時間管理忙要忙的有意義課件

1、2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 1 主講 夏世洪 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 2 請閉目60秒思考這個 問題 如果您的余生只剩下3天, 您會做哪3件事情? XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 3 下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間， 你只需回答你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。 1.你通常工作很長時間嗎？你通常工作很長時間嗎？ 2.你通常把工作帶回家嗎？你通常把工作帶回家嗎？ 3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？你感到很少花時間去做你想做的事嗎？ 4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負如果你沒有完成

2、你所希望做的工作，你是否有負 罪感？罪感？ 5.即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工 作有很多壓力？作有很多壓力？ 6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？ 7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？你時常在做重要工作時被打斷嗎？ 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 4 8.8.你在辦公室用餐嗎？你在辦公室用餐嗎？ 9.9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？ 10.10.你時常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完你時常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做

3、完 它？它？ 11.11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？ 12.12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？ 13.13.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負罪感？當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負罪感？ 14.14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？ 15.15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司 目標(biāo)一致的大事？目標(biāo)一致的大事？ 16.16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼 于未來？

4、于未來？ 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 5 總結(jié)你的時間掌控 12-16 “yes” 救命！你在時間管理上需改進 8-12 “yes” 當(dāng)心！你需要重新審視你的時間行動 指南 4-8 “yes” 可以！方向正確，但需要提高沖勁 0-4 “yes” 恭喜！堅持并保留你的方法 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 6 因為我不知道因為我不知道 究竟什么對我最重要，究竟什么對我最重要， 所以每件事好像都很重要。所以每件事好像都很重要。 因為每件事好像都很重要因為每件事好像都很重要 所以我不得不每件事都做。所以我不得不每件事都做。 有些人看到我每件事都做，有些人看到我每件事都做， 所以

5、，他們期望我什么都做。所以，他們期望我什么都做。 每件事都做讓我非常忙碌，每件事都做讓我非常忙碌， 所以我沒有時間去考慮，所以我沒有時間去考慮， 究竟什么對我最重要。究竟什么對我最重要。 忙忙 人人 的的 告告 白白 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 7 XIASH 時間管理不是什么? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的 時間都是一般地多； 所以時間管理的問題本身不在于時間時間, 而是在 于自己如何善用及分配善用及分配你自己的時間。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 8 XIASH 時間管理是什么? 時間管理就是自我管理； 自我管理即是改變習(xí)慣, 以使自己更富績效, 更

6、富效能； 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃事前的規(guī)劃或長期的計劃。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 9 XIASH 時間管理的誤區(qū) 工作缺乏計劃； 組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)； 時間控制不夠； 整理整頓不足； 進取意識不強； 忙了就好忙了就好； 時間管理能有多大用； 身不由己身不由己； 江山易改、習(xí)慣難移。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 10 XIASH 人, 為何安于現(xiàn)狀? 為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但又想安于現(xiàn)狀？ 1.1.無奈；無奈； 2.2.不確定改變之后會更好；不確定改變之后會更好； 3.3.因為現(xiàn)

7、狀是你我最熟悉的。因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的。 當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時, 表示會有新的事物發(fā) 生在你的身上但是要用對 “新的思考方式 ” 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 11 XIASH 12點連線（筆不能離紙，折筆為一筆，只能劃五筆 將12個點連接起來。起筆和落筆匯合一處） 思維游戲 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 12 條件：準(zhǔn)備一把條件：準(zhǔn)備一把60格長的軟尺，表明你格長的軟尺，表明你2080歲的歲的 時間，每一格是一年。時間，每一格是一年。 1.6080歲歲 20年是老年時間，剪去年是老年時間，剪去20格，剩下格，剩下40年年 黃金時間；黃金時間； 2.睡眠每天睡眠每天8

8、小時，小時，40年睡眠年睡眠13年，剩下年，剩下27年；年； 3.早、中、晚三餐包括周六、日閑聊活動，每天平早、中、晚三餐包括周六、日閑聊活動，每天平 均均2.5小時，小時，40年用掉年用掉4年，剩下年，剩下23年；年； 剪時間 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 13 4.用于交通時間平均每天用于交通時間平均每天2小時，小時，40年用掉年用掉3年，剩年，剩 下下20年；年； 5.用于打電話、找東西每天用于打電話、找東西每天1小時，小時，40年用掉年用掉1年，年， 剩下剩下19年；年； 6.每天看電視的時間每天看電視的時間3小時，小時，40年用掉年用掉5年，剩下年，剩下14

9、年；年； 剪時間游戲 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 14 7.每天用于娛樂、鍛煉、聽音樂，如果周六、日花每天用于娛樂、鍛煉、聽音樂，如果周六、日花 在娛樂、購物上，平均每天在娛樂、購物上，平均每天3小時，小時，40年用掉年用掉5年，年， 剩下剩下9年；年； 8.每天刷牙、洗臉、個人清潔、化妝、看報用每天刷牙、洗臉、個人清潔、化妝、看報用1小小 時，時，40年用掉年用掉1年，剩下年，剩下8年；年； 9.如果一年有如果一年有10天休假，天休假，40年用掉年用掉1年；如果無法年；如果無法 集中在工作上集中在工作上1小時，小時，40年用掉年用掉1年，兩項合計大約年，兩項合計大約

10、 2年，剩下年，剩下6年。年。 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 15 結(jié)論：結(jié)論： 人的一生可能只有人的一生可能只有6年年 用于工作，合計用于工作，合計52560小時。小時。 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 16 XIASH 時間價值分析 年薪（元）每天價值小時價值分鐘價值 45000186.0026.600.44 55000227.3032.500.54 65000268.6038.400.64 85000351.2050.200.84 100000413.2059.000.98 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 17 XIASH 時間價值

11、分析 出租車司機（北京 ） 銷售經(jīng)理副總經(jīng)理 時間 價值 每月份錢4500元 假如每月績效目 標(biāo)是銷售額100 萬元 每月績效目標(biāo) 1000萬元 每天的 價值 司機不休周末，每 天150元，加變動 費用總計250元 扣除每月8天的 休息日，每天的 績效目標(biāo)是 4.545萬元 每天45.45萬元 每小時 的價值 一天一般工作12小 時，每小時21元 以國家規(guī)定每天 8小時上班時間 計，每小時5682 元 每小時5.682萬 元 每10分 鐘的價 值 3.5元950元9500元 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 18 XIASH 時間清單分析 9:30-10:00 9:00-9:30 8:

12、30-9:00 原因浪費超時實際用時計劃用時活動事項時間 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 19 XIASH 工作清單分析 原因無計劃時間延誤浪費實際時間計劃時間工作事項 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 20 XIASH 工作緊急性分析 不緊急不很緊急緊急非常緊急工作事項 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 21 XIASH 工作重要性分析 不重要不很重要重要非常重要工作事項 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 22 XIASH 高效益活動分析 高效益活動 排序 所需時間 排序 必要程度 排序 目標(biāo)（職務(wù)） 貢獻排序 活動 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義

13、 23 XIASH 授權(quán)分析 必須授權(quán) 沒有授權(quán) 的原因 應(yīng)該授權(quán)可以授權(quán)不應(yīng)授權(quán) 工作 事項 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 24 XIASH 會見分析 經(jīng)常要見 但并不是 每日必見 的人 不定時間 但是必須 經(jīng)常會見 的人 會見不經(jīng) 常往來的 人 不速之客 延誤時間 每日必須 會見的人 原因分析 實際會見 時間 計劃會見 時間 會見人 會見分 類 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 25 XIASH 會議分析 原因分析 會議必要 性評估 實際用時計劃用時會議名目 日 期 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 26 XIASH 公出分析 實際用時原因分析計劃用時 公出必要

14、 性評估 事由日期 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 27 時間大盜 14.缺乏個人管理。7.工作擱置； 13.不會說“不”；6.職責(zé)不明確； 12.拖延；5.無效溝通； 11.想干得事太多；4.無效授權(quán)或不授權(quán)； 10.經(jīng)常救火；3.條理不清； 9.沒有計劃；2.無效會議； 8.不速之客；1.電話干擾； 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 28 時間管理的演進 個人管理以生活重心為導(dǎo) 向！ 第四代時間管理 行事強調(diào)優(yōu)先次序，依據(jù)輕重緩急將有 限的時間與精力加以合理分配，最終實 現(xiàn)高效。 第三代時間管理 強調(diào)行事日程表，反映時間管理已開始 注重規(guī)劃 第二代時間管理 著重利用便條和

15、備忘錄，在忙碌中調(diào)配 時間與精力 第一代時間管理 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 29 時間平衡模型圖 時間 平衡 家人 朋友 別人的承認和贊許 事業(yè) 福利 財富 身體健康，合理飲食 適當(dāng)休息，休閑娛樂 信仰，愛情 哲學(xué)思考 實現(xiàn)自我價值 追問未來 工作 人際 關(guān)系 健康 慎思 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 30 一 目標(biāo)法則 什么叫目標(biāo)設(shè)定？ 目標(biāo)即為個體所追求的東西東西。設(shè)定目標(biāo)意味著自覺 地遵循某一方針方針、朝著某一方向行動。 不愿為自己設(shè)定目標(biāo)的原因 1.恐懼恐懼。怕萬一達不到怎么辦？會有失敗感覺； 2.無此意愿無此意愿。為何要設(shè)定目標(biāo)，每天過得好好的

16、就可以了； 3.誤將行動當(dāng)成就誤將行動當(dāng)成就。每天忙來忙去，好像很有成就感；其 實行動不等于成就，有結(jié)果才算有成就。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 31 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 32 目標(biāo)法則 目標(biāo)刺激我們奮勇向上 制定目標(biāo)的SMART原則 具體的（Specific） 可衡量的（Measurable） 可達到的（Attainable） 相關(guān)的（Relevant） 基于時間的（Time-based） 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 33 目標(biāo)法則 哈佛大學(xué)的研究 終未狀態(tài)(25年后)初始狀態(tài)(25年前)數(shù)量比例 生活在社會的最底層，生 活過得極不如意。 沒

17、有目標(biāo) 27% 生活在社會的中下層,雖衣 食無憂,但亦無突出成就。 目標(biāo)模糊 60% 生活在社會的中上層，生 活穩(wěn)步上升，成為各行各 業(yè)不可或缺的專業(yè)人才。 有清晰但比較短期的目 標(biāo) 10% 幾乎都成為社會各界頂尖 成功人士。 有清晰且長遠的目標(biāo) 3% 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 34 目標(biāo)法則 分解目標(biāo)的方法（剝洋蔥法） 終極目標(biāo) （人生的真諦） 總體目標(biāo) （人生核心軸） 長期目標(biāo) （5-10年） 中期目標(biāo) （2-3年） 短期目標(biāo) （0.5-1年） 近期目標(biāo) （月、周、日等） 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 35 目標(biāo)法則 個人目標(biāo)的組成部分 個人目標(biāo) 1.個人悼詞

18、2.生活狀況 3.未來5年 的夢想 4.愿望：旅行、 豐富的閱歷和回憶 4a.個人愿望 一覽表 4b.個人收獲 展望 5.榜樣 6.理想設(shè)計 7.生命計劃 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 36 目標(biāo)倒金字塔 人生目標(biāo) 年目標(biāo) 季目標(biāo) 月目標(biāo) 周目標(biāo) 日日目標(biāo) 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 37 P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計劃上才是 最節(jié)省時間的作法 耗用時間 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 38 日計劃的步驟 5.事后的檢查 4.決定優(yōu)先順序決定優(yōu)先順序 3.預(yù)留機動時間給意外的工作 2.估計工作需要的時間估計工作需要的時間 1.列出工作任務(wù)

19、 日計劃的五個步驟 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 39 日計劃避免的傾向 第二種傾向：備忘錄法 第一種傾向：流水帳法 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 40 二 帕累托法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作里, 80%80%的成果,來自于 20%20%的時間,也就是說80%的努力是與成果 關(guān)系不大。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 41 帕累托法則示意圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數(shù)事物 瑣碎的 多數(shù)事物 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 42 三 ABC法則 不太重要、不重要 數(shù)量占65% 價值占15

20、% 授權(quán)、刪除 重要性一般 數(shù)量占20% 價值占20% 策略性規(guī)劃，規(guī)定 期限 極其重要 數(shù)量占15% 價值占65% 自己干，不授權(quán) C級任務(wù)B級任務(wù)A級任務(wù) 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 43 XIASH 緊迫的事不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 四 “要事第一”法則 ? ? ? ? ? ? A A B B C C D D 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 44 XIASH 時間管理矩陣圖 緊緊 急急 不不 緊緊 急急 重重 要要 不不 重重 要要 I I I I II I V 2021-4-29時間管理忙要忙的有意

21、義 45 XIASH 緊迫的事不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 正確的行事順序 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 46 不合理的時間配置 I. 45% 處理危機 II 5% IV 15% II. 35% 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 47 明智的時間配置 I II 1.重要的事情著重在 Plan Plan著重在 Do Do著重在 Check Check著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬 這叫 “授權(quán)” 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 48 明智的時間配置 2021-4-29時間管理忙

22、要忙的有意義 49 時間管理 效率篇 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 50 制定規(guī)則、遵守紀律 1.在進行工作的時候，一定要念念不忘這 個工作應(yīng)于何時何時截止。 2.即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也 要樹立一個何時何時完成的目標(biāo)。 3.由于不得已原因而不能按期完成時，一 定要提前提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響 縮小在最小范圍內(nèi)。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 51 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它； 養(yǎng)成速戰(zhàn)速決速戰(zhàn)速決的習(xí)慣； 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成 每一塊的任務(wù)； 完成最關(guān)鍵的部份, 讓

23、事情看起來像做完 80% 一般。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 52 縮短會議時間的規(guī)則 10.限定限定發(fā)言時間，不得超時 9.不打斷他人的發(fā)言 8.討論而不爭論 7.與會者對會議的成功都有不可推卸的責(zé)任 6.準(zhǔn)時開會和結(jié)束會議 5.超過1 1小時小時會議要有書面通知、日程安排表和相關(guān)資料 4.與會者將每日或者每的工作表單提交安排人，找出合適開會時間 3.會議期間不得大聲喧嘩、私下聊天、當(dāng)眾接聽手機接聽手機，外出辦事 2.守時。無論何時必須準(zhǔn)時參加會議 1.事先將會議的通知（目的、內(nèi)容、時間目的、內(nèi)容、時間）發(fā)給與會者 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 53 縮短會見時間辦

24、法 一、約定時間時間； 二、約定時限時限； 三、事先界定目標(biāo)； 四、設(shè)定“窗口”時間。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 54 提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏 覽一遍, 然后做分類分類的動作； 養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個時段看 Email； 除了急件以外, 集中時段回信。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 55 電話溝通省時法 事先的約定與準(zhǔn)備準(zhǔn)備； 保持簡短而明確的開場白； 控制通話時間、保持通話主題； 過濾過濾電話。 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 56 分身術(shù)授權(quán) v通過別人來完成工作目標(biāo)通過別人來完成工作目標(biāo) v只是授予權(quán)力只是授予權(quán)力 v適當(dāng)?shù)臋?quán)限適當(dāng)?shù)臋?quán)限 v授予決策權(quán)授予決策權(quán) 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 57 余暇時間管理 4.使用節(jié)省時間的工具 3.娛樂 2.學(xué)習(xí) 1.睡眠 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 58 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 59 XIASH 2021-4-29時間管理忙要忙的有意義 60 肚松衯宸腓 聄