公司發(fā)文管理辦法剖析

1、發(fā)文管理辦法第一章總則第一條 為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文 質(zhì)量，保證文書的安全、及時(shí)傳遞，特制定本管理辦法。第二條 公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。第二章行文規(guī)則第三條 公文的種類公文類別主要有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、決議、批復(fù)、 函、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、制度、規(guī)定、辦法等。第四條 公文格式公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā) 文單位（單位公章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、 機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。1. 標(biāo)題：公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明 發(fā)文部門、事由和公文種類。2. 主送部門：

2、指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)）或部門，凡是向上級(jí) 報(bào)送均為主送部門；一般只寫一個(gè)主送部門，不得多頭主送。如需要, 同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)，可以用抄報(bào)的形式。3. 正式公文的主體：文字簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、實(shí)事求是。4. 發(fā)文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名義行 文，應(yīng)冠以職務(wù)身份。5. 發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時(shí)開始下文。發(fā) 文日期在發(fā)文部門下面向右錯(cuò)開， 要寫全年月日。發(fā)文日期一般以簽 發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6. 抄報(bào)、抄送單位：屬上級(jí)的列入抄報(bào)，平行或下級(jí)列入抄送。7. 文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“XXXX 公司文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅

3、頭文件。所有以公司名義 下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。8. 公文編號(hào)：一般包括編字、年號(hào)、順序號(hào)。9. 機(jī)密等級(jí)：機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密程度劃分等級(jí)， 分別注明“絕 密”，“機(jī)密”，“秘密”，“普通”字樣。10. 附件：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門之前注明附 件名稱和件數(shù)。11. 其它：公文排版要求詳見附件。第五條行文要求1. 行文須嚴(yán)格區(qū)分公文類別，并嚴(yán)格按相應(yīng)格式書寫、排版；2. 明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)工作問題，以有關(guān)部門名義行文。3. 公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字后交辦公 室登記。由辦公室送呈

4、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個(gè)部門的，經(jīng)辦單 位負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門會(huì)簽后，再上交辦公室。第六條關(guān)于公司的公文編字為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為：發(fā)文部門或人員編字說明執(zhí)行董事桂新董字1、發(fā)文由辦公室統(tǒng) 編號(hào)；2、發(fā)文字號(hào)3號(hào)仿木體；序號(hào)為3位；年份用六角括號(hào)如“桂新辦字2002第001號(hào)”；總經(jīng)理班子桂新總字經(jīng)營部桂新經(jīng)字辦公室桂新辦字人力資源部桂新人字財(cái)務(wù)部桂新財(cái)字生產(chǎn)中心桂新生字總工室桂新工字供應(yīng)部桂新供字第三章發(fā)文程序及要求第七條 發(fā)文程序包括擬稿、校對(duì)、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、 歸檔等程序。（一）公文的草擬、打印、校對(duì)。1. 經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草（包括錄入

5、、排版）。草擬公文必須 使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù) 字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要準(zhǔn)確，時(shí)間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡(jiǎn)稱。2. 起草公文后，到辦公室統(tǒng)一打印、輸出。辦公室秘書負(fù)責(zé) 核對(duì)公文符合公文格式后加蓋“擬文專用章”。3. 公文打印后、由擬稿人校對(duì)無誤后簽字。（二）公文審核。文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門，經(jīng) 辦部門送相關(guān)部門會(huì)簽。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文 件一并交辦公室。（三）公文的核稿。所有公文呈批前由辦公室負(fù)責(zé)核稿。核稿的主要內(nèi)容包括：1. 文件呈批單是否填寫準(zhǔn)確，完整。所有相關(guān)部門是否都已簽字

6、。2. 公文打印、排版格式是否符合公司要求；3. 公文意思是否得表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經(jīng)辦人重新辦理。（四）公文的呈批。辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號(hào)和密級(jí)， 簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情 的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室不得積壓文件，要及時(shí)呈批或下發(fā)。（五）公文批閱。公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當(dāng) 天批辦。所有文件的必須在兩個(gè)工作日之內(nèi)閱批完畢。公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文稿與原意不符，由辦公室退回?cái)M稿人重寫。 如果僅涉及

7、文字問題，直接由辦公室負(fù)責(zé)修改。擬稿人重寫后，再次送簽時(shí)必須附上修改前的所有原稿。 辦公室 負(fù)責(zé)核對(duì)修改稿與原稿，確保公文嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行了修改， 并且 經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關(guān)部門經(jīng)理（由辦公室秘書電話查詢）。（六）公文打印。公文簽發(fā)后，交辦公室主任。辦公室主任審查后交辦公室秘書登 記、打印正式文稿；打印前辦公室秘書瀏覽文件內(nèi)容，檢查所打印文 件的合法性、并在打印登記簿上詳細(xì)登記文件名、份數(shù)、頁數(shù)、經(jīng)辦 人等，具體見打印登記簿；對(duì)于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由辦公室秘書填寫 “發(fā)文登記簿”后，進(jìn)行發(fā)文，同時(shí)將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原 稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。對(duì)于

8、需要蓋章的文件見下一步；（七）公文蓋印、登記。需要蓋章的文件，打印后由辦公室秘書履行蓋章手續(xù)。 對(duì)兩張以 上的文件另外加蓋騎縫蓋?！拔募逝鷨巍庇赊k公室秘書留存?zhèn)洳?，辦公室秘書須在文件呈批單上簽字文件蓋章后，將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿中的終稿、文件 呈批單及該文件電子版存檔備案。 同時(shí)由辦公室秘書填寫“發(fā)文登記 表”后發(fā)文。（八）發(fā)文。對(duì)外發(fā)文要求：1、辦公室秘書通知經(jīng)辦人到辦公室辦理文件領(lǐng)用手續(xù)后，由經(jīng) 辦人帶文件外出自行辦理（特殊情況下，如絕密文件須有他人陪同前 往）；領(lǐng)取文書的當(dāng)事人必須在登記簿上簽名。2、需要以信函、特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦 公室秘書辦理。對(duì)內(nèi)發(fā)文要

9、求：1、對(duì)內(nèi)發(fā)文采取在公司局域網(wǎng)上公布或加蓋“對(duì)內(nèi)發(fā)文章”后 向相關(guān)部門發(fā)文（紙質(zhì)文件）兩種方式；2、對(duì)于在公司局域網(wǎng)上公布的公文，由辦公室秘書通知相關(guān)人 員及時(shí)上網(wǎng)查閱，并在發(fā)文登記簿上登記；3、對(duì)于確需發(fā)紙質(zhì)文件的，只發(fā)復(fù)印件。并由辦公室專人在文 件上加蓋“對(duì)內(nèi)發(fā)文章”并復(fù)印后，通知相關(guān)部門到辦公室辦理文件 領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取復(fù)印件。第八條 公文的借閱和清退按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第九條 公文的立卷、歸檔和廢除按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行第四章附則第十條 本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。報(bào)總經(jīng)理批第十一條 本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負(fù)責(zé),準(zhǔn)后執(zhí)行。第十二條 本管理辦法自頒布之日起實(shí)施。廣

10、西創(chuàng)新港灣工程有限公司發(fā)文管理辦法Allpku附表一、辦文呈批單辦文呈批單文件標(biāo)題（ ）文件編號(hào)桂新字號(hào)密級(jí)附件擬稿人日期年 月曰公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任經(jīng)辦部門經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)擬 稿 說 明辦公室秘書簽字附表二、發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿日期文件類別編號(hào)文件名經(jīng)辦部門對(duì)方單位呈批時(shí)間審批人下發(fā)時(shí)間回復(fù)確認(rèn)備注Allpku廣西創(chuàng)新港灣工程有限公司發(fā)文管理辦法廣西創(chuàng)新港灣工程有限公司發(fā)文管理辦法Alipku附表三、公文格式及要求公文格式及要求項(xiàng)字體字號(hào)行距一倍頁邊距（cm）性 質(zhì)標(biāo)題正文標(biāo)題正文字 距上下左右用紙規(guī)格其它注意事項(xiàng)及要求草稿里八、體幼圓號(hào)五號(hào)WPS字處 理 軟件3毫米標(biāo)準(zhǔn)2.82.81.56.0A41. 標(biāo)題與正文之間空一行；2. 落款下正文之間空3空3. 每頁標(biāo)注頁碼注明：4. 落款之后注明：注釋：（1）此件為草稿（第*稿）；擬稿人：（簽名）審核：（簽名）打印人：（簽名）正 式 文 稿華 文 中 宋（ 加 粗 ）仿宋體號(hào)四號(hào)WPS字處理軟件2毫米標(biāo)準(zhǔn)3.73.52.52.6A41. 上報(bào)公文需識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文 字號(hào)右側(cè)，發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名 居右字空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，姓 名用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)；2. 正文中小標(biāo)題用3號(hào)黑體字；3. 每一自然段首空2格；4. 正文與附件之間空1行（附件的標(biāo)注方法附 件：1、2、）5. 公文排版后所剩空白處不能容下