公文收發(fā)管理制度三篇

1、公文收發(fā)管理制度三篇第 1 條公文收發(fā)管理系統(tǒng)公文收發(fā)管理系統(tǒng)公文收發(fā)到貨公文均由辦公室文件管理部門(mén)接收，并按以下要點(diǎn)進(jìn)行處理:(1)一般公文啟封并發(fā)放至各部門(mén)。(2)私人官方文件無(wú)需打開(kāi)并直接發(fā)送給收件人。(3)如果分發(fā)到各部門(mén)的文件有任何錯(cuò)誤，必須立即退回辦公室。第二部分第二部分公文收發(fā)管理系統(tǒng)公文收發(fā)管理系統(tǒng)1 、總則1、為了提高文件的速度和質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文件處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。2、文檔管理包括上級(jí)政府部門(mén)信函、電、通信，同級(jí)合作企業(yè)信函、電、通信，本企業(yè)下發(fā)的各種文檔、報(bào)表、信息。3、企業(yè)的各類(lèi)文件由辦公室集中管理。二、崗位管

2、理1、所有以我公司名義提交或分發(fā)的文件(報(bào)告、請(qǐng)示、分鐘、通知、通信等。 )由承辦部門(mén)起草，報(bào)辦公室批準(zhǔn)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。2、總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類(lèi)編號(hào)原件存檔。3、發(fā)送的文件、傳真應(yīng)進(jìn)行跟蹤，看對(duì)方是否收到，未收到的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)發(fā)或以其他方式發(fā)送。4、辦公室發(fā)送的所有傳真、文件等。應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)明發(fā)送單位、日期，由發(fā)送人簽字。其他部門(mén)獨(dú)立發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)負(fù)責(zé)。5、單據(jù)處理流程 (1)公司制單、日常業(yè)務(wù)和交易單據(jù)由相關(guān)職能部門(mén)編制。草稿的內(nèi)容要求為真、清除視圖、清除組織。(2)草案審批是指起草部門(mén)經(jīng)理審核草案、檢查、修訂，準(zhǔn)備發(fā)布。(3)會(huì)簽。公文涉及其他部門(mén)相關(guān)

3、事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。相關(guān)部門(mén)會(huì)簽文件， 并送辦公室主任審核。 審核的主要內(nèi)容是協(xié)商是否達(dá)成、會(huì)簽。文本、正式文件格式正確等。(4)所有以公司名義提交的正式文件應(yīng)送交總經(jīng)理簽發(fā)。在簽發(fā)正式文件時(shí)，如有任何變更，應(yīng)在原件上劃圈，并在名稱(chēng)和日期上簽字。(5)事后登記此時(shí)的事后登記是指對(duì)擬簽發(fā)文件的審查，重點(diǎn)是審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備， 附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)。符合要求的文件， 由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)匯編成文件內(nèi)容，確定份數(shù)后，進(jìn)行編號(hào)和打印。(6)打印是指辦公室在打印的文件上加蓋印章。(7)歸檔在后處理過(guò)程完成后，文件管理人員應(yīng)根據(jù)文件檔案的歸檔要求對(duì)發(fā)出的文件進(jìn)行歸檔(應(yīng)包括兩

4、份手稿、文本和相關(guān)的電子文件，并定期將電子文件備份到專(zhuān)用硬盤(pán)上)。沒(méi)有歸檔和保管價(jià)值的公文，經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后， 可定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的秘密公文應(yīng)由兩人登記出售，確保不丟失、不泄露。三、收據(jù)管理1、發(fā)送給企業(yè)的所有文件包括政府部門(mén)發(fā)送的傳真和正式文件、業(yè)務(wù)交易文件等。辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱讀或相關(guān)部門(mén)處理。為避免文件擠壓，文件應(yīng)在同一天發(fā)送閱讀。2、接收傳真應(yīng)指定發(fā)送單位、接收方或部門(mén)，辦公室負(fù)責(zé)接收后發(fā)送傳真，接收方簽收。3、出差帶回的文件和資料應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理或移交辦公室。直接向總經(jīng)理報(bào)告的， 按總經(jīng)理的指示辦理。 移交給辦公室的應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)上報(bào)上級(jí)或指定人員、移交其

5、他相關(guān)部門(mén)處理， 辦公室應(yīng)保留原件或復(fù)印件存檔。4、辦公室收到文件后，根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并送總經(jīng)理或相關(guān)部門(mén)閱讀處理。需要處理的文件應(yīng)在咨詢(xún)總經(jīng)理后進(jìn)行處理，并根據(jù)總經(jīng)理的指示進(jìn)行督促、。5、已提交辦公室備案的文件在借閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定和保密范圍。 如果所有文件都需要借閱或復(fù)印，必須辦理借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。6、個(gè)人或部門(mén)應(yīng)抓緊時(shí)間閱讀文件。他們不應(yīng)該把機(jī)密文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不應(yīng)該把文件借給別人。閱讀后，應(yīng)及時(shí)歸還給檔案管理員。7、簽收處理程序 (1)簽收是指收件人在對(duì)方的文件送貨單或文件送貨單上簽字表示收到。公司所有正式文件應(yīng)由辦公室簽字、拆封

6、，收據(jù)中包含的文件應(yīng)統(tǒng)一登記。(2)收據(jù)登記收據(jù)登記指登記收到的單據(jù)、書(shū)寫(xiě)收據(jù)號(hào)碼等。收到的文件應(yīng)根據(jù)發(fā)送文件的機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，并按接收日期、接收序號(hào)、接收單位、接收文本號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、逐項(xiàng)登記。(3)擬設(shè)的辦事處須在收據(jù)登記后呈交辦事處主任復(fù)核。符合相關(guān)規(guī)定的，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)、優(yōu)先度提出處理意見(jiàn)和建議，報(bào)總經(jīng)理批示后交相關(guān)部門(mén)處理。(4)批準(zhǔn)是指總經(jīng)理對(duì)收據(jù)的處理提出書(shū)面指示性意見(jiàn)，并明確處理部門(mén)和流通范圍。(5)承諾是指根據(jù)總經(jīng)理的批準(zhǔn)意見(jiàn)指定的承諾部門(mén)和流通范圍。承辦部門(mén)收到需要辦理的文件后，應(yīng)認(rèn)真及時(shí)辦理， 緊急情況一出現(xiàn)，立即辦理。對(duì)于需要兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主

7、辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。(6)催辦是指辦公室根據(jù)總經(jīng)理的意見(jiàn)，督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。(7)票據(jù)和結(jié)算單據(jù)處理完畢后，應(yīng)在收款登記簿或單據(jù)處理單上進(jìn)行票據(jù)和結(jié)算，注明處理日期，并簡(jiǎn)要說(shuō)明處理結(jié)果。(8)回執(zhí)處理完畢后，根據(jù)公文、特征與保存價(jià)值的相關(guān)性，對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性、完整性。沒(méi)有歸檔、沒(méi)有價(jià)值的正式文件，經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，可以定期銷(xiāo)毀。秘密公文的銷(xiāo)毀應(yīng)進(jìn)行登記，并由兩人監(jiān)督銷(xiāo)售，確保無(wú)損失、無(wú)銷(xiāo)售。四、機(jī)密文檔管理1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料由檔案員統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等。，并受到嚴(yán)格控制。2、制作和分發(fā)機(jī)密文件時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容

8、和范圍、信息，標(biāo)明保密等級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，提交總經(jīng)理審批后發(fā)放。3、借閱、復(fù)制機(jī)密文件、機(jī)密材料必須嚴(yán)格辦理審批和登記手續(xù)，嚴(yán)禁將機(jī)密材料和機(jī)密文件帶到其他營(yíng)業(yè)場(chǎng)所進(jìn)行復(fù)制。4、對(duì)于機(jī)密文件、機(jī)密信息應(yīng)定期檢查，一般每季度一次。年底，進(jìn)行全面檢查、檢查。如發(fā)現(xiàn)缺陷，應(yīng)及時(shí)跟蹤，防止損失。五、文件銷(xiāo)毀1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期且無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定定期清理并記錄，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)， 并向總經(jīng)理報(bào)告請(qǐng)示。2、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的文件應(yīng)在檔案員和辦公室主任的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。六、補(bǔ)充規(guī)定1、本系統(tǒng)由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。2、本系統(tǒng)自發(fā)布之日起實(shí)施。為加強(qiáng)文件收發(fā)管理，特制定文件收發(fā)

9、管理制度。 本系統(tǒng) 1 、文件收發(fā)管理單位的所有文件由辦公室管理，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，集中管理，以保證文件的使用效率和數(shù)據(jù)的完整性，有利于加強(qiáng)安全保密工作。(一)收文提交辦1、為辦公室人員及時(shí)接收文件和信件簽名。各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)收到的公文應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)送辦公室簽收，不得提交領(lǐng)導(dǎo)簽字閱讀。2、在登記文件上簽字后，辦公室將逐件登記。按分類(lèi)收貨日期、通信單位、分類(lèi)分類(lèi)、編號(hào)。3、批辦將已登記的公文送主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并提交主管領(lǐng)導(dǎo)閱讀。5、公文流轉(zhuǎn)以公文收發(fā)人員為中心，即主要領(lǐng)導(dǎo)閱讀公文后，公文收發(fā)人員負(fù)責(zé)向下傳遞。公文收發(fā)人員不得與公文收發(fā)人員分開(kāi)進(jìn)行橫向傳遞，以保證公文收發(fā)人員及時(shí)了解公文的流轉(zhuǎn)情況，防止公文丟失或積壓。

10、公文在傳閱過(guò)程中或公文傳閱完成后，公文收發(fā)人員要及時(shí)檢查公文，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示的，應(yīng)按照批示辦理。6、承辦部門(mén)工作人員應(yīng)及時(shí)處理辦公室傳閱的文件。應(yīng)急文件應(yīng)按時(shí)限辦理；一般文件應(yīng)在3 個(gè)工作日內(nèi)完成；涉及人、財(cái)產(chǎn)等需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題的文件，力爭(zhēng)在 7 個(gè)工作日內(nèi)完成。7、提醒辦公室負(fù)責(zé)正式文件的提醒。它將跟蹤緊急正式文件的提醒，重點(diǎn)關(guān)注重要正式文件，并敦促定期提醒一般正式文件。8、處理完成的文檔。公文完成后，公文收發(fā)人員應(yīng)在“收文賬戶(hù) ”上注明辦理情況。(2)官方文件的保密性。涉密文件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的閱讀范圍傳遞，不得橫向傳遞、 隨意抽出、帶到公共場(chǎng)所或者在單位外過(guò)夜。并做到日清、月度檢查、及時(shí)清

11、理。(3)公務(wù)文件的借閱和處理。各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及相關(guān)人員需要承接、借閱文件時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，使用后及時(shí)歸還。2 、文件管理和文件處理的一般程序是草稿、審核、發(fā)放、登記、審核、打印、分發(fā)、歸檔等。1、起草部門(mén)的人員是起草工作的第一責(zé)任人。初稿應(yīng)符合國(guó)家法律、 法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定； 內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是，表達(dá)準(zhǔn)確，格式規(guī)范。稿件格式應(yīng)符合國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)， 不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件由辦公室退回。稿件起草完畢后， 起草人員應(yīng)指定起草單位、 起草人、標(biāo)題、主送 (抄送 )單位等。在手稿的第一頁(yè)上，將其與手稿的電子版本一起提交給辦公室。代理簽名、不允許缺少簽名。重要文件的送審稿應(yīng)附有送審說(shuō)明、 起草依據(jù)或領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)等背景材料的原件或復(fù)印件，供領(lǐng)導(dǎo)審閱送審時(shí)參考。2、審核每對(duì)業(yè)務(wù)人員起草的正式文件應(yīng)提交辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，然后提交主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)工作人員不得直接將草稿文稿交主管領(lǐng)導(dǎo) (主要負(fù)責(zé)人 )簽發(fā)，以防文稿反向流通。3、審核后的稿件應(yīng)送主管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。需要修改的， 由文稿起草人負(fù)責(zé)修改完善。逐字校對(duì)后，稿件應(yīng)按程序重新送審。4、注冊(cè)。對(duì)于已發(fā)