如何做好采購計劃與預算

1、如何做好采購計劃與預算采購計劃是指采購人員在了解市場供求情況，認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗 規(guī)律的基礎上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署。采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)部 門或其他使用部門的計劃制定的包括采購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容的計劃表格。采購預算是保障企業(yè)戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃的執(zhí)行，確保企業(yè)組織目標一致；協(xié)調(diào)企業(yè)各部門 之間的合作經(jīng)營以及在企業(yè)各部門之間合理安排有限的資源，保證資源分配的效率性。對企業(yè)物 流成本進行控制、監(jiān)督。那么做好采購計劃與預算就顯得尤為重要了，采購人員在做采購計劃和 預算時要注意哪些問題？采購人員應該如何做好采購計劃與預算呢？此份資料包含了以下

2、內(nèi)容：一、采購數(shù)量計劃二、采購預算(用款計劃)編制三、影響采購計劃于預算的因素一、采購數(shù)量計劃1編訂采購數(shù)量計劃的目的企業(yè)的經(jīng)營自購人原料、物料開始，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再通過銷售過程獲 取利潤。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購數(shù)量計劃的重點所在。因此，采購數(shù)量 計劃是在某一特定的期間內(nèi)，應在何時購入何種材料及材料多少的估計作業(yè)?？偟膩碚f，數(shù)量計劃應達到以下目的(1) 預估材料需用數(shù)量與時間，防止供應中斷，影響產(chǎn)銷活動。(2) 避免材料儲存過多，積壓資金，占用倉儲空間。(3) 配合公司生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度。(4) 使采購人員事先準備，選擇有利時機購人材料。(5) 確立材料耗

3、用標準，以便控制用料成本。2. 采購數(shù)量決定流程采購數(shù)量決定流程圖3. 需運用的資料(1)生產(chǎn)計劃由銷售預測，加上人為的判斷，即可擬訂銷售計劃或目標。銷售計劃，是表明各種產(chǎn)品在不同時間的預期銷售數(shù)量：而生產(chǎn)計劃則依據(jù)銷售數(shù)量，加上預期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。(2)用料清單生產(chǎn)計劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，若想直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，則須借 助用料清單。該清單是由研發(fā)或產(chǎn)品設計部門擬訂的，內(nèi)容列示各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組 合而成。根據(jù)該清單可以精確計算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。用料清單所列的耗用量，即 通稱的標準用量，與實際用量相互比較，可作為用料控制的依據(jù)。(3)存量

4、管制卡若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同樣，若材料有庫存數(shù)量，則材料采購 數(shù)量也不一定要等于根據(jù)用料清單所計算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以 表明某一物料目前的庫存狀況：再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購料的作業(yè)時間和安全存量水準， 算出正確的采購數(shù)量，然后才開具請購單，進行采購活動。4. 采購數(shù)量計算綜上所述，生產(chǎn)計劃、用料清單或材料需求計劃以及存量管制卡，是決定采購數(shù)量的主要依 據(jù)，因而，可依以下公式計算采購數(shù)量：本期應購數(shù)量 =本期生產(chǎn)需用材料數(shù) +本期期末預定庫存量一前期預估庫存量一前期已購未入 庫數(shù)量5填寫采購數(shù)量計劃表用料計劃表只表示某一物料某月份應予訂購

5、的總量，至于某一物料應在何時訂購、訂購多少 及何時到貨，則必須填寫采購數(shù)量計劃表。二、采購預算（用款計劃）編制1什么是采購預算 采購預算是指采購部門在一定計劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購的用款計劃。2采購預算的目的 采購部門可以憑采購預算進行采購和控制采購用款支出，并使財務部門據(jù)此籌措和安排所需 資金，協(xié)調(diào)采購與財務部門之間的關(guān)系。國內(nèi)外采購，有的以延期付款的方式進行。例如采用承兌交單、遠期信用證及遠期本票或支票。這些延期付款方式，不但到期日相當確定，而且金額很大（例如D/A和P/N在到期日必須支付 100%的貸款，遠期信用證支付 90%的貸款）。因此，若采購預算（即付款計劃）分為到

6、期與新購 兩部分，由于到期部分可以相當準確地估算，因而采購預算有助于資金需求計劃的正確性。3采購預算編制的內(nèi)容 列入采購預算的各種材料的采購數(shù)量和金額，以企業(yè)進行生產(chǎn)和經(jīng)營維修所需的原材料、零 部件、備件等為主。設備更新和基本建設所需的機器設備和工程材料，則應另編單項采購預算， 不包括在計劃期間的采購預算內(nèi)。4采購預算編制的目的采購預算通常根據(jù)以下依據(jù)編制：（1）計劃期間生產(chǎn)和經(jīng)營維修所需材料的計劃需用量。由生產(chǎn)計劃管理部門在銷售計劃的基礎上根據(jù)所編制的生產(chǎn)計劃，以及前期材料消耗資料和 材料清單計算確定。（2）預計本期期末庫存量預計本期期末庫存量，加上由編制預算之日起至本期期末止這一期間的預計

7、收入量再減去同 期預計發(fā)出量來確定。預計本期期末庫存量即為計劃期期初庫存量。(3) 計劃期期末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。由倉管和采購部門根據(jù)各種材料的安全儲備量和提前訂購期共同確定。(4) 材料計劃價格。由采購部門根據(jù)材料的當前市場價格，以及其他各種影響因素如國際政治經(jīng)濟因素來確定。三、影響采購計劃于預算的因素 影響采購計劃與預算的準確性的要素，采購人員應詳加注意，具體來說有下列各項： 1年度營銷計劃 除非市場出現(xiàn)供不應求的狀況，否則企業(yè)年度的經(jīng)營計劃多以營銷計劃為起點，而營銷計劃 的擬訂，叉受到銷售預測的影響。銷售預測的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國內(nèi)外經(jīng) 濟發(fā)展情況(GDP失業(yè)率、物價、利率等)

8、、技術(shù)發(fā)展、競爭者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如 財務狀況、技術(shù)水準、廠房設備、原料零件供應情況、人力資源及公司聲譽等。2年度生產(chǎn)計劃 一般而言，生產(chǎn)計劃源于營銷計劃，若營銷計劃過于樂觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的 財務負擔：反之，過度保守的營銷計劃，將使產(chǎn)量不足以供應顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤的機會。 因此，常因營銷人員對市場的需求量估算失當，造成生產(chǎn)計劃朝令夕改，也使得采購計劃與預算 必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長久處于失衡狀況。3用料清單 若產(chǎn)品、工程變更層出不窮，致使用料清單難作及時的反應與修訂，以致根據(jù)產(chǎn)量所計算出 來的物料需求數(shù)量，與實際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購數(shù)量過多或不及

9、，物料規(guī)格過時 或不易購得。因而，采購計劃的準確性，有賴于維持最新、最正確的用料清單。4存量控制卡 由于應購數(shù)量必須扣除庫存數(shù)量，因而，存量控制卡記載是否正確，也會影響采購計劃的準 確性。這包括料賬是否一致， 以及物料存量是否全為良品。 若賬上數(shù)量與倉庫架臺上的數(shù)量不符， 或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確物料，這將使倉儲的數(shù)量低于實際的可取用數(shù)量，故采購計劃中 的應購數(shù)量將會偏低。5. 物料標準成本的設定在編訂采購預算時，對將來擬購物料的價格預測不容易，故多以標準成本替代。如果該標準 成本的設定，缺乏過去的采購資料為依據(jù)，也無工程人員嚴密精確地計算其原料、人工及制造費 用等的總成本，貝U其正確性會

10、降低。因而，標準成本與實際購人價格的差額，即是采購預算準確 性的評估指標。6. 生產(chǎn)效率生產(chǎn)效率的高低，將使預計的物料需求量與實際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低， 會導致原物料的單位耗用量提高，而使采購計劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。當生產(chǎn)效率有降低趨勢 時，采購計劃必須將此額外的耗用率計算進去，才不會發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象。7. 價格預期在編訂采購金額預算時，應對物料價格漲跌幅度、市場景氣狀況等多加預測，甚至列為調(diào)整 預算的因素。由于個人主觀的判定與事實的演變常有差距，也可能會造成采購預算的偏差。由于影響采購計劃與預算的因素頗多，故采購計劃與預算擬訂后，必須與產(chǎn)銷部門保持經(jīng)常 的聯(lián)系，并針對現(xiàn)實的狀況作必要的調(diào)整與修訂，才能達成維持正常產(chǎn)銷活動的目標，并協(xié)助財 務