商務(wù)代表崗位管理規(guī)范和流程

1、1 、商務(wù)代表崗崗位要求1.1 每位商務(wù)代表須遵循國家法律法規(guī)及股份公司的各項規(guī)章制度，嚴格按 gsp 管理規(guī)范的要求開展各項經(jīng)營活動。1.2 每位商務(wù)代表必須熟悉所銷售品種的相關(guān)知識，了解國家相應(yīng)的政策法律法規(guī)，掌握市場動態(tài)及發(fā)展趨勢。1.3 每位商務(wù)代表須與相關(guān)部門（采購部、儲運部、財務(wù)部、醫(yī)院部等）保持良好溝通協(xié)作關(guān)系，了解整個業(yè)務(wù)流程的相關(guān)信息，保證工作質(zhì)量。1.4 每位商務(wù)代表應(yīng)熟悉了解所管轄區(qū)域客戶的情況，包括：信用額度、品種渠道、銷售價格、應(yīng)收帳款是否超期、正常進貨量等，能有效審核并進行合理銷售。1.5 每位商務(wù)代表應(yīng)嚴格遵守銷售協(xié)議中對產(chǎn)品銷售區(qū)域的規(guī)定，符合品種渠道的管理要求

2、，不得進行跨區(qū)域銷售。2、商務(wù)代表崗流程作業(yè)指導(dǎo)2.1 商務(wù)代表處理日常的銷售工作，當(dāng)商業(yè)客戶通過電話或傳真的方式訂貨時，首先應(yīng)在商務(wù)部訂貨記錄評審表（編號：gygfb-07-r02 ） 中準確記錄商業(yè)客戶名稱、 品種名稱、 規(guī)格、 數(shù)量、 到貨要求等，并對客戶銷售資格和定貨產(chǎn)品要求進行審核。2.2 對于新增的商業(yè)客戶，對方必須提供其合法資格，蓋有公司原印 章的藥品經(jīng)營許可證復(fù)印件和工商部門頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。商務(wù)代表應(yīng)認真審核其資信、法定資格及履行合同的能力，并填寫顧客資料檔案卡 ，報部門經(jīng)理簽字。將簽字批準的顧客資料檔案卡 與客戶其它資料交質(zhì)量管理部經(jīng)理審核簽字后， 在公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加

3、新客戶， 方可開始開展正常的銷售業(yè)務(wù)。 （詳細步驟見 “新增客戶 / 客戶資料變更流程圖”編號： gygfc-sw-04-p01 ）2.3 商務(wù)代表應(yīng)在如下方面對客戶定貨產(chǎn)品要求進行審核（見公司程序控制文件gygfb-07 中的規(guī)定） ：客戶是否有超期應(yīng)收款、是否超商業(yè)客戶自身信用額度、是否超過公司對商務(wù)代表合同簽定的授權(quán)額、是否低于正常供貨價格、是否是客戶銷售的新增品種、公司是否有能夠滿足客戶要求的商品庫存。2.4 如為常規(guī)合同，商務(wù)代表可與商業(yè)客戶直接簽訂購銷合同，將簽訂的合同傳真至商業(yè)客戶， 要求對方盡快審核確認并蓋章簽字后傳真回我公司。2.5 如為特殊合同（客戶有超期應(yīng)收款、總應(yīng)收帳款

4、超商業(yè)客戶信用額度、合同標的超過公司對商務(wù)代表授權(quán)額、低于正常供貨價格、品種為商業(yè)客戶新增銷售品種等）時，如仍然進行銷售，應(yīng)向大區(qū)經(jīng)理解釋說明， 并報部門經(jīng)理簽字審核。 低于正常價格和新增銷售品種的還需填寫 商業(yè)客戶變更申請表 （編號： gygfc-sw-04-r01 ） ， 報經(jīng)理簽字審核。 將批準的購銷合同傳給商業(yè)客戶， 經(jīng)對方確認簽字蓋章后傳回。2.6 商務(wù)代表將合同原件和商業(yè)客戶簽字蓋章后的傳真件一起交內(nèi)務(wù)組下定單出庫。2.7 對于由現(xiàn)款商業(yè)客戶轉(zhuǎn)為賒銷商業(yè)客戶商務(wù)代表也應(yīng)填寫商業(yè)客戶變更申請表 （編號： gygfc-sw-04-r01 ） ， 向大區(qū)經(jīng)理及經(jīng)理提交書面申請，審核批準后

5、方可執(zhí)行。2.8 由于業(yè)務(wù)原因需要調(diào)整商業(yè)客戶信用額度的，商務(wù)代表應(yīng)填寫商業(yè)客戶資信額度申請表 （編號： gygfc-sw-04-r02 ） ， 向大區(qū)經(jīng)理及經(jīng)理提交書面申請，審核批準后方可調(diào)整。2.9 如遇到商業(yè)客戶名稱、稅票資料、通訊地址、發(fā)貨地址、收貨電話和聯(lián)系人有變更的，商務(wù)代表需填寫“客戶資料檔案卡” ，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后， 交質(zhì)量管理部經(jīng)理審核簽字， 在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進行資料變更。 若客戶營業(yè)執(zhí)照和許可證有變更的， 需提供新的證照交質(zhì)量管理部備案。 （詳細步驟見“新增客戶 / 客戶資料變更流程圖”編號：gygfc-sw-04-p01 ）2.10 市內(nèi)商業(yè)客戶的發(fā)貨，商務(wù)代表應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)查詢

6、貨物的到貨情況； 外埠商業(yè)客戶的發(fā)貨， 商務(wù)代表應(yīng)該在五個工作日內(nèi)查詢貨物的到貨情況（具體內(nèi)容包括是否與發(fā)貨品種、規(guī)格、數(shù)量相符，到貨破損情況等） 。2.11 商務(wù)代表應(yīng)在每日下班前認真查詢商業(yè)客戶貨款的到帳情況，并且應(yīng)在貨款到帳2 個工作日內(nèi)與公司財務(wù)部門相關(guān)人員進行溝通勾對業(yè)務(wù)系統(tǒng)帳款，并勾對手工和電子帳本。2.12 商務(wù)代表在1 個工作日內(nèi)將發(fā)貨情況通知外埠商務(wù)代表，以便外埠商務(wù)代表及時查詢到貨情況。2.13 商業(yè)客戶有退換貨要求，有必要時須與當(dāng)?shù)貜S家代表溝通，了解銷售情況， 向大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理提出申請并經(jīng)同意批準后， 方可通知客戶將貨品退回，并填寫藥品退貨通知單 ，必須填寫退貨的商業(yè)單位

7、名稱、品規(guī)、產(chǎn)地、批號、效期、出庫時間、退貨理由、后續(xù)發(fā)票處理辦法等，經(jīng)大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理簽字后轉(zhuǎn)內(nèi)務(wù)部完成退換貨手續(xù)，從接到退貨到完成不得超2 個工作日 （詳細流程見 “商務(wù)部退貨作業(yè)流程圖”編號： gygfc-sw-08-p01 ） 。2.14 商務(wù)代表應(yīng)負責(zé)區(qū)域內(nèi)的投標工作，與廠家代表協(xié)調(diào)確定投標授權(quán)單位， 準備招標文件資料， 將招標授權(quán)書復(fù)印件交內(nèi)務(wù)部歸檔留存，并填寫招標備案記錄表（編號： gygfc-sw-04-r15 ） ,保證在招標期限內(nèi)有效完成招標工作。2.15 商務(wù)代表在發(fā)貨次日簽領(lǐng)所管轄區(qū)域的增值稅票，并及時登記手工、電子帳本，核對品種名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額以及票面所有

8、內(nèi)容，妥善保管。2.16 商務(wù)代表每月定期將所領(lǐng)用發(fā)票用特快專遞寄給商業(yè)客戶，要求地址、公司名稱、收件人、聯(lián)系電話書寫準確清楚，并在商務(wù)部快件郵寄登記簿 （編號： gygfc-sw-04-r03 ） 上登記所寄發(fā)票號、特快專遞號， 以方便對方查詢 （對北京的商業(yè)客戶要求對方在簽收本上簽收） 。2.17 商務(wù)代表每月初定期給自己負責(zé)的商業(yè)客戶傳真應(yīng)付貨款明細表 （編號： gygfc-sw-04-r04 ） ， 若有出入及時核對清楚， 保證不影響正常回款。2.18 與廠家商務(wù)代表、各區(qū)域銷售代表溝通，了解區(qū)域產(chǎn)品銷售情況、品種推廣情況、銷售人員的變化等，以預(yù)測銷售變化趨勢。2.19 定期有效拜訪商

9、業(yè)客戶，拜訪當(dāng)?shù)貜S家代表和銷售代表，收集市場信息和商業(yè)客戶信息。3、日常報告管理規(guī)范3.1 每位商務(wù)代表的工作計劃 （編號： gygfc-sw-04-r05 ）和費用預(yù)算明細表 （編號： gygfc-sw-04-r06 ） （包括月、半年、全年）應(yīng)于每月 25 日下班前上交給本區(qū)域大區(qū)經(jīng)理。3.2 每位商務(wù)代表的差異分析報告 （編號： gygfc-sw-04-r07 ）全年）應(yīng)于每月第三個工作日前上交給本區(qū)域大區(qū)經(jīng)理。3.3 每位商務(wù)代表需要臨時出差時應(yīng)于出差前24 小時前將出差申請及費用預(yù)算表 （編號： gygfc-sw-04-r09 ）上交給部門經(jīng)理，需部門經(jīng)理簽字批準后方可執(zhí)行。3.4

10、每位商務(wù)代表出差返回必須于兩個工作日內(nèi)將出差隨訪報告（編號： gygfc-sw-04-r10 ） 交大區(qū)經(jīng)理， 并將 費用使用明細表（編號： gygfc-sw-04-r08 ） （附酒店住房流水單）交給大區(qū)經(jīng)理及部門經(jīng)理處進行審核批準，否則不給予差旅費報銷。3.5 每位商務(wù)代表在組織大型活動時，包括舉行新品種的上市會活動、 產(chǎn)品推介會、 區(qū)域內(nèi)商業(yè)客戶的答謝活動等各項活動需提前一周向部門經(jīng)理提交 大型活動費用申請表 （編號： gygfc-sw-04-r11 ）及費用預(yù)算明細表 （編號： gygfc-sw-04-r06 ） ，待部門經(jīng)理簽字批準后方可執(zhí)行。3.6 每位商務(wù)代表在組織完大型活動后，必須在二個工作日內(nèi)將活動總結(jié) （編號： gygfc-sw-04-r12 ） 及費用使用明細表 （編號：gygfc-sw-04-r08 ） 上交給部門經(jīng)理， 待部門經(jīng)理進行審核批準后方可執(zhí)行報銷。寫費用費用使用明細表 （編號： gygfc-sw-04-r08 ）同時需在規(guī)定的報銷單據(jù)背面簽字后， 整齊貼在公司規(guī)定的報銷單后面， 及時上交到大區(qū)經(jīng)理及內(nèi)務(wù)組，須部門經(jīng)理進行審核簽字后