文書檔案整理工作要求含流程綱要

1、文書檔案整理工作要求與流程作者： 王大忠 文章來源：本站原創(chuàng)點擊數(shù)：753 更新時間： 2012-5-19一、歸檔材料的要求1 、本單位自行文必須要有底稿，用計算機起草的文件要將有領導簽字的文件作為底稿。2 、歸檔文件不能有重份？3 、歸檔材料必須是同一年度。二、工作流程？收集應歸檔文件、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋歸檔章、編寫件號、編制目錄、裝盒。(一 )、收集應歸檔文件一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集歸檔任務，收集包括上級單位來文、本級單位發(fā)文、平級單位來文以及下級單位上報文。涉及黨務、組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀檢、工會、共青婦、協(xié)會等黨群工作、行政、保衛(wèi)、監(jiān)察、審計、

2、人事、教育、財務、后勤、外事等政務工作形成的文件，目前容易出現(xiàn)的問題是只把本單位發(fā)文收集歸檔而將上、下級來文作為資料存放在相關處室，反映出還沒有形成一個“大檔案”的概念。具體范圍如下：1 、應歸檔的上級機關的文件材料，主要有5 個方面：（1）、上級機關召開的需要本機關貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；(2)、上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機關主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；(3)、上級領導檢查視察本機關工作時的重要指示、講話和題詞；(4)、代上級機關草擬并被采用的文件最后草稿和印本；(5)、上級機關轉發(fā)本機關文件的文件。2 、應歸檔的本機關的文件材料，主要有24

3、 個方面：（ 1）、本機關黨組（黨委）、行政領導會議文件材料；（ 2）、本機關召開的工作會議、專題會議文件材料；（ 3）、本機關頒發(fā)（包括轉發(fā)及與其他機關聯(lián)合頒發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、正式印件，重要文件的修改稿；（ 4）、本機關的請示與上級機關的批復、下級機關的請示與本機關的批復；（ 5）、本機關及其內部職能部門形成的工作計劃、總結、報告；（ 6）、反映本機關業(yè)務活動和科技管理的文件材料；（ 7）、本機關檢查下級機關工作和調查研究形成的重要文件材料；（ 8）、本機關或本機關匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析材料；（ 9）、本機關形成的紀律檢查、行政監(jiān)察和審計方面的文件材料；（ 10）、本機關黨委、團

4、委、工會、婦女和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料；(11)、內容重要的群眾信訪材料和本機關處理信訪事項的記錄、摘要單、調查處理報告、領導批示、統(tǒng)計分析材料；？(12)、本機關領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄及從其他單位帶回的與本機關有關的未經收發(fā)登記的文件材料；(13)、反映記載本機關房地產權益和有關糾紛處理的文件材料；(14)、本機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡章、人員編制方面的文件材料；(15)、本機關制定的工作條例、章程、規(guī)章制度等文件材料；(16)、本機關（本系統(tǒng)）的歷史沿革、大事記、年鑒和反映本機關（本系統(tǒng)）重要活動事件的剪報；(17)、本

5、機關干部任免（包括上報和下批及備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評聘、黨員團員干部職工名冊和報表、干部職工錄用、轉正、定級、調資、辭職、退職、開除、退休、離休、復員、轉業(yè)、評殘、撫恤、死亡、獎懲及治安保衛(wèi)的文件材料；(18)、本機關及本機關辦理的干部職工轉移工資、行政、黨員、團員、工會組織關系的介紹信及存根；(19)、本機關財產、物資、檔案等的交接憑證和清冊；(20)、本機關編印的情況反映、簡報等刊物定稿和正式印本及編輯出版物的定稿和樣本；(21)、本機關與其他單位或個人簽訂的各種合同、協(xié)議；(22)、本機關與外國簽訂的條約、協(xié)定、合同、議定書、換文（正本、副本）和機關外事活動形成的請示、報告、

6、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄、往來文件；(23)、各種普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部檔案材料。3、應歸檔的同級機關和非隸屬機關的文件材料，主要有3 個方面：（ 1）、同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；（ 2）、有關業(yè)務機關檢查本機關工作形成的重要文件材料；（ 3）、同級機關和非隸屬機關與本機關聯(lián)系、協(xié)商工作的重要往來文件。4、應歸檔的下級機關的文件材料，主要有3 個方面：1、下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表；2、下級機關報送的法規(guī)性備案文件；3、直屬單位報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表。下列

7、文件不列入歸檔范圍：1、上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件、普發(fā)供參閱、參考而不需辦理的文件及征求意見的文件；2、本機關的重份文件、無查考價值的事務性臨時性文件、未經會議討論通過和未經領導簽發(fā)的文件與電報、詢問一般性問題或提出一般性意見、建議的人民來信、本機關負責人兼任外機關職務形成的與本機關無關的文件材料以及為參考而收集來的文件材料；3、參加非主管機關召開的會議帶回的不需貫徹執(zhí)行且無查考價值的文件材料、非隸屬機關抄送的不需辦理的文件材料；4、下級機關送來參閱的簡報、情況反映、抄報備案的一般性文件材料及越級上報的不需辦理的文件材料。各單位的歷史沿革、職能范圍、工作性質不同，應結合自身實際

8、，根據(jù)上述通用歸檔范圍，制定本機關、本系統(tǒng)具體的文件材料歸檔范圍。（二）、分類一個單位對歸檔文件如何進行分類，一般常用的方法是以下兩種：？1、“保管期限年度機構”分類法。此法適用于內部機構比較多，分工比較細且文件量比較大的單位，其具體操作的方法步驟是：（ 1）、把歸檔文件按保管期限分成永久、30 年、 10 年三部分；（ 2）、把同一保管期限內的文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結束的年度；（ 3）、把同一保管期限內各年度的文件材料按本單位的內部機構分開。在此分類方案中，內部機構排列順序應與有關文件規(guī)定或約定俗成的順

9、序相吻合。以后如有內部機構增減合并等情況，應從變化當年起相應調整分類方案；如有臨時機構一般歸入相關業(yè)務機構，臨時機構若獨立性強且文件材料多，其文件也可作為一個獨立機構整理，排列在其他常設機構之后。如保先工作，既可將文件放在機關黨委或人事處，也可獨立放在保先辦。2、“保管期限年度問題”分類法。此法適用于內部機構比較少，分工比較粗甚至無內部機構且文件量小的單位，其具體操作的方法步驟是：(1) 、把歸檔文件按保管期限分成永久、30 年、 10 年三部分；(2) 、把同一保管期限內的文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結束的年

10、度；(3) 、把同一保管期限內各年度的文件材料按問題分開。這種分類方法，重點是要將本單位文件合理的劃分為幾個大類，一般我們分為黨群類、行政類、業(yè)務類等，黨群類包括黨代會、黨員組織生活、黨組會議、黨員發(fā)展、黨的活動安排等黨務方面的文件、紀檢監(jiān)察、工青婦工作等；行政類包括各種綜合性行政事務工作、辦公會議、后勤服務、安全保衛(wèi)、醫(yī)療衛(wèi)生、各種經費申請、辦公設備、物資采購、固定資產管理、年度財務預算、機構設置、干部任免、啟用印章、領導分工、各項工作制度、工資、調動、離、退休、養(yǎng)老及醫(yī)療保險、喪葬費、撫恤金、工傷認定、職稱評聘、 人員調動、 獎勵表彰等； 業(yè)務類包括本單位有關業(yè)務工作方面的全部文件材料。分

11、類必須依據(jù)本單位的實際，對號入座，是哪個類就歸哪個類，不得交叉。分類的目的就是便于查找。（三）、劃分保管期限？1、保管期限為：永久、30 年、 10 年。？2、保管期限的劃分要準確。應把握以下原則：永久：本單位制定的法規(guī)政策性文件， 處理重要問題形成的文件， 召開重要會議的文件，重要的請示、批復、報告、總結，綜合統(tǒng)計報表，機構演變、領導任免、黨員、團員、干部、職工花名冊和報表、干部職工錄用、轉正、定級、調資、辭職、退職、開除、退休、死亡、撫恤、表彰獎勵、違紀處理的文件；轉移工資、行政、黨員、團員、工會組織關系的介紹信及存根；主管上級下發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件和針對本單位人事

12、及工作方面的批復為永久保存；本單位房屋買賣、土地征用，重要合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料30 年：本單位職能活動形成的一般性業(yè)務文件；本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本單位人事管理工作形成的一般性文件材料；本單位關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示；一般性工作的報告、總結、統(tǒng)計報表;下級機關報送的重大問題的專題報告。10 年：本單位一般性事務管理的文件材料;上級機關制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本單位的復函、批復等；下級機關報送的年度或年度以上工

13、作計劃、總結、統(tǒng)計等文件材料；其它階段性、臨時性工作的文件材料。應注意的突出問題:工作總結：本單位綜合性年度或年度以上工作計劃、總結為“永久”；單項性年度工作計劃、 總結為 “ 30 年”；不論哪方面的工作計劃、總結，年度以下都應劃為“ 10 年”。表彰先進： 受縣級（含）以上的表彰、 獎勵為 “永久” ；縣級以下表彰、 獎勵為 “ 30 年”。處分材料：受到警告（不含）以上處分的為永久;受到警告處分的為10 年。（四）、裝訂凡是歸檔文件一般按“件”進行裝訂。1、裝訂前的準備工作主要包括以下三項內容：（ 1）、檢查文件材料是否齊全完整，如有缺張少頁或附件等不齊全的應設法補齊，有破損的應予以修整

14、，有不宜永久、30 年保存的應予以復制；（ 2）、裝訂邊太窄的適當加寬，紙張大于a4 標準的應按a4 標準酌情進行折疊或裁切，小于 a4 國標的應酌情按a4 進行背貼；（ 3）、剔除多余的重份和不必要的復制件。2、系統(tǒng)排列一份文件由幾部分組成時，裝訂前應按下列順序進行排列：（ 1）、正本在前，定稿在后；（ 2）、正文在前，附件在后；（ 3）、原件在前，復制件在后；（ 4）、轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；（ 5）、批復在前，請示在后；（ 6）、不同文字的文本， 中文本在前， 外文本在后， 漢文本在前， 少數(shù)民族文字在后。 ？（ 7）、成套報表一冊為一件。3、裝訂方法（ 1）、 10 年保管的文件，可

15、保持原貌，不再拆開重新裝訂。（ 2）、永久、 30 年保管的文件，可根據(jù)本單位實際情況采取下列兩種方法中的一種：一是不銹鋼夾裝訂法，即采用專門制作的訂書機和不銹鋼夾進行裝訂。為減少厚度，一般件號為單號的文件，不銹鋼夾卡在文件左側距離上下邊各2 厘米處，件號為雙號的文件，不銹鋼夾卡在文件左側距離上下邊各4 厘米處。二是線繩裝訂法，即使用細線繩裝訂文件，要求統(tǒng)一在距離文件左側邊沿厘米處，上下均勻扎三個相距7 厘米的孔，穿上細線繩適當抽緊并打結即可。（ 3）、太薄或過厚文件的處理：對于太薄或過厚的文件，如果使用鋼夾或細線繩裝訂不方便時，太薄的可以使用少許漿糊逐頁進行粘貼，過厚的可以采用粗線繩按照以往

16、案卷的“三孔一線法”進行裝訂。（五）、文件材料的排列1、同一保管期限、 同一事由的文件要排在一起，如干部任免、 表彰獎勵等要排在一起。2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如會議記錄、工作安排、總結等。3、會議文件、統(tǒng)計報表、簡報等成套文件材料要集中排列。（六）、編寫頁號只能用鉛筆編寫頁號。按照甘肅省歸檔文件整理規(guī)則實施細則的規(guī)定，歸檔文件按照以下方法編制頁號：1、以“件”為單位編寫頁號，也就是每件均從“1”開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁號，這也是與以往以“卷”為整理保管單位時編頁號方法的不同。2、頁號編寫的位置，凡是有文字、圖表的頁面都要編寫頁號，正面編寫在右上角，背面編寫在左

17、上角。3、一份文件的總頁數(shù)，以該文件最后一個頁號為準。（七）、蓋歸檔章1、 歸檔章應蓋在每件文件首頁的右上方，歸檔章用“紅色”印泥蓋，不能使用其它顏色。2、歸檔章各項目的名稱和填寫方法：歸檔章的規(guī)格：長為3 15mm ，寬為 28mm ，具體樣式如下：1 2 3全宗號年度室編件號機構或（問題）保管期限館編件號4 5 61 號格：“全宗號”項，填寫檔案館給本單位檔案全宗確定的代號（如1 號、 2 號等），未給確定的暫不填寫。2 號格：“年度”項，用四位阿拉伯數(shù)字填寫文件形成的完整的公元紀年，不能有任何省略。3 號格：“室編件號”項，由機關檔案室人員填寫每一份文件的排列順序編號。4 號格：“機構（

18、問題）”項，按機構分類的填寫產生文件的內部機構名稱，如“辦公室”、“人事科”等；按問題分類的填寫文件所歸入的“問題類別”的名稱，如“黨群類”、“行政類”等。5 號格：“保管期限”項，填寫每一份文件的保管期限，即“永久”、“30”或“ 10”。6 號格：“館編件號”項，檔案移交進館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫以及如何編寫。歸檔章各項目的填寫，應選用大小適當?shù)臄?shù)碼章，刻制大小適當?shù)摹皺C構（或問題）”名稱章、“保管期限”章，加蓋上去。3、填寫歸檔圖章內容時要求：（ 1）凡手工填寫各項目內容的，一律用碳素筆填寫； （ 2）凡項目內容用圖章蓋的，一律用紅公印泥；（ 3）各項目內容用數(shù)

19、字表示的，全部用小號數(shù)碼章。（八）、編寫件號所有文件排列完畢之后，即應按照排列順序逐件編寫件號，件號編寫在歸檔章的“室編件號”欄之內，有關歸檔章的使用填寫事項將在下面專門講解。編寫歸檔文件件號，始終按照永久、30 年、 10 年三個序列來編制。編制方法主要有兩種，一種是在同一保管期限內編大流水編號， 這種大流水編制到一定時候， 序號比較大，需要斷號。還有一種件號編制辦法，就是按年度斷號，即在同一年度內按照不同保管期限分別編制件號，即年度內編小流水號根據(jù)我省的實施細則，歸檔文件編件號按照以下要求進行：1、文件數(shù)量大的單位（指每年形成的文件數(shù)量永久、30 年、 10 年中有兩部分超過了四位數(shù)）可以

20、一年或五年斷一次號（五年斷號的文件數(shù)量以不超過四位數(shù)為限）；2、文件數(shù)量中等情況的單位（指 5 10 年形成的文件數(shù)量永久、30 年、 10 年中有兩部分超過四位數(shù)不超過五位數(shù)）可以五年或十年斷一次號；3、文件數(shù)量比較少或很少的單位，其永久、30 年、 10年分別十年加起來超過四位數(shù)不多甚至達不到四位數(shù)，可以暫時不考慮斷號，等15 年甚至更長時間達到四位數(shù)時再說，但仍以不超過四位數(shù)為限。（九）、編制目錄1、根據(jù)本單位文件材料分類、排列、編號的順序，按照永久、30 年、 10 年三個序列，分別逐件編制歸檔文件目錄，用泰坦檔案管理軟件打印。2、按規(guī)定要進館的永久、30 年檔案，應編制紙張檔案目錄一

21、式四套（其中兩套交檔案館，兩套本單位使用） ，電子檔案目錄一式兩套（一套交檔案館， 一套供日常查檔使用）。3、目錄本的編制，按照保管期限的不同分別編制永久、30 年、 10 年目錄，按照目錄號和保管期限的不同分別編制目錄。4、歸檔文件目錄各項目填寫規(guī)范如下：（ 1）、“件號”項：按照歸檔章內的“室編件號”進行填寫；（ 2）、“責任者”項：a、填寫制發(fā)文件機關的名稱或個人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準；b、機關應填寫其全稱或通用簡稱；c、由兩個或兩個以上機關的聯(lián)合發(fā)文，一般只填寫主辦單位名稱，也就是編發(fā)文字號的單位；d、合同、協(xié)議應填寫甲方、乙方兩個單位的名稱；e、個人作者填寫其姓名，必要時

22、加填職務或身份；（ 3）、“文號”項：填寫文件的發(fā)文字號，三者缺一不可，不得省略其中的部分，無文號的文件材料此項不填寫。（ 4）、“題名”項：a、一般照錄文件原題名，不得自行修改；b、無題名或題名不能揭示文件內容，應根據(jù)文件內容自擬題名加“ ”填寫；c、有正題名、副題名的文件材料，可選擇其中有檢索價值的題名填寫；d、外文或者少數(shù)民族文字的文件材料，除原文照抄外， 應將漢文譯文加 “ ”附在后面；e、批復與請示合為一件，擬寫題名時寫批復標題，將請示文號放在備注欄中方便查找。（ 5）、“日期”項：a、填寫文件的形成時間，一般以落款時間、會議通過時間或發(fā)布時間為準；b、用 8 位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位數(shù)時，其前應加寫一個“ 0”；在打印目錄時應分為年和月日兩行。c、時間不詳或沒有時間的文件材料，應進行必要的考證。（ 6）、“頁數(shù)”項：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以文件材料的最后一個頁號為準。（ 7）、“備注”項：必要時簡要注明需要說明的特殊情況或問題，如果說明文字比較多時，應填寫在備考表中。（十）、裝盒1、歸檔文件裝盒的方法步驟(1) 、按照永久、 30 年、 10 年三個編號順序分別裝盒。一個機構或類別的文件比較多，可以按排序單獨裝一盒或幾盒；不同類別、不同保管期限的文件不能混合裝盒。(2) 、每盒文件之前放置歸檔文件目