《采購部地規(guī)章制度和工作流程》

1、華但正卻編制總經(jīng)辦采購部工作管理規(guī)范頁碼第1頁，共5頁1.0目的力口強采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟效益。2.0、范圍：本制度適用于公司所有物品（原材料、包材輔料、五金電器設(shè)備、固定資產(chǎn)及設(shè)備、辦公用品、勞保用品、食堂用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。3.0、采購部人員架構(gòu)及崗位職責(zé)：3.1、采購部人員架構(gòu)*采購部設(shè)采購經(jīng)理1名（兼采購員），采購內(nèi)勤（兼采購員）1名、外勤駕駛員（兼采購員）1名 目前公司主要有7大類物資 的采購（原材料、外購件、外協(xié)件、外加工件、輔助物資、勞保用品、辦公品），根據(jù)采購部實際人員的配備，采

2、購經(jīng)理、采購內(nèi)勤、外勤駕駛員分工分類別的采購相應(yīng)物資。3.2、崗位職責(zé)3.2.1、采購部經(jīng)理3.2.1.1建立和健全本部門規(guī)章制度、各項工作的工作流程，給本部門所有員工確定工作職責(zé)、工作標準，落實公司和本部門各項 規(guī)章制度及流程。3.2.1.2全面負責(zé)采購工作。對采購商品的價格、質(zhì)量、到貨周期等進行監(jiān)督、把關(guān)，對采購訂單、合同進行審核。3.2.1.3供應(yīng)商的開發(fā)與管理。按照請購部門采購申請單中對質(zhì)量的要求進行篩選供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案。根據(jù)送貨及時率、售 后服務(wù)質(zhì)量、價格對比相結(jié)合建立供應(yīng)商評估體系。3.2.1.4付款的監(jiān)督及執(zhí)行。按照 ERP流程、財務(wù)制度認真填寫付款審批單。3.2.1.5加

3、強內(nèi)部團隊建設(shè)。保證部門與部門之間的友好關(guān)系，建立部門之間日常溝通反饋制度。3.2.1.6強化部門的安全意識，無任何安全隱患，無錢款丟失控制責(zé)任事故發(fā)生率為零，確保整個團隊無任何經(jīng)濟問題。3.2.1.7嚴格按照公司制度，及時高效地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.2.1.8 了解和掌握公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各類物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況。熟悉掌握各類物資的型號規(guī)格、性能 參數(shù)及用途。3.2.1.9做好供應(yīng)商的管理與篩選工作。3.2.1.10指導(dǎo)并督促下屬展開業(yè)務(wù)，不斷提高其業(yè)務(wù)技能，確保公司的正常運作。3.2.1.11做好與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與配合工作。3.2.1.12做好本職范圍內(nèi)的物資

4、采購工作：3.2.1.12.13.2.3、采購員（采購經(jīng)理兼、采購內(nèi)勤兼、外勤駕駛員兼） 根據(jù)采購部管理制度、采購部物資到貨制度等公司管理制度，對請購物資進行仔細核對，確保采購物資的準確無誤。詢價時要做到貨比三家，“同等質(zhì)量選價格低的，同等價格選質(zhì)量好的”。嚴格按照公司關(guān)于 合同審核的最新規(guī)定 進行采 購訂單/合同的編制與審核。確保采購物資按要求到貨，以保障正常的生產(chǎn)秩序。 為提高公司的競爭力，降低生產(chǎn)成本，努力做好采購物資的成本控制工作。對包材的品質(zhì)進行監(jiān)控。 做好到貨物資的檢驗單、入庫單等單據(jù)的收集整理，按要求做好賬目的核對。 為確保公司產(chǎn)品品質(zhì)及生產(chǎn)的穩(wěn)定，及時剔除不合格供應(yīng)商，引進合格

5、供應(yīng)商。強化個人的安全意識，無任何安全隱患，無錢款丟失，個人無任何經(jīng)濟問題。及時高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。324、內(nèi)勤 根據(jù)采購部管理制度、采購部物資到貨制度、等公司管理制度，對請購物資進行仔細核對，確保采購物資的準確無誤。詢價時要做到貨比三家，“同等質(zhì)量選價格低的，同等價格選質(zhì)量好的”。嚴格按照公司關(guān)于 合同審核的最新規(guī)定 進行采 購訂單/合同的編制與審核。確保采購物資按要求到貨，以保障正常的生產(chǎn)秩序。 為提高公司的競爭力，降低生產(chǎn)成本，努力做好采購物資的成本控制工作。 做好到貨物資的檢驗單、入庫單等單據(jù)的收集整理，按要求做好賬目的核對。 為確保公司產(chǎn)品品質(zhì)及生產(chǎn)的穩(wěn)定，及時剔除不合格供

6、應(yīng)商，引進合格供應(yīng)商。強化個人的安全意識，無任何安全隱患，無錢款丟失，個人無任何經(jīng)濟問題。及時高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。按照公司0A流程、財務(wù)制度認真做好華東區(qū)報銷付款工作。做到認真、仔細、全面、準確。做好供應(yīng)商檔案的整理與歸檔，建立和完善供應(yīng)商更新制度。做好訂單、合同的整理歸檔工作。四、采購原則：（一）、嚴格執(zhí)行詢價議價程序“同等質(zhì)量選價格低的，同等價格選質(zhì)量好的”物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格后，由采購部直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，如金額超過1萬元則需靖江區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（臨時性緊急

7、購買的物品除外，但需向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，事后需補辦相關(guān)手續(xù)）。采購部應(yīng)將采購物品的名稱、規(guī)格、單價都錄入到ERP系統(tǒng)中，每次采購以此作為參考。如果價格變動與上一次相比超過20%則要在0A上發(fā)布采購價格評定表由采購部，涉及使用生產(chǎn)物料的部門領(lǐng)導(dǎo)，成本會計和財務(wù)主管或經(jīng)理共同評議（辦公用品、勞保用品采購除外）。（二）、一致性原則采購人員采購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下， 及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。（三）、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、不以任何形式、任何理由向供應(yīng)商收受或索取個人傭金、回扣、禮金禮券、貴重物品等。2

8、、不以虛假票據(jù)、虛假合同套取個人費用或從事與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動；不弄虛作假損害或侵占公司利益。3、不指使或授意下級人員同意驗收或接收質(zhì)量不合格、不符合合同約定的材料、工程等。4、不違反合同約定擅自變更或決定產(chǎn)品的定價、標準及指定的材料。5、不泄露應(yīng)當(dāng)保密的與招標活動有關(guān)的情況和資料；不將制作的標書及相關(guān)資料，提供給投標方，獲取好處。6、不利用公司的商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、業(yè)務(wù)渠道及其它資源為本人或者他人從事牟利活動。7、不從事、參與、支持、縱容對公司有現(xiàn)實或潛在危害的行為。（四）、道德準則1、“愛崗敬業(yè)”?！皭蹗従礃I(yè)”是采購員做好任何一項工作的岀發(fā)點，也是采購員首先應(yīng)當(dāng)具備的最基本的“職業(yè)道德”。采購

9、 員只有熱愛本職崗位工作，并在本職崗位上盡心盡力、盡職盡責(zé)，才能全身投入采購工作。同時，采購從業(yè)人員要認真鉆研采購業(yè)務(wù)， 才能干好本職工作。2、“誠實守信”?！罢\實守信”是采購員做好采購工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本準則。采購員只有具備了 言行一致、做老實人、說老實話、辦老實事，不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴格遵守和兌現(xiàn)自己作岀的承諾。才能在具體的采購工作中， 嚴格地履行好自己的權(quán)利和義務(wù)。3、“廉潔自律”。采購員自我約束、自我規(guī)范、自我控制、自覺樹立高尚的覺悟、良知和道德水準，自覺增強抵制不正之風(fēng)的能力。只有這樣，才有助于采購員工作和采購宗旨的充分完成和實現(xiàn)。4 i8 y, z4、“

10、客觀公正”。“客觀公正”是采購員的職業(yè)靈魂。它要求采購從業(yè)人員在實際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙 雜個人的主觀意愿，也不能被他人的意見所左右；嚴格按照統(tǒng)一的評標規(guī)則和標準確定中標或成交的供應(yīng)商，不得有任何主觀傾向， 以切實維護各供應(yīng)商的切身利益。5、“堅持原則”?！皥猿衷瓌t”就是要求采購員在其采購活動中，要嚴格依照規(guī)定的操作程序進行操作，不以自己主觀或他人強 加的意志所轉(zhuǎn)移。6、“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。采購員一定要時刻樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的工作態(tài)度，對來任何供應(yīng)商都要做到態(tài)度溫和、語言文明、尊重事實、 謙虛謹慎。（五）、獎懲對于為公司做岀貢獻的員工經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意上報華東區(qū)管理委員會給予一定的物質(zhì)獎

11、勵，對于違反工作制度、流程、及相關(guān)規(guī)定 的視情節(jié)嚴重性按照公司管理規(guī)定及國家法律法規(guī)嚴肅處理。五、采購部流程：（一）、請購1、 五金電器設(shè)備、固定資產(chǎn)及設(shè)備、勞保用品、包材的請購：一般是由請購部門的內(nèi)勤在0A系統(tǒng)上填寫靖江區(qū)請購單，經(jīng)各 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交采購部門進行采購；辦公用品的請購原則上是按照各部門上報辦公用品采購的月計劃由行政部統(tǒng)一請購，如果在月計劃之外的采購則由請購部門的內(nèi)勤在0A上提交靖江區(qū)請購單。特別說明：在請購市值超過 5萬元人民幣以上（含 5萬元）的固定資產(chǎn)，請購部門需同時提交華東區(qū)管委會岀具的相關(guān)審核意 見書，方可進行請購申請，采購部給予采購。2、原輔料的請購：一般是由生

12、產(chǎn)部按照銷售訂單制定生產(chǎn)計劃，經(jīng)生產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo)審批后，原料交由進岀口部采購，輔料交由采購部 門進行采購。3、 食堂用品的請購：由食堂負責(zé)人（管理員）負責(zé)提岀請購。4、緊急請購：原則上不允許進行緊急請購，如有緊急請購，則有請購部門直屬領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后打印紙版的請購單交由采購部直屬領(lǐng)導(dǎo)、靖江區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)、靖江區(qū)負責(zé)人簽字確認后交由采購部門進行采購。5、大型成套設(shè)備及大宗商品的采購：原則上需要由2名采購員協(xié)同進行采購。（二）、采購物資的核對采購員應(yīng)根據(jù)收到的請購單，及時與請購部門聯(lián)系，以確定所請購物品的具體性能參數(shù)及使用要求等信息，力求采購工作的正 確無誤。（三）、詢價、比價根據(jù)核對后請購單，及時尋找合適的

13、供應(yīng)商，進行相關(guān)信息的收集，對各供應(yīng)商的報價本著“同等質(zhì)量比價格；同等價格比質(zhì)量”的原則進行比價、核價、上報、批示。（四）、供應(yīng)商的選擇及評價1、供應(yīng)商信息資料的收集。2、對供應(yīng)商進行初審，初審合格后，先由品控部、生產(chǎn)技術(shù)部、采購部等相關(guān)部門進行評審并岀具意見。對于產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)狀 況都符合要求的，最后由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，建立合格供應(yīng)商的檔案并報公司備案。3、對于合格供應(yīng)商要定期（半年）進行評價，對供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，相關(guān)部門應(yīng)書面通知，要求期限整改，再根據(jù)相關(guān)部門 的評價結(jié)果決定是否繼續(xù)訂貨。對于不及時配合我公司處理問題的供應(yīng)商，采購部將取消合格名單，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。（五）、訂單/合同

14、的制定1、 低值辦公用品、食堂采購的蔬菜、肉類、禽蛋、調(diào)料、大米等物資無需簽訂采購訂單/合同。采購員需定期了解市場行情的 變化并及時向部門經(jīng)理匯報，以便及時調(diào)整供應(yīng)商。2、 包材、生產(chǎn)輔料、五金機電設(shè)備、大型設(shè)備、高價值辦公設(shè)備、勞保用品等產(chǎn)品均需簽訂采購訂單/合同（金額小于1萬元 的，需簽訂采購訂單；金額大于等于1萬元的，需簽訂采購合同。（六）、采購訂單/合同的審核與簽訂1、 采購訂單采購員根據(jù)詢價結(jié)果擬完采購訂單后，交由采購部經(jīng)理審核簽字，由采購部內(nèi)勤加蓋采購章，再經(jīng)供應(yīng)商 簽字蓋章，采購訂單即可生效并轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段。2、 采購合同采購員根據(jù)詢價結(jié)果初步制定采購合同后，按照以下流程進行合同的

15、審核：合同管理部審核 T法務(wù)部審核T采購部經(jīng)理審核 T審計部審核T財務(wù)部副總經(jīng)理審核T華東區(qū)負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核。經(jīng)過上述審核流程后，合同再交由供應(yīng)商簽字蓋章，最后交我公司財務(wù)部蓋章生效并轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段。（七）、合同的跟蹤對于轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段的采購訂單 /合同，采購員應(yīng)及時跟蹤并了解采購訂單 /合同的執(zhí)行情況，以減少意外狀況和不確定因 素的發(fā)生，進而保證物資的及時到位。（八）、驗收、入庫1、包材、生產(chǎn)輔料等產(chǎn)品到貨后，應(yīng)在第一時間將到貨產(chǎn)品的相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)，再由品控部門進行產(chǎn)品檢驗，在品控驗收合格并岀具檢驗合格報告單后及時通知倉庫辦理入庫手續(xù)，倉庫憑品控部的檢驗報告單辦理入庫手續(xù)。原則上不合格的產(chǎn)品

16、拒絕入庫，如有緊急放行，需相關(guān)部門經(jīng)理級以上的領(lǐng)導(dǎo)審批。2、 五金機電設(shè)備類物資到貨后，應(yīng)在第一時間將到貨產(chǎn)品的相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)并通知請購部門的相關(guān)人員對產(chǎn)品進行驗收確 認，在產(chǎn)品準確無誤后，通知庫管收貨并辦理產(chǎn)品的入庫手續(xù)。在驗收入庫的過程中岀現(xiàn)不合格產(chǎn)品，倉庫有權(quán)拒絕入庫，由采購部與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。3、大型設(shè)備到貨后，由供應(yīng)商與請購部門辦理設(shè)備交接手續(xù)。在供需雙方對設(shè)備進行調(diào)試及試用后確認產(chǎn)品的無質(zhì)量問題后辦理 相關(guān)的產(chǎn)品合格驗收證明。4、勞保用品、辦公用品到貨后，由行政部的相關(guān)人員進行驗收入庫，并開具入庫單，由采購部和行政部共同簽字確認。在驗收入 庫的過程中岀現(xiàn)不合格產(chǎn)品，

17、行政部有權(quán)拒絕入庫，由采購部與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。5、食堂物資到貨后，由食堂負責(zé)人負責(zé)驗收，對到貨物資的數(shù)量、質(zhì)量進行檢驗并簽字確認。食堂負責(zé)人在驗收過程中發(fā)現(xiàn)菜品 有質(zhì)量問題的可拒收，并通知相關(guān)采購員與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。（九）、核對發(fā)票對于已入庫的合格采購物資，應(yīng)及時核對發(fā)票、入庫單、訂單/合同等資料。發(fā)現(xiàn)票據(jù)、單據(jù)有問題的應(yīng)及時排查原因，以杜絕將不完整的票據(jù)資料流轉(zhuǎn)到下一流程。（十）、報銷1、 簽訂采購訂單/合同的產(chǎn)品報銷：采購員根據(jù)請購單，將核對好的訂單/合同、入庫單（地磅單）、檢驗報告以及對方開具 的合法發(fā)票，交給采購部內(nèi)勤報銷，然后交給財務(wù)辦理付款。2、不簽訂采購訂單/合同

18、的產(chǎn)品報銷：采購員根據(jù)情況說明、請購單，入庫單，對方開具的合法發(fā)票交由采購部內(nèi)勤報銷， 然后交給財務(wù)辦理付款。（十一）、已入庫產(chǎn)品的退貨對于已入庫的產(chǎn)品，生產(chǎn)領(lǐng)用部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品不合格的，應(yīng)及時通知品控部再次對這批產(chǎn)品進行檢測。再次檢測結(jié)果 確不合格的，應(yīng)岀具相應(yīng)退貨通知，由品控部領(lǐng)導(dǎo)和生產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。倉庫人員憑退貨通知通知采購員。采購員首先應(yīng)將 質(zhì)量事故情況向采購部經(jīng)理匯報，并根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的相關(guān)產(chǎn)品采購合同之規(guī)定及公司關(guān)于相關(guān)物品退貨之規(guī)定提岀處理意見，經(jīng) 采購部經(jīng)理同意后及時辦理退貨手續(xù)。處理完后還應(yīng)及時向采購部經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報處理結(jié)果，并且在供應(yīng)商考核時，將此供應(yīng)商 做降級處理，情況嚴重的將取消其合格供應(yīng)商資格。另外，采購員在辦理退貨時，還應(yīng)及時向財務(wù)了解相應(yīng)的貨物發(fā)票是否已入賬。 如發(fā)票尚未入賬的，則將貨物發(fā)票一并退還給供應(yīng)商；如果發(fā)票已經(jīng)驗票通過，則由財務(wù)部相關(guān)人員到當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)開具相關(guān)證明， 由采購員交給供應(yīng)商開具相應(yīng)的紅票。紅票應(yīng)在月底結(jié)賬前交給財務(wù)，以便及時沖賬。（十二）、工作流程示意圖1、包材采購流程：OA系統(tǒng)接收包材請購單結(jié)合請購單的審核意見及時與請購部門 溝通，確認產(chǎn)品型號、規(guī)格、需求日期等 根據(jù)包材物資的長期供貨合同，結(jié)合近期 各供應(yīng)商的供貨情況制定合理的采購訂單精彩文案3、五金機電采購流程:依據(jù)供應(yīng)商考 核制度對