公司檔案管理制度及流程

1、公司文件檔案管理制度及流程目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整 性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、 術(shù)語(yǔ)和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活 動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦 盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活 動(dòng)。四、 職責(zé)1、行政人事部：1) 負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行

2、及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2) 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3) 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4) 負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5) 提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6) 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2、其他各部門相關(guān)人員：1) 負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；2) 向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3) 負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4) 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔

3、案資料；3、各部門檔案主管人員1)負(fù)責(zé)部門檔案的管理。4、各部門負(fù)責(zé)人1)負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查五、 工作程序1、檔案資料的收集1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制 部門文件(合同)管理記錄目錄 。2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目 錄每季度向行政人事部移交。a) 歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月 10 日前。b) 檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。c) 檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文

4、件(合同)管理記錄目錄 ，以便 檢索利用。 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊 排放在文件檔案柜中。d) 檔案借閱(1) 借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)， 不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須 當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘 抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e) 檔案銷毀對(duì)

5、已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門 總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存2、檔案管理細(xì)則1)檔案資料的歸檔范圍公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；公司收到的公文， 如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、 規(guī)定、命令、決定、 決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；反映公司主要

6、職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、 員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、 本公司員工勞動(dòng)、 工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11) 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；(12) 外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、 考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料；(13) 財(cái)務(wù)檔案資料；(14) 各種實(shí)物檔案；(15) 其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸

7、檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦 部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔， 并保持其完好無損。4、檔案

8、資料的歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔 下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a) 公司規(guī)定的密級(jí)文件；b) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；e) 其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。c) 每年 3 月底前

9、必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政 人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接 部門檔案管理人員(兼)工作變動(dòng)或離職的，要填寫檔案移交清單 ，由部門負(fù)責(zé) 人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。6、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字，雙方 各保存一份；7、檔案保管檔案編號(hào)a) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱， 其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要， 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則， 并且要有一定

10、范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后， 應(yīng)參照檔案分類編號(hào)表，將所有分類各級(jí)名稱及其 代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔， 以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)， 隨時(shí)增補(bǔ)之用d) 檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、 修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求， 組織實(shí)施修訂 任何部門和個(gè)人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。六、 相關(guān)記錄1、 文件(合同)管理記錄目錄2、 文件檔案移交目錄3、檔案移交清單表4、檔案借閱審批單5、檔案分類編號(hào)表6、檔案管理流程文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào) :

11、序號(hào) 文件（合同）編號(hào)標(biāo)題日期：接收原 /需抄送的相關(guān)部門部門復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號(hào) :序號(hào) 文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱日期：頁(yè)數(shù) 原 / 復(fù) 備注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份移交單位 移交人 日期收件單位 日期檔案移交清單表記錄編號(hào) :日期：移交離職調(diào)崗歸檔檔案所屬性質(zhì)年度檔案保管期限數(shù)量類別永久長(zhǎng)期短期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份合計(jì)移交說明接收意見移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期： 年 月 日見證人：移交人：接收人：接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期：年月日日期：年月日日期：借閱部門經(jīng)理行政人事部 部門經(jīng)理檔案借閱審批單記錄編號(hào) :借閱部門 借閱人總經(jīng)理 副總使用目的

12、序 號(hào) 借 閱 內(nèi) 容復(fù)印 借閱 歸還日期 備注案卷順序號(hào)目錄號(hào):立卷類目號(hào)檔案目錄部門：日期：案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號(hào)表LYJ+部門+類別+年份 +編號(hào)文件電子部門行政財(cái)務(wù)市場(chǎng)部客服部質(zhì)量部生產(chǎn)部商務(wù)銷售區(qū)域類別XZCWSCKFZLSCXA;SB;HB;SX;HNDS外發(fā)公文XZWFWF收到公文XZSDSD會(huì)議資料XZHYCWHYSCHYKFHYZLHYSCHYDSHY例： XAHYHY發(fā)展計(jì)劃XZJHCWJHSCJHKFJHZLJHSCJHDSHY例： XAJHJH制度文件XZZDCWZDSCZDKFZDZLZDSCZDDSZD例： XAZDZD合同協(xié)議XZHTCWHTSCHTKFHTZLHTSCHTDSHT例 :XAHT-2016