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文檔簡介

1、高效時間管理培訓講義1.把握時間的總體水平仔細閱讀每一個陳述并思考你同意或不同意的程度。在最接近你實際情況的那個橢圓里打勾。a類強烈同意基本同意基本反對強烈反對1. 我相信我能控制或影響我一生中的絕大多數(shù)事情。2. 在工作中我常常做一些我喜歡的事情,盡管我知道它們并非必須的。總分a類3. 我很自律并很有毅力。下載自*管理資源吧4. 我沒有足夠的時間來完成每一件事。5. 我對我的生活感到很滿意。b類6. 我寫下我工作中的年度業(yè)績目標。7. 我有一張主清單,上面寫有接下來幾周中我需要處理的小事情和工作任務,并為它們設立了優(yōu)先排序??偡謆類8. 我至少每天回顧一次我的中長期目標。9. 我常常問我自己

2、我現(xiàn)在所做的事情是如何有助于實現(xiàn)我的目標。10. 我有一張長期個人目標的書面清單。c類11. 我常常感到每天總有緊急事件要去處理。12. 我為我的各種工作和活動設立優(yōu)先排序。13. 我傾向于先完成耗時不多,容易的或者有興趣的工作??偡謈類14. 不斷切換優(yōu)先排序是我工作中的一大難題。15. 我能很容易指出在我工作中對結果產生決定性因素的活動d類16. 至少每年一次,我記錄我是怎樣花費時間的。17. 我經常性的分析我正在做的每一件事,并尋找辦法提高我的成績。18. 我常常認為承諾的太多,并試圖馬上處理大量事情。總分d類19. 經常性發(fā)生的危機占用了我太多的時間。20. 研究工作模式如何天天不同一

3、天內的不同。e類21. 我將每天要做的事情寫一張清單。22. 我寫下我每周的計劃,包括具體的目標,活動和優(yōu)先排序??偡謊類23. 至少每周一次我與別人會面協(xié)調計劃、優(yōu)先排序和活動。24. 我常常想到我應該更加有序安排。25. 在我日常計劃中,我給控制不了的意外事件留出時間。f類26. 我每天都為最重要的任務安排特別的時間。27. 我常常對我的時間表感到分心,傾向于從一個任務跳到另一個任務。28. 我將類似的任務分組,并按照邏輯次序安排活動??偡謋類29. 我估計我的活動所要占用的時間。30. 只要需要,我總能安排一個人獨自的時間,沒有打擾。g類31. 我分析我所受到的打擾并系統(tǒng)性地減少或消除它

4、們。32. 我將幾個項目捏在一起并同時處理幾件事,這樣避免了在一天中多次打擾別人??偡謌類33. 過多的社交活動使我不能集中精力工作。34. 我提前安排和他人的聯(lián)系,而不是憑其自然去打擾別人。35打擾和分心是我工作中的大問題。h類36. 我們的會議組織得不是很好,有些會議甚至是不必要的。37. 我們的會議準時開始??偡謍類38. 我們的會議有準備得很好的議程。39. 會議浪費了我不少的時間。40. 我們常常分析我們的會議并試圖改進會議。i類41. 我常常分析我的文檔工作并尋找刪除、簡化或改善的方法。42. 我使用備忘文檔或類似的系統(tǒng)來幫助我跟蹤細節(jié),并保持適當跟蹤。43. 我有良好的系統(tǒng)化程序

5、來對我的文檔進行分類和處理。總分i類44. 我不能保持閱讀完所有要讀的文檔。45. 我的辦公桌和工作區(qū)域較亂,應該更整潔些。j類46. 我經常有事自己干,因為這比委派更快更方便。47. 書面確認所委派工作的細節(jié)。48. 我往往參與太多的細節(jié)??偡謏類49. 我常常忘記跟蹤或檢查我委派的工作。50. 當我被委派工作時,我會馬上提出任何對澄清細節(jié)有必要的問題。k類51. 我經常推遲令人不快的事。52. 期限來臨之時我需要在壓力下開始工作,我往往等到最后一分鐘。53. 我必須等到好心情、好時間來處理創(chuàng)造性的工作。總分k類54. 常常擔心犯錯誤和做出錯誤的決定。55我往往推遲需花大段時間的工作。l類5

6、6. 我老是想方設法為和我共事的人節(jié)省時間。57. 我常常問別人我是如何浪費他們時間的,以便我能有所改進。總分l類58. 我開會總是準時并有備前往。59. 我定期和其他人討論所關心的小組時間安排和其它問題。60. 我從不延誤期限或遲交我的那部分工。2、優(yōu)先排序學員將會學習如何排定他們的目標次序。同時將明確“優(yōu)先排序”的定義,確定他們職業(yè)目標的優(yōu)先排序并能區(qū)分“重要的事、急迫的事、可以委派的事?”1. 優(yōu)先排序的定義。2. 為什么要設定優(yōu)先排序?3. 設定優(yōu)先排序的過程。4. 委派/授權他人。優(yōu)先排序設定坐標緊迫性urgent1.危機重要性important2. 要做的事3.瑣事4.浪費時間的事

7、優(yōu)先排序設定必須將你的任務定義為:a必須做;b應該做;c可能做;d委派他人做/省略不做優(yōu)先排序設定練習下面是一張本周的工作列表。用坐標圖將下列工作分類。a1,a2,a3,b1,b2,b3,c1,c2,c3等等。a必須做,b應該做,c可能做,d委派他人做/省略不做。你必須從中選出5項優(yōu)先排序最高的工作。你是一家小型銷售辦事處的經理。你要向上司匯報工作,你也有一個秘書來幫助你處理事務,你精于委派。周五,你要向董事會作一個關于經營狀況的重要報告?!耙鞯氖虑椤保ㄕ页?個a,3個d)1. 向上司索取經營狀況報告的數(shù)據(jù)2. 為紀念加盟公司10周年紀和秘書共進午餐。3. 為向董事會報告準備文稿和圖片。4.

8、 回電你的心臟科專家,討論上周醫(yī)療試驗的結果。5. 為向本地商會演說準備演說詞。6. 審閱計算機打印的本期盈虧表,搜集數(shù)據(jù)以供報告之用。7. 購買辦公用品8. 分析新的電話設備,并做出決定9. 給主供應商回電,因他來電說有急事。10.口述、復審并完成設備漲價通知單所附的封面函。漲價通知單立即生效并寄給每個客戶11 須參加半天辦公室管理培訓研討會12 頭發(fā)定型13 銷售代表碰會為經營狀況報告會收集數(shù)據(jù)。14 最佳銷售代理商回緊急電話。委派問自己的兩個問題:1. 我正在做的什么事情不必非要由我來做,而可由別人代做?2. 我正在做的什么事情別人能做或是可以教會他來做?兩條基本規(guī)則:1. 決策盡可能放

9、在最底層。2. 教會你的下屬給出答案,而不是帶來問題。如何授權委派的竅門1. 確信他人能勝任所委派的任務,告訴他們?yōu)槭裁茨悴荒苡H自做。2. 確信受委派的人有足夠的資源時間、信息、資金、人員、協(xié)助和權力去完成指派的工作。準備好商定一個完成的期限。3. 確信受委派的人清楚了解你的標準要求。標準要明確條條細化任務要求。4. 確信你已給受委派的人足夠的“指導”來順利完成任務,如可能,演示并解釋每一步理由。如果你就是那位受委派的人,一定得提些問題。5. 獎勵受委派人的出色工作。就說:“謝謝你”。關于優(yōu)先排序的關鍵概念1. 仔細想想優(yōu)先排序對你意味著什么.想一想你如何確定什么是真正最重要的。記住,你永遠不

10、會有時間來做每件事,但你會有時間來做最重要的事。2. 8020規(guī)則:80%的價值來自于20%的項目;而其他20%的價值來自于80%的項目。學會將你的注意力集中在高價值的20%上,并掌握它們。3. 絕大多數(shù)人首先從耗時少、簡單、有興趣的事做起。相反,首先要從最重要的事情開始做起。4. 不要因為事情緊急,就把它當成要事。重要的活動是那些對實現(xiàn)你的目標最有幫助的活動。5. 學會區(qū)分重要和緊急。6. 不要讓瑣事擠走要事。7. 不要總是以你最重要的任務為代價來滿足其他人的一些要求。學會何時說不。要做得合乎邏輯、堅決、巧妙。8. 經常不斷地轉移優(yōu)先排序常常導致無法恰當確立優(yōu)先排序。設定優(yōu)先排序的最好方法是

11、以重要性為依據(jù)。9. 不要僅僅是因為別人提出強烈要求就經常不斷地轉移優(yōu)先排序。要十分小心,那些吱吱發(fā)響的輪軸得上油。你是完美主義者嗎?閱讀下面每一項的關于你的描述,同意的在句首打“”,每一項得10分。計算你的總分。1. 我對待嘗試新的東西很猶豫。2. 我希望我做的每一件事都很完美。3. 在工作中,我有一個很難被取悅的名聲。4. 我極少將工作委派給員工中其他能勝任的人。5. 我將工作委派給員工后,我總是覺得不踏實、不放心。6. 如果我的同事或孩子不能迅速理解,我會變得很不耐煩。7. 我通常拒絕開始某一新項目,除非我有最佳的設備或工具。8. 當我在高爾夫球或玩牌中沒有發(fā)揮出最好的水平時,我會很痛苦

12、。9. 對日常事物,我極少走捷徑,如:家庭保養(yǎng)、家庭雜物、食品準備工作、信函和種種小差事。10. 不管做什么事情,如果我不能做好,我會很難過,甚至在一些對我是全新的事情上,如一種新的撲克游戲或是使用一種新的軟件。3、工作流程 一天是如何渡過的事由具體情況描述優(yōu)先排序時間分析調查一旦你將花在這些活動上的時間全部算出來,你得自問下列問題:1. 你在什么活動上花費時間最多?2. 你在什么活動上花費時間最少?3. 比較花在 “會議”和“計劃”上的時間與其所取得的結果,哪些活動產生的結果最大?4. 哪些活動產生的結果最?。?. 你是否對你花費在打電話上的時間感到驚訝?6. 你能否將瑣碎的打電話時間安排到

13、一個專門的時間打電話?7. 哪些活動值得付出更多努力?8. 哪些活動要減少花費的時間?9. 哪些活動可以刪減?10. 哪些活動可以委派他人?工作流程分析學員將學習如何審計時間,他們將區(qū)分成就和活動的差異并且檢閱活動和目標之間的關系。 時間審計 劃分你的日常工作單 打斷工作/電話時間你的時間值多少錢?年薪:$20,000除以52周薪加上40%(職員津貼)周薪總額除以40每小時總價除以60每分鐘總價你的時間是怎樣浪費的? 對付浪費時間的策略a. 浪費時間的事情 解決方案: b. 浪費時間的事情 解決方案: 十大浪費時間的事情1. 打斷工作(電話、隨訪)2. 轉移優(yōu)先排序3. 缺乏目標、優(yōu)先排序及計

14、劃4. 不量力而為/不會說“不”5. 缺乏有序安排6. 缺乏自律7. 會議8. 不完整或過信息9. 文檔工作/繁文縟節(jié)10. 職責不清如果電話“吃掉”你太多的時間有效使用電話電話記錄單致:先生/女士日期時間上午下午當您不在時開會外出先生/女士/小姐來自公司電話 給您來電再來電話希望見您前來拜訪過請回電話緊急并且留言如下因此應作如下準備記錄人簽字備注會議浪費時間11種共同原因 如果會議“吃掉”你太多的時間縮短會議時間、提高效率的九種方法,如果你是會議主持人 縮短會議時間和提高效率的七種方法“你在開會時堅持自己的權利并無不妥” 縮短來訪者逗留時間的九種方法 關于分析時間的關鍵概念1. 你做的每件事

15、要么幫助你、要么阻礙你。時間一旦花掉,它就不復返。2. 關鍵是要確定你的行動與目標相一致。3. 至少每年一次就你如何花費時間作記錄。每個月作一次更好。找出你做了些什么,什么時候做的,為什么要做。4. 請別人告訴你,你是如何浪費時間的,或者怎樣才能更好的利用你的時間。他們也許能發(fā)現(xiàn)你看不到的問題。5. 練習kaizen,力爭不斷改進。6. 定期檢查目前你正在使用的工作程序。包括哪些步驟?由誰做?什么時候做?是否可以刪除、縮短或簡化任何步驟?7. 請你的同僚、員工或小組集思廣益,幫你想出一些新主意。想辦法刪除步驟,合并工作,縮短流程,使文檔工作流水化,消除瓶頸。8. 不要對某些其實并不是危機的事情

16、反應過度。不要將你的時間和精力過多用在超過其價值的事情上。使用重要性/緊迫性表格作為指南。9. 將發(fā)生在你身上的危機記錄下來。分析這些危機,尋找它們發(fā)生的模式。這些危機是偶然的還是重復發(fā)生的?你的危機可以預測嗎?10. 如果你面對的是經常重復發(fā)生的危機,找出事情老出錯的原因,并改正它們。很多重復發(fā)生的危機是由于計劃不佳,協(xié)調不佳和跟蹤不佳引起的。4、制訂計劃學員將學會如何充分利用時間,通過了解該作什么、何時去做來提高效率及效果,他們將學會使用跟蹤系統(tǒng)。1. 如何制訂計劃2. 制訂計劃的意義3. 何時制訂計劃4. 跟蹤系統(tǒng)2003年06月27日周五 打電話給marry 完成市場營銷報告 打電話給

17、心臟科醫(yī)生 03:29的決策會議 06:30的晚宴你做工作計劃時,可以先向主管報告,讓他先了解你的計劃內容,并能藉著說明計劃向主管確認及討論一些問題;征求主管的意見,接受主管的指示,修正你的計劃,得到主管的認可,獲得主管的支持。 記住計劃是你未來行動的藍圖,計劃在得到主管認可前往往需經過多次地向主管報告及修正的過程,千萬不要中途氣餒或失去信心。什么叫制訂計劃?1. 制訂計劃就是處理的不是問題,而是機會。2. 砍掉無效工作及改掉拖拉的習慣3. 預先確定事件的過程(進程)。4. 如何計劃。我需要哪些東西到位 優(yōu)先安排以達到目標。長期: 問題/任務 高峰時間精力充沛警覺的煩躁不安疲勞筋疲力盡犯困早晨

18、上午午餐下午晚餐晚上你一天中的精力高峰和低谷在何時?在網格線圖上做出精力高潮和低潮的時間段現(xiàn)在你已經知道你的高峰和低谷。我們來計劃一下如何最佳利用這個信息?你在各個時間段都做些什么呢?高峰期活動精力高潮(3件):低谷期活動精力低潮(3件):跟蹤系統(tǒng)八種控制信息的符號/ 部分完成全部完成*緊急事件,立即行動(mm/yy)參見前面的某一天的工作日志(mm/yy)延期至以后的某一天 or x取消(m)委派某人(m代表被委派人的姓名的第一個字母) 正在執(zhí)行如何制訂計劃1. 每天臨睡前,計劃明天要做的事情。記住緊急和重要之間的關系。2. 安排會議時間表明確規(guī)定會議開始和結束時間。3. 注意那些分步實施的

19、任務,這些任務必須一步接一步地完成。4. 留一點時間去處理那些耗時少的任務以及突發(fā)的緊急事情。5. 把一個大項目化整為零。6. 利用打電話時間,(會前)等待時間和待機時間(如當計算機出故障時)進行分類、丟棄、整理文檔等工作。這些事情無須集中注意力。工作計劃6wwhat when where who why which 3hhow how many how much 關于制訂計劃的關鍵概念為改進你的計劃,回答六個問題:(1)我要達到什么結果?(2)要達到這些結果我必須做什么?(3)優(yōu)先次序是什么?(4)每個活動需要占多少時間?(5)我應當何時去做各個活動?(6)對我未曾預料的事情,會留有多少余地

20、?1. 制訂成功的計劃關鍵在于其靈活性。給那些你無法控制意外的事情,如打斷,問題和危機留些時間。2. 當意外的事情發(fā)生時,不要急于改變計劃。一個深思熟慮的答復常好過僅僅對事件做出反應。3. 每個星期作一個計劃。做此計劃最好的時間是星期五下午你下班之前。要求別人也做同樣的事。與一些主要人員碰頭,回顧下周的計劃、協(xié)調優(yōu)先次序和活動。4. 確實你每天要做的事情清單上有優(yōu)先次序和時間估計。超出時間就不做了。5. 確定時間期限和時間估計是可行的,這一點不能忽視。6. 學習控制你計劃外行動的沖擊。7. 為明天早晨準備一個有效率的開端。晚上在你離開前,將事情安排好,這樣當你到那兒的時候,一切都準備好了。5、

21、管理變化學員將學會處理變化的含義和起源。學員將區(qū)分適應和接受之間的區(qū)別。學員將找到對付變化的應變策略。 變化的定義 變化的模式 應變策略變化是變化來自何方?1. 公司合并company mergers2. 公司收購company acquisitions3. 新主管new supervisor4. 新同事new co-worker5. 新政策new policy6. 新崗位new job description7. 裁員employee cutbacks變化過程 意 識 興 趣 評 估 嘗 試 采 納 融 合 接 受浮想聯(lián)翩紅色red熱空氣氣球西紅柿綠色辣 椒領帶頭巾容易輕浮想聯(lián)翩選擇多多 一

22、項成功的應變策略在橢圓里寫上影響最大的變化,盡可能聯(lián)想出各種方法以減輕變化帶來的壓力。新老板new boss關于管理變化的關鍵概念1. 學會如何適應,靈活機動是關鍵。2. 做好計劃、排定優(yōu)先排序并設定目標,這樣你才總能評估你所處的位置。3. 永遠牢記你的目標。你正在試圖完成什么工作?加入團隊并爭取勝利。4. 將工作集中起來做,并將任務進行優(yōu)先排序排列。這會使你達到預期目標并看到大局。5. 我們都經歷過變化。如果我們嘗試的話,我們可以應用已經學會的知識來處理新變化。6. 對變化采取積極態(tài)度,避免消極態(tài)度。積極態(tài)度是絕大多數(shù)專家認同的一種很強的生存技巧。7. 另一個關鍵戰(zhàn)略是認清自我價值。那些使你

23、成為你自己核心能力,認識到這些東西永遠與你相似隨,并給你必要的自信去適應變化8. 記住變化已經是,并永遠將是我們生活的一部分。那些喜歡變化并視之為挑戰(zhàn)的人會做出更好的判斷,采取更有效的對策。6.團隊工作時間管理 團隊練習活動計時規(guī)定如下使用你放在桌上的左右部件做樣東西,它必須滿足下列條件:1. 必須可以自己獨立站立2. 每個部件必須派上用場3. 你必須完成一頁制作過程報告4. 你必須在15分鐘內完成制作過程報告提綱1. 你的目標是什么?2. 你采取哪些步驟以實現(xiàn)目標?3. 你們小組如何處理這件事?4. 用了多少時間計劃項目?5. 有沒有指定的計時員?有關管理團隊工作時間的關鍵概念1. 不管你如

24、何優(yōu)秀,你不可能做所有事情。由你決定培養(yǎng)一個強有力的團隊去幫助大家取得更大的成績。沒有一個人能做得和我們大家做一樣多的事。2. 不要等他人采取第一步;假設事事都靠你。“如果是這樣的話,得由我定”。3. 給大家樹立一個良好掌握時間的學習榜樣。4. 讓大家看到你尊重他們和他們的時間。尋找節(jié)約他們時間的方法。5. 問一下他人你是如何浪費他們的時間的,改變你的方法。6. 培育工作關系。要好好理解他人,同他們交流,與他們一起歡笑,并分擔他們的憂慮。7. 養(yǎng)成守時的習慣,準時完成你所許諾的事情。8. 同上級下屬,團隊成員和支持人員討論目標、優(yōu)先次序及計劃。要經常這么做。9. 在打電話或開會之前,制定個議程

25、。10. 在指導他人時不要太著急,花點時間做得得體。11. 花時間成為一個好聽眾。12. 早點兒開始,早點兒去找事情。給別人足夠的時間,事先通知。13. 問問大家有什么主意改進各項工作。得到的意見越多,改進的機會也就越多。c29c91afe4ced1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afedd1b6c87d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af95ad9c91afe4

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