辦事處財(cái)務(wù)管理制度AAAAA

1、辦事處財(cái)務(wù)管理制度目 錄一、 .辦事處備用金及費(fèi)用支出相關(guān)規(guī)定及流程二、 辦事處物流控管三、 辦事處倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)管理、單據(jù)管理四、 .辦事處客戶(hù)數(shù)據(jù)管理五、 辦事處增值稅發(fā)票開(kāi)具管理規(guī)定六、 .辦事處數(shù)據(jù)管理崗位職責(zé)及操作細(xì)則辦事處財(cái)務(wù)管理制度一、 辦事處備用金管理及費(fèi)用支出相關(guān)規(guī)定及流程1、 備用金管理：用于辦事處日常開(kāi)支，如差旅費(fèi)、話費(fèi)、快遞費(fèi)、水電費(fèi)等，其他費(fèi)用按預(yù)算專(zhuān)門(mén)申請(qǐng)，專(zhuān)款專(zhuān)用。要求如下1、 每月1號(hào)，將當(dāng)月費(fèi)用預(yù)算清單傳到公司，經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后兩天給予安排。2、備用金額度1萬(wàn)元，各項(xiàng)支出均應(yīng)有相應(yīng)合法票據(jù)。3、備用金不允許挪用和個(gè)人借支，特殊情況單獨(dú)審批。 4、非預(yù)算范圍內(nèi)

2、的緊急支出，需要事先提出申請(qǐng)，經(jīng)總公司營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并增加預(yù)算，單獨(dú)支付。5、專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用的開(kāi)支，經(jīng)辦事處申請(qǐng)，公司營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后可由總公司直接銀行匯給對(duì)方。6、所有費(fèi)用必須根據(jù)相關(guān)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行審核后方可報(bào)銷(xiāo)及記帳，在申請(qǐng)下次備用金或?qū)ｍ?xiàng)費(fèi)用時(shí),報(bào)銷(xiāo)單據(jù)及辦事處備用金收付存明細(xì)表傳給公司及審核，以便公司對(duì)辦事處財(cái)務(wù)其統(tǒng)籌。、 費(fèi)用支出的相關(guān)規(guī)定及流程：1、采購(gòu)業(yè)務(wù)因市場(chǎng)銷(xiāo)售需要而發(fā)生 的采購(gòu)業(yè)務(wù)的（月費(fèi)用預(yù)算清單中未涉及），必須寫(xiě)明采購(gòu)事由報(bào)總公司營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)批準(zhǔn)并備案后方可采購(gòu)。2、修理費(fèi)用，除自然損耗發(fā)生的修理費(fèi)除外，其他發(fā)生的修理費(fèi)用相關(guān)責(zé)任人必須承擔(dān)50% 。3、促銷(xiāo)費(fèi)用：發(fā)生

3、前需要就促銷(xiāo)活動(dòng)提交總公司營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)詳細(xì)的活動(dòng)預(yù)算。4、辦事處出租車(chē)費(fèi)用：每年9月至次年元月份每月允許辦事處總經(jīng)理報(bào)銷(xiāo)800元/月、其他月份限額400元/月。5、 市內(nèi)公交：要求購(gòu)辦公交ic卡，憑購(gòu)卡發(fā)票報(bào)銷(xiāo)。不適用ic卡線路憑票報(bào)銷(xiāo)。6、 運(yùn)費(fèi)的核銷(xiāo)：長(zhǎng)途運(yùn)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)要求運(yùn)費(fèi)單上注明收貨箱數(shù)、數(shù)量、隨貨單號(hào)；市內(nèi)運(yùn)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，要求出庫(kù)單上注明運(yùn)費(fèi)單號(hào)、金額、目的地，如發(fā)生短途運(yùn)輸費(fèi)用則短途金額在運(yùn)輸單上注明。7、 招待標(biāo)準(zhǔn)：參照公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度及預(yù)先申請(qǐng)，如有超出，須向公司營(yíng)銷(xiāo)負(fù)責(zé)人、辦事處總經(jīng)理同意后方可支出。8、 公關(guān)費(fèi)用：發(fā)生需要提前向公司總經(jīng)理申請(qǐng)，在得到書(shū)面批復(fù)后，方可發(fā)生9、 商場(chǎng)付

4、現(xiàn)費(fèi)用：要求辦事處提出申請(qǐng)，由公司匯入辦事處帳號(hào)，特殊情況或付費(fèi)較小可向總公司申請(qǐng)，批準(zhǔn)后由辦事處在備用金中列支。商場(chǎng)費(fèi)用要有費(fèi)用發(fā)票或收據(jù)，收據(jù)必須加蓋商場(chǎng)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。商場(chǎng)如出具辦公用品等與付款名目不相符的發(fā)票，發(fā)票上必須注明用途。10、導(dǎo)購(gòu)工資管理：a、必須到人力資源部辦理相關(guān)手續(xù)；b、要求辦理公司指定的銀行卡，由公司統(tǒng)一發(fā)放（商超有特殊規(guī)定的除外）。c、辦事處明要提供明確的、經(jīng)公司同意的基本工資、提成比例、提成基數(shù)、加班工資的計(jì)算方法給財(cái)務(wù)。d、臨時(shí)促銷(xiāo)人員的工資發(fā)放以臨時(shí)促銷(xiāo)活動(dòng)申請(qǐng)審批后作為工資發(fā)入的依據(jù)，并同時(shí)提供臨時(shí)促銷(xiāo)人員的工資簽收單。11、商場(chǎng)裝修費(fèi)用支出：應(yīng)有相應(yīng)的合同，公

5、司根據(jù)裝修合同和驗(yàn)收單進(jìn)行支付。12、費(fèi)用單據(jù)處理與傳遞辦事處參照費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)定，按公司要求進(jìn)行費(fèi)用的分類(lèi)、歸集、粘貼。要求如下：1、合法發(fā)票、收據(jù)類(lèi)票據(jù)分開(kāi)2、車(chē)費(fèi)、住宿費(fèi)填報(bào)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，除此之外的單據(jù)填報(bào)付款憑證。3、票據(jù)要求連續(xù)編號(hào)、記帳。4、票據(jù)由各業(yè)務(wù)員自己按公司要求整理、粘貼，會(huì)計(jì)審核，辦事處經(jīng)理簽字確認(rèn)方可報(bào)銷(xiāo)。5、報(bào)銷(xiāo)金額達(dá)到備用金金額50%時(shí)，及時(shí)寄回公司分管辦事處會(huì)計(jì)主管處。13辦事處總經(jīng)理及區(qū)域經(jīng)理出差費(fèi)用： 出差除車(chē)費(fèi)外， 區(qū)域經(jīng)理出差每天按100元，辦事處總經(jīng)理出差每天按160元二、辦事處物流控管： 貨物流轉(zhuǎn)要做到：嚴(yán)格、準(zhǔn)確、安全、迅捷，每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須無(wú)一遺漏，

6、貨物進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)必須憑有效的單據(jù)，做到“貨到有單，貨走單隨”。要求如下： 、 產(chǎn)品管理 1、 訂貨規(guī)定： 根據(jù)市場(chǎng)需求向公司申請(qǐng)發(fā)貨，發(fā)貨單經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后送倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行配貨。訂貨單傳真件留存財(cái)務(wù)應(yīng)收款會(huì)計(jì)。2、 收貨規(guī)定：辦事處收到公司貨物后，要根據(jù)隨貨單在一天內(nèi)驗(yàn)收入庫(kù)，并向公司電話或書(shū)面確認(rèn)收貨數(shù)量。根據(jù)雙方確認(rèn)的數(shù)據(jù)開(kāi)具入庫(kù)單并據(jù)此入帳。3、 銷(xiāo)售發(fā)貨、退貨、調(diào)貨規(guī)定： 自營(yíng)商場(chǎng)發(fā)貨，貨到商場(chǎng)，必須由收貨人簽收，或索取對(duì)方收貨憑證，雙方確認(rèn)無(wú)誤后方可入帳。 下線發(fā)貨：執(zhí)行款到發(fā)貨原則，不允許賒銷(xiāo)。發(fā)貨時(shí)附隨貨聯(lián)，貨到后要客戶(hù)后12小時(shí)內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)（業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)催要）。 商場(chǎng)、下線客戶(hù)退貨：

7、退貨時(shí)要求客戶(hù)附清單，公司在收貨后12小時(shí)清點(diǎn)完成，并及時(shí)就退貨數(shù)量與客戶(hù)確認(rèn)，以實(shí)際收貨數(shù)為入帳依據(jù)。 調(diào)貨：客戶(hù)要求調(diào)換貨前必須經(jīng)過(guò)公司營(yíng)銷(xiāo)部同意，調(diào)換時(shí)必須按要求開(kāi)具退貨單、發(fā)貨單。、外購(gòu)樣品、辦公用品、促銷(xiāo)品管理：辦公用品：按公司批準(zhǔn)限額進(jìn)行集中統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，歸倉(cāng)庫(kù)保管，入庫(kù)時(shí)開(kāi)據(jù)入庫(kù)單，登記辦公用品臺(tái)帳，領(lǐng)用時(shí)填寫(xiě)領(lǐng)用單，需要以舊換新的要舊換新（如：筆、手套、剪刀等）。促銷(xiāo)用品：按公司批準(zhǔn)的申請(qǐng)單進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，先入庫(kù)，后領(lǐng)用。活動(dòng)完畢未用完促銷(xiāo)品退回倉(cāng)庫(kù)，同時(shí)就促銷(xiāo)進(jìn)行分析，核實(shí)促銷(xiāo)用品發(fā)放的合理性。樣 品：與公司營(yíng)銷(xiāo)部溝通后進(jìn)行樣品采購(gòu)，寄回公司并按規(guī)定辦理入庫(kù)手續(xù)后,憑相關(guān)正式發(fā)票在備用

8、金中報(bào)銷(xiāo)。三、 辦事處倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)管理、單據(jù)管理： (一):倉(cāng)庫(kù)管理要求如下：1 保持倉(cāng)庫(kù)的清潔衛(wèi)生，對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行妥善保管，保證物料堆放整齊， 不混雜、分組織、尺碼、顏色擺放，要求貨物數(shù)量標(biāo)識(shí)向外，便于核查，同時(shí)要求放置計(jì)量貨物的收發(fā)卡。2 發(fā)貨時(shí)，要按次序發(fā)貨，不允許在箱體打洞，或不開(kāi)箱從中抽拿。同時(shí)要保證發(fā)貨時(shí)貨物包裝的完好，不允許人為導(dǎo)致包裝破損。3 要求客戶(hù)提前下單，以便倉(cāng)庫(kù)可以及時(shí)有序配貨。4 倉(cāng)庫(kù)使用的出入庫(kù)單必須由總公司統(tǒng)一訂制。5 倉(cāng)庫(kù)要按公司規(guī)定登記臺(tái)帳，編制報(bào)表，根據(jù)貨物的收發(fā)情況及時(shí)開(kāi)具出入庫(kù)單，并做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，第二天10點(diǎn)前完成前日?qǐng)?bào)表的編制與報(bào)送。6 對(duì)出入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)

9、行數(shù)量、質(zhì)量的核查。每月進(jìn)行一次月底盤(pán)存工作，核查帳實(shí)是否相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向辦事處經(jīng)理及公司進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)，查明原因后方可繼續(xù)運(yùn)行。7倉(cāng)庫(kù)做好防火、防盜管理，并由辦事處經(jīng)理做好貨物保險(xiǎn)工作。(二):出庫(kù)單據(jù)管理要求如下：1、送貨上門(mén)的業(yè)務(wù)： 倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)時(shí)要開(kāi)據(jù)五聯(lián)出庫(kù)單，由倉(cāng)庫(kù)員、發(fā)貨員對(duì)貨物數(shù)量簽字確認(rèn)后，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，二聯(lián)隨貨（一聯(lián)給客戶(hù)，一聯(lián)由客戶(hù)簽字后帶回記帳備查），二聯(lián)寄回公司（一聯(lián)財(cái)務(wù)記帳，一聯(lián)營(yíng)銷(xiāo)記帳）。2、貨運(yùn)發(fā)貨的業(yè)務(wù)：a、商超要求取得客戶(hù)回單b、下線客戶(hù)收到貨后12小時(shí)內(nèi)給予確認(rèn)，將隨貨單簽字確認(rèn)回傳辦事處（業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)催要），做為記帳依據(jù)。（三）：其他要求：辦事處票據(jù)填開(kāi)、

10、建帳的具體要求見(jiàn)“倉(cāng)管員操作細(xì)則”相關(guān)內(nèi)容。四、 客戶(hù)數(shù)據(jù)管理 1 進(jìn)銷(xiāo)存情況管理：每月辦事處要取得商超、下線的進(jìn)銷(xiāo)存數(shù)據(jù)上報(bào)公司。2 公司制作統(tǒng)一的終端銷(xiāo)售清單登記表：由終端導(dǎo)購(gòu)按銷(xiāo)售實(shí)時(shí)填寫(xiě)，辦事處在每周六前要取得所有商超一周銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)和小票，并上報(bào)公司，在周末時(shí)把小票寄回公司，公司按小票和終端銷(xiāo)售清單登記表進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)購(gòu)提成計(jì)算。3 商超建立導(dǎo)購(gòu)交接班盤(pán)存制度：同時(shí)每月按帳期對(duì)商超庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。出現(xiàn)盤(pán)虧情況時(shí)，由責(zé)任人承擔(dān)損失，如無(wú)法落實(shí)責(zé)任人，由導(dǎo)購(gòu)與業(yè)務(wù)經(jīng)理承擔(dān)損失。4 團(tuán)購(gòu)貨物：要事先通知公司團(tuán)購(gòu)數(shù)量金額，現(xiàn)款現(xiàn)貨。價(jià)格按公司 規(guī)定團(tuán)價(jià)格發(fā)貨。5 要求建立客戶(hù)檔案：將代理商所在的

11、省市、企業(yè)名稱(chēng)、辦公地址、傳真電話、法人代表身份證明等相關(guān)信息，直營(yíng)商場(chǎng)的名稱(chēng)、聯(lián)系人、職務(wù)、電話等整理成冊(cè)一式兩份，留公司一份存檔。6 促銷(xiāo)數(shù)據(jù)管理：促銷(xiāo)方案經(jīng)過(guò)公司同意后，由倉(cāng)庫(kù)按促銷(xiāo)申請(qǐng)批復(fù)準(zhǔn)備貨物，并做好出庫(kù)手續(xù)。促銷(xiāo)時(shí)，由會(huì)計(jì)出納進(jìn)行巡查，并對(duì)貨品價(jià)格和銷(xiāo)售數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督。促銷(xiāo)結(jié)束后，由出納會(huì)計(jì)對(duì)銷(xiāo)售結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，由倉(cāng)庫(kù)做好剩余產(chǎn)品入庫(kù)手續(xù)。五. 辦事處發(fā)票管理及規(guī)范流程(一) : 增值稅發(fā)票開(kāi)具管理：公司辦事處現(xiàn)不具備法人資格，發(fā)票需要總公司開(kāi)出，在發(fā)生業(yè)務(wù)需要開(kāi)具增票時(shí)，辦事處要求提供開(kāi)票單位的稅務(wù)登記證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)戶(hù)許可證、法人或代理人身份證、經(jīng)銷(xiāo)合同。(二): 增值稅發(fā)票開(kāi)具：要求提供對(duì)方客戶(hù)對(duì)帳單，以便公司審核后開(kāi)票。不允許虛開(kāi)、代開(kāi)。(三): 發(fā)票的管理：a: 辦事處收到發(fā)票在送商超及客戶(hù)前，要進(jìn)行登記，以便核查。 因?yàn)榘l(fā)票認(rèn)證期限為90天,所以辦事處收到發(fā)票后要在第一時(shí)間送入商超，不能耽誤結(jié)帳期，如因發(fā)票錯(cuò)