11、檔案管理制度

1、11、檔案管理制度精選資料檔案管理制度第一章總則第條為了加強公司檔案管理、收集和整理工作有效地保護和利用檔案更好為企業(yè)經營活動和提高經濟效益服務特制定本規(guī)定。第條檔案是指記述和反映本公司在旅游、銷售等各項服務、銷售和經營管理中形成的對社會、 企業(yè)具有保存價值的各種載體和載體的歷史記錄。第條檔案管理采用統(tǒng)一領導、分級管理的原則實行綜合檔案室領導下的分級管理制。即職能部門均設兼職檔案人員統(tǒng)一收集本部門產生的文件資料并負責整理、保管。每年度統(tǒng)一按規(guī)定時間和歸檔要求向綜合檔案室匯交。屆時亦按公司檔案管理的有關規(guī)定定期向公司綜合管理室移交業(yè)務上接受綜合檔案室的統(tǒng)一領導。第條全公司員工都有保護檔案的義務。

2、第二章檔案管理機構和職責第條各部門設綜合檔案室負責本公司的檔案管理工作。主要任務是：根據(jù)本公司實際情況圍繞方針目標制定檔案管理制度和工作計劃。按有關部門形成的文件材料辦理分類、編目、整理、組卷、保管及鑒定、統(tǒng)計、銷毀業(yè)務。建立必要的檢索工具編制參考資料積極提供利用。參加工程交工驗收及設備儀器的開箱驗收等工作。向上級檔案部門辦理檔案的移交。對公司各部門的檔案業(yè)務進行督促檢查和指導。嚴格執(zhí)行保密制度不失密、不泄密。第條各部門兼職檔案員職責：熟悉本部門歸檔范圍協(xié)助歸檔負責人做好本部門檔案的收集、 整理、立卷工作按歸檔手續(xù)向檔案室移交部門檔案員還要做好保管工作。負責本部門檔案材料的裝冊、登記、借閱工作

3、。嚴格執(zhí)行保密制度認真執(zhí)行各項檔案管理制度。參加和辦理檔案管理的各項業(yè)務活動。第三章文件材料的形成與歸檔內容第條行政管理類：普通教育、中等專業(yè)教育、高等教育、 職業(yè)教育、職工在職培訓教育等工作中形成的文件資料。防病治病、衛(wèi)生監(jiān)督與管理、工作中形成的文件資料。公司對活動中形成的文件資料。公司后勤服務性工作、職工福利等活動中形成的文件資料。公司其他行政管理工作中形成的文件資料。第條經營管理類： 企業(yè)改革、經營策略等企業(yè)政策性決策工作內、中、后形成的文件資料。企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、企業(yè)全面計劃管理等工作中形成的文件資料。各種綜合性或專業(yè)統(tǒng)計報表和綜合性統(tǒng)計分析工作中形成的文件資料。物資管理、定購合

4、同協(xié)議、物資流通、倉庫管理等工作中形成的文件資料?？颓?、一樓銷售、二樓銷售、旅游商品銷售工作中形成的文件資料。市場分析預測、用戶調查等工作中形成的文件資料。企業(yè)管理工作（如企業(yè)升級工作、企業(yè)督察等）中形成的文件資料。其他經營管理中綜合事務性工作中形成的文件資料。第條基本建設類：項目工程的勘探測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)等全過程中形成的檔案。第條設備儀器類：設備計劃選型購置、安裝調試、維護修理、報廢和設備管理等全過程形成的文件資料。第條安全保衛(wèi)類：法紀檢查、法律訴訟、司法工作等活動中形成的文件資料。政紀檢查、來信來訪、案件審理等工作中形成的文件資料。消防、交通管理、刑事案件等工作中形成的

5、文件資料。第條財務管理類：成本核算和資金流通中形成的文件資料。會計憑證、會計報表、會計帳簿等升級工作中形成的文件資料。財務管理規(guī)章和其他綜合性文件資料。第條人事勞資類：機構設置、人員編制方面的資料。機構設置、干部政策、干部任免、調配、獎懲、老干部管理等工作中形成的文件資料。勞動定員、勞動定額、勞務就業(yè)、勞動調配、勞動工資等工作中形成的文件資料。人事勞資管理工作中其他綜合性工作形成的文件資料。第條聲像機讀類：公司重大活動中形成的錄音、錄像、照片（底片）、磁帶、光碟磁盤等資料。第條綜合實物類：名人字畫、珍貴工藝、獎品禮物等。歸檔的文件資料要完整、準確要能真實地反映科技、基建、經營等各項活動歸檔的文

6、件資料必須層次分明符合其形成規(guī)律。各類管理性文件由各部門按其業(yè)務范圍由兼職檔案員協(xié)助部門領導收集、整理后歸檔。第四章歸檔材料的歸檔第條公司的管理、經營、技術管理和黨、政、工、團各項工作中形成的文件資料、圖紙、表格、計算資料、帳簿、憑證、報表、照片、錄音（像） 、磁帶、磁盤等各職能部門指定專（兼）職人員進行整理歸檔。第條歸檔時間：來往信件、各類記錄、圖表等由辦公室集中分類立卷后于次年上半年歸檔。聲像、實物檔案在各項活動后隨時歸檔。會計檔案由財務部立卷后保存一年期滿后歸檔?？疾烊藛T回公司后一個月內把考察資料整理歸檔?；ā⒓几?、科研、產品等技術項目待項目結束、驗收、鑒定后二月內歸檔。外購設備包括引

7、進設備在開箱驗收時接收歸檔。計劃、統(tǒng)計報表在第二年三月前歸檔。第條歸檔控制措施檔案工作要列入公司目標管理列入行政計劃管理、列入有關部門及有關人員職責范圍崗位責任制和經濟責任制。檔案部門要參加有關技術會議。檔案部門參加產品試制鑒定基建工程竣工驗收設備開箱驗收項目和技術引進的檔案資料的驗收文件材料不完整不準確、不系統(tǒng)不予驗收。公司工作人員因公外出、參觀學習、出國考察學習和參加會議帶回的應歸檔材料需歸檔后經檔案部門簽署意見才能履行報銷手續(xù)。第五章檔案的管理第條檔案的分類：根據(jù)國家及上級有關部門分類編號的規(guī)定編制公司檔案分類的辦法。分類編號要遵循文件資料的形成規(guī)律并且要便于提供利用。按公司實際情況具體

8、分三級類目大項。)行政管理類：包括行政事務、監(jiān)察、教育、衛(wèi)生、外事、檔案管理、后勤福利等編號類。)經營管理類：包括營銷策略、一樓銷售、二樓銷售、旅游商品銷售、賓客資料、物資供應、采購、多種經營等資料編號類。)基本建設類：按項目分類編號類。)設備儀器類：按設備臺號分類編號類。)安全保衛(wèi)類：包括法律訴訟、政紀監(jiān)察、治安保衛(wèi)、交通、消防類編號類。)財務管理類：包括資金管理、會計業(yè)務、審計等文件資料編號類。)人事勞資類：包括人員編制、勞動保護、工資管理、以及員工個人檔案（干部檔案、員工檔案等）編號類。)聲像機讀類：包括重大活動的照片、錄象、錄音、磁帶、磁盤等編號類。)綜合實物類：包括名人字畫珍貴工藝、

9、獎品禮物等編號類。第條檔案的保管接收檔案必須驗收并辦理交接的手續(xù)。存放檔案必須有專有柜、架、排架方法要科學和便于查找。底圖除修改送曬外不得外借修改后入庫要認真檢查修改情況。庫房內溫濕度要適宜保持良好的衛(wèi)生環(huán)境有防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等措施。每半年對庫藏檔案校對清理一次做到帳卡物相符對破損和載體變質的檔案要及時修補、 復制遇特殊情況應進行檢查并向領導及保衛(wèi)保密部門匯報。計算機磁盤檔案每年重新拷貝一次以防磁記錄丟失。第條檔案的統(tǒng)計和利用建立健全統(tǒng)計工作統(tǒng)計數(shù)字要真實、可靠。檔案統(tǒng)計主要包括基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用及效果統(tǒng)計。檔案的開發(fā)利用重點服務于改善公司經營

10、管理、提高服務質量、降低物資消耗和增加經濟效益方面。利用方式有閱覽室、查詢、外借、復印、曬圖、電話通知等形式以及電腦聯(lián)網檢索與匯編專題資料供參考、利用。查閱必須愛護檔案保持檔案的整潔。嚴禁劃線、涂改、拆散、抽取、增添、圈畫、污損、撤換和損壞檔案材料違者將追究相關責任。第六章檔案的保密第條檔案密級分絕密、機密、秘密三種由公司行政管理中心確定每年進行一次密級調整公司檔案的開發(fā)利用必須嚴格執(zhí)行保密制度。第條密級檔案的借用一般在檔案室進行不得復印。第條借用保密的科技檔案時必須經總經理室批準方可借閱但不得私自外傳和外借。第條借用檔案要妥善保管不得遺失按期歸還。第條檔案管理人員應嚴肅認真地管理好檔案以防遺失和泄密。第章檔案管理員的崗位責任第條檔案管理員公司由行政助理兼任檔案管理員各部門由內勤兼檔案管理員。第條崗位責任認真學習公司的路線方針政策和檔案法及檔案建