英文郵件商務(wù)格式及常用語

1、英文郵件（商務(wù)）格式及常用語 I郵件主題： .主題（Subject ）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings ; 長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個(gè)字母。 YES : Supplier training ； NO : professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太 長） 主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。 NO :像 News about the meeting這樣的表達(dá)； YES : 應(yīng)改為 Tomorrows meetin

2、g canceled。 一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可；另外一種較為正規(guī)的 格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。 YES : New E-mail Address Notification; Detailed calculation NO : detailed calculation .視信的內(nèi)容是否重要，還可以在開頭加上URGENT或者FYI （ For Your In formation 供參考），如:URGENT : Submit your report today! U稱呼： Dear xx（人名）,或者Dear Mr./

3、Ms. xx（姓）,一般正式的郵件這樣就OK 了，如果和你非 常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行換行，頂格寫，不用空格。 川正文： .郵件第一段開頭可以說到自己是誰（This is X人名）from X公司名），也可以不說； .感謝讀者是郵件開場(chǎng)白的好辦法。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興，特別是之后你有事 相求的情況下會(huì)很有幫助。 .Tha nk you for con tacti ng us.如果有人寫信來詢問公司的服務(wù)，就可以使用這句句子 開頭，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝。 .Tha nk you for your prompt reply.當(dāng)一個(gè)客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件，一定

4、記得要感謝他們；如果回復(fù)并不及時(shí)，只要將“ prompt”除去即可，你還可以說，“ Tha nk you for gett ing back to me. .Tha nk you for providi ng the requested in formatio n.如果你詢問某人一些信息，他們 花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你，那就用該句表示你仍然對(duì)他們的付出表示感激。 .Tha nk you for all your assista nee.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！ 如果你想對(duì)他們表示特別的感激，就用這個(gè)句子，I truly appreciate for your help in r

5、esolvi ng the problem. .Tha nk you raisi ng your con cerns.就算某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對(duì)你的工作提出 了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對(duì)他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感 激。同時(shí)，你也可以使用，Tha nk you for your feedback. ” .正文中，段與段之間也是空一行，再頂格寫。 注意：正文的內(nèi)容你需要注意5C原則：Clear（信息明了）、Complete（內(nèi)容完整卜 Correct（準(zhǔn)確無誤卜Concise（簡(jiǎn)明扼要）、Courteous（禮貌周到） .正文中的人稱選擇：I, You, We等，如果郵

6、件很長的話， you的使用不能過多；I和 We的區(qū)別是顯而易見的，生意上、客戶之間一般都是用We,你是代表公司的；當(dāng)然該 用I表示你個(gè)人的時(shí)候還是要用I的，視具體情況而定。語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定 你的禮貌程度。如： NO: You will be pleased to lear n that you have bee n selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated.（好像欠你一樣 ） YES: I am pleased that our board has selecte

7、d you as the best qualified can didate to serve on our advisory board. I hope you lagree to serve.（ 這就友善多了 ） 不用你來判斷我呀） NO: Your book was well written and comprehensive.（ YES: I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performanee appraisals.（客氣一點(diǎn),人家受落） .切忌主

8、客不分或模糊 例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipme nt. 應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. （We 我們是主語，不是 report。） .句子不要凌碎 例子：He decided not to audit the last ten con

9、tracts. Because of our previous objecti ons about compliance. 應(yīng)該連在一起。 . 結(jié)構(gòu)對(duì)稱，令人容易理解。 例子 : The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應(yīng)改為： The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contrac

10、t. . 單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服。 例如： An authorized person must show that they have security clearance. .動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別： 1) This is one of the public-relations functions that is under budgeted. 2) This is one of the public-relations functions, which are under budgeted. .時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多。看商務(wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。 .

11、選詞正確 像 affect 和 effect ， operative 和 operational 等等就要弄清楚才好用啦。 地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了 One,例子： 127 Ninth Avenue, North 127 E. 15 Street 5 Park Avenue One Wingren Plaza W結(jié)尾： . 結(jié)尾的常用語 )f you have any questi on or suggesti on, please feel free to con tact me. / Any question or suggestion, please feel free to

12、contact me. 很常用的結(jié)尾，正文中不用說的 非常詳細(xì)，顯得冗余，可以這樣結(jié)尾，他不懂的或者建議，可以聯(lián)系你。 . Thank you for your help and your valuable time again. / I appreciate again for your attention and time. 結(jié)尾的感謝用語 .I am looking forward to hearing from you soon. / Looking forward to hearing from you soon.期待收信人的盡快回復(fù)，這樣的寫法很常用，”oon ”就足可以表示“盡快

13、”的 意思，不要用”s quickly as you can 這樣生硬的短語，像是在下命令，很不禮貌。 .Tha nk you for your kind cooperatio n.如果你需要讀者幫助你做某事， 謝。 那就先得表示感 .Tha nk you for your atte ntion to this matter.與以上的類似，本句包含了你對(duì)對(duì)方將來 可能的幫助表示感謝。 .Tha nk you for your un dersta ndi ng.如果你寫到任何會(huì)對(duì)讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那 就使用這句句子吧。 .Tha nk you for your con siderati on

14、.如果您是在尋求機(jī)會(huì)或是福利，例如你在求職的話， 就用這封郵件結(jié)尾。 (8).Tha nk you aga in for everythi ng youve done.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不 同。如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因?yàn)樗麄兊膸椭?你可以著重再次感謝你們的付出。 .在署名自己的之前的客套話 .正式一點(diǎn)的，客戶、公司之間的：Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, .一般的就 OK，如：Best Regards, Thanks and Best Regards, Sincerely yours, Yours sincerely. Sin cerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 然后空一行換行，你的名字、