在數(shù)據(jù)表視圖中進行數(shù)據(jù)編輯

1、3.5 在數(shù)據(jù)表視圖中進行數(shù)據(jù)編輯,3.5.1、數(shù)據(jù)表視圖下的菜單欄與工具欄,3.5.2、數(shù)據(jù)記錄的增、刪、改操作,3.5.3、查找、查找并替換字段數(shù)據(jù),3.5.4、復制與粘貼字段數(shù)據(jù),3.5.5、編輯CMMIS數(shù)據(jù)庫中各表數(shù)據(jù),主目錄,對表中數(shù)據(jù)所進行的所有編輯操作都在數(shù)據(jù)表視圖中進行。進入數(shù)據(jù)表視圖的方法是：在數(shù)據(jù)庫設計視圖的“表”對象選項卡上選中準備對其數(shù)據(jù)進行編輯操作的表對象，然后單擊“打開”按鈕“ ”。數(shù)據(jù)表視圖形式如圖3-20所示。圖3-20所示為CMMIS數(shù)據(jù)庫中的“庫存數(shù)據(jù)記錄”表的數(shù)據(jù)表視圖。,3.5.1、數(shù)據(jù)表視圖下的菜單欄與工具欄,圖3-20 “庫存數(shù)據(jù)記錄” 數(shù)據(jù)表視圖

2、,注意：與數(shù)據(jù)庫設計視圖狀態(tài)下的菜單欄和工具欄相比，在數(shù)據(jù)表視圖狀態(tài)下的菜單欄和工具欄都有一些變化。事實上，在Access的不同視圖狀態(tài)下，菜單欄和工具欄都存在著一些差別，這是由于在不同視圖中所需進行的操作不完全相同的緣故。應該很好地了解各個視圖狀態(tài)下的菜單功能和工具欄中各個按鈕的功能，這對于完成Access應用操作是很有用的。,按鈕的功能,1菜單欄上增加的功能 【格式】菜單如圖3-21所示?！居涗洝坎藛稳鐖D3-22所示。,圖3-21 數(shù)據(jù)表視圖【格式】菜單,圖3-21 數(shù)據(jù)表視圖【格式】菜單,2工具欄上增加的功能 工具欄上增加的功能按鈕，如圖3-23所示。,圖3-23 數(shù)據(jù)表視圖工具欄上新增

3、功能,3.5.2、數(shù)據(jù)記錄的增、刪、改操作,1增加數(shù)據(jù)記錄,2刪除數(shù)據(jù)記錄,3修改記錄數(shù)據(jù),（1）直接添加 直接用鼠標將光標點到表的最后一行上，該行行首的標志為“ ”。然后，鍵入所需添加的數(shù)據(jù)。即完成了增加一個新記錄的操作。 （2）應用“記錄指示器”按鈕 單擊“記錄指示器 ”上的“增加新記錄”按鈕“ ”，光標自動跳到表的最后一行上，即可鍵入所需添加的數(shù)據(jù)。,1增加數(shù)據(jù)記錄,（3）應用工具欄按鈕 單擊“工具欄”上的“增加新記錄”工具按鈕“ ”，光標也會自動跳到表的最后一行上，即可鍵入所需添加的數(shù)據(jù)。 （4）應用菜單欄功能 單擊“菜單欄”上的【記錄】|【數(shù)據(jù)項】，光標就會自動跳到表的最后一行上，即

4、可鍵入所需添加的數(shù)據(jù)。,當數(shù)據(jù)表中的一些數(shù)據(jù)記錄不再有用時，可以從數(shù)據(jù)表中刪除它們，這稱為刪除記錄?？梢赃@樣進行操作。 首先，必須選中需要刪除的那些記錄（這些記錄必須是連續(xù)的，否則，只能分為幾次刪除）?？梢渣c中欲刪除的首記錄最左端的記錄標志拖曳至欲刪除的尾記錄最左端的記錄標志處放開鼠標左鍵；也可以單擊欲刪除的首記錄最左端的記錄標志，然后再按住鍵盤上的“Shift”鍵并單擊尾記錄最左端的記錄標志。被選中的欲刪除記錄將呈一片反白色。,2刪除數(shù)據(jù)記錄,接著，可以有兩種不同的方法刪除被選中的記錄：單擊工具欄上的刪除記錄工具按鈕“ ”；或單擊鼠標右鍵，在隨著出現(xiàn)的快捷菜單中單擊【刪除記錄】。 不論采用哪

5、一種刪除記錄的方法，Access都會彈出一個刪除確認對話框，如圖3-24所示。在刪除確認對話框中單擊“是”按鈕“ ”，即完成了記錄數(shù)據(jù)的刪除操作。,數(shù)據(jù)表視圖本身就是一個全屏幕編輯器，只需將光標移動到所需修改的數(shù)據(jù)處，鍵入新的數(shù)據(jù)，就可以鍵入的新數(shù)據(jù)修改光標所在處的原有數(shù)據(jù)。,3修改記錄數(shù)據(jù),1查找字段數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫中保存的記錄通常都是很多的。若需查找某一個特定數(shù)據(jù)，靠操縱數(shù)據(jù)表在屏幕上下滾動來查找數(shù)據(jù)將非常困難?？梢越柚鶤ccess提供的查找功能來實現(xiàn)快速查找。在數(shù)據(jù)表視圖中，單擊菜單欄上的【編輯】|【查找】，或單擊工具欄上的查找工具按鈕“ ”，即可彈出“查找和替換”對話框如圖3-25所示。,

6、3.5.3、查找、查找并替換字段數(shù)據(jù),圖3-25 “查找和替換”對話框（“查找”卡）,在“查找和替換”對話框的查找卡上，有3個選項將直接影響查找的結(jié)果?！八阉鞣秶绷斜砜蚩闪谐霎斍氨淼乃凶侄蚊?，選擇一個以確定將在哪一個字段中查找數(shù)據(jù)；“查找內(nèi)容”列表框用于輸入所需查找的數(shù)據(jù)；“匹配”列表框可列出各種匹配方式。在圖3-25中所填入的三個選項內(nèi)容表示，希望在“庫存數(shù)據(jù)記錄”表中的“貨名”字段下找到名為“軟盤”的商品數(shù)據(jù)。確定3個查找選項后，單擊“查找下一個”按鈕“ ”，Access將會把光標定位于滿足查找條件的第一條記錄處。,2查找并替換字段數(shù)據(jù) 時常會有這樣的需要，表中的某一字段下的很多數(shù)據(jù)都

7、需要改為同一個數(shù)據(jù)。這時就可以使用“查找并替換字段數(shù)據(jù)”功能。單擊菜單欄上的【編輯】|【替換】，或在圖3-2-1所示對話框中單擊“替換”卡片，即可彈出“查找和替換”對話框如圖3-26所示。,圖3-26 “查找和替換”對話框（“替換”卡）,與圖3-25相比，圖3-26所示對話框中多了一個“替換值”列表框。在該列表框中應填入將要替換成的值。圖3-26所示數(shù)據(jù)表示，希望在“庫存數(shù)據(jù)記錄”表中的“計量單位”字段下找到其數(shù)據(jù)為“片”的記錄，并將其改為“盒”。確定4個查找和替換選項后，單擊“替換”按鈕“ ”，Access將會把光標定位位置處的字符串更改為“替換值”指定的字符串。輪流地單擊“查找下一個”按鈕

8、“ ”與“替換”按鈕“ ”，即可實現(xiàn)交互式查找和替換操作。也可以單擊“全部替換”按鈕“ ”，以實現(xiàn)將所有滿足“查找內(nèi)容”指定值的字符串全部更改為“替換值”指定的字符串。,如同在Excel電子表格軟件中一樣，Access可以在當前表中復制或移動字段數(shù)據(jù)。為了復制字段數(shù)據(jù)，首先選中需要復制的連續(xù)記錄中的連續(xù)字段中的數(shù)據(jù)，使之形成一塊反白色的矩形區(qū)域，再單擊菜單欄上的【編輯】|【復制】（或單擊工具欄上的復制工具按鈕“ ”）；然后選中需要得到復制品的相同大小的區(qū)域；最后單擊【編輯】|【粘貼】（或單擊工具欄上的粘貼工具按鈕“ ”），即完成了字段數(shù)據(jù)的復制操作。對于移動字段數(shù)據(jù)，其差別僅在于第二步操作：應

9、單擊【編輯】|【剪切】（或單擊工具欄上的剪切工具按鈕“ ”）。,3.5.4、復制與粘貼字段數(shù)據(jù),CMMIS中的六個表都是相互有關(guān)聯(lián)的，三個“XX名單”表都是三個“XX數(shù)據(jù)記錄”表的數(shù)據(jù)源，需先填寫三個“XX名單”表中的數(shù)據(jù)。 首先在三個“XX名單”表中添加數(shù)據(jù)，可以模擬一些數(shù)據(jù)添加至其中。比如，“供貨商名單”表中可以模擬輸入幾個商品批發(fā)企業(yè)的名稱；“售貨人員名單”和“收貨人員名單”表中可以模擬輸入幾個人名。有一點需注意，三個“XX名單”表中的各條記錄數(shù)據(jù)是絕不允許存在任意兩個相同記錄的。這是因為，這三個表結(jié)構(gòu)中只有一個字段，且都被指定為關(guān)鍵字段，即“有索引（無重復）”的字段。,3.5.5、編輯CMMIS數(shù)據(jù)庫中各表數(shù)據(jù),接著可以在三個“XX數(shù)據(jù)記錄”表中添加數(shù)據(jù)記錄，同樣可以模擬一些數(shù)據(jù)添加至其中。注意，除了“銷售數(shù)據(jù)記錄”表中可以在不同記錄中存放相同商品信息以外，“庫存數(shù)據(jù)記錄”表和“柜存數(shù)據(jù)記錄”表中均不允許有相同貨號的記錄存在，其原因如上所述。 在輸入“庫存數(shù)據(jù)記錄”表中數(shù)據(jù)時，建立表結(jié)構(gòu)時設定的相關(guān)字段的查閱屬性就會起到簡化數(shù)據(jù)輸入操作的作用。,圖3-27所示即為在“庫存數(shù)據(jù)記錄”表中“收貨人”字段處填入數(shù)據(jù)時的情況。對此，請回憶第二章中所述關(guān)于該字段的查閱屬性設置參數(shù)。同樣，還應該