信息化工作匯報～20蘇明裝飾

1、蘇州蘇明裝飾有限公司信息化創(chuàng)新成果匯報 蘇明裝飾ERP管理系統(tǒng) 蘇州蘇明裝飾有限公司一貫重視企業(yè)信息化建設和現(xiàn)代管理建 設，蘇明裝飾協(xié)同辦公系統(tǒng)獲第三批 “全國建筑裝飾行業(yè)信息化創(chuàng)新 成果”。隨著企業(yè)的發(fā)展和市場的變化，財務、經(jīng)營、設計等部門也 有各自的管理軟件，但軟件相對獨立，形成了多個“信息孤島” ， 信 息數(shù)據(jù)不能互換和共享，造成溝通不暢。原有的行政協(xié)同辦公系統(tǒng) （ OA 系統(tǒng)），專注于行政辦公事務處理，與經(jīng)營施工等業(yè)務結(jié)合性 不強，已滿足不了公司發(fā)展的需求。 為此，蘇明裝飾從2009年3月起籌劃，6月開始在公司推廣實 施 ERP 管理系統(tǒng)。以替換原單一的行政協(xié)同辦公系統(tǒng)（ OA 系統(tǒng)）

2、， ERP 系統(tǒng)總體架構(gòu)實現(xiàn)了總部對分公司、項目部三級管理；包括 OA 行政辦公、文檔管理、人力資源管理、財務管理；另外一個方面，針 對項目實現(xiàn)周期性的管理，包括招投標管理、合同管理、物資管理、 成本管理、 竣工管理全面集成。 將項目管理系統(tǒng)推行到公司所有新開 項目中，從而做到對項目，對生產(chǎn)的精細化，資源和成本的統(tǒng)一管理 和分析。 本系統(tǒng)是基于 Web 的應用體系，屬于 B/S 架構(gòu)?？蛻舳肆憔S護， 能大大降低部署成本；對硬件的依賴性小，有網(wǎng)絡就可辦公。實現(xiàn)了 功能與信息雙權(quán)限控制。系統(tǒng)具體應用架構(gòu)如下圖： 系統(tǒng)裁搦挖掘少析 成本借理、竣工管理 栢粉標管理、合同管理、物資希理 縱向：綜合項目管

3、理 3分喚司 專那公司 項目祁1L項目西t項目茸頂目期頂日酬5 頂BSn 集團時務管理、協(xié)同辦公管理、血識管理、人力賣猱管星咎案管理、 井孟司 蘇明裝飾企業(yè)骨連信熬化應用平臺 通過對ERP管理系統(tǒng)是實施應用，公司建立了一個全方位的企 業(yè)級信息平臺。信息平臺通過協(xié)同門戶實現(xiàn)從項目- 分公司- 公 司多層的審批流程、數(shù)據(jù)匯總、信息傳遞，數(shù)據(jù)精確到項目級；系統(tǒng) 體現(xiàn)公司各個項目的管理、控制、監(jiān)督以及決策。信息平臺的核心內(nèi) 容是綜合項目管理系統(tǒng)，綜合項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)集成化的項目職能管 理，包括：合同管理、物資管理、竣工管理、工程資料管理及成本管 理等，通過各模塊集成化，避免數(shù)據(jù)孤島，體現(xiàn)綜合項目管理思

4、想， 而不是簡單的職能管理思想。信息平臺整合實現(xiàn)一個統(tǒng)一的、 完整的 信息化管理體系、權(quán)限管理體系，并且實現(xiàn)綜合項目管理系統(tǒng)與財務 系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成， 例如：成本管理部分可以從物資系統(tǒng)引用材料成本數(shù)據(jù)， 綜合項目管 理系統(tǒng)中各項目的內(nèi)部組織設置可以引用人力資源系統(tǒng)中人員信息， 各種單據(jù)審批可以借助辦公自動化來進行流轉(zhuǎn)， 綜合項目管理系統(tǒng)中 的各種文本數(shù)據(jù)可以直接存檔在檔案管理系統(tǒng)中。系統(tǒng)的模塊架構(gòu)如 下圖所示: *fl Attia 豈丁 珂 awtn 圧目呼建 I作曲平自 MM 田矚電叫 列理 馬晉理 斤向播口平臺 HWETW QMiia AT* fl

5、XRf? m力t 審業(yè)寰Jft IlffilM 丄溝曲t 朱曾理 eva 支館理 掘耳督理 檔*賢理 將帖助去甲臺 蘇明ERP稲統(tǒng)1H愿平臺 操件/甲杵丟紡.網(wǎng)埔平臺/數(shù)整唐/宦辛轉(zhuǎn)件 蘇関裝憐項口營理信息平臺功能構(gòu)架 JnJUn mifss? 抑識餐理 充事平書 1 播量豐心 ttZ 錘壬福吻 呂龍if未號番 VI 具體模塊功能如下： 一、招投標管理 招投標管理從項目的收集信息開始進入系統(tǒng)， 將項目數(shù)據(jù)統(tǒng)一口 徑，統(tǒng)一應用平臺，規(guī)范操作標準。系統(tǒng)提供招標文件的評審、標后 分析和標后交底功能。其中通過掛帶相關的審批工作流進行流轉(zhuǎn)評審 和會簽。當所有的評審都結(jié)束后，才可以對中標項目進行注冊，實現(xiàn)

6、 了招投標管理過程的管控。項目注冊后同時又為合同信息管理提供數(shù) 據(jù)依據(jù)。以上環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，重要節(jié)點缺一不可，否則將無法進行合 同信息的新增，從而規(guī)范了招投標管理流程。過程中記錄每次中標失 標的原因，競爭對手的參與情況如何等信息。同時也為公司高層領導 提供了有效的信息參考。 二、合同信息管理 項目合同信息的建立引用招投標管理中的項目信息。 合同模塊對 工程項目所簽訂的各種類型的合同（施工合同、設計合同、材料采購 合同、專業(yè)分包合同、勞務分包合同等）進行全面科學的管理。不僅 能迅速處理合同中各種信息，而且能夠?qū)π潞炗喌暮贤M行信息錄 入，對已簽訂的合同進行修改、銷毀、查詢等處理工作。通過對全方 位

7、的合同信息的快捷查詢代替了手工查找借閱和翻閱的麻煩，滿足在 建項目的動態(tài)管理需要，可隨時將實際情況變化以合同方式體現(xiàn)出 來，便于迅速解決合同管理過程中的一些爭議及索賠事項。 系統(tǒng)還提供了與合同有關的工作處理功能，對合同的變更、預收 預付、進度款、工程扣款、結(jié)算、決算等功能。整個合同管理模塊在 執(zhí)行過程中監(jiān)控到每一筆發(fā)生的合同變更、 預收預付、進度款和合同 決算等信息。合同信息界面不僅可以查看合同的基本信息， 還可以查 看到合同的執(zhí)行情況和監(jiān)控到每一筆資金的收付款情況，另外還集成 有項目信息和招投標全過程的相關信息， 方便快速查找。合同變更信 息會實時傳遞到合同信息界面形成記錄。 同時合同決算為

8、財務系統(tǒng)憑 證提供了依據(jù)。 三、物資管理 系統(tǒng)緊密結(jié)合項目進度建立材料采購供應計劃， 并能及時調(diào)整采 購計劃；系統(tǒng)支持多種采購方式和庫存處理，支持各類材、多級倉庫 的自動化管理；通過采購管理的比較分析功能嚴格控制采購成本。 系統(tǒng)全面管理材料采購過程與庫存， 提升公司材料管理水平，有 效配合項目進度計劃進行采購成本控制，最終實現(xiàn)材料管理的科學 化、合理化與規(guī)范化。 采購管理幫助公司采購部門及采購人員實現(xiàn)采購業(yè)務全過程的 計算機管理。其中包括：采購需求計劃的提交，采購計劃的產(chǎn)生，采 購訂單，入庫檢驗單、入庫通知單、退貨通知單的形式等。以上業(yè)務 流程可進行自由組合，減少流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，提高公司的效率，同

9、時系統(tǒng) 統(tǒng)計采購業(yè)務各類表單的數(shù)據(jù)， 自動生成各種采購業(yè)務報表， 為采購 部門及有關公司領導提供強有力的決策支持信息。 庫存管理幫忙公司倉庫管理員對倉庫物品的入庫、出庫、移動、 調(diào)撥、盤點、庫存資金核算等業(yè)務進行全面的控制和管理，能及時反 應庫存狀態(tài)的變化，以達到降低庫存，減少資金占用的目的。還能跟 蹤到物料流動過程，并與采購管理，成本管理等模塊嚴密結(jié)合。 四、成本管理 系統(tǒng)成本管理功能貫穿于工程項目成本控制的全過程。主要功 能是成本預算、 成本控制、成本分析。公司實現(xiàn)了對項目的目標成本、 預算成本、實際成本進行分析、監(jiān)控的管理體系，通過成本管理模塊 建立一套全公司通用的 CBS 成本科目體系

10、（如按照人工、材料、分 包、費用等進行分類分級） ?？梢詫Ψ治霰淼慕Y(jié)構(gòu)進行設置，系統(tǒng)會 自動生成成本分析對比表。 從而實現(xiàn)整個公司項目成本可以做橫向的 及時對比。為實施分公司的施工生成經(jīng)營決策提供全面的項目成本信 息，通過反映出施工及管理工作中存在的問題， 達到不斷降低工程成 本，提供企業(yè)的市場競爭力，提供經(jīng)濟消息的目的。重點關注施工過 程中成本的動態(tài)控制， 使得各個部門、分公司之間信息得以相互連接， 實現(xiàn)網(wǎng)絡資源高度共享和及時處理， 從根本上改變業(yè)務運作時間差產(chǎn) 生的信息不對的滯后狀況， 從而實現(xiàn)對工程變更等動態(tài)因素的良好控 制。 通過使用成本管理實現(xiàn)了： 1 ）對成本控制難點、 重點進行分

11、析、 交底，有利于項目部在施工過程中的事前控制； 2）施工過程中的主 要成本支出，源于合同結(jié)算、物資領用，通過對合同結(jié)算控制、材料 領用控制，實現(xiàn)了成本事中控制； 3 ）通過合同模塊、物資模塊的成 本數(shù)據(jù)直接傳遞，實現(xiàn)了成本歸集有據(jù)可依。 五、財務管理 通過完整的財務系統(tǒng)管理，帳務處理主要是對財務總賬、應收、 應付、固定資產(chǎn)、資金的電算化核算和管理，系統(tǒng)將自動生成各種財 務報表 通過報表可以反向追查到每一筆的原始憑證功能 匚百履 I* 已兇 婦節(jié) 扣吶 務F 節(jié)十英耳餐胡 節(jié)十節(jié)曲秩 甲噂LT X菲 ? iAta 1用瀬壘豐it學規(guī)劇涼 勾目 口肚塔鬥剛気 網(wǎng)期期醐胡3fl 計It止止itlt

12、 命自#會 sLe皿 X X 匾 T 闿g1 1 葦劉14若埴 1 VHR1F 1 了那義把 1 耐匡燈岀杭丄毛 習通氏査 1 第騎檢1 見舸施1 SURA 1 駅1用擷A 2 鬟”憤氧1 血屯 1 *產(chǎn)=頂叢 2 利曲口和扯勺時1 1 tlftW 2 1 11 T玲P宰怡走 3 srsiTfii 1 3 利旳戲評可旅甲1 節(jié) 3 盂本掛毛規(guī)士畫1 甘詛黒竜 T 工皐威*芾來 4 苦誦挨衣 1 密產(chǎn)匸g 5 丐嚴v決1 1 申產(chǎn)工際 根棗皓書計at丹比*|I紂鳶廿瑋審甲電計苴肖先訂w撲珂詡計宜 同時，財務系統(tǒng)與綜合項目管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成，為綜合項 目管理系統(tǒng)提供項目成本數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了成本的預算

13、、控制、歸集分 析和提高項目成本核算的準確性。 六、人力資源管理 人力資源管理模塊具備：人力資源的組織管理、人事檔案管理， 人力資源計劃、招聘管理、培訓管理、合同管理、人事事務、薪資福 利、績效管理、證書管理等。 組織結(jié)構(gòu)管理用于建立蘇明裝飾的人力資源管理的組織結(jié)構(gòu)、職 位體系、崗位體系。并建立企業(yè)的職務職能體系，為工作分析、員工 能力素質(zhì)評價建立數(shù)據(jù)基礎。從而，建立現(xiàn)代人力資源管理此基礎。 因為組織結(jié)構(gòu)會有發(fā)生變動情況，所以系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)組織建 模，避免了因組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變動而帶來大量的調(diào)整工作。例如，員工 檔案的重新修改、崗位系統(tǒng)的重新配置、查詢權(quán)限的重新配置等等。 還可以建立多個組織關系

14、，例如把總部的財務與分公司各個財務組合 在一起建立財務組織關系，這樣比較便于管理。 建立了完整的人事檔案信息，各類報表的自動生成大大提高了薪 資福利管理的工作效率。通過人力資源檔案的建立系統(tǒng)會自動生成登 錄ERP系統(tǒng)的唯一賬號，供員工使用。人力資源管理模塊的運行， 標志著公司的人力資源管理信息建設邁上了一個新的臺階，同時加強 了各業(yè)務模塊的溝通與聯(lián)系，促使業(yè)務流程的程序化和規(guī)范化。 七、協(xié)同辦公管理 協(xié)同辦公系統(tǒng)（0A ）集成了電子郵件、手機短信、信息發(fā)布、 信息交流等功能實現(xiàn)了個人的事務管理；通過收發(fā)文管理、工作流管 理等功能實現(xiàn)日常行政審批的復雜流程應用；通過辦公事物管理、知 識管理、自定義報表管理、自定義表單管理等功能規(guī)范了公司日常行 政管理；通過內(nèi)部消息、內(nèi)部論壇、任務管理、知識管理和公共信息 平臺，使項目部、分公司和總部之間多層的審批流程、數(shù)據(jù)匯總、信 息傳遞，數(shù)據(jù)精確到項目級，形成了一個又一個重要的信息樞紐平臺。 實現(xiàn)了行政辦公無紙化，大大提高了公司的工作效率，同時也為公司 節(jié)省了大量成本。 總體來說，公司借助 ERP 管理系統(tǒng)這一信息化手段，進一步理 順了管理工作流程； 實現(xiàn)了全員參與企業(yè)管理； 實現(xiàn)了施工和管理過 程的控