項目部資料管理辦法

1、景瑞景觀工程有限公司工程資料管理辦法工程資料管理辦法為了規(guī)范工程項目部文件、施工資料收集、整理、歸檔工作，確保項目部工程資料 能夠達(dá)到驗收的標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（以業(yè)主要求為準(zhǔn)）1.適用范圍本辦法適用于江西東旭市政公司所有工程項目部資料的管理。2.資料分類2.1 按來源一般分為外部來文、內(nèi)部文件兩類：2.1.1 外部來文：由公司、分公司、監(jiān)理、甲方等傳來的文件，如公司行政文件、監(jiān)理 公司工程聯(lián)系單等；由此再細(xì)分為：甲方、監(jiān)理來文（包括各種報驗報檢文件的批復(fù) 件）；政府部門來文；公司來文；2.1.2 內(nèi)部文件：由項目部自己產(chǎn)生的文件：會議紀(jì)要；通知、制度；專業(yè)專項 文件（比如現(xiàn)場計量單、苗木檢疫

2、證、各種材料合格證等）。2.2 發(fā)文存檔主要是保留一個備份文件，按發(fā)文方向，一般分為：2.2.1 內(nèi)部行文備份件：普通行政呈請文件；專業(yè)報批文件。2. 2.2 外部行文備份件：聯(lián)系函；專業(yè)專項報批文件（各種報驗報檢文件）、簽證 單等。3. 管理職責(zé)及處理流程項目部資料管理應(yīng)遵循統(tǒng)一歸劃、分級管理、專人負(fù)責(zé)的原則。3.1 項目部資料原則上由資料員集中統(tǒng)一管理，編制有效文件清單，文件傳遞有記錄， 卷內(nèi)有目錄，負(fù)責(zé)項目部文件資料的報審、整理、歸檔移交工作。3.2 項目總工或項目經(jīng)理負(fù)責(zé)各部種資料的檢查與督促工作，確保文件資料的完整準(zhǔn)確。 3.3 公司成本合同部負(fù)責(zé)合同等管理資料的提供。3.4 各專業(yè)

3、工程師、施工員負(fù)責(zé)施工圖紙、設(shè)計變更、會審記錄及各種試驗報告等質(zhì)檢 資料等技術(shù)資料的提供。3.5 項目部安全管理員負(fù)責(zé)工程安全資料的提供。3.6 項目機(jī)械設(shè)備或物資管理員負(fù)責(zé)自購物資和材料的出廠合格證明、質(zhì)保書、苗木檢 疫證書及鋼材等水泥等材料跟蹤記錄等資料的提供。- 1 -景瑞景觀工程有限公司3.7 對外發(fā)文管理流程，按附件一外發(fā)文管理流程執(zhí)行。 3.8 收文處理流程：工程資料管理辦法外來文件內(nèi)部文件呈送項目經(jīng)理 /總工 批閱、處理責(zé)任部門按批 示處理完畢責(zé)任部門處理 完畢資料員歸檔移交4.文本資料整理4.1 文本資料編制要求4.1.1 文件資料一律用激光打印機(jī)打印，打印字跡必須清晰，不能存

4、在模糊、斷字、錯 別字等現(xiàn)象。頁面應(yīng)保持整潔，不能有雜線、斑點、水漬、泥點、污跡等缺陷。紙張不 能有破損，不能缺角，不能打孔；4.1.2 文件資料確需填寫的需字體工整，一律采用黑墨水筆書寫、繪制；4.1.3 文件資料書寫及打印時左邊應(yīng)留 25mm 裝訂線位置，上下空 20mm，右邊至少空 10mm， 打印字體一律采用宋體，字形選用常規(guī)；4.1.4 文件資料幅面一律采用 a4 紙,小于此標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)粘貼到 a4 紙上。大于 a4 紙的應(yīng)折 疊成 a4 紙尺寸；4.3 資料歸檔參照附錄二園林綠化工程竣工資料歸檔目錄、附件三市政工程歸檔目錄 4.4 卷內(nèi)目錄的編制4.4.1 卷內(nèi)目錄樣式見附件四。4.4

5、.2 序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1 起依次標(biāo)注盒內(nèi)文件資料的順序，一個文件一個號， 連續(xù)編號。4.4.3 文件編號，應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號。4.4.4 責(zé)任者指文件資料的形成單位。4.4.5 文件材料題名指文件資料名稱。4.4.6 頁號應(yīng)填寫每份文件資料首尾頁上標(biāo)注的頁號。4.4.7 日期指文件資料的形成日期。4.4.8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。- 2 -景瑞景觀工程有限公司工程資料管理辦法4.5 裝盒4.5.1 按照附錄所列將文件資料裝盒（每只盒內(nèi)裝一套），文件資料裝盒前需去除重份 文件，去除鐵釘，塑料、硬紙板等。4.5.2 盒子應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，工程開工前籌備好。4.6脊背4.6.

6、1 脊背紙貼在盒子側(cè)面；4.6.2 脊背上所示盒號、類目號、案卷題名對應(yīng)附錄上的盒號、類目號、案卷題名。 4.6.3 盒號上的漢字代表盒內(nèi)文件資料的性質(zhì)，盒號上的數(shù)字代表盒子的排列順序，用 流水號表示。4.6.4 案卷題名，應(yīng)是盒內(nèi)文件資料內(nèi)容的簡明及準(zhǔn)確概括。4. 6.5 脊背上的套數(shù)指的是相同文件資料的第幾套。4. 電子文件的整理5.1 施工過程中形成的電子文件，以三級文件夾形式分層歸檔，如圖：一級 二級目錄 目錄三級目錄 文 件名稱 備 注工程名稱應(yīng)與施工合同現(xiàn)場技術(shù)交底記錄 工程技術(shù) 施工組織設(shè)計及報審 資料施工措施施工組織設(shè)計 施工組織設(shè)計報審表 一致。質(zhì)量評級統(tǒng)計表 質(zhì)量評級統(tǒng)計土

7、石方工程工程基礎(chǔ)工程 質(zhì)量資料 隱蔽工程 施工總結(jié) *工程施工總結(jié)5.2 在電子文件錄入時注意：所有簽字、簽收意見、蓋章部分或用筆書寫部分用“宋體” 字錄入；5. 3 應(yīng)確保電子文檔的完整性，其內(nèi)容與紙質(zhì)內(nèi)容一致。6. 影像資料的收集與整理6.1 影像資料收集范圍：包括但不限于開工前全貌、竣工后全貌、各工序施工過程、整- 3 -景瑞景觀工程有限公司工程資料管理辦法個建設(shè)過程領(lǐng)導(dǎo)視察、工程建設(shè)過程中的重要審查會、重要協(xié)調(diào)會、重要檢查活動、工 程交接；反映工程特點和形象的聲像資料等。6.1.1 項目部主要負(fù)責(zé)采集以下各方面影像資料（具體要求見附件 13）：6.1.1.1 重要審查會、工程協(xié)調(diào)會、項

8、目安全活動，安全、技術(shù)、質(zhì)量交底會，有關(guān)安 全檢查、質(zhì)量驗收等活動；6.1.1.2 工程各施工階段對影響工程質(zhì)量和施工安全的關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序、重要及危 險作業(yè)環(huán)節(jié)；6.1.1.3 反映人員培訓(xùn)教育；6.1.1.4 現(xiàn)場安全文明施工執(zhí)行情況；6.1.1.5 反映工程施工工藝、施工亮點等；6.1.1.6 如有需要，工程重要部位、關(guān)鍵工序和隱蔽工程在施工時采用 dvd 格式有針對 性和目的性的攝像，充分反映施工過程，體現(xiàn)施工技術(shù)、安全質(zhì)量保證措施；6.2 影像資料歸檔要求6.2.1 項目部應(yīng)定期（一般每周）對影像資料進(jìn)行收集、整理，以文件夾形式分層歸檔， 如圖：一級目錄二級目錄三級目錄文 件備注*

9、工程施工安 全質(zhì)量控制影像安全控制類質(zhì)量控制類對應(yīng)影像資料 對應(yīng)影像資料 對應(yīng)影像資料對應(yīng)影像資料 對應(yīng)影像資料 對應(yīng)影像資料資料其他工程審查會 工程協(xié)調(diào)會 工程交底會對應(yīng)影像資料 對應(yīng)影像資料 對應(yīng)影像資料此文件夾專門存 放安全、質(zhì)量等 特殊事件過程照片。6.2.2 數(shù)碼照片分辨率設(shè)置為 12001600 像素及以上、采用 jpeg“精細(xì)”壓縮方式， 拍攝時設(shè)置“日期時間顯示”功能。6.2.3 對單張數(shù)碼照片名稱應(yīng)能反映事件的主要內(nèi)容、并盡可能簡潔。6.2.4 工程建設(shè)安全質(zhì)量過程控制影像資料應(yīng)與工程建設(shè)同步形成，用數(shù)碼相機(jī)實地拍- 4 -景瑞景觀工程有限公司工程資料管理辦法攝，真實反映現(xiàn)場

10、當(dāng)時工程安全質(zhì)量實際情況，嚴(yán)禁采用補(bǔ)拍、替代等弄虛作假手段。 6.2.5 工程竣工后一個月內(nèi)，各項目部應(yīng)完成影像資料的整理，并用不可擦除型光盤刻 錄并移交。6.2.6 數(shù)碼照片等影像資料由公司技術(shù)質(zhì)量部保存，保存期限為自工程竣工移交后至少 5 年。- 5 -景瑞景觀工程有限公司附錄：項目部應(yīng)具備資料及要求 盒 類目 案卷號 號 題名文件資料內(nèi)容責(zé)任人工程資料管理辦法要 求工程前期文件資料 公司級管理體系 項目部管理體系 法律、法規(guī)、規(guī)程、規(guī)范清 單培訓(xùn)資料公司現(xiàn)行文件匯編1. 項目部成立文件2. 組織機(jī)構(gòu)圖3. 項目部管理制度匯編各項有關(guān)技術(shù)、安全、質(zhì)量、 環(huán)境的法律法規(guī)1. 項目部培訓(xùn)計劃2

11、. 項目部培訓(xùn)實施記錄項目總工項目總工項目總工項目總工應(yīng)注意對地方性法規(guī) 的識別資料施工招投標(biāo)文 件1. 招標(biāo)文件2. 招標(biāo)文件答疑 3.報價書1.施工承包合同施工合同 2.委托合同或委托書 3.分包合同及安全協(xié)議書計劃報表 工程計劃統(tǒng)計報表簽證各種由項目部造價員簽暑的 簽證技術(shù)資料技 1會議紀(jì)要1.施工圖會審紀(jì)要 2.協(xié)調(diào)會等會議紀(jì)要1.設(shè)計變更通知單項目部項目部施工圖會審分業(yè)主組 織和公司內(nèi)部組織， 需分別進(jìn)行注意對其修改部分在設(shè)計變更、工 2.工程聯(lián)系單/工程變更單項目部圖紙上進(jìn)行修改技 2程聯(lián)系單、報 3. 工程設(shè)計修改報驗單（附 驗單 件 4）4. 業(yè)務(wù)聯(lián)系單項目部項目部施工組織設(shè)計

12、 / 計劃技 3施工組織設(shè)計 1.施工組織設(shè)計/計劃報審 /計劃及報審 2.施工組織設(shè)計/計劃項目部批準(zhǔn)人為公司總工程 師技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)理， 編、審、批應(yīng)手簽，蓋合同乙方章技 4施工措施、方案及技術(shù)補(bǔ)充 規(guī)定施工技術(shù)措施、技術(shù)方案、 技術(shù)補(bǔ)充規(guī)定項目部技 5技術(shù)交底記錄 現(xiàn)場技術(shù)交底記錄6項目部景瑞景觀工程有限公司工程資料管理辦法盒號技 6類目號案卷題名開工文件文件資料內(nèi)容1.工程開工申請責(zé)任人項目總工要 求 工程開工申請以紅頭文件或建設(shè)方要求的 格式編寫2.分部工程開工申請項目總工各施工隊開工前應(yīng)辦 理開工申請單材料表1. 材料加工表 2. 材料領(lǐng)料表項目部質(zhì)量資料質(zhì) 1 8204質(zhì) 2 82

13、04質(zhì) 3 8204質(zhì) 5 8204質(zhì)量保證計劃試驗（檢測）單 位資質(zhì)質(zhì)量評級統(tǒng)計表基礎(chǔ)及開挖基礎(chǔ)施工記錄基礎(chǔ)隱蔽簽證質(zhì)量保證計劃工程創(chuàng)優(yōu)實施細(xì)則1. 營業(yè)執(zhí)照2. 資質(zhì)等級證書3. 質(zhì)量認(rèn)證證書1. 單位、分部工程質(zhì)量評級 統(tǒng)計表2. 線路復(fù)測記錄普通基礎(chǔ)和拉線基礎(chǔ)分坑及開 挖檢查記錄表基礎(chǔ)檢查及評級記錄基礎(chǔ)隱蔽工程簽證單項目部項目部項目部項目部項目部項目部項目部不創(chuàng)優(yōu)工程編寫簽字完備按塔號順序從小到大 排列，簽字完備 按塔號順序從小到大 排列，簽字完備 按塔號順序從小到大 排列，簽字完備保（土）11. 水泥復(fù)檢 報告及匯 總表 （附件 5）1. 砂、石、施工用水等檢驗 報告土建質(zhì)量保證 3.混凝土配合比的報告 資料 4. 混凝土試壓報告匯總表及試塊報告（附件 6） 5. 鋼材使用跟蹤表和復(fù)檢報 告（附件 7） 6.鋼筋焊接檢驗報告隱蔽工程隱蔽工程簽證單簽證單項目部項目部接地壓接物資資料竣工和啟動文件資料1. 工程初驗收報告（附整改竣 1 627竣工驗收文件記錄）2. 竣工預(yù)驗收報告（附整改項目部應(yīng)收集齊全記錄）7景瑞景觀工程有限公司工程資料管理辦法盒號類目號案卷題名文