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文檔簡介

1、行政辦公管理工具第5章 行政辦公管理圖表51 日常接待管理圖表511 日常接待事項圖制訂接待計劃和預(yù)算訪客登記來電記錄公務(wù)接待日常來賓接待商務(wù)接待接待總結(jié)接待宴請接待報銷日常接待事項512 來訪客人登記表 編制日期: 年 月 日序號姓名所在單位來訪人數(shù)聯(lián)系方式證件號碼是否預(yù)約被訪人來訪事由時間值班員進入離開123編制: 審核: 513 接待工作日記表日期年 月 日記錄人考勤記錄姓名簽到時間姓名簽到時間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備 注編制: 審核:514 客戶來電記錄表 編制日期: 年 月 日來電日期來電時間客戶名稱聯(lián)系方式被訪人來電事由預(yù)約來訪時間受理人備注月日時515 來賓接待計劃表 編制日期

2、: 年 月 日來賓單位來賓人數(shù)參觀日期姓名性別年齡職務(wù)姓名性別年齡職務(wù)來賓參觀事由及要求有無攝像及其他新聞要求接待部門主要接待人陪同人飲食安排住宿安排接車司機及車輛接待計劃接待部門負(fù)責(zé)人辦公室主任行政總監(jiān)總經(jīng)理備注516 公司參觀登記表 編制日期: 年 月 日參觀單位參觀日期參觀人數(shù)參觀區(qū)域參觀負(fù)責(zé)人公司接待部門接待負(fù)責(zé)人公司陪同人員參觀目的參觀路線參觀內(nèi)容備注517 公司參觀許可證許可編號發(fā)證日期印章參觀單位參觀日期參觀人員職務(wù)單位參觀區(qū)域參觀內(nèi)容參觀路線相關(guān)部門簽章主管副總生產(chǎn)部行政部營銷部公關(guān)主管518 公務(wù)接待審批表來賓單位來賓人數(shù)來訪日期帶隊人姓名職 務(wù)停留期限公司接待負(fù)責(zé)人部 門職

3、 務(wù)來訪事由接待費用預(yù)算餐飲費用預(yù)算額住宿費用預(yù)算額其他費用預(yù)算額合計預(yù)算總額陪同人員要求接待部門經(jīng)理意見: 簽字: 日期: 年 月 日行政部經(jīng)理意見: 簽字: 日期: 年 月 日總經(jīng)理意見: 簽字: 日期: 年 月 日備注519 商務(wù)接待安排表填表人: 填表日期: 年 月 日來賓單位負(fù)責(zé)人姓名負(fù)責(zé)人職務(wù)隨行人員名單到達時間停 留 時 間人 數(shù)考察內(nèi)容接待計劃安排車輛使用計劃相關(guān)事項攝 影禮 品音 響歡迎標(biāo)語用 餐鮮 花宣傳材料禮 儀導(dǎo) 游題 詞水 果其 它負(fù)責(zé)接待部門意見 簽字: 日期: 年 月 日總經(jīng)理意見 簽字: 日期: 年 月 日5110 接待宴請申請表 編制日期: 年 月 日來賓負(fù)責(zé)

4、人所在單位工作職務(wù)宴請負(fù)責(zé)人所在部門工作職務(wù)宴請時間宴請人數(shù)陪客人數(shù)宴請理由宴請規(guī)格是否符合公司規(guī)定部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)人簽字經(jīng)辦人簽字簽字日期簽字日期簽字日期5111 接待宴請記錄表填表人: 填表日期: 年 月 日宴請單位宴請人數(shù)客人名單宴請時間宴請地點宴請標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算方式金額宴請負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)人備 注5112 接待工作總結(jié)表 編制日期: 年 月 日來賓單位來訪人數(shù)來訪負(fù)責(zé)人工作職位接待部門接待負(fù)責(zé)人預(yù)計費用實際費用接待任務(wù)完成情況第一天第二天接待總結(jié)成功經(jīng)驗待改進之處部門意見 簽字: 日期: 年 月 日52 行政會議管理圖表521 會議事項管理圖制訂會議計劃完成方案審批做好議程安排做好會議紀(jì)要發(fā)出會議

5、通知組織與召開會議編寫會議總結(jié)匯總年、月、季度會議會議事項管理522 年度會議計劃表 會議名稱項目舉辦次數(shù)舉行日期會議時間會議目的參會人員司 儀主 席事務(wù)負(fù)責(zé)人會議記錄員523 年度例會安排表活動名稱日期內(nèi)容預(yù)算承辦部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式新年宴會創(chuàng)立紀(jì)念日新員工就職典禮員工運動會員工旅游全員表彰大會例行常務(wù)會議記載事項123524 年度會議匯總表編號: 年度:_年 會議信息編號會議名稱會議性質(zhì)宗旨及議題會議地點會議時間參與單位主持人預(yù)計人數(shù)參會人數(shù)123525 會議方案審核表序號審核項目審核建議審核結(jié)果1會議的主題2會議的規(guī)模:(總?cè)藬?shù))查邀請回函3會議預(yù)算4會議日期及時間安排5會議總負(fù)責(zé)人6會議

6、事項分工7會議日程安排8會議流程安排9依來賓名冊制定工作安排10各類函件發(fā)放工作安排11紀(jì)念品選擇、購買、包裝和備份等事項安排12來賓交通與住宿安排13會場的預(yù)訂、布置安排和計劃14會場花飾、看板和標(biāo)示計劃15服務(wù)柜臺的安排16會議桌次、座次安排17胸章、名牌安排18新聞媒體安排19拍照攝影安排20服務(wù)員著裝安排21宴會的形式安排和宴會計劃22會場飲品安排23來賓費用支付范圍與計劃24料理樣式和菜單印制25日常用餐安排526 會議安排計劃表會議名稱會議日期會議地點會議召集單位主持人計劃參會人數(shù)計劃開始時間計劃結(jié)束時間會議負(fù)責(zé)人會議記錄員擬邀請參會人員參會單位會議宗旨及議題會議流程與會者應(yīng)備資料

7、會場標(biāo)示資料會場擬分發(fā)資料備注527 會議議程安排表會議主題會議類型會議主辦單位會議負(fù)責(zé)人會議主持人會議摘要會議議題/內(nèi)容議題1發(fā)言人發(fā)言時間發(fā)言內(nèi)容議題2發(fā)言人發(fā)言時間發(fā)言內(nèi)容出席人員會議記錄員會議注釋:123528 會議用品明細(xì)表 使用日期: 年 月 日會議名稱: 會議負(fù)責(zé)人: 參加單位: 參會人數(shù): 會議必備用品名稱單位數(shù)量規(guī)格備注文具筆支便條紙張筆記本本會議一般用品桌子張椅子把花飾盆投影布面講臺個飲料瓶茶杯個煙灰缸個會議特定用品名稱單位數(shù)量規(guī)格備注會議特定用品錄音機臺錄像機臺唱機臺投影儀臺電影放映機臺幻燈機臺麥克風(fēng)個備注529 行政會議通知單會議通知單通知日期: 年 月 日接收部門:

8、發(fā)文部門:尊敬的:謹(jǐn)定于 年 月 日 時 分于 召開 會議,請準(zhǔn)時參加。隨本通知書附送回執(zhí)一份,請于 年 月 日之前將回執(zhí)送 處。此致 公司行政部會議名稱會議時間會議地點會議聯(lián)系人聯(lián)系電話會議目的會議注意事項通知回執(zhí)聯(lián)會議通知已收到,內(nèi)容詳細(xì)了解,屆時 能 不能 參加。謝謝! 簽名: 年 月 日5210 行政會議記錄表編號: 使用日期: 年 月 日會議時間地點主持人記錄人會議名稱參 加 者會議議題會議目的會議過程記錄會議決策記錄審核人審核結(jié)果5211 行政會議紀(jì)要表編號: 使用日期: 年 月 日會議紀(jì)要會議主席會議主持列席人員名單出席人員名單會議決議內(nèi)容決議事項決議提出人負(fù)責(zé)人完成時間其他說明

9、記錄人:日期:核準(zhǔn)人:日期:5212 決議事項確認(rèn)表決議事項決議內(nèi)容達到目標(biāo)所需支持執(zhí)行措施執(zhí)行負(fù)責(zé)人備注5213 決議實施管理表會議名稱會議日期決議事項決議負(fù)責(zé)人部門執(zhí)行負(fù)責(zé)人實施目標(biāo)實施進度評價總經(jīng)辦生產(chǎn)部銷售部市場部質(zhì)量管理部采購部物流部人力資源部行政部財務(wù)部各部門每月實施檢查表月度實施進度評價月度實施進度評價1728394105116125214 會議進行檢查表檢查項目檢查內(nèi)容檢查結(jié)果目的是否正確把握會議的目的 是 否出席者是否確認(rèn)過出席者名單 是 否會場是否確認(rèn)過會場、日期 是 否議題是否針對議題加以檢討 是 否發(fā)言是否檢討過發(fā)言的時機和內(nèi)容 是 否質(zhì)詢是否檢討過質(zhì)詢與被質(zhì)詢的事情

10、是 否協(xié)助主持人和與會者的協(xié)調(diào)是否良好 是 否流程會議師傅都按照流程進行 是 否氛圍會議氛圍是否良好 是 否記載事項1235215 會議散會檢查表檢查事項檢查結(jié)果全員是否有積極性的提議 是 否是否正確記錄同意事項、決定事項 是 否決議事項是否重復(fù)一遍,讓全體人員確認(rèn)無異 是 否意見及議題的處理是否獲得認(rèn)同 是 否在當(dāng)天的議題中,是否有無法討論的議題 是 否是否取得同意后再進行討論 是 否是否尊重少數(shù)人的意見 是 否是否指示承辦人員保管議事錄 是 否是否指示將決定的事項通報全公司 是 否是否讓出席者以愉快的心情散會 是 否是否提醒下次會議的召開時間 是 否會場整理是否周全 是 否記載事項1235

11、216 行政會議總結(jié)表會議名稱參會人員會議時間會議地點一、會議簡況二、會議決議事項三、待改進事項四、其他事項5217 會議室使用申請表申請日期使用會期會議名稱參會人數(shù)主持人負(fù)責(zé)人備注申請部門管理部門部門名稱填表人部門負(fù)責(zé)人管理部門責(zé)任人部門負(fù)責(zé)人5218 會議室使用登記簿使用日期使用時間會議名稱使用部門參加人數(shù)負(fù)責(zé)人53 文件管理圖表531 文件管理事項圖文件收發(fā)文件制作文件印刷文件保管文件分發(fā)文件借用文件處理文件會簽文件更改文件復(fù)印文件管理事項532 公文接收登記表收文發(fā)文單位聯(lián)系人公文類型主題有無附件密級速級簽收備注日期文號533 公文發(fā)放記錄表發(fā)文收文單位聯(lián)系人公文類型主題有無附件密級速

12、級簽收備注日期文號534 文件目錄一覽表 項目編號文件號文件名稱版本頁數(shù)日期文件標(biāo)題、類別備注規(guī)范類規(guī)格類標(biāo)準(zhǔn)類535 文件印制申請單文件名稱類別 公文 表單 轉(zhuǎn)發(fā)文件 信件 領(lǐng)導(dǎo)講話 其他文件張數(shù)張(份)密級印制種類 打印 油印 膠印 復(fù)印張(份)張(份)高級紙大普通紙大小小時間交件月 日 時 分申請部門主管校對月 日 時 分經(jīng)辦取件月 日 時 分簽收承印部門主管: 經(jīng)辦:536 復(fù)印文件登記表序號日期文件名稱原稿頁數(shù)份數(shù)使用部門使用人備注合計537 資料存放記錄簿分類編號資料名稱保存單位建立/交存日期1234538 文件督辦通知單密級:(2011)第 號承辦單位名稱: 現(xiàn)將 督辦單位名稱:

13、 (印鑒) 年 月 日 要求1 年 月 日以前文字回告2回告件一式五份,經(jīng)送聯(lián)系電話: 539 公文收發(fā)匯總表 填寫日期: 年 月 日收文匯總發(fā)文匯總月日發(fā)文單位文號事由份數(shù)有無附件簽收月日收文單位文號事由份數(shù)有無附件簽收5310 公文收發(fā)會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期 年 月 日時限 普通件 急件 特急件密級 普通 秘密 機密 絕密內(nèi)容會簽順序單位接文時間交文時間行政部轉(zhuǎn)呈時間1 月 日 時 月 日 時 月 日 時2 月 日 時 月 日 時 月 日 時3 月 日 時 月 日 時 月 日 時備注5311 文件用印申請表編號:申請部門申請日期蓋印份數(shù)信件名稱信件類別用印份數(shù)用印原因印簽留底 公司

14、印簽 董事長印簽 總經(jīng)理印簽 財務(wù)印簽審核意見 簽名: 日期: 年 月 日主管:申請人:5312 函件接收記錄表日期信件種類接收人收信人所屬單位/職位分發(fā)日期簽收人5313 函件寄送記錄表序號外發(fā)時間函件信息發(fā)件人信息密級函件類別外發(fā)地址收信人外發(fā)信件人外發(fā)單位125314 圖書資料借閱卡圖書信息欄借閱信息欄圖書編號借閱人圖書名稱辦理人圖書類別借閱日期圖書價格擬歸還日期圖書等級歸還日期簽字確認(rèn)欄借閱人簽字: 年 月 日經(jīng)辦人簽字: 年 月 日說明:雙方各留一份,便于日后歸還時確認(rèn)。5315 圖書借閱登記表借閱日期圖書編號圖書名稱借閱人擬歸還日期借閱人簽字經(jīng)辦人簽字5316 聲像材料送審表 送審

15、日期: 年 月 日聲像資料名稱附加文字材料頁次聲像資料送審人簽字確認(rèn)欄攝編人員配音人員文字起草人員參審人員簽名: 年 月 日簽名: 年 月 日簽名: 年 月 日簽名: 年 月 日審核意見 簽名: 年 月 日54 差旅管理圖表541 差旅事項管理圖差旅計劃差旅申請差旅審批差旅登記出境差旅管理差旅準(zhǔn)備差旅費用預(yù)支差旅費用報銷差旅事項管理542 差旅事項說明表差旅事項說明差旅計劃制訂年度、季度、月度差旅計劃以及每次差旅的計劃差旅申請申請差旅,申請差旅費預(yù)支差旅審批主管人、主管部門、分管副總等人對差旅事項及其方案進行審批,對差旅人的請假要求進行審批等出境差旅管理出境差旅的注意事項、簽證、護照辦理以及差

16、旅費支出標(biāo)準(zhǔn)等差旅準(zhǔn)備機票、酒店預(yù)訂、目的地聯(lián)絡(luò)等差旅登記對差旅人員的外勤工作進行登記,對差旅工作進行記錄后存檔等差旅費管理差旅費報支標(biāo)準(zhǔn)管理、差旅費預(yù)支管理、差旅費報銷管理等543 年度出差計劃表 日期和費用計劃上旬費用中旬費用下旬費用合計第一季度1月2月3月小計第二季度4月5月6月小計第三季度7月8月9月小計第四季度10月11月12月小計總計544 出差準(zhǔn)備費用表地區(qū)身份a類地區(qū)b類地區(qū)c類地區(qū)董事長常務(wù)董事其他董事總經(jīng)理副總/總監(jiān)級部門經(jīng)理級主管級工程師普通員工其他545 出境差旅申請表姓名性別出生年月部門職務(wù)職稱出境目的預(yù)計出境時間預(yù)計返回時間預(yù)計費用出境差旅審批總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理

17、主管546 出差申請審批表姓名部門職務(wù)出差時間出發(fā)地點出發(fā)時間預(yù)計銷假日期出差事由部門審批意見 簽字: 日期: 年 月 日分管副總審批意見 簽字: 日期: 年 月 日總經(jīng)理審批意見 簽字: 日期: 年 月 日547 員工出差登記表姓 名部門目的地出差事由擬出差時間擬返回時間聯(lián)系電話具體地址職務(wù)代理人批準(zhǔn)人備注55 印照管理圖表551 印照風(fēng)險管理圖未經(jīng)批準(zhǔn)私刻印章不按規(guī)定領(lǐng)用印章私攜印照外出盜用印章印照丟失或被盜違規(guī)用印不按規(guī)定收繳印照不按規(guī)定銷毀廢止印照印照管理風(fēng)險管理552 印章樣式標(biāo)準(zhǔn)表印模文字字體形狀及尺寸材質(zhì)553 印章刻制申請表 日期: 年 月 日申請單位申請單位負(fù)責(zé)人簽字申請日期

18、經(jīng)辦人印章詳稱舊章詳稱申請理由行政部意見 簽字: 日期: 年 月 日行政副總意見 簽字: 日期: 年 月 日總經(jīng)辦意見 簽字: 日期: 年 月 日備 注554 印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號公章類別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人備注555 印章使用申請表單位申請日期 年 月 日用印類別份數(shù)文件名稱文件說明申請人核準(zhǔn)人556 印章使用審批單編 號用章部門蓋章時間公章類別用章次數(shù)文件發(fā)文號文件名稱審批事項用章人(簽章)批準(zhǔn)人(簽章)蓋章用途557 印章管理登記表種類區(qū)分名稱印章內(nèi)容管理責(zé)任人辦理責(zé)任人備注公司印章名印公司名印(股份公司用)公司全稱辦公室主任行政部經(jīng)理辦公室主任部門印章部門印行政部?。ü?/p>

19、司名、部門名)行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理分店名印分 店 印(公司名、分店名)分店經(jīng)理分店總務(wù)處長職務(wù)印章董事經(jīng)理董事(股份公司用)(職務(wù)名稱)辦公室主任辦公室主任經(jīng)理印財務(wù)部經(jīng)理?。ㄣy行專用)(公司/職務(wù)名)財務(wù)部經(jīng)理558 印章使用范圍表種類區(qū)分股票及債券支票及銀行兌現(xiàn)憑證合同及其他重要文件訂貨單及日常業(yè)務(wù)文件各類對外文件辭令請示收據(jù)人事關(guān)系及有關(guān)證明員工存款賬目委任狀公司名稱印章公司名章股份公司專用部門名章分公司名章職務(wù)名章董事長名章董事章(股份公司專用)其他高級職員名章財務(wù)部經(jīng)理名章分公司經(jīng)理章559 印章銷毀申請表 日期: 年 月 日印章種類報備機關(guān)事由審批機關(guān)印章信息印章文字銷毀日期制發(fā)日

20、期印章模式申請人主管5510 執(zhí)照使用登記表使用時間執(zhí)照名稱執(zhí)照類別使用用途使用人批準(zhǔn)人備注56 車輛管理圖表561 車輛管理事項圖車輛使用申請車輛使用審批派車登記車輛保養(yǎng)日常行車管理車輛維修車輛費用報銷違規(guī)車輛管理車輛使用事項管理車輛購入申請車輛使用總結(jié)562 車輛購入申請表車名及車型擬購時間排量(l)產(chǎn)地數(shù)量顏色現(xiàn)有在用車輛情況單價(萬元)采購理由資金來源科室主管意見:(蓋章)簽名: 年 月 日部門經(jīng)理意見:(蓋章)簽名: 年 月 日行政經(jīng)理意見:(蓋章)簽名: 年 月 日主管副總意見(蓋章)簽字: 年 月 日總經(jīng)理意見(蓋章)簽字: 年 月 日備注563 車輛使用申請表編號: 時間:申請

21、人所在部門隨行人數(shù)計劃用車時間目的地用車事由備注說明部門主管簽字派車人簽字564 車輛派出登記表派車日期: 年 月 日使用部門申請人隨行人數(shù)派車時間至行車線路事由車號行車?yán)锍绦熊嚂r數(shù)使用部門主管簽名:申請人簽名:管理部門主管簽名:經(jīng)辦人簽名:565 車輛行駛記錄表司機姓名用車編號車牌號用車部門用車人隨行人數(shù)行車時間事由行車記錄所用時間目的地行車前里程數(shù)行車后里程數(shù)備注備注審核: 復(fù)核:566 車輛使用日志表1行駛耗油日期: 年 月 日 經(jīng)辦人: 司機及車號:使用者證明(簽名)出發(fā)里程表指數(shù)時刻地點到達里程表指數(shù)時刻行駛時間事由本次行駛距離 公里 計算耗油量 公升2工程耗油使用者證明(簽名)前次結(jié)存量 公升本次結(jié)存量 公升結(jié)存量 公升開始路碼表指數(shù)時刻工作內(nèi)容完畢路碼表指數(shù)時刻行駛時間小計567 車輛維修申請表日期: 年 月 日 編號:車號型號購入時間里程數(shù)申請人責(zé)任人請修項目預(yù)算金額修理廠意見損壞原因?qū)徍艘庖?簽字: 日期: 年 月 日主管: 復(fù)核: 管理員: 經(jīng)辦人:568 車輛保養(yǎng)記錄表車號引擎號公司編號使用地區(qū)主要使用人駕駛員保養(yǎng)修理記錄年項目金額保養(yǎng)前路碼表數(shù)經(jīng)手人(簽章)主管(簽章)月日

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