程序文件編寫與管理

1、北為 vi/mf1適用范圍本文件適用于本公司質(zhì)量管理體系程序文件的編寫與管理。2 作業(yè)要求2.1 一般要求2.1.1程序文件的文字應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、通俗易懂，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解和不同理解的可能性。2.1.2程序文件不僅每一項(xiàng)文件內(nèi)要求協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，而且在一系列配套文件內(nèi)，結(jié)構(gòu)、文體和術(shù)語 均應(yīng)保持一致。相關(guān)程序文件的結(jié)構(gòu)及其條文的編號應(yīng)盡可能相同。應(yīng)采用類似的措辭來表述類似 的條文，采用相同的措辭表述相同的條文。2.2.3根據(jù)程序文件是否受控，分為“受控文本”和“非受控文本”兩種。其中，本公司內(nèi)部使用 和提供認(rèn)證機(jī)構(gòu)及各方審核的程序文件為受控文本，應(yīng)在封面右上角，“版次”欄左端加蓋紅色“版控

2、文本”印章；其余程序文件為非受控文本(提供時，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn))，應(yīng)在封面右上角，次”欄左端加蓋紅色“非受控文本”印章。2.1.4當(dāng)執(zhí)行程序文件出現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)部門應(yīng)及時報(bào)綜合管理部，綜合管理部負(fù)責(zé)程序文件的解釋 或組織更改。2.2 程序文件的詳細(xì)要求2.2.1 程序文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容程序文件是質(zhì)量手冊的支持性文件，是質(zhì)量手冊中的原則性要求的進(jìn)一步展開和落實(shí)，程序文件 的編制必須依據(jù)質(zhì)量手冊，符合質(zhì)量手冊的有關(guān)要求，并從質(zhì)量管理體系的整體出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)編制。在程序文件中，通常不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)，這些純技術(shù)性的細(xì)節(jié)一般在技術(shù)文件中加以描述。2.2.1.1 總體編排程序文件的結(jié)構(gòu)一般如下：a)目的

3、；b)范圍；c)職責(zé)；d)工作程序；e)相關(guān)/支持性文件；) 記錄。北為 viZmf-221.2 程序文件的各要素編寫要求221.2 .1目的在“目的”部分，說明該程序文件的控制目的。2.2.1.2.2 范圍在“范圍”部分，說明該程序文件所控制的程序活動或過程的適用范圍。2.2.1.2.3 職責(zé)在“職責(zé)”部分，應(yīng)規(guī)定實(shí)施該程序文件的主要單位或人員的職責(zé)以及各相關(guān)單位或人員的職責(zé)。2.2.1.2.4工作程序a ）按活動或過程的邏輯順序?qū)懗鰬?yīng)做的事項(xiàng)（WHAT；b ）明確活動或過程實(shí)施者、檢查評價者（WHO；c ） 規(guī)定活動或過程的時機(jī)（WHEN;d ）寫明活動或過程的活動場所（ WHEREe ）

4、說明開展此項(xiàng)活動或過程的理由（WHY ；f ）規(guī)定具體實(shí)施該活動或過程的方法、依據(jù)以及檢查評價方式（HOW；g ）寫明實(shí)施該活動或過程所需的資源，以及實(shí)現(xiàn)增值轉(zhuǎn)換的控制要求及方法；h ）寫明活動或過程的接口關(guān)系，以及對例外情況的處理方式；i ）引出所涉及的相關(guān)或支持性文件；j ）明確質(zhì)量記錄的要求；k ）其它與該項(xiàng)活動或過程有關(guān)的注意事項(xiàng)。2.2.1.2.5 相關(guān)/支持性文件在“相關(guān)或支持性文件”部分，相關(guān)文件是指實(shí)施本程序時必須直接引用的其它程序文件；支持性文件一般是指在實(shí)施本程序時使用到的作業(yè)指導(dǎo)書文件及其他文件。2.2.1.2.6 記錄以表格的形式列出程序活動中產(chǎn)生質(zhì)量記錄的名稱及其所使

5、用的格式編號。程序活動產(chǎn)生的質(zhì)量記錄見下表。表1程序文件質(zhì)量記錄表序號質(zhì)量記錄名稱格式編號北為 222 程序文件代號程序文件的代號由公司代號“ Tmb、質(zhì)量文件類別代字“ Z”、 IS09000族標(biāo)準(zhǔn)簡號“ 900”和質(zhì)量手冊的章節(jié)序號及程序文件的順序號組成。程序文件代號由綜合管理部給定。示例如下：2.2.3 程序文件的格式及填寫要求2.2.3.1 程序文件的格式程序文件的格式按附錄A執(zhí)行。223.2程序文件的填寫要求程序文件封面填寫方法見表2；程序文件簽署頁填寫方法見表3；程序文件里頁填寫方法見表4。表2程序文件封面填寫要求欄號填寫內(nèi)容密別：根據(jù)情況分別填寫秘密或內(nèi)部兩種級別。(2)版次：程

6、序文件的版次號一般由版序號和該頁修改次數(shù)兩部分組成。版序號分別為A B C，第一版為 A;修改次數(shù)，分別為 0、1、2 ，未修改時為0。例：A版第4次修改，版次標(biāo)識為 A4。(3)頁次：填寫程序文件的頁碼 （第X頁/共X頁）。(4)更改登記號：填寫程序文件更改單編號。(5)填寫更改人簽名填寫更改日期填與程序文件的名稱。(8)代號：填寫程序文件的代號。(9)發(fā)放號：填寫程序文件的分發(fā)號。 曲為 viZk#表3程序文件簽署頁填寫要求欄號填寫內(nèi)容程序文件的名稱：填與程序文件名稱。(2)版次：程序文件的版次號一般由版序號和該頁修改次數(shù)兩部分組成。版序號分別為A、B、C，第一版為 A;修改次數(shù)，分別為

7、0、1、2，未修改時為0。例：A版第4次修改，版次標(biāo)識為 A4。代號：填寫程序文件的代號。(4)更改登記號：填寫程序文件更改單編號、更改人簽名、更改日期。(5)頁碼：填寫程序文件的頁碼 （第X頁/共X頁）。（9）程序文件編寫、校對、審核和批準(zhǔn)人員的簽署（原件采用手工簽署）。(10)、(11)程序文件相關(guān)單位、人員簽名及日期。表4程序文件里頁填寫方法欄號填寫內(nèi)容(1)程序文件的名稱：填寫程序文件的名稱。(2)版次：程序文件的版次號一般由版序號和該頁修改次數(shù)兩部分組成。版序號分別為A、B、C，第一版為 A;修改次數(shù)，分別為 0、1、2 ，未修改時為0。例：A版第4次修改，版次標(biāo)識為 A4。(3)代

8、號：填寫程序文件的代號。(4)更改登記號：填寫程序文件更改單編號、更改人簽名、更改日期。(5)頁碼：填寫程序文件的頁碼 （第X頁/共X頁）。(6)填與程序文件正文。224 程序文件簽署及職責(zé)2.241簽署資格程序文件由各有關(guān)職能部門按職責(zé)分工負(fù)責(zé)編制、校對，綜合管理部負(fù)責(zé)審核，主管副總經(jīng)理 批準(zhǔn)。2.2.4.2 簽署職責(zé)北 為 viZmf-2.242.1編寫的職責(zé)對程序文件的正確性、可操作性和協(xié)調(diào)性負(fù)以下責(zé)任：a )正確性：程序文件編寫依據(jù)、目的、范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、定義、職責(zé)、工作程序、支持性文件和質(zhì)量記錄等應(yīng)正確無誤；b )可操作性：程序文件的規(guī)定應(yīng)職責(zé)明確、方法清楚并切實(shí)可行；c ) 協(xié)調(diào)性

9、：程序文件與質(zhì)量手冊內(nèi)容保持一致；程序文件與其支持性文件間的接口處，都有明確的職責(zé)分工和工作處理方法；與相關(guān)的文件不相矛盾。2.2.4.2.2 校對的職責(zé)與編寫負(fù)有同樣的責(zé)任，同時還負(fù)有以下責(zé)任：a )了解程序文件的編寫全過程，參與接口的協(xié)調(diào)；b )對程序文件的正確性、可操作性及協(xié)調(diào)性進(jìn)行認(rèn)真校對，并向編寫人提出修改意見。2.2.4.2.3 審核的職責(zé)審核負(fù)有以下責(zé)任：a )對程序文件與質(zhì)量手冊內(nèi)容的一致性進(jìn)行審核；b )對程序文件是否覆蓋 GB/T19001的要求及程序文件格式是否滿足本文件的要求進(jìn)行審核；c )對程序文件的職責(zé)、接口、引用標(biāo)準(zhǔn)、可操作性及質(zhì)量記錄進(jìn)行審核；d)對程序文件的版

10、次進(jìn)行審核；e)向編寫人或校對人提出修改意見；f)組織程序文件會簽。2.2.4.2.4 會簽的職責(zé)會簽人對程序文件的規(guī)定在本單位的適用性和可操作性負(fù)責(zé)。2.2.4.2.5 批準(zhǔn)的職責(zé)a )程序文件的規(guī)定是否符合 GB/T19001的要求；b )程序文件的規(guī)定是否與質(zhì)量手冊的內(nèi)容相一致；c )程序文件間的要求是否協(xié)調(diào)。2.2.5 程序文件的更改程序文件的更改按 TmbZ 9004.01.07質(zhì)量管理體系管理文件更改規(guī)定的要求執(zhí)行。3 記錄 本作業(yè)活動產(chǎn)生的記錄見下表 肅為 viZk#序號質(zhì)里記錄名稱格式編號1質(zhì)量管理體系管理文件更改單ZH-26附錄A程序文件格式A1文件格式A 1.1 封面見圖A1。A 1.2 簽署頁見圖A2。A 1.3 里頁見圖A3。A2 文件幅