公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽

1、Important & Selected Documents 公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽 行政及人力資源部主要工作包括： 招聘 入職/ 離職 績效考核 薪資 固定資產(chǎn)管理 檔案的歸檔管理 出差管理 車輛管理 公司證照印鑒的管理 辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù) 辦公用品、日常用品及低值易耗品的采購、發(fā)放管理 員工考勤 工作證、入住宿舍的辦理 制服管理 會(huì)議安排 各種費(fèi)用的交納 名片印制 信件收發(fā) 執(zhí)行行政日常事務(wù)處理 執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)等 招聘 1、人員新增申請(qǐng) 用人部門主管填寫人員申請(qǐng)表，送行政人事部核對(duì)，由行政人事主管報(bào) 公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，列入公司招聘計(jì)劃。 2、發(fā)布招聘 行政人事主管

2、根據(jù)人員申請(qǐng)表擬定招聘方案，與相適合的媒介統(tǒng)一發(fā)布 招聘信息，選聘合適的人才，安排面試。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 3、通知面試 部門主管確認(rèn)合適的應(yīng)聘者并告知行政人事部， 行政人事部與應(yīng)聘者確定面 試時(shí)間。 公司一般員工由部門主管面試合格后，上報(bào)總經(jīng)理簽字，批準(zhǔn)錄用；主管以 上員工需首先經(jīng)過部門面試完后，再由總經(jīng)理面試，確認(rèn)方可錄用。 4、通知入職 面試通過后，由行政人事部發(fā)放入職通知書。 5、新員工入職手續(xù)的辦理 試用人員到職前按行政人事部發(fā)放的入職通知書辦理好相關(guān)事宜（如： 體檢報(bào)告、退工單

3、、勞動(dòng)手冊(cè)等），到職后到行政人事部報(bào)到，辦理入職手 續(xù)。 6、轉(zhuǎn)正手續(xù)辦理 試用人員經(jīng)試用考核合格者，經(jīng)行政主管審核，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理有 關(guān)轉(zhuǎn)正員工的手續(xù)。 員工入職、離職手續(xù) 行政部門負(fù)責(zé)員工入（離）職手續(xù)辦理的具體工作。 1、入職程序要點(diǎn)： 辦公室按用人部門最終確定的錄用人員名單通知被錄用人員報(bào)名時(shí)應(yīng)攜帶 的證件、資料等。 員工按入職通知書規(guī)定的時(shí)間帶齊有關(guān)證件（身份證原件、學(xué)歷證明原件及 復(fù)印件、職業(yè)資格證原件、彩色一寸照片兩張）到公司辦公室報(bào)到。未按入 職時(shí)間報(bào)到的員工，行政部應(yīng)及時(shí)與入職人員聯(lián)系、確認(rèn)，并及時(shí)將情況反 饋到用人部門。 辦公室檢查入職人員證件是否真實(shí)及齊備， 證件

4、齊備且真實(shí)者按正常程序辦 理入職手續(xù)。 新員工有以下情況者取消入職資格，不予辦理入職手續(xù)。 證件不真實(shí)者； 不能接受調(diào)整崗位者； 不愿意簽訂勞動(dòng)合同者。 新員工入職須填寫員工調(diào)入單，由董事長簽字。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 辦理入職手續(xù)后，辦公室依據(jù)崗位屬性為新員工錄入指紋、發(fā)放工服、制作 工牌、配備宿舍鑰匙等，并登記確認(rèn)。 辦公室?guī)聠T工到用人部門報(bào)到。由用人部門負(fù)責(zé)幫助新員工熟悉環(huán)境，介 紹崗位職責(zé)和工作流程。 員工試用期結(jié)束后，由本人進(jìn)行工作總結(jié)，提交轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表由用人部門和相 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行

5、綜合考核。試用期過后簽署勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議： 入職員工在通過試用期考核后應(yīng)與公司簽署勞動(dòng)合同，勞動(dòng)合同一式兩份， 公司和員工雙方簽字 / 蓋章后各持一份。 重要崗位需要簽定員工保守商業(yè)秘密協(xié)議書。 2、離職（指辭職或辭退 ） 1、辭職是指由員工本人申請(qǐng)終止與公司的勞動(dòng)合同。 試用期內(nèi)員工應(yīng)提前三天，轉(zhuǎn)正后員工應(yīng)提前十 R 五天填寫員工離職審批 表交辦公室。 員工提交員工離職審批表按人事權(quán)限規(guī)定進(jìn)行審批，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi) （15 天內(nèi)）完成審批作業(yè)。 離職人員本人應(yīng)在完成工作交接后到人資部門辦理相關(guān)手續(xù)并簽訂 解除勞 動(dòng)合同協(xié)議書。 離職手續(xù)辦理完畢的離職人員，財(cái)務(wù)部應(yīng)停止其社保申報(bào)，并為其辦理

6、保險(xiǎn) 轉(zhuǎn)移手續(xù)。 2、辭退是公司根據(jù)有關(guān)勞動(dòng)法律、法規(guī)、員工勞動(dòng)合同和公司規(guī)章制度的有關(guān) 規(guī)定，解除與員工的勞動(dòng)關(guān)系。 辭退員工按如下程序辦理： 所在部門在核準(zhǔn)事實(shí)的基礎(chǔ)上，由部門負(fù)責(zé)人與辦公室研究后提出建議 由用人主管部門填寫員工離職審批表，按照審批權(quán)限報(bào)批。 辭退建議得到批準(zhǔn)后，由辦公室通知被辭退人員與部門主管安排工作交接， 被辭退人員在接到通知當(dāng)日開始辦理工作交接，于三天內(nèi)完成工作交接。 持離職會(huì)簽單到辦公室辦理離職手續(xù)。 固定資產(chǎn)管理制度 為加強(qiáng)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的管理與核算， 保證固定資產(chǎn)安全與合理使用， 防止損壞 丟失，充分發(fā)揮其使用效能，特制定本制度。 Important & Sel

7、ected Documents Important & Selected Documents 固定資產(chǎn)是指使用期限較長， 單位價(jià)值較高， 并且在使用過程中保持原有實(shí)物形 態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)用途和使用情況分為生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)和非生 產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)。 生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)， 是指直接服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、 經(jīng)營過程的各種固定資產(chǎn)。 如 生產(chǎn)設(shè)備、房屋、建筑物、機(jī)電設(shè)備、電氣設(shè)備、各類計(jì)量設(shè)備、運(yùn)輸車輛、器 具、工具等。非生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)，是指不直接服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營過程中的各 種固定資產(chǎn)。如辦公樓、職工食堂、車庫房等房屋建筑物；辦公用電子設(shè)備、辦 公用高檔家具、車輛和其他固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)

8、的購置 1、固定資產(chǎn)的請(qǐng)購由使用部門填寫請(qǐng)購單，送財(cái)務(wù)部查核無法調(diào)配時(shí)，報(bào)請(qǐng)總 經(jīng)理批準(zhǔn)后，實(shí)施采購。 2、請(qǐng)購單上應(yīng)詳細(xì)填明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、性能、產(chǎn)地、質(zhì)量要求等資料 以備采購及驗(yàn)收的依據(jù)。 3、各部門除年度經(jīng)營計(jì)劃編列擴(kuò)充預(yù)算外，因特殊情況需要的添購，應(yīng)說明其 添購的效益和原因。 固定資產(chǎn)的處置 1、固定資產(chǎn)屬于正常報(bào)廢，由資產(chǎn)使用部門填寫“固定資產(chǎn)處置單”，會(huì)同資 產(chǎn)管理部門及技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)物鑒定， 擬具處理意見送財(cái)務(wù)部， 經(jīng)公司總經(jīng)理批 準(zhǔn)，核準(zhǔn)后予以處置。 2、屬于保管、使用、維修不當(dāng)，責(zé)任事故造成的固定資產(chǎn)提早報(bào)廢，根據(jù)情節(jié) 由責(zé)任人賠償部分或全部損失。 3、出售后的資產(chǎn)，固

9、定資產(chǎn)管理人應(yīng)將該項(xiàng)固定資產(chǎn)帳卡、驗(yàn)收單，送財(cái)務(wù)部 存查。 檔案管理 檔案的文字書寫必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。 檔案按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。 檔案一般不外借， 確因工作需要借閱檔案時(shí)， 均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。 檔案要做到安全保管， 定期檢查， 積極創(chuàng)造檔案保管條件， 做到防盜、防火、 防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 出差管理規(guī)定 1、出差準(zhǔn)備 出差人員填寫員工出差申請(qǐng)單，寫明出差

10、時(shí)間、地點(diǎn)和事由。報(bào)總經(jīng)理 批準(zhǔn)，行政部備案。 出差員工在出差前后均需到行政部辦理外出考勤登記和核實(shí)。 2、出差費(fèi)用預(yù)借支 出差員工需預(yù)支出差費(fèi)用的，憑核準(zhǔn)的出差申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)單位辦理費(fèi)用 預(yù)支, 預(yù)支金額由財(cái)務(wù)部按出差地點(diǎn)及出差天數(shù)審批預(yù)支金額； 出差完畢后憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行核銷。 3、核銷程序 員工須在出差結(jié)束后 5 個(gè)工作日之內(nèi)完成差旅費(fèi)的報(bào)銷工作， 并向本部門負(fù)責(zé)人 呈交一份出差報(bào)告單。 從財(cái)務(wù)部領(lǐng)取報(bào)銷單后，依財(cái)務(wù)部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)粘貼相應(yīng)的正式發(fā)票。 填好報(bào)銷單的所有明細(xì)，出差人員簽字后，呈報(bào)財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部審核 并按財(cái)務(wù)報(bào)銷核決權(quán)限逐級(jí)核準(zhǔn)。核準(zhǔn)后可到財(cái)務(wù)領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用。 車輛管理規(guī)定 1、車

11、輛使用須知 車輛只能由擁有正式駕照的員工駕駛，行政部負(fù)責(zé)核實(shí)駕駛員證件的有效 性，并登記備案。 駕駛員須妥善保管車輛有關(guān)證件。 駕駛員必須嚴(yán)格遵守交通規(guī)則。 在用車期間，用車人要承擔(dān)責(zé)任，保持車況完好。 2、借用與登記 公司車輛由行政部統(tǒng)一管理。 各部門公務(wù)用車須填寫 車輛使用申請(qǐng)單 ，說明用車事由和預(yù)計(jì)用車時(shí)間， 交副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 行政部負(fù)責(zé)安排車輛，并填寫車輛使用登記表，做好記錄。 3、事故與違反交通法規(guī) 因駕駛員違反交通法規(guī)引起的罰款和扣分，由駕駛員承擔(dān)。因事故造成的經(jīng) 濟(jì)損失由駕駛員承擔(dān)。 Important & Selected Documents Important & Selec

12、ted Documents 有下列情況之一，公司將按照管理制度對(duì)駕駛員進(jìn)行處罰： 違反交通法規(guī)或引起交通事故的； 超出借車申請(qǐng)范圍使用車輛； 未經(jīng)許可將車借予他人使用。 因駕駛員疏忽引起的事故，由駕駛員承擔(dān) 60%的經(jīng)濟(jì)損失。 4、維修和保險(xiǎn) 車輛實(shí)行定點(diǎn)維修， 需維修的項(xiàng)目由駕駛員列出清單后， 由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。 行政部應(yīng)按時(shí)辦理車輛保險(xiǎn)。 印鑒管理 1、印章刻制申請(qǐng) 部門根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜隆?印章刻制申請(qǐng)經(jīng)總裁批準(zhǔn)后， 由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻 制手續(xù)。 2、印章使用與保管 各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委 托他人代管。 用

13、印人填寫用印登記簿， 注明用印事由、 數(shù)量、申請(qǐng)人、 批準(zhǔn)人、用印日期。 蓋空白公章只限總經(jīng)理使用。 辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù) 為了保證公司電話、 電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。 本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。 電腦使用管理 1嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)。 2不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，使用軟件前，必須殺毒，確保軟件無 病毒后方可打開，防止公司電腦“感染”病毒。 3嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。 4所有電腦不得安裝游戲軟件。 5任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。 打

14、印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 1、公司所有復(fù)印、打印文檔工作由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 2、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印打印與工作無關(guān)的文件。 3、打印、復(fù)印文件資料要填寫復(fù)印、打印登記表注明打印及復(fù)印的時(shí)間、 標(biāo)題、份數(shù)、用途和密級(jí)。 4、凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。 傳真機(jī)使用管理 1、傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。 2、接收傳真時(shí)盡量要求對(duì)方注明本公司具體收件人，方便行政部及時(shí)分發(fā)。 3、不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真

15、。 4、建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。 5、每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。 其他辦公設(shè)備使用管理 1、公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后 方可使用。 2、辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用。 辦公用品采購、發(fā)放管理 辦公用品是指公司經(jīng)營管理工作所需的信封、信箋、筆記本、計(jì)算器、鋼筆、鉛 字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮擦、墨水、尺子、文件夾、文件袋、修正液、膠水、 訂書機(jī)、訂書釘、大頭針、回行針、復(fù)寫紙、印泥等商品。 低值易耗品是指單價(jià)金額在 500 元及其以下的日常辦公用品、紙張和電腦耗材 （包括個(gè)別價(jià)格在 1000 元左右電

16、腦耗材產(chǎn)品）等商品。 1、領(lǐng)用與登記 領(lǐng)用人根據(jù)工作需要填寫辦公用品申請(qǐng)表（單）。 憑申請(qǐng)表（單）直接到行政部領(lǐng)取。 行政部做好領(lǐng)用記錄。 2、計(jì)劃、采購與保管 行政部每月底盤點(diǎn)辦公用品的庫存，根據(jù)庫存情況制定辦公用品采購計(jì)劃。 辦公用品由采購不統(tǒng)一采購。 辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。 3、使用與退還 Important & Selected Documents Important & Selected Documents 員工須愛惜公司財(cái)務(wù)，合理使用辦公用品。 員工離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品，到行政部辦理退還手續(xù)。 4、評(píng)審 分管行政工作的副總每年至少檢查一次辦公用品的使用情況， 必要時(shí)組織相

17、 關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。 員工考勤 1、上下班打卡 公司員工一律實(shí)行上下班打卡登記制度。 員工應(yīng)提前 5 分鐘到公司做好上班 準(zhǔn)備。加班按實(shí)際出勤打卡。 所有人員須到公司打卡報(bào)到后，才能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。 員工因公事外出未能打卡者，須在當(dāng)天由部門經(jīng)理簽名核實(shí)，逾期無效。 2、請(qǐng)假銷假 上班時(shí)間員工因私事外出憑部門經(jīng)理核準(zhǔn)完畢的請(qǐng)假單。 因病或急事不能提前請(qǐng)假者，必須于當(dāng)天親自或委托他人電告主管，并于上 班后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。凡未請(qǐng)假或未被準(zhǔn)假而缺勤者以曠工論。 無故曠工達(dá)一個(gè)星期以上者，扣除當(dāng)月工資，給予除名處理。 3、加班 因工作安排加班，加班后填寫加班記錄單，次日前交部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)， 加班記錄單于每

18、月底交行政部門審核，交財(cái)務(wù)部保存。 加班時(shí)間以 1 小時(shí)為計(jì)算單位。 平時(shí)加班 : 元/ 小時(shí)。 工休日、節(jié)假日加班：元 / 小時(shí)。 員工工作證、入住宿舍的管理 1、工作證管理辦法 行政人資部負(fù)責(zé)員工工作證的統(tǒng)一制作、發(fā)放、回收。 凡公司員工應(yīng)于上班時(shí)間內(nèi)在工作場(chǎng)所統(tǒng)一佩帶員工工作證，一人一證，不 得隨意調(diào)換、借用。 員工離職時(shí)，工作證隨離職資料一并交還行政人資部。 員工應(yīng)保證工作證上的各項(xiàng)信息真實(shí)有效， 不得私自涂改、 涂鴉、一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 責(zé)令其換領(lǐng)新的員工證，并支付證件的工本費(fèi)（每證 10 元）。 Important & Selected Documents Important & Sele

19、cted Documents 2、宿舍管理工作 負(fù)責(zé)員工宿舍的分配和調(diào)整工作 按照公司要求做好員工入住物品的配備工作 負(fù)責(zé)辦理員工入住、退宿等相關(guān)手續(xù) 負(fù)責(zé)員工宿舍樓內(nèi)的公共物品、水電供應(yīng)管理工作 負(fù)責(zé)保管員工宿舍的備用鑰匙和員工的住宿檔案 負(fù)責(zé)公司宿舍樓的安全保衛(wèi)工作 制服管理規(guī)定 新員工在上崗前由人力資源部發(fā)放工作服和工作證。 員工上班期間必須穿工作服、佩戴工作證。 員工在職期間因個(gè)人原因造成工作服、工作證丟失和破損，由個(gè)人承擔(dān)賠償 費(fèi)用。 員工離職時(shí)需將工作服、工作證交回公司。 會(huì)議安排 了解會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員。 下會(huì)議通知。 提前到場(chǎng)檢查燈光、音響設(shè)備，取暖或制冷設(shè)備。 安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、照相、會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、文件發(fā)放等。 費(fèi)用繳納 按時(shí)申請(qǐng)、交納公司各項(xiàng)費(fèi)用。如員工房屋租金、水電費(fèi)、社保、住房公積 金等。 將要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄。 做到資金審批的及時(shí)、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。 具體流程如下： 統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用申請(qǐng)審批資金部門主管審批領(lǐng) 導(dǎo)審批簽字支付各項(xiàng)費(fèi)用歸類登記管理 名片管理 印制名