內(nèi)務(wù)崗位要求與規(guī)范

1、1 、內(nèi)務(wù)崗崗位要求2.5.1 熟悉公司經(jīng)營品種的相關(guān)知識：品種通用及商品名稱、規(guī)格、包裝大小、公司的銷售政策、供貨渠道、供貨價(jià)格、運(yùn)輸要求等。2.5.2 熟悉公司辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用，嚴(yán)格執(zhí)行公司相關(guān)規(guī)定及業(yè)務(wù)操作流程,進(jìn)行審核、錄入及處理各類單據(jù)，提供的各類單據(jù)應(yīng)完整清晰。2.5.3 與儲運(yùn)部及時(shí)有效溝通：對于商品的狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤及掌握，把握商品的批次，做到先進(jìn)先出；特殊事宜應(yīng)標(biāo)注明確。了解各種運(yùn)輸方式到貨正常所需時(shí)間， 協(xié)調(diào)貨品自提與發(fā)貨運(yùn)輸過程中的有關(guān)事宜，并對發(fā)貨運(yùn)輸?shù)奶厥庖笈c相關(guān)人員進(jìn)行有效溝通。2.5.4 與采購部門之間進(jìn)行有效溝通： 了解產(chǎn)品采購計(jì)劃及到貨情況，了

2、解特殊品種（非正常調(diào)撥品種、非正常銷售渠道）的銷售價(jià)格等，并將信息反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.5.5 與其他各部門間建立良好的合作與溝通， 信息共享， 互敬互助。2.5.6 工作認(rèn)真仔細(xì)，對各種票據(jù)、 協(xié)議、部門資料能妥善管理歸檔，建立票據(jù)專柜， 方便查詢使用； 并根據(jù)公司規(guī)定定期將有關(guān)票據(jù)轉(zhuǎn)相關(guān)部門。2.5.7 、內(nèi)務(wù)崗崗位作業(yè)流程指導(dǎo)2.1 銷售出庫開票流程1.1.1 內(nèi)務(wù)人員接到業(yè)務(wù)員簽訂的銷售合同及商業(yè)客戶蓋章確認(rèn)的回傳傳真件后， 在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中錄入銷售訂單的同時(shí)并對合同進(jìn)行常規(guī)審核， （供貨價(jià)格、信譽(yù)額度、是否首營）特殊合同需部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。1.1.2 在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里錄入銷售訂單時(shí)，應(yīng)核對

3、銷售價(jià)格與上次價(jià)格是否相符、發(fā)貨方式是否符合品種運(yùn)輸要求，并及時(shí)提醒商務(wù)代表；同時(shí)審核合同內(nèi)容，在超商業(yè)客戶信譽(yù)額度、有超期應(yīng)收款、超商務(wù)代表的授權(quán)額度、新增銷售品種的情況下，及時(shí)與商務(wù)代表溝通，并報(bào)大區(qū)經(jīng)理和經(jīng)理審批后方可錄入訂單。1.1.3 錄入訂單后進(jìn)入銷售開票環(huán)節(jié)，錄入客戶名稱，勾對訂單生成銷售出庫單， 認(rèn)真復(fù)核商品名稱、 規(guī)格、 銷售價(jià)格、 數(shù)量、 運(yùn)輸方式、業(yè)務(wù)員，根據(jù)先進(jìn)先出的原則選擇貨品批號，注意處理零散批號、近效期藥品，并及時(shí)與商務(wù)代表溝通，有必要需征求商業(yè)客戶意見。1.1.4 保存出庫單， 并查詢打印，打印出的出庫單一式五聯(lián)（存根聯(lián)、業(yè)務(wù)員留存聯(lián)、倉庫聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、回執(zhí)聯(lián)

4、） ；一聯(lián)由內(nèi)務(wù)留存做開具增值稅發(fā)票的依據(jù)，二聯(lián)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員存留，三、四、五聯(lián)轉(zhuǎn)外運(yùn)發(fā)貨員與倉庫配貨單一起作為商品出庫的憑據(jù)。1.1.5 內(nèi)務(wù)人員依據(jù)出庫單的第一聯(lián)，開具當(dāng)日所銷售發(fā)貨的一式四聯(lián)增值稅發(fā)票： 第一聯(lián)由內(nèi)務(wù)留存并月裝訂 （出庫單匯總記錄編號為：gygfc-sw-07-r03 ） ，每季度轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)檔案室留存；第二、三聯(lián)蓋發(fā)票專用章， 由業(yè)務(wù)員在發(fā)票簽收登記本（編號為：gygfc-sw-07-r01 ） 中登記簽領(lǐng)后定期轉(zhuǎn)寄客戶； 第四聯(lián)轉(zhuǎn)由財(cái)務(wù)部作相關(guān)確認(rèn)及處理。 開具的增值稅票內(nèi)容要求準(zhǔn)確， 稅票密碼區(qū)和所蓋發(fā)票專用章必須保證清晰。1.1.6 對公司有不同回款要求的商品，內(nèi)務(wù)人員應(yīng)與商

5、務(wù)代表溝通將其分開開具稅票；對于特殊商品或特殊商業(yè)單位（醫(yī)院等）需要開具普通發(fā)票的，內(nèi)務(wù)人員與醫(yī)院部溝通開具普通發(fā)票。1.1.7 內(nèi)務(wù)人員每日必須依據(jù)開具的稅票號第一聯(lián)將發(fā)票號填入業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)； 在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售結(jié)算管理里， 對應(yīng)每位商業(yè)客戶當(dāng)日發(fā)生的每筆銷售準(zhǔn)確填入完整的稅票號。1.1.8 內(nèi)務(wù)人員從財(cái)務(wù)部領(lǐng)回新的空白稅票后，須將發(fā)票的起止票號分別輸入稅控機(jī)和公司業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。1.1.9 對于現(xiàn)款自提的商業(yè)銷售流程如下：內(nèi)務(wù)人員同樣根據(jù)商務(wù)代表簽訂的合同原件和傳真件， 按照 1.1.1 、 1.1.2 、 1.1.3、 1.1.4 、 1.1.5步驟執(zhí)行， 商業(yè)客戶的提貨人員將增值稅票的第一

6、聯(lián)、 第四聯(lián)連同現(xiàn)金或現(xiàn)金支票去財(cái)務(wù)部交款， 財(cái)務(wù)部收取現(xiàn)款后留存稅票第四聯(lián)， 并在稅票第一聯(lián)加蓋收訖章交商業(yè)客戶提貨人員； 內(nèi)務(wù)組收到加蓋收訖章的稅票第一聯(lián)后，將增值稅票和出庫單三、四、五聯(lián)交商業(yè)客戶提 貨人員，并讓對方簽收；商業(yè)客戶憑出庫單的三、四、五聯(lián)可去庫房提貨。2.2 銷售退貨流程2.2.1 接到商務(wù)代表填寫并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的退貨通知單 ,式三聯(lián)（申請單必須填清退貨單位、品規(guī)、產(chǎn)地、批號、效期、出庫時(shí)間、退貨理由、后續(xù)發(fā)票處理辦法等） ，一聯(lián)由商務(wù)代表留存，二聯(lián)轉(zhuǎn)倉庫收貨員，三聯(lián)由內(nèi)務(wù)部留存。2.2.2 核對退貨商品： 核對批號是否由我公司售出， 核對商品有效期，有效期半年內(nèi)的貨

7、品原則不予退貨。2.2.3 編輯收貨通知單：內(nèi)務(wù)人員根據(jù)退貨通知單在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里編輯到貨通知單，選擇通知單類型、部門、來貨單位、入庫庫房，錄入貨品名稱、數(shù)量、批號和處理人操作碼，并選擇到貨狀態(tài)，保存收貨通知單。2.2.4 完成銷售退貨單：收到倉庫的商品到貨驗(yàn)收單后，進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售退貨功能錄入退貨客戶名稱， 勾對由收貨通知單生成的銷售退貨單，并進(jìn)行打印。2.2.5 銷售退貨單一式五聯(lián)：第一聯(lián)由內(nèi)務(wù)部留存，并與商務(wù)代表填 寫的退貨通知單、倉庫的商品到貨驗(yàn)收單入庫驗(yàn)收單一起裝訂保存（退換貨記錄編號為：gygfc-sw-07-r04） ，進(jìn)行后續(xù)處理；第二聯(lián) 轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員留存；第三聯(lián)轉(zhuǎn)至倉庫庫管處作入庫

8、憑據(jù)，第四、五聯(lián)由商務(wù)代表轉(zhuǎn)給退貨的商業(yè)客戶。2.2.6 后續(xù)處理：如退貨所涉及的當(dāng)前發(fā)票已經(jīng)抵稅則由退貨方開具退稅證明，如沒有抵稅則原票退回重新開具稅票。2.2.7 內(nèi)務(wù)人員依據(jù)退貨方開具的退稅證明開具增值稅紅字發(fā)票（內(nèi)容同 1.1.5） ， 將質(zhì)管部驗(yàn)收單與退稅證明、 增值稅發(fā)票財(cái)務(wù)記帳聯(lián)一同轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)記帳。2.3 換貨流程（同退貨流程但不涉及發(fā)票處理）2.4 報(bào)損單管理 （直接報(bào)損出庫： 在招標(biāo)過程中需少量樣品的情況下）2.4.1 接到業(yè)務(wù)員填寫的由相關(guān)部門經(jīng)理簽字的報(bào)損單一式三聯(lián)（一聯(lián)開票留存、二聯(lián)財(cái)務(wù)記帳、三聯(lián)轉(zhuǎn)至倉庫） ，進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的報(bào)損單管理，錄入客戶名稱，選擇貨品名稱、批號、

9、成本價(jià)計(jì)價(jià)方式，錄入報(bào)損數(shù)量、原因、成本單價(jià)，并保存。2.4.2 查詢出該報(bào)損單， 并選擇確定審批， 審批人為簽字的部門經(jīng)理，保存報(bào)損單。2.5 內(nèi)務(wù)行政事務(wù)管理2.5.1 完成部門的文件收發(fā)、傳遞與歸檔，具體規(guī)定見文件、記錄 管理規(guī)范 （文件編號： gygfc-sw-10 ）2.5.2 組 織 安 排各 種 會 議 、 培 訓(xùn) ， 并 做 好 會 議 記 錄 （ 編 號 ：gygfc-sw-07-r01 ） 、培訓(xùn)記錄（編號： gygfc-sw-07-ro2 ） 、做好會議及培訓(xùn)的簽到（編號： gygfc-sw-07-ro3 ） 。2.5.3 負(fù)責(zé)對商業(yè)客戶的檔案、和商業(yè)客戶的信函、銷售合同、 協(xié)議、招標(biāo)資料的檔案整理與管理。2.5.4 負(fù)責(zé)本部門的日常接待，完成各項(xiàng)活動酒店的聯(lián)系預(yù)定、各項(xiàng)會議的組織準(zhǔn)備工作、商務(wù)代表出差車票的購買等。2.5.5 負(fù)責(zé)各種報(bào)表的整理編制、辦公用品的領(lǐng)發(fā)等