合同管理標準規(guī)程

1、1.0 目的規(guī)范合同的評審、簡述、履約跟進、歸檔管理工作，確保公司利益、信譽得到保證2.0 適用范圍適用于公司所有合同的管理工作3.0 職責3.1 總經理負責公司所有合同的簽署、重要合同的評審以及授權委托人員對外簽訂合同；3.2 部門負責人負責監(jiān)督、檢查合同的履約執(zhí)行以及定期匯報合同的執(zhí)行情況；3.3 檔案室負責公司所有合同的管理、歸檔（員工勞動合同除外）3.4 人事部負責公司員工勞動合同的管理、歸檔。4.0 程序要點4.1 合同管理的范圍：包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同1.對外提供服務的合同，包括以下幾類：l房屋租賃、及物業(yè)管理合同、消防安全協(xié)議等；l客戶委托公司進行安裝、修繕、

2、檢修、保養(yǎng)、清潔等有償服務合同；l公司車庫、車位使用或停泊合同l其他對外提供服務的合同2.對外委托服務的合同包括以下幾類：l勞動合同l公司委托維修、安裝、檢修、保養(yǎng)、清潔等合同l其他須進行對外委托服務的合同4.2 合同擬定1.簽訂合同必須遵守國家的法律、法規(guī)及有關規(guī)定。2.公司對外簽訂的擬定權限：l租賃合同由招商部擬定；l對外提供服務合同由管理處（物業(yè)部）擬定；l勞動合同由人力資源部擬定；l對外委托合同由相關執(zhí)行部門擬定；l重要合同擬定由總經理或總經理授權委托人與相關部門負責人共同參與；3.擬定合同應注意一下內容：l公司的履約能力l合同條款是否明確l合同是否合法l合同的社會效益l客戶提供的價格

3、（對外委托合同還應考慮售后服務問題）l其他需要評審的內容4.對于擬定好的合同須報總經理審核、批準，總經理批準合同原件送檔案室保存以備以后使用（重要工程合同須由合同執(zhí)行部門負責人簽署意見）。4.3 合同的簽署1.對外簽訂合同必須采用公司統(tǒng)一合同文本；2.合同除即時清結著外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本；3.對外簽訂合同由總經理簽署或由總經理授權委托人簽署。各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同（授權安合同擬定權限授予）；4.總經理授權委托代理人對外簽署合同的。委托代理人簽訂合同的，應當5. 法定代表人簽發(fā)法定代表人授權委托書，并在委托書中明確委托權限和期限并加蓋公司公章，委托代理人代

4、表公司訂立合同，必須在授權范圍及期限內行駛代理權；6.只有經總經理或總經理授權代理人簽字后方可加蓋合同專用章；7.所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章；8對外委托合同簽署后經辦部門應當在 2 日內向業(yè)務主管部門、財務部門提交合同復印件；4.4 合同的履行1.對外提供服務的合同，由提供服務的部門負責履約，部門經理負責對執(zhí)行情況經行監(jiān)督。重要的合同由總經理或總經理授權人監(jiān)督履約；2.對外委托服務的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督對方履約，部門經理負責對執(zhí)行情況經行監(jiān)督。重要合同由總經理或總經理授權人監(jiān)督履約；3.合同執(zhí)行部門須將合同履約階段情況向總經理匯報，重要合同須以書面形式

5、匯報；4.合同履行過程中由總經理辦公室負責對合同履行情況經行抽查；5.合同履約完畢，對重要合同的執(zhí)行效果進行評審；6.合同執(zhí)行完畢后，須將合同返回檔案部門歸檔。由檔案部門按檔案管理標準作業(yè)規(guī)程統(tǒng)一處理。4.5 合同的變更與解除1.對方當事人提出變更、解除合同的，及時上報總經理，并在法定期限內形成公司的決定回復對方；2.合同執(zhí)行部門在確定對方不能履行合同時應及時上報總經；3.變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并由合同執(zhí)行部門向總經理或總經理授權委托人提出合同變更申請；4.變更、解除合同，必須采用書面形式，口頭形式一律無效；5.變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。

6、但特殊情況經雙方一致同意的除外；4.6 合同糾紛處理1.合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛，按合同法等有關規(guī)定處理；2.合同糾紛由相關業(yè)務部門處理，相關業(yè)務部門負責人對糾紛的處理必須負責到底。重要合同、重要事件必須上報總經理，由總經理或總經理授權委托人與相應業(yè)務部門負責人共同處理。處理合同糾紛過程中應做到及時匯報、及時請示；3.對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章；4.合同糾紛經協(xié)商無法解決，依據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決；4.7 合同的續(xù)約合同期滿且需要續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門經理按合同評審程序進行評審后，報總經理或總經理授

7、權人審批、簽字。4.8 合同編碼規(guī)則1.合同編號應便于合同文件檢索，公司范圍內的合同全部采用動態(tài)管理、統(tǒng)一編號；2.合同編號應包括合同的簽訂時間、合同部門、合同類型，且每一合同的編號是唯一的，不可替代；3.對已有外來合同編號的合同，仍應按本編碼規(guī)則編寫內部合同編號，以便合同檢索；4.合同編號的基本形式為：合同類型+合同部門+合同順序號。l合同編號中的合同類型為對外委托合同為 WW，對外提供服務合同為 WF；l合同編號中合同部門為部門拼音：工程合同GC采購合同CG保潔合同BJ租賃合同ZL安保合同ABl合同編號中的合同順序號為簽訂合同日期（年、月、日）+合同順序號（序列號為三位自然數(shù)，如 001、002）。范例：2012 年 9 月 8 日簽訂的工程部弱電組簽訂對外提供網絡維護合同，其合同編碼為：WFGC201209080014.9合