會(huì)議組織工作流程分析

1、會(huì)議組織工作流程文件編號(hào)：ABZ-BG-013O安徽農(nóng)金*.hn1_faCJUDbiP會(huì)議組織工作流程第7頁(yè)共11頁(yè)1目的本文件規(guī)定了 XX農(nóng)村銀行（以下簡(jiǎn)稱“本行”）會(huì)議組織工作的流程及控制要點(diǎn)，旨在規(guī)范會(huì)議組織工作，明確會(huì)務(wù)工作人員的職責(zé)，確保會(huì)務(wù)前期籌劃嚴(yán)謹(jǐn)，會(huì)務(wù)執(zhí)行過(guò) 程合理，會(huì)務(wù)服務(wù)體系完善。2適用范圍本文件適用于本行會(huì)議組織工作。3定義、縮寫(xiě)與分類 3.1定義會(huì)議：是指一種有組織地商討和決定某些事項(xiàng)的臨時(shí)性集體活動(dòng)。包括會(huì)議時(shí)間、 會(huì)議議題、會(huì)議主辦者、與會(huì)人員、會(huì)議程序、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等要素。會(huì)議組織工作：是指圍繞會(huì)議所進(jìn)行的各項(xiàng)組織、管理和服務(wù)工作，包括從會(huì)議的 準(zhǔn)備到善后

2、的一系列具體工作。3.2縮寫(xiě)3.3分類1）會(huì)議根據(jù)其規(guī)模大小，分為：小型會(huì)議和大型會(huì)議:a）小型會(huì)議：是指參會(huì)人員30人以下（包括30人）的會(huì)議;b）大型會(huì)議：是指參會(huì)人員超過(guò)30人的會(huì)議。2）會(huì)議根據(jù)其有無(wú)固定召開(kāi)時(shí)間和頻率，分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議:a）定期會(huì)議：是指定期舉行，不可輕易取消或延后的會(huì)議;b）不定期會(huì)議：是指因突發(fā)問(wèn)題急待解決而臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。4職責(zé)與權(quán)限部門(mén)/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)安徽農(nóng)金*.hn1_faf JkUkBP i il-部門(mén)/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)主管領(lǐng)導(dǎo)1）審批會(huì)議通知，提出明確要求并督促綜合辦公部門(mén)落實(shí)；2）審簽會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)督相關(guān)部門(mén)落實(shí)。綜合辦公部門(mén)/

3、主任崗1）審核會(huì)議通知，安排綜合辦公部門(mén)工作人員做好會(huì)務(wù)服務(wù)、后勤保障等工作；2）審核會(huì)議紀(jì)要的完整性、準(zhǔn)確性。綜合辦公部門(mén)/督查督辦崗做好會(huì)議決議的督辦工作。綜合辦公部門(mén)/后勤服務(wù)崗按會(huì)議要求布置會(huì)場(chǎng)；安排食宿；接送會(huì)議代表。綜合辦公部門(mén)/文秘崗1）草擬和發(fā)布會(huì)議通知；2）撰寫(xiě)會(huì)議材料，協(xié)助做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄；3）整理會(huì)議記錄，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；4）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要等。5原則與基本規(guī)定5.1原則1）充分準(zhǔn)備原則。綜合辦公部門(mén)接到通知后，要弄清會(huì)議的目的和要求，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或 組織者的意圖，策劃并擬定會(huì)議方案，按方案落實(shí)責(zé)任人，做到任務(wù)到人、責(zé)任明確，會(huì)議 設(shè)施、用品要配備齊全，并進(jìn)行

4、使用檢查。2）服務(wù)周到原則。會(huì)議組織工作應(yīng)提倡“以人為本”的服務(wù)理念，努力提供方便于人、 安心于人和為人解憂的各項(xiàng)服務(wù)措施，要在日常會(huì)務(wù)服務(wù)工作中不斷吸取和推廣好的服務(wù)經(jīng) 驗(yàn)和做法，探索和研究人性化服務(wù)、細(xì)致服務(wù)的方法和措施，不斷提高服務(wù)水平。3）嚴(yán)密組織原則。為保證會(huì)議的順利進(jìn)行，每一項(xiàng)會(huì)議組織程序都要環(huán)環(huán)相扣。要強(qiáng) 調(diào)統(tǒng)一指揮，防止多頭指揮。綜合辦公部門(mén)要加強(qiáng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，堵塞漏洞。4）確保安全原則。會(huì)議組織人員要嚴(yán)格遵守、貫徹、執(zhí)行會(huì)議有關(guān)安全保衛(wèi)的規(guī)章制 度和工作規(guī)程，防止危害與會(huì)人員事故的發(fā)生；要確保與會(huì)人員的財(cái)產(chǎn)安全，提醒與會(huì)人員 妥善保管好自己的物品；要嚴(yán)格執(zhí)行食品衛(wèi)生安全

5、法，防止食物中毒；要事前對(duì)參與會(huì)議的 駕駛?cè)藛T進(jìn)行安全教育，明確任務(wù)和行車要求，并做好車輛的安全檢查。安徽農(nóng)金CJkLOBP5）厲行節(jié)約原則。會(huì)議服務(wù)要堅(jiān)持厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)行為，嚴(yán)格按會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)籌 備會(huì)議，嚴(yán)禁突破會(huì)議預(yù)算安排就餐和住宿。6）保密原則。保密工作貫穿于相關(guān)會(huì)議的全過(guò)程，在會(huì)議組織的每個(gè)階段和環(huán)節(jié)都要注意保守機(jī)密。5.2基本規(guī)定求,排、會(huì)議代表接送等要點(diǎn)。1）會(huì)議組織工作由本行綜合辦公部門(mén)歸口管理。綜合辦公部門(mén)根據(jù)工作安排或領(lǐng)導(dǎo)要起草會(huì)議通知并發(fā)布。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、中心議題、參會(huì)人員、食宿安2）會(huì)議召開(kāi)前，綜合辦公部門(mén)應(yīng)提前查看會(huì)場(chǎng)，確定是否符合會(huì)議要求，確認(rèn)會(huì)議

6、設(shè) 施是否運(yùn)行正常。3）由綜合辦公部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)提前安排好食宿、報(bào)到等事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議重要來(lái)賓，應(yīng)提前 安排好接送人員和車輛，做好后勤保障服務(wù)。4）綜合辦公部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)認(rèn)真組織會(huì)議材料，并將會(huì)議資料提前送至各參會(huì)領(lǐng) 導(dǎo)。會(huì)議召開(kāi)時(shí)負(fù)責(zé)安排會(huì)議簽到，分發(fā)會(huì)議材料，并認(rèn)真做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄包括的 內(nèi)容有：會(huì)議召開(kāi)的日期、地點(diǎn)、主持人姓名、出席會(huì)議的人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、每 一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果等。5）對(duì)有決策事項(xiàng)的會(huì)議，綜合辦公部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要主要內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、會(huì)議議題和討論情況、會(huì)議決定、參加和列席人員、記錄人員等。6）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)送達(dá)相

7、關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)，并存檔備查。一般情況下，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì) 會(huì)議紀(jì)要報(bào)黨委備案；行務(wù)會(huì)、行長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要報(bào)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和黨委備案；黨委會(huì) 會(huì)議紀(jì)要隨時(shí)備上級(jí)黨組織檢查。7）綜合辦公部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議決策事項(xiàng)的督辦，并將督辦結(jié)果及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，以利 于本行工作更好地開(kāi)展。8）本行會(huì)議組織工作應(yīng)同時(shí)做到以下幾點(diǎn):a）明確責(zé)任，分工協(xié)作。會(huì)議組織工作繁瑣、具體，要求分工明確，落實(shí)到人，并根據(jù)各自責(zé)任，在任務(wù)有交叉時(shí)搞好協(xié)作，注意銜接點(diǎn)的相互配合和補(bǔ)位，絕不能出現(xiàn)推諉、扯皮，更不能出現(xiàn)任務(wù)遺漏。b）統(tǒng)一要求，規(guī)范管理。應(yīng)注意在會(huì)標(biāo)、標(biāo)志、文件等方面統(tǒng)一要求，規(guī)范格式。安徽農(nóng)金CJkLOBPC）規(guī)范著裝，禮

8、貌待人。會(huì)務(wù)工作人員服飾裝束要莊重、整潔、大方，言談舉止要文明、 熱情、穩(wěn)重。d）嚴(yán)肅紀(jì)律，文明會(huì)風(fēng)。倡導(dǎo)文明會(huì)風(fēng)，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，會(huì)前應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，會(huì)議期 間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)，領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)禁止離開(kāi)會(huì)場(chǎng)或在會(huì)場(chǎng)中走動(dòng)，會(huì)場(chǎng)嚴(yán)禁抽煙，必要時(shí)可作為會(huì) 場(chǎng)紀(jì)律在會(huì)議指南中明確提出。安徽農(nóng)金CJkLOBP6流程描述與控制要求安徽農(nóng)金CMbP6.3籀程鎬碼:AK-K-013,諦程若椒合組工作疣程會(huì)議組織工作流程文件編號(hào)：ABZ-BG-013安徽農(nóng)金階段6.1會(huì)議組織環(huán)節(jié) 草擬會(huì)議通知 綜合辦公部門(mén)； 文秘崗； 草擬會(huì)議通知風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)適用崗位職責(zé)要求操作規(guī)范根據(jù)工作安排或領(lǐng)導(dǎo)要求，由綜合辦公部門(mén) 文秘

9、崗草擬會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括以下 主要內(nèi)容：1）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員；2）中心議題；3）會(huì)議其他要點(diǎn)，包括食宿安排、會(huì)議代 表接送等。環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)、工 nzl -JL4 亠適用岡位職責(zé)要求操作規(guī)范對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審核，確定會(huì)議組織要點(diǎn)是 否完整，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核綜合辦公部門(mén)；主任崗；審核會(huì)議任務(wù)審批 行長(zhǎng)； 主管領(lǐng)導(dǎo)； 審批會(huì)議任務(wù)環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)適用崗位職責(zé)要求操作規(guī)范審批會(huì)議通知，并對(duì)會(huì)議籌備工作提出明確 意見(jiàn)。環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)適用崗位職責(zé)要求操作規(guī)范發(fā)布會(huì)議通知綜合辦公部門(mén)； 文秘崗；發(fā)布會(huì)議通知根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，綜合辦公部門(mén)文秘崗發(fā)布會(huì)議通知。布置會(huì)場(chǎng) 綜合辦公部門(mén)； 后

10、勤服務(wù)崗；布置會(huì)場(chǎng)環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)、工 nzl -JL4 亠適用岡位職責(zé)要求操作規(guī)范提前查看會(huì)場(chǎng)，確定是否符合會(huì)議要求，確認(rèn)會(huì)議設(shè)施是否運(yùn)行正常。特別應(yīng)明確會(huì)場(chǎng)布置是否合理，席卡擺放是否正確， 及時(shí)更第11頁(yè)共11頁(yè)后勤保障 綜合辦公部門(mén)； 后勤服務(wù)崗； 提供后勤保障會(huì)務(wù)服務(wù) 綜合辦公部門(mén)； 文秘崗； 提供會(huì)務(wù)服務(wù)3)a)b)c)d)e)6.2會(huì)議紀(jì)要整理會(huì)議紀(jì)要綜合辦公部門(mén)； 文秘崗；整理會(huì)議紀(jì)要1)2)3)4)環(huán)節(jié)名稱 適用部門(mén) 適用崗位換會(huì)標(biāo)或電子字幕。 根據(jù)需要，可在會(huì)場(chǎng)內(nèi) 適當(dāng)擺放花草。環(huán)節(jié)名稱 適用部門(mén) 適用崗位 職責(zé)要求 操作規(guī)范 提前安排好食宿、報(bào)到等事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議重要 來(lái)賓，應(yīng)

11、提前安排好接送人員和車輛，做好后勤保障服務(wù)。環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)適用崗位職責(zé)要求操作規(guī)范1) 組織會(huì)議材料，并將會(huì)議資料提前送至 各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)；2) 安排會(huì)議簽到，分發(fā)會(huì)議材料，認(rèn)真做 好會(huì)議記錄，根據(jù)會(huì)議種類詳細(xì)記載決策事 項(xiàng)。會(huì)議記錄包括的內(nèi)容有：會(huì)議召開(kāi)的日期、地點(diǎn)和主持人姓名; 出席會(huì)議的人員；會(huì)議議程； 發(fā)言要點(diǎn)； 每一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果等。環(huán)節(jié)名稱 適用部門(mén) 適用崗位 職責(zé)要求 操作規(guī)范 對(duì)有決策事項(xiàng)的會(huì)議， 應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì) 議紀(jì)要主要內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人； 會(huì)議議題和討論情況； 會(huì)議決定； 參加和列席人員、記錄人員等。:審核:綜合辦公部門(mén)；:主任崗；風(fēng)險(xiǎn)描述

12、:未認(rèn)真履行崗位職責(zé)，大會(huì)材料準(zhǔn)備不充分， 影響會(huì)議順利召開(kāi)，導(dǎo)致會(huì)議的決策和部署 未及時(shí)出臺(tái)和落實(shí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)：高風(fēng)險(xiǎn)控制措施：加強(qiáng)崗責(zé)控制，提高文字綜合和處理具體事務(wù)的能力。控制部門(mén)：綜合辦公部門(mén)； 控制崗位：主任崗；安徽農(nóng)金*.hvH_faCJUDbiP職責(zé)要求：審核會(huì)議紀(jì)要操作規(guī)范：對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，確定會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容是 否完整，是否符合保密性規(guī)定， 發(fā)送單位和 個(gè)人是否正確。環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)、工 nzl -JL4 亠適用岡位職責(zé)要求操作規(guī)范會(huì)議紀(jì)要形成后必須由會(huì)議召集人確認(rèn)無(wú) 誤后簽發(fā)。簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)確定會(huì)議紀(jì)要 內(nèi)容是否完整，是否符合保密性規(guī)定， 發(fā)送 單位和個(gè)人是否正確。審簽 行

13、長(zhǎng)； 主管領(lǐng)導(dǎo)； 會(huì)議紀(jì)要審簽紀(jì)要印發(fā) 綜合辦公部門(mén)； 文秘崗； 印發(fā)會(huì)議紀(jì)要環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)、工 nzl -JL4 亠適用岡位職責(zé)要求操作規(guī)范1）印制會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī) 構(gòu)，并存檔備查。2）一般情況下，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要 報(bào)黨委備案；行務(wù)會(huì)、行長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要 報(bào)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和黨委備案；黨委會(huì)會(huì)議 紀(jì)要隨時(shí)備上級(jí)黨組織檢查。6.3會(huì)議決議 督辦環(huán)節(jié)名稱適用部門(mén)、工 nzl -JL4 亠適用岡位職責(zé)要求操作規(guī)范會(huì)議決議督辦綜合辦公部門(mén)；督查督辦崗；會(huì)議決議督辦根據(jù)會(huì)議紀(jì)要對(duì)工作的開(kāi)展情 況進(jìn)行督查督辦，并在會(huì)議督辦登記簿（附件）上詳細(xì)登記。會(huì)議決議督辦程序詳 見(jiàn)督辦管理流程。風(fēng)險(xiǎn)描述：未認(rèn)真履行督辦職責(zé)，會(huì)議決議事項(xiàng)未及時(shí) 辦理和漏辦，造成本行決策和工作部署貫徹 落實(shí)不及時(shí)，影響工作順利推進(jìn)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)：?jiǎn)J風(fēng)險(xiǎn)控