BTXZ209接待工作管理制度

1、接待工作管理制度 受控狀態(tài)：受控 發(fā)放編號： 生效日期：2007-04-02. 版本/修改次第 更改頁次/章節(jié) 編制 審核 批準 生效日期 WORD資料. 1總則 1.1 為樹 特制 1.2 接待 1.3 本制 立公司的良好形象，擴大公 定本制度。 工作的原則是：熱情周到、 度適用于公司重大活動、會 司對外聯(lián)第 講究禮儀、 議等的接待 :和交流， 勤儉節(jié)約 :工作。 使接待工彳 、統(tǒng)一協(xié)以 乍規(guī)、有序， 月0 WORD資料. 2 管理職責 2.1 辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定 重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務，提供后勤保障。 2.2 公司辦公室

2、分管領導，負責審核接待計劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項及接待費用， 報總經(jīng)理審批。 2.3 公司各部門負責本部門的接待工作；每月統(tǒng)計接待情況報辦公室登記備案； 同時應完成公司安排的各項接待任務。 3 類型與標準 3.1 本辦法所指接待對象，按來訪事由不同，主要分成以下幾種類型： 3. 1. 1 公務來訪 a）政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作； b）項目合作項目部來公司洽談工作事宜； c）有合作意向的投資項目部、金融機構(gòu)來公司考察； 3. 1.2 參觀來訪 a）各級黨政機關(guān)領導來公司視察工作； b）各地機關(guān)、企事業(yè)項目部來公司參觀考察； c）購房客戶參觀考察。 3. 1.3會議活動來訪 應

3、邀前來參加公司會議、活動的各級領導、專家、新聞記者等。 3.1.4其他來訪客人。 3.2 按接待對象級別不同和對公司業(yè)務的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。 3.3 招待原則和標準： 3. 3.1參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐； 3.3.2 住宿標準： a）般來訪客人安排公司簽訂協(xié)議的酒店普通標準間； b）公司領導出面接待的外地重要來賓住宿，由辦公室根據(jù)需要安排。 3.4 用車標準： 3.4.1 一般公務來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度； 3.4.2 列入計劃的重要來賓來訪用車，公司應優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車 WORD資料. 天數(shù)等容應事先在接待計劃中明確。 3.5 接待規(guī)格

4、： 重要來賓可安排對口業(yè)務的分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理出面接待會晤；其他來賓 根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。 4 計劃與準備 4.1 辦公室在接到公司領導通知或相關(guān)項目部重要來訪預約時，應做書面登記。 對重要來賓接待，須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計劃，排出日程 安排表，報總經(jīng)理審定后及時通知相關(guān)部門和領導；對一般來賓酌情安排業(yè) 務對口部門接待； 4.2 公司各部門在接到重要來訪預約后，須填寫接待申請單（見附件）報辦公 室，并協(xié)助擬定接待計劃。需公司領導出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待一般應 提前2天告知辦公室；對時間緊迫的臨時重要接待任務，可先在中請示，并 經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補辦手續(xù)。 4.3

5、重要來訪接待計劃應載明以下容： 4.3.1 接待類別：公務來訪、參觀、參加會議或其他。 4.3.2 來賓基本情況 a）來訪項目部名稱、領導、職務等； b）來訪具體時間、人數(shù)，當?shù)嘏阃瑏碓L的領導和人數(shù)； c）來訪的目的和要求； d）在本地逗留的天數(shù)。 4.3.3 具體接待安排 a）明確主要接待的部門，相關(guān)配合的部門，接待人員分工及職責，出面接待 的領導和陪同人員； b）參觀線路或洽談、舉行活動的場所； c）費用預算。 4.4 重要接待計劃還應考慮以下容： 4.4.1 是否安排車輛接送; 4.4.2 是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設備、投影設備、領導席箋、橫 幅等； WORD資料. 4.

6、4.3 是否制作歡迎牌、指示牌； 4.4.4 是否安排禮儀； 4.4.5 是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿； 4.4.6 是否安排攝影攝像； 4.4.7 是否需要準備公司宣傳資料； 4.4.8 是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標準； 4.4.9 是否安排住宿，是否在房放置鮮花水果； 4.4. 10 是否安排游覽、購物、娛樂； 4. 4. 11 是否需要贈送禮品； 4.4. 12 其它需要說明的事項。 4.5 對重要參觀來訪，主要接待部門應按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、 落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關(guān)設施，確保電梯安全完 好，環(huán)境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設置和

7、容正確，攝像機、照相機電 源充足。 4.6 對重要公務來訪或會議來訪，主要接待部門應根據(jù)計劃和來賓要求，提前預 訂好來賓下榻的賓館；根據(jù)計劃預訂宴請的酒店；依據(jù)所定用餐標準，安排 迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計劃確定游覽路線、購物商場、 娛樂項目；定制的禮品要保證質(zhì)量。 4.7 對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應事先準備公司簡介等相關(guān)資料； 檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施；安排禮儀人員，準備簽到冊、 名片盒等。 4.8 辦公室按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔， 安全性能良好；公司車輛應服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。 5 行為規(guī) 5. 1 接待禮儀： 5

8、. 1. 1 儀表：面容清潔，衣著得體； 5. 1.2 舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方； 5. 1.3 言語：語氣溫和，禮貌文雅； 5. 1.4 態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。 WORD資料. 5.2 接待程序中要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場；接待人 員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態(tài)度雙手接受， 默讀一下后重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回 身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說這邊請”；進電梯時要告訴 客人上幾樓，讓客人先進，先出；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再 主人，先領導，后同事；送客時根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門口、汽車旁, 招手待客人遠去，方可離開。 5.3 接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意；接待中既要熟練 介紹公司情況，又要注意外有別，嚴守本項目部商業(yè)；對不宜攝影攝像的場 合，應向參觀人員說明。 5.4 接待中應厲行節(jié)約，精打細算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費。 6 接待費用與信息反饋 6.1 公司各部門的接待費用在公司業(yè)務費中列支。接待人員于完成接待任務后3 天，按財務報銷流程報總經(jīng)理審批。 6.2 接待人員應及時撰寫重要來訪信息稿交辦公室；將與來訪者交流中取得的信 息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有