公司行文規(guī)范

1、僅供個人參考河北喜德來家具實業(yè)有限公司公文處理規(guī)范一、目的和適用范圍為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)1公司辦公室為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；2. 公司辦公室主任負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署；3. 相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；4 .相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審核；5.總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的簽批。三、公文分類1. 決定一一適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及

2、人員的獎懲，組織變更或人事任免等；2. 決議一一適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項；3. 通告（或公告）一一適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項；4. 通知一一適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項；5. 通報一一適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況；6報告適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建 議；7請示適用于下級向上級或政府部門請求批示、 批準(zhǔn)、批復(fù)的事項； 8批復(fù)適用于答復(fù)申請、報告、請示的事項。批復(fù)可簡化為直接在 申請、報告、請示文件上批復(fù)；9函適用于對外溝通，對內(nèi)用于各部門之間商洽工作或協(xié)作處理有 關(guān)事項（工作函、聯(lián)系

3、函）；10規(guī)定（或辦法）適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約 束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；11會議紀(jì)要適用于記載、督辦、傳達(dá)會議情況和議定事項。四 、公文級別和簽批1. 根據(jù)公司實際情況，公司內(nèi)部公文分為以下三級： 一級公文包括：決定、決議、規(guī)定；二級公文包括：通告、通報、批復(fù)、 會議紀(jì)要；三級公文包括：通知、請示、函及其他。2. 一級公文必須經(jīng)總經(jīng)理（或董事會成員）簽批，二、三級公文根據(jù)情 況可由部門主管簽批或不簽批。3. 需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標(biāo)注簽批字樣。五 、公文格式1公文適用范圍（1）公文分為紅頭文件和普通公文；（2）一級公文使用“大紅頭紙”，即 75 號宋體

4、紅色“河北喜德來家具實 業(yè)有限公司文件”；（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即 70 號宋體紅色“河北喜德來家具實 業(yè)有限公司”（ * ）；（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文 件進(jìn)行發(fā)文；（6）紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2 發(fā)文字號（1）使用“大紅頭”時發(fā)文字號用 4 號仿宋體“喜字 * 號”，紅線 上居中排布；（2）使用“小紅頭”時，發(fā)文字號用 4 號仿宋體“喜 * 字* 號”， 紅線下第一行右上角頂格排布。3 公文密級和保密期限（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。（2）文件如需標(biāo)識秘密等

5、級，用 4 號黑體，頂格標(biāo)識在第一行右上角， 如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限， 中間用隔開。4 公文標(biāo)題（1）使用“大紅頭”時用小 2 號宋體。使用“小紅頭”時用小 2 號黑體 使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對 稱，間距恰當(dāng)。5主送機關(guān)標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機 關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。6正文 每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號仿宋體。7附件 在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和 名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂， 并在附件左

6、上角第一行頂格標(biāo)識 “附件”， 有序號時用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識序號，但不能標(biāo)注虛號。8成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“0”，與正文右對齊。9印章 要求上不壓正文，下壓成文日期。單一公司制發(fā)的公文在落款處不署發(fā) 文公司名稱，只標(biāo)識成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日 期拉開， 兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切。 當(dāng)三個公司及以上聯(lián)合行文時，應(yīng)標(biāo)注每個公司的全稱或通用簡稱分別加蓋 印章。成文日期標(biāo)注在最后一行印章的右下角。10主題詞 “主題詞”用三號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目按照國 務(wù)院公文主題詞表的分類進(jìn)行編制；詞目用三號仿宋；詞目之間空一

7、字， 主題詞一般不超過四個。11抄報、抄送、抄發(fā)機關(guān) 標(biāo)識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標(biāo)句號。抄報機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬 單位；抄發(fā)機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。12印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用四號仿宋體。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公 文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。13公文用紙和結(jié)構(gòu)層次（1）公文用紙一般為 A4 型，左側(cè)裝訂。（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1”，第四層為“（1）”第五層為“”。六 、

8、公文辦理1 內(nèi)部發(fā)文辦理（ 1 ）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、 簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。（ 2 ）公司內(nèi)部公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重 點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的 有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。（ 3 ）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫發(fā)文登記表。（ 4 ）各部門收到文件時應(yīng)做好收文記錄。2外來公文處理（ 1 ）定義：外來公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。（2）公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽

9、收、登記、審 閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收外來公文由公司辦公室根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各職能部門收到的外來 公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交公司辦公室登記處理。（4）外來文件登記公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)外來公文的登記，并填寫收文處理便箋， 對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱 外來公文一律由公司辦公室主任進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，對于需具體辦 理的公文，應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容等，提出擬辦意見，送分管領(lǐng)導(dǎo)審定。 需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，主批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確簽署意見，姓名和批辦日期， 公司辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批示立即復(fù)印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時限以外來公文 時限要求為準(zhǔn)

10、。（6）承辦和催辦 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬 于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回行政部并說明理 由。 送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由行政部負(fù)責(zé)催辦、查辦， 做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發(fā)的 重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。（7）傳閱 對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行 傳閱。 對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳 閱。3公文處理原則（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘

11、密的安全。. （3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過 公司辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接 向外單位或個人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（4）公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4公文立卷、歸檔和銷毀（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度，及時將公文原 稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷， 保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（ 4）

12、公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正 式文件妥善保管。（ 5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起 不產(chǎn)生效力。（ 6） 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個 人不得保存應(yīng)歸檔的公文。（7）不具備歸檔保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期 銷毀。銷毀帶有密級的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請并進(jìn)行登記。不得用于商業(yè)用途僅供個人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werde