內(nèi)有效，超過24小時作廢。當銷售價格調(diào)整時，對同時滿足發(fā)運車輛已進廠、發(fā)貨單已打印兩個條件的，由裝運部門填寫執(zhí)行原價格申請表（格式見附表七），經(jīng)財務、銷售部門會簽后按原價格予以發(fā)貨，會簽后的執(zhí)行原價格申請表交銷售部門留存。第十七條 加強對散裝水泥或熟料過磅過程中的監(jiān)控，防止損害公司利益行為發(fā)生。對所有散裝水泥或熟料車輛，空車、重車都

17、必須過磅，不得采用空車數(shù)據(jù)作為某一階段的空車磅重標準。當發(fā)現(xiàn)某一散裝水泥車輛皮重出現(xiàn)較大波動時（超過其正常皮重該車前三個月在我公司提貨的十次最輕皮重的平均值0.5噸），司磅員/發(fā)貨員不得錄入皮重或裝貨，須查明原因，若車內(nèi)有剩余物料則須要求其將車內(nèi)物料打空后方可給予裝貨；特殊情況下由裝運部門填寫散裝水泥裝車申請單（格式見附表八），要求客戶承諾“如水泥出現(xiàn)質(zhì)量問題與我公司無關”，經(jīng)銷售、品質(zhì)部門會簽，并報子公司分管領導批準后方可給予裝貨。對于因車輛改造，造成車輛皮重發(fā)生變化，經(jīng)子公司銷售、裝運部門現(xiàn)場核實，子公司分管領導審批后，該車輛在三個月時間內(nèi)可不辦理散裝水泥裝車申請單。裝運部門在批準日之后的

18、三個月內(nèi)，每周對該車輛不少于一次空車皮重抽查，以檢驗實際空車皮重與批準當日的空車皮重波動差異情況，并做好書面記錄，附打印的空車磅單。如發(fā)現(xiàn)有明顯異常情況，應立即報告子公司領導，并進行相關處理。第十八條 對散裝罐車承載噸位凈重低于裝車標準裝載量（該車前三個月內(nèi)在我公司提貨時裝貨十次最重裝載量的平均值）90%的車輛，必須由散裝水泥發(fā)貨員、發(fā)貨班長（或當班發(fā)運調(diào)度、門衛(wèi)）在地磅現(xiàn)場核對確認裝車重量及原因，并在出門聯(lián)上簽字。一旦出現(xiàn)裝車低于標準重量90，且沒有相應記錄的，追究相關經(jīng)辦人員責任。第十九條 對未裝水泥的散裝罐車出廠（因車損壞、戶頭水泥不足等原因），車輛駕駛員須到磅房領取并填寫空車出廠申請單

19、（格式見附表九），并進行空車復磅；磅房人員須打印復磅單，核查空車重量；當班發(fā)貨員、發(fā)貨班長（或當班調(diào)度）須現(xiàn)場監(jiān)督復磅過程，確認未裝水泥后進行會簽，并由發(fā)貨班長（或當班調(diào)度）全程監(jiān)督該車輛出廠。第六章 進出廠管理第二十條 門衛(wèi)應加強對進出廠車輛管理，對于來公司提貨的車輛，按照到達的先后順序，到門衛(wèi)處登記并領取序號牌（憑駕駛證領取，一證對應一個序號牌）排隊等候，車輛按照門衛(wèi)指令、依照規(guī)定路線依序進廠裝貨。第二十一條 門衛(wèi)應加強對出門證的審核，堅持按收單、核單、驗貨、點擊、放車的流程執(zhí)行。門衛(wèi)按照發(fā)貨單編號在銷發(fā)系統(tǒng)內(nèi)的袋、散分類記錄中查找相應的記錄，對出廠的每車水泥，認真核對客戶名稱、貨物品種及

20、數(shù)量、運輸車號、打印時間等信息，確認無誤后在出門證上加蓋“作廢章”，標好順序，準予放行。第二十二條 門衛(wèi)在對出廠產(chǎn)品進行驗貨時，對散裝水泥罐車必須打鉛封（若為裝運部門打鉛封的，則門衛(wèi)檢查鉛封的完好狀況），堅決杜絕未打鉛封的重載散裝車輛出廠；對袋裝水泥汽車必須登臺或上車點包，確認發(fā)貨品種、噸位無誤后，方可予以出門放行。對超時出廠的散裝水泥罐車，須要求重新過磅，經(jīng)磅房人員確認（附打印的復磅單），門衛(wèi)人員做好相關記錄（格式見附表十），在確認無異常情況后方可準予出廠。（注：各子公司根據(jù)實際情況自行設定重車過磅至出廠的時間限制。）對于實際裝載量低于驗證量90的散裝車輛，必須檢查其出門證會簽情況，在確認會

21、簽手續(xù)完備、無異常情況后方可準予放行；對于會簽手續(xù)不全的，須通知當班生產(chǎn)調(diào)度，在查明相關原因后，確認無異常情況后方可準予出廠，對于相關崗位人員未履行職責的納入當月考核。空載散裝水泥車輛出廠，門衛(wèi)要認真核查其空車出廠申請單辦理會簽的情況，在確認會簽完備、無異常情況后方可出廠，并做好相關記錄（格式見附表十一）；空袋裝水泥車（含裝運熟料的空車）出廠必須上車或登臺確認車輛未裝貨物，同時做好相關記錄（格式見附表十一），并及時通知磅房作廢系統(tǒng)內(nèi)的相關記錄。第二十三條 門衛(wèi)在每日上午9:00之前將昨日發(fā)運出廠水泥、熟料的出門證按照出門先后順序整理后，按要求填制日出廠數(shù)據(jù)匯總表（格式見附表十二），經(jīng)部門負責人

22、簽字確認后，連同出門證一并交財務部門，作為日發(fā)運數(shù)據(jù)核對依據(jù)。第二十四條 每日上午9:30前，子公司財務部門組織辦公室、生產(chǎn)、裝運、銷售等部門，依據(jù)日散裝水泥裝車情況核對表、日出廠數(shù)據(jù)匯總表，結(jié)合銷發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對昨日生產(chǎn)、發(fā)運、出門等數(shù)據(jù)進行核對，對于不一致的情況，應在當日內(nèi)組織子公司相關部門查明原因，并填制日發(fā)運數(shù)據(jù)核對表（格式見附表十三），經(jīng)各部門會簽后，由財務部門存檔，銷售部、財務部不定期進行抽查。第七章 發(fā)票開具與審核第二十五條 銷售發(fā)票由銷售部門開具，經(jīng)財務部門審核蓋章后生效。原則上當月所發(fā)水泥、熟料必須在當月將發(fā)票開具完畢。對當日提貨即時結(jié)清的零星散戶，可在開具計劃單時開具銷售發(fā)票

23、；對連續(xù)批量采購客戶，銷售開票人員必須在門衛(wèi)確認出廠后開具銷售發(fā)票。 （1）對以量定價結(jié)算的業(yè)務，必須在明確結(jié)算價格并在銷發(fā)系統(tǒng)內(nèi)進行結(jié)算調(diào)整后方可開具發(fā)票。（2）統(tǒng)銷業(yè)務發(fā)票開具按照海股政200718號文件和銷售部下發(fā)的其他結(jié)算通知規(guī)定執(zhí)行。（3）發(fā)票開具要規(guī)范填寫各項內(nèi)容，禁止出現(xiàn)客戶名不填或僅填寫地名、發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票聯(lián)內(nèi)容不一致、發(fā)票單價與計劃單價格不一致等現(xiàn)象（不含統(tǒng)銷業(yè)務）。第二十六條 銷售部門在銷售發(fā)票開具后即時將發(fā)票相關信息錄入銷發(fā)系統(tǒng)，在錄入時必須認真、仔細，杜絕出錯。第二十七條 財務部門在接到銷售發(fā)票后，即時對銷售部門錄入系統(tǒng)的發(fā)票情況進行審核，重點審核客戶、品種、數(shù)量、價

24、格、發(fā)票票號等情況，確保發(fā)票信息準確，審核無誤后，在發(fā)票上加蓋發(fā)票專用章。經(jīng)財務審核蓋章的銷售發(fā)票，銷售部門在傳遞至客戶時，須讓客戶簽收，并做好相關記錄，記錄每月由銷售處統(tǒng)一存檔備查。第二十八條 每月3日前，財務部門與銷售部門共同就銷發(fā)系統(tǒng)和用友帳務系統(tǒng)資金情況逐戶進行全面核對（格式見附表十四），核對結(jié)果經(jīng)銷售、財務部門負責人會簽，報子公司主要負責人審核簽字后，由子公司銷售部門存檔，銷售部、財務部不定期進行抽查。財務部門按照銷售部門提供的客戶名單每月出具對帳函（格式見附表十五），銷售人員做好客戶對帳工作，杜絕出現(xiàn)資金風險。對帳函交于業(yè)務人員、客戶時，要辦理交接記錄（格式見附表十六），并及時督促

25、客戶做好對帳工作，提醒客戶一旦超過對帳函回收期限，等同客戶默認。如客戶以書面形式對我公司出具的對帳函數(shù)據(jù)提出異議時，銷售、財務部門應在接到客戶書面函件兩個工作日內(nèi)對客戶資金狀況進行重新核對，查明原因，財務部門重新出具對帳函與客戶進行對帳，防范資金風險。每月3日前，銷售部門編制上月分客戶“已發(fā)運未開發(fā)票”（格式見附表十七）和“已開發(fā)票未提貨”（格式見附表十八）清單，清單須注明客戶名稱、品種、價格、數(shù)量，交財務部門審核簽字確認后由銷售部門存檔備查。第八章 銷發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入、調(diào)整與發(fā)送第二十九條 為進一步規(guī)范銷發(fā)系統(tǒng)的錄入，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入時中要注意以下幾個方面：（1）延期付款合同，必須在延期付款合同

26、計劃模塊中進行操作。（2）對以量定價合同在發(fā)貨時，在實際結(jié)算價格未確定的情況下，要將合同銷售價格及時錄入銷發(fā)系統(tǒng)，在月末當客戶達到了合同約定要求，由銷售部門出具結(jié)算調(diào)整申請表（格式見附表十九），經(jīng)銷售、財務部門負責人會簽，經(jīng)公司分管領導審批后，由財務部門對照銷發(fā)系統(tǒng)中發(fā)貨結(jié)算模塊進行結(jié)算單價調(diào)整，調(diào)整后方可開具發(fā)票。第三十條 銷售發(fā)貨數(shù)量的調(diào)整應在銷發(fā)系統(tǒng)調(diào)整模塊中進行，為進一步規(guī)范銷發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的調(diào)整，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)整時要注意以下幾個方面： 統(tǒng)銷調(diào)整：（1）對于結(jié)算量以客戶實際收貨量為準的統(tǒng)銷操作業(yè)務，按照實際結(jié)算量每個結(jié)算周期在系統(tǒng)調(diào)整模塊中進行調(diào)整，由子公司銷售部門、財務部門根據(jù)銷售部計調(diào)室

27、的流向調(diào)整函，在銷發(fā)系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。（2）統(tǒng)銷發(fā)運流向的調(diào)整：當銷售發(fā)運流向發(fā)生調(diào)整時，由子公司銷售部門、財務部門根據(jù)銷售部計調(diào)室的流向調(diào)整函，在銷發(fā)系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。地銷調(diào)整：（1）對于結(jié)算量以客戶實際收貨量為準的操作業(yè)務，按照實際結(jié)算量每個結(jié)算周期在系統(tǒng)調(diào)整模塊中進行調(diào)整，由子公司銷售部門填寫銷售發(fā)運信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)整申請表（格式見附表二十），經(jīng)財務部門審核會簽，報子公司主要負責人審核批準后，銷售部門、財務部門在銷發(fā)系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。（2）地銷發(fā)運流向的調(diào)整：當銷售發(fā)運流向發(fā)生調(diào)整時，由子公司銷售部門出具銷售流向調(diào)整申請表（格式附表二十一），財務部門審核會簽，報子公司主要負責人審核批準后，銷售部

28、門、財務部門在銷發(fā)系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。第三十一條：銷售部門須安排人員每日上午9:00前將銷發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)（發(fā)送日前推31天期間的所有數(shù)據(jù)）發(fā)送至銷售部指定信箱。第九章 系統(tǒng)運行情況稽查第三十二條 子公司由辦公室牽頭，財務、銷售、裝運部門及系統(tǒng)管理員組成檢查小組，每月上半月和下半月對銷發(fā)系統(tǒng)運行情況各檢查一次，公司領導每月至少參加一次。重點檢查價格信息的準確性、客戶資金錄入的真實有效性、銷發(fā)系統(tǒng)資金與財務賬務系統(tǒng)資金的一致性、發(fā)票開具的規(guī)范性、未結(jié)算量的準確性以及皮重波動異常、空車出廠、裝載量驗證、超時出廠、發(fā)貨單作廢、系統(tǒng)數(shù)據(jù)更改等情況處理的規(guī)范性、門衛(wèi)審核的及時性與準確性，并認真填寫發(fā)貨流程檢查記錄

29、表（發(fā)貨流程檢查記錄表見附表二十二）。通過檢查，認真查找銷發(fā)系統(tǒng)運行管理中存在的不足，并依據(jù)銷售發(fā)運信息系統(tǒng)考核細則（見附件），對存在的問題提出考核和管理意見，形成檢查報告，與檢查記錄表一并在檢查結(jié)束后一日內(nèi)報子公司主要負責人審核，并在子公司內(nèi)部進行通報。檢查通報應涵蓋上次檢查問題的整改情況、本次檢查發(fā)現(xiàn)的新問題、針對此次檢查情況的考核意見、后期的工作要求四個方面的內(nèi)容。檢查結(jié)果（檢查表、檢查通報）由子公司辦公室存檔，銷售部、財務部不定期進行抽查。第三十三條 銷發(fā)系統(tǒng)的檢查是子公司日?；A管理檢查的重要內(nèi)容之一，股份公司銷售部、財務部、自動化所將不定期對銷發(fā)系統(tǒng)的運行情況進行檢查，檢查結(jié)果納入

30、子公司的月度和年終基礎管理考評之中。第十章 系統(tǒng)管理第三十四條 子公司指定專人為銷發(fā)系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員，負責各操作崗位的權限設置、密碼管理、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)備份，定期對系統(tǒng)的運行進行檢查，整理有關系統(tǒng)軟件運行中存在的問題，并報自動化所，不斷優(yōu)化、完善銷發(fā)系統(tǒng)。第三十五條 系統(tǒng)管理員根據(jù)銷售發(fā)運信息系統(tǒng)崗位標準權限設置表設置各崗位權限。相關崗位人員上崗、崗位調(diào)整或增加本部門權限范圍內(nèi)的其他權限，必須由所在部門提出權限申請（崗位權限調(diào)整申請表見附表二十三），經(jīng)子公司主要負責人批準后，系統(tǒng)管理員方可設置權限。銷發(fā)系統(tǒng)相關崗位人員若調(diào)離原崗位或離職，所在部門必須在辦理相關交接手續(xù)的同時，書面通知系統(tǒng)管理員

31、及時取消權限。系統(tǒng)管理員在取消權限的同時取消密碼，避免造成公司利益損失。如因所在部門未及時通知而造成公司損失的，由部門負責人承擔全部責任。第三十六條 如事后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤，應由相關崗位填寫書面更正數(shù)據(jù)申請表（格式見附表二十四），經(jīng)所在部門負責人簽字、相關崗位部門負責人會簽，并報子公司主要負責人批準，系統(tǒng)管理員方可對數(shù)據(jù)進行更正。子公司將數(shù)據(jù)錄入出錯行為納入責任部門和責任人的月度考核。第三十七條 各相關崗位人員在獲得銷發(fā)系統(tǒng)使用授權后，應及時更改初始密碼，并妥善保管密碼，如因密碼被他人盜取，造成公司損失，由系統(tǒng)記錄的操作人員承擔。第三十八條 為防范銷發(fā)系統(tǒng)、地中衡及其他附屬設施故障，影響銷售發(fā)

32、運正常進行，各子公司須根據(jù)工廠實際情況，制定銷發(fā)系統(tǒng)應急預案，如遇系統(tǒng)故障啟動應急預案，保障公司銷售發(fā)運順利進行。第三十九條 子公司每日對數(shù)據(jù)庫進行異機備份，每年將數(shù)據(jù)庫刻錄成光盤存檔，由辦公室存檔備查，確保數(shù)據(jù)安全。 第四十條 子公司要加強對銷發(fā)系統(tǒng)專用計算機的管理、維護，明確計算機管理責任人，不得在計算機上隨意安裝與應用無關的軟件，加強管理的針對性、維護的及時性。銷發(fā)系統(tǒng)專用計算機一律不得登陸互聯(lián)網(wǎng)，且必須安裝網(wǎng)絡防病毒軟件，及時升級病毒定義文件，并定期對服務器進行全面的病毒檢測，同時對檢測出的病毒要做病毒記錄。第十一章 附 則第四十一條 子公司應嚴格按照本辦法執(zhí)行，如有違反本辦法的行為發(fā)

33、生，依據(jù)銷售發(fā)運信息系統(tǒng)考核細則進行考核，如給公司造成損失，按責任大小進行賠償。如內(nèi)外勾結(jié)，偷盜公司水泥、熟料，損害公司利益的，一經(jīng)查實，予以除名并送交司法部門依法追究刑事責任，并賠償因此給公司造成的所有損失。第四十二條 各職能部門應加強銷發(fā)系統(tǒng)發(fā)貨單據(jù)和檔案資料保管和歸檔，銷售計劃單保留兩年、發(fā)貨單的發(fā)貨聯(lián)和出門聯(lián)保留一年、系統(tǒng)數(shù)據(jù)變更書面材料每月匯總交給辦公室存檔備查。第四十三條 本辦法自下發(fā)之日起正式實施，原有相關制度與本辦法相抵觸的，以本辦法為準。本辦法由銷售部、財務部制訂并負責解釋。銷售部門主要職責： 1、銷售開票人員要熟悉公司銷售、財務管理制度基本內(nèi)容，掌握銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求。2

34、、銷售計劃單開具準確、規(guī)范，對銷售方式應錄為統(tǒng)銷的，不得錄為地銷，計劃單須打印并交給客戶簽收。3、銷售負責人每日對昨日開具的銷售計劃單進行檢查，確保計劃單準確。4、當月銷售發(fā)票須在當月開具完畢，銷售發(fā)票開具后即時錄入銷發(fā)系統(tǒng)，經(jīng)財務審核蓋章的銷售發(fā)票，在傳遞給客戶時，辦理傳遞手續(xù)，讓客戶簽收。5、子公司設有駐外市場部的，駐外市場部須將所收取的銀行票據(jù)原件每旬內(nèi)送回公司財務部門，將所收取銀行支票在一日內(nèi)送交子公司財務部門。6、憑電匯單傳真件或銀行匯票傳真件發(fā)貨的，銷售人員應跟蹤貨款進帳情況，及時向財務部門查詢。7、每月3日前，銷售部門與財務部門共同就銷發(fā)系統(tǒng)和財務帳務系統(tǒng)的資金進行核對；每月3日

35、前，銷售部門編制上月分客戶“已發(fā)運未開發(fā)票”和“已開發(fā)票未提貨”清單，交財務部門審核。8、銷售人員根據(jù)財務部門出具的對帳函與客戶開展對帳工作，對帳函交于業(yè)務人員、客戶時，要辦理交接記錄，并及時督促客戶做好對帳工作。如客戶以書面形式提出異議時，銷售、財務部門應在接到客戶書面函件兩日內(nèi)對客戶資金狀況進行重新核對，查明原因。9、原則上客戶憑計劃單提貨，若為客戶指定的經(jīng)辦人提貨時，須出具經(jīng)雙方簽字（蓋章）確認的運輸委托函，經(jīng)銷售部門經(jīng)辦人員及負責人簽字，作為裝運發(fā)貨依據(jù)。10、每日按要求發(fā)送銷售發(fā)運信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)到銷售部。11、特殊情況下的手工發(fā)貨及數(shù)據(jù)補錄。12、認真履行本辦法其他相關職責。 對應單據(jù)

36、：銷售計劃單、銷售發(fā)票、對帳函、運輸委托函、已發(fā)運未開發(fā)票清單、已開發(fā)票未提貨清單財務部門主要職責：1、銷售會計要了解有關銷售管理制度，熟知公司財務管理制度和財務專業(yè)知識，掌握銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求。2、財務部門負責人每周不少于1次對銷售發(fā)運信息系統(tǒng)與財務帳務系統(tǒng)有關資金情況的一致性和準確性進行抽查。3、財務銷售會計必須逐筆、準確地錄入客戶資金。根據(jù)銷售人員提出的銀行承兌匯票、電匯貨款進帳核查的要求，財務部門應通過銀行進行查詢。4、財務部門安排人員每日對昨日系統(tǒng)資金錄入情況進行逐筆審核，審核工作日清日結(jié)。5、每日9:30前牽頭組織各相關部門完成填制日發(fā)運數(shù)據(jù)核對表工作，經(jīng)各部門會簽后存檔。6、銷

37、售會計必須對照公司的價格執(zhí)行通知和已簽訂的合同，認真審核品種、價格、數(shù)量、資金，不使錯誤的銷售計劃單得到確認通過。7、財務部門須在收到銀行進帳單（加蓋轉(zhuǎn)訖章）一個工作日內(nèi)進行用友帳務處理，以確保兩帳資金一致。8、財務銷售會計在接到銷售發(fā)票，即時對銷售部門錄入系統(tǒng)的發(fā)票情況進行審核，確保發(fā)票信息準確。9、每月3日前完成銷發(fā)系統(tǒng)和財務帳務系統(tǒng)資金情況核對工作，確保客戶資金情況一致；每月5日前完成上月未結(jié)算量和預開票量審核工作。10、根據(jù)銷售部門提供的客戶名單或按客戶要求出具對帳函，督促銷售部門開展客戶對帳工作。如客戶以書面形式提出異議時，財務、銷售部門應在接到客戶書面函件兩日內(nèi)對客戶資金狀況進行重

38、新核對，查明原因。11、特殊情況下的手工發(fā)貨及數(shù)據(jù)補錄。12、認真履行本辦法相關的其他職責。 對應單據(jù)：銷售計劃單、銷售發(fā)票、日發(fā)運數(shù)據(jù)核對表、對帳函、出門證裝運部門主要職責：1、了解公司有關銷售管理制度，掌握銷發(fā)系統(tǒng)管理相關要求，熟悉公司發(fā)運環(huán)節(jié)和程序。2、根據(jù)客戶計劃單余額和客戶要求開具發(fā)貨通知單，若為客戶指定經(jīng)辦人提貨時，須依據(jù)銷售部門經(jīng)辦人及負責人簽字確認的運輸委托函方可開具發(fā)貨單。3、發(fā)運人員原則上按照車輛進廠順序安排裝車，保證工廠正常的發(fā)運秩序。4、對所有散裝水泥車輛，空車、重車都必須過磅，不得采用空車數(shù)據(jù)作為某一階段的空車磅重。司磅員必須加強司磅過程中的監(jiān)控，對空散罐車皮重波動異

39、常情況，應按照本辦法有關要求執(zhí)行。5、對散裝罐車承載噸位凈重低于裝車標準重量90%的車輛，必須由散裝水泥發(fā)貨員、發(fā)貨班長（或當班發(fā)運調(diào)度、門衛(wèi)）二人共同確認裝車重量，并在出門聯(lián)上簽字。6、對未裝水泥的散裝罐車出廠，車輛駕駛員須到裝運部門領取并填寫空車出廠申請單，當班發(fā)貨員、發(fā)貨班長（或當班發(fā)運調(diào)度）進行會簽，證明其確實未裝水泥方可準予出廠。7、裝運部門負責人每周不少于一次對空車出廠、皮重波動大、發(fā)貨單作廢、裝車通知單作廢、散裝水泥車裝載量低于標準載重量90的情況進行抽查，并做好抽查記錄。8、每日9:00前將昨日發(fā)運的散裝水泥裝車通知單按發(fā)運先后順序整理，并按要求填制日散裝水泥裝車情況核對表，經(jīng)

40、部門負責人確認后交財務部門審核，對于有不一致現(xiàn)象的應及時協(xié)助查明原因。9、特殊情況下的手工發(fā)貨及數(shù)據(jù)補錄。10、認真履行本辦法相關的其他職責。 對應單據(jù)：銷售計劃單、袋裝散裝發(fā)貨單、散裝水泥裝車通知單、日散裝水泥裝車情況核對表、空車出廠申請單門衛(wèi)崗位工作職責：1、根據(jù)車輛到廠先后順序，登記車輛車牌號碼、收貨單位、裝運品種及噸位等信息，發(fā)放入廠裝車順序牌。 2、門衛(wèi)認真審核出門證，堅持按照收單、核單、驗貨、放車、點擊的流程執(zhí)行，對出廠的每車貨物，認真核對客戶名稱、貨物品種及數(shù)量、運輸車號、打印時間等信息，確認無誤后在出門證上加蓋“作廢章”，標好順序，準予放行。3、對超時出廠的散裝水泥汽車，檢查會簽記錄并要求重新過磅確認無異常情況后方可準予出廠。4、對散裝罐車裝車凈重低于標準重量90%的車輛，須看到散裝水泥發(fā)貨員、班長共同簽字的出門聯(lián)后，方可出門放行。對空散裝罐車出廠，須看到散裝水泥發(fā)貨員、班長共同簽字的空車出廠申請單后，方可出門放行；對空袋裝水泥車（含裝運熟料的空車）出廠，門衛(wèi)必須登臺或上車確認車輛未裝貨物后，方可出門放行。5、加強出廠產(chǎn)品檢查與驗貨，對散裝水泥汽車必須打鉛封，對袋裝水泥汽車必須登臺或上車點包，確認發(fā)貨品種、噸位無誤后，方可予以出門放行。6、每日上午9:00前將昨日發(fā)運出廠貨物的出門證按照出門先后順序整理，并按要求填制