電子文件歸檔與管理規(guī)范

1、精品文檔電子文件歸檔與管理規(guī)范 (GB/T 18894-2002)1 范圍本規(guī)范規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的， 具有保存價(jià)值的電子文件的形成、 捕獲、積累、歸檔、保管、利用的基本方法與要求。本規(guī)范適用于九省區(qū)各級(jí)國家檔案館、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體、企 事業(yè)單位，其他社會(huì)組織可參照執(zhí)行。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體，應(yīng)依據(jù)本規(guī)范對本單位形成的具有保存價(jià) 值的電子文件進(jìn)行及時(shí)捕獲、歸檔、分類、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)與科學(xué)有效 的管理。各級(jí)國家檔案館應(yīng)依據(jù)本規(guī)范對接收進(jìn)館的歸檔電子文件，以及 館藏檔案數(shù)字化資源進(jìn)行備份、管理與長期保存。2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日

2、 期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不 適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這 些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件， 其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 118212002照片檔案管理規(guī)范GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 19667.1-2005基于XML的電子公文格式規(guī)范第1部分：總則(Specification for the structure of electronic official documentbased on X M LPart: 1 General principles)GB/T 1

3、9667.2-2005 基于XML的電子公文格式規(guī)范第 2部分：公文體GB/T 20916-2007 中文辦公軟件文檔格式規(guī)范DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則DA/T 31-2005 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DB/T 380-2002 江西省歸檔文件整理規(guī)則中辦發(fā) 199614 號(hào) 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 國發(fā)200023號(hào)關(guān)于發(fā)布 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知 國家檔案局第 6號(hào)令電子公文歸檔管理暫行辦法， 2003年 7月 28 日國家檔案局第 8 號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定， 2006年 12月 19日中華人民共和國電

4、子簽名法ISO 15489 Information and documentation Records managemen（t 信 息與文獻(xiàn)文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation Records Management Processes - Metadata for Records Part 1: Principles（信息與文獻(xiàn)文件管理元數(shù)據(jù)原則）ISO 14721 Open archives information system （OAIS, 開放檔案信息 系統(tǒng)）W3C Namespaces in XML XML的命名空間（Namesp

5、aces）ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS （OPENDOCUMENT）（信息技術(shù)一辦 公應(yīng)用程序開放文檔格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFITLE FORMAFTORLONG-TERPMRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 （PDF/A-1）（文件管理一電子文件長期保存格式一第一部分：PDF的使用）電子文件管理指南，國際檔案理事會(huì)電子文件管理委

6、員會(huì) ,19973 術(shù)語與定義3.1電子文件（ Electronic Records ）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁 盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上 傳送的文件。形成于辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的電子文件稱為正式電子文件。 為制作紙質(zhì)正式文件而形成的、與紙質(zhì)定稿文件內(nèi)容相同的電子文件稱為 輔助性電子文件。3.2歸檔電子文件( Archival Electronic Records )具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件。 一份完整的歸檔電子文件由足以為其職能活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背 景信息構(gòu)成。結(jié)構(gòu)與背

7、景信息決定了歸檔電子文件的歷史價(jià)值。3.3內(nèi)容( Content )內(nèi)容是指與電子文件行文目的有關(guān)的主題信息，包括正文、附件等， 是電子文件形成的最初目的。3.4結(jié)構(gòu)( structure )結(jié)構(gòu)是指表述電子文件內(nèi)容排列，各構(gòu)成部分之間的連接方式、相關(guān) 文件之間的關(guān)系及其在存儲(chǔ)器中的構(gòu)成等信息。3.5背景( context )背景信息是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理 過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。背景信息 有助于理解職能活動(dòng)過程，有利于辨別電子文件所處的大業(yè)務(wù)活動(dòng)背景和 職能活動(dòng)背景，有益于記錄職能活動(dòng)過程的順序，維護(hù)文件之間的聯(lián)系。3.6真實(shí)性(

8、 Authenticity )指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí) 的原始狀況一致。包括三重含義：電子文件內(nèi)容與其用意相符，電子文件 的形成和發(fā)送與其既定的責(zé)任者和發(fā)送者相符，電子文件的創(chuàng)建時(shí)間或發(fā) 送時(shí)間與其既定時(shí)間相一致。3.7完整性( Integrity )指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。完整性有三 層含義：第一，電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息沒有缺損；第二，作為 記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的、有著內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相 關(guān)文件數(shù)量齊全；第三， 與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件 齊全。3.8有效性( Utility )指電子文件應(yīng)

9、具備的可查找、可檢索、可呈現(xiàn)和可理解性，即電子文 件的可靠性與長期可讀性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載 體的完好性和兼容性等。一份有效的電子文件應(yīng)該能夠表明其與形成它的 職能活動(dòng)和履行職能過程的直接關(guān)系，這種關(guān)系應(yīng)由背景信息加以保存和 表達(dá)。3.9電子文件元數(shù)據(jù)( Electronic Records Metadata ) 電子文件元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及整個(gè)管理流 程，又能夠被計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)辨析、 分解、 提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。3.10信息包( Information Package )信息包，又稱為信息總體，是一組信息的集合，由為長期保存電子文 件所需的

10、所有內(nèi)容信息與保護(hù)描述信息組成。內(nèi)容信息與保護(hù)描述信息構(gòu) 成電子文件的元數(shù)據(jù)總體。信息包分為提交信息包(SIP)、檔案信息包(AIP)與分發(fā)信息包(DIP) 提交信息包用于歸檔電子文件的移交，檔案信息包用于歸檔電子文件的長 期保存，分發(fā)信息包用于歸檔電子文件的查閱。經(jīng)過數(shù)字簽名封裝的，基 于XML(可擴(kuò)展標(biāo)記語言)的信息包是確保電子文件憑證性、實(shí)現(xiàn)電子文 件長期保存與海量存儲(chǔ)的有效數(shù)據(jù)格式。3.11保護(hù)描述信息( Preservation Description Information ) 保護(hù)描述信息是對電子文件自身最基本特征的描述，能在電子文件自 生成直至永久保存全過程中用于顯現(xiàn)、理解電子

11、文件內(nèi)容信息。保存描述信息由內(nèi)容描述信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息、管理信息、固化信息構(gòu)成。3.12管理信息( Management Information ) 管理信息是指描述電子文件管理過程的信息，由鑒定信息、歸檔信息、 權(quán)限管理、維護(hù)歷史等信息集組成。3.13固化信息( Fixity Information ) 固化信息是用以保障并確認(rèn)電子文件及其元數(shù)據(jù)信息可信性與完整性 的信息，如能夠描述數(shù)字簽名的內(nèi)容值、校驗(yàn)和等。3.14捕獲( Capture )指對電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲(chǔ)的方法與過程。3.15遷移( Migration )在保證電子文件真實(shí)性、完整性與有效性前提下，將電子文

12、件從源系 統(tǒng)向目的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移 (硬件平臺(tái)轉(zhuǎn)移、 操作系統(tǒng)平臺(tái)轉(zhuǎn)移、 數(shù)據(jù)庫平臺(tái)轉(zhuǎn)移、 中間件平臺(tái)轉(zhuǎn)移等)、從一種格式向另一種格式轉(zhuǎn)換、從一種存儲(chǔ)介質(zhì)向 另一種存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)移、應(yīng)用軟件升級(jí)的方法與過程。3.16邏輯歸檔( Logical Filing ) 指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文 件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3.17物理歸檔( Physical Filing ) 指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過 程。3.18鑒定( Appraisal ) 指鑒別、判定電子文件真?zhèn)巍r(jià)值與有效性的過程，包括內(nèi)容鑒定與 技術(shù)鑒定。電子文件的雙重鑒定貫

13、穿于電子文件管理的全過程，從室藏鑒 定、館藏鑒定到保管期滿鑒定，從系統(tǒng)遷移到存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)換，都需進(jìn)行內(nèi) 容鑒定與技術(shù)鑒定。電子文件的室藏鑒定又分為先期鑒定、歸檔鑒定。內(nèi)容鑒定是根據(jù)電子文件的內(nèi)容確定密級(jí)、確定安全分類、歸檔范圍 和劃定保管期限的鑒定。 技術(shù)鑒定指對電子真實(shí)性、 完整性、 有效性鑒定， 以及無病毒鑒定、存儲(chǔ)介質(zhì)狀態(tài)鑒定。先期鑒定是指在電子文件創(chuàng)建過程 中、未正式形成之前，對其歸檔范圍和保管期限所作的一般推斷。先期鑒 定有利于及時(shí)捕獲具有保存價(jià)值的電子文件。4 總則4.1 開展電子文件歸檔與管理工作， 旨在留存信息時(shí)代的機(jī)構(gòu)記憶與社會(huì) 記憶，保護(hù)立檔單位核心信息資源，保證歸檔電子文件

14、憑證性，避免政府 及社會(huì)各界在電子政務(wù)與檔案信息化建設(shè)中的重復(fù)投資和資源浪費(fèi)。4.2 立檔單位應(yīng)健全制度、 領(lǐng)導(dǎo)分管、明確職責(zé)、 規(guī)范技術(shù)與方法四項(xiàng)并 重，為電子文件的歸檔與管理提供政策、制度、技術(shù)與人員保障。4.3 電子文件歸檔與管理應(yīng)以保證其憑證性與長期可讀性為主要目的。4.4 為保證具有保存價(jià)值的電子文件得以及時(shí)捕獲， 保證歸檔電子文件的 真實(shí)性、完整性與有效性，應(yīng)遵循前端控制與全程管理原則。4.5 為保證電子文件真實(shí)性、 完整性、 有效性， 應(yīng)自設(shè)計(jì)其生成環(huán)境直到 永久保存或銷毀， 從電子文件的管理制度、 管理系統(tǒng)功能、 長期保存策略、 系統(tǒng)安全防范、存儲(chǔ)與備份等各方面加以規(guī)范并實(shí)施嚴(yán)

15、格管理。4.6 辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)按保證電子文件憑證性功能要求建設(shè)， 在規(guī)劃、需求分析、業(yè)務(wù)流程與功能設(shè)計(jì)階段，將電子文件歸檔與管理的 重要功能嵌入系統(tǒng)，提高管理自動(dòng)化程度，使具有保存價(jià)值的電子文件及 其元數(shù)據(jù)得以及時(shí)捕獲，并得到規(guī)范管理。4.7 紙質(zhì)正式文件的印制工作應(yīng)集中于機(jī)關(guān)打字室進(jìn)行， 有利于輔助性電 子文件的統(tǒng)一管理與收集。4.8 正式電子文件與輔助性電子文件一經(jīng)形成， 其原始文件經(jīng)加密或數(shù)字 簽名后封存于專用存儲(chǔ)器中，采用復(fù)制件進(jìn)行電子文件的鑒定、整理與歸 檔工作。4.9 根據(jù)歸檔電子文件的憑證性保障與長期保存對技術(shù)、軟硬件系統(tǒng)架 構(gòu)、管理成本、安全、專業(yè)技術(shù)人員等各方面提

16、出的高要求，應(yīng)對歸檔電 子文件實(shí)行異地集中統(tǒng)一管理策略，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體應(yīng)將經(jīng)加密 或數(shù)字簽名處理的原始?xì)w檔電子文件定期進(jìn)行物理歸檔，移交至同級(jí)國家 檔案館。4.10 各級(jí)國家檔案館應(yīng)作為同級(jí)黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體電子政務(wù)信息集中 備份的重要場所之一，應(yīng)按憑證性保障與長期保存的要求對接收進(jìn)館的歸 檔電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并向黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體提供歸檔電子文 件的查閱利用。4.11 電子文件易受損、易篡改、非直讀、非實(shí)體存在、易丟失等特點(diǎn)， 決定電子文件管理要求不同于紙質(zhì)文件，電子文件的捕獲、收集、鑒定、 歸檔、整理等各項(xiàng)工作必須前移。4.12 各級(jí)檔案行政管理部門，對同級(jí)立檔單位電子文件

17、歸檔與管理工作 負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，應(yīng)從制度建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、管理方法、人員培訓(xùn)等 各方面提供指導(dǎo)與幫助。5 電子文件真實(shí)性、完整性與有效性保障5.1 管理制度與職責(zé)保障 立檔單位電子文件管理制度、機(jī)關(guān)公務(wù)員及相關(guān)工作人員應(yīng)備的職業(yè) 道德是電子文件真實(shí)性、完整性與有效性的重要保障，是確保電子文件憑 證性的基礎(chǔ)。5.1.1 立檔單位應(yīng)將電子文件管理納入本機(jī)關(guān)文件管理體制， 明確分管領(lǐng) 導(dǎo)，建立相應(yīng)制度。5.1.2 立檔單位應(yīng)根據(jù)本機(jī)構(gòu)電子政務(wù)建設(shè)情況， 就電子文件的捕獲、 歸 檔、分類、鑒定、編目、統(tǒng)計(jì)、管理、存儲(chǔ)、利用、備份、安全等各方面 確定崗位職責(zé)與責(zé)任人，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)公布。5.1.3 檔案管

18、理人員應(yīng)對電子文件歸檔與管理工作的各方面負(fù)責(zé)。5.1.3.1 應(yīng)參與制定本單位電子文件歸檔與管理制度。5.1.3.2 應(yīng)參與本單位電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、 實(shí)施與維護(hù)； 尤其是辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子文件憑證性保障要求，擬 定功能需求、元數(shù)據(jù)方案、安全利用方案并嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的 前端控制。5.1.3.3 是電子文件歸檔與管理各工作流程的主要責(zé)任人。5.1.3.4 應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、 可獲取性與可靠 性。5.1.3.5 應(yīng)負(fù)責(zé)本單位電子文件管理系統(tǒng)涉及文書處理各流程用戶的操 作指導(dǎo)與培訓(xùn)。5.1.3.6 應(yīng)加強(qiáng)電子文件管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的

19、學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。5.1.4 立檔單位信息管理部門對電子文件管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的設(shè)計(jì)與 正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對系統(tǒng)安全體系的設(shè)計(jì)與實(shí)施，對歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的 準(zhǔn)確性、可獲取性與可靠性負(fù)有責(zé)任。5.1.5 立檔單位涉及系統(tǒng)內(nèi)文書處理各流程的機(jī)關(guān)工作人員， 對電子文件 的形成、捕獲與先期鑒定負(fù)有責(zé)任。5.2 基本技術(shù)保障5.2.1 電子文件管理系統(tǒng) 電子文件管理系統(tǒng)作為一種特殊的信息系統(tǒng)，其主要功能是捕獲、管 理并維護(hù)歸檔電子文件真實(shí)性、完整性與有效性，支持電子文件檢索，為 機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)提供憑證。電子文件管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系 統(tǒng)的有機(jī)組成部分；電子文件管理系統(tǒng)也可以是一個(gè)相對獨(dú)立的系統(tǒng)，通 過

20、符合規(guī)范要求的系統(tǒng)接口與辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相連，以捕獲具 有保存價(jià)值的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。5.2.1.1 電子文件管理系統(tǒng)旨在保證電子文件的真實(shí)性、完整性與有效 性，保護(hù)歸檔電子文件的憑證性。5.2.1.2 系統(tǒng)應(yīng)支持并滿足黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體的現(xiàn)行業(yè)務(wù)管理與事務(wù) 處理要求，支持對電子文件的檢索與利用。5.2.1.3 規(guī)范元數(shù)據(jù)捕獲技術(shù)5.2.1.3.1 系統(tǒng)應(yīng)能常規(guī)性捕獲職能活動(dòng)范圍內(nèi)的所有電子文件， 其管理 對象為黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體在其全部職能活動(dòng)范圍內(nèi)開展工作所形成的電 子文件。5.2.1.3.2 應(yīng)將主要門類文件保管期限劃定依據(jù)先期嵌入系統(tǒng)， 供文件創(chuàng) 建人員選擇，初步劃定電子

21、文件的保管期限，實(shí)現(xiàn)電子文件的先期鑒定， 保證具有保存價(jià)值的電子文件得以捕獲并保存。如機(jī)關(guān)文書類文件，可將 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文檔案保管期限規(guī)定 （國家檔案局令第 8 號(hào)） 中永久保管的 8 條依據(jù)、定期保管的 9 條依據(jù)嵌入系統(tǒng)。5.2.1.3.3 應(yīng)將 DBXX/TXXX-2007 電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范 必備元數(shù)據(jù)隨業(yè) 務(wù)流程嵌入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)研發(fā)成本及電子文件管理要求選擇非必備元數(shù) 據(jù)嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動(dòng)或半自動(dòng)捕獲，從而證明電子文件的真實(shí) 性、完整性。5.2.1.3.3.1 在電子文件創(chuàng)建過程中， 能自動(dòng)捕獲題名、 責(zé)任者、 文件編 號(hào)、文件形成時(shí)間等內(nèi)容描述信息。5.2.1.

22、3.3.2 在電子文件創(chuàng)建過程中， 能自動(dòng)捕獲格式、 文件大小、 數(shù)字 化制作等結(jié)構(gòu)信息。5.2.1.3.3.3 在文書處理過程中， 系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲并記錄創(chuàng)建過程、 數(shù) 字化過程等背景元數(shù)據(jù)，如處理類型、處理人、各種處理時(shí)間、處理意見、 數(shù)字資源制作等元數(shù)據(jù)。5.2.1.3.3.4 在電子文件正式簽發(fā)后， 系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)為其分配一個(gè)唯一標(biāo)識(shí) 符，用于為電子文件命名、為標(biāo)識(shí)符元數(shù)據(jù)賦值。標(biāo)識(shí)符可保持原始電子 文件與復(fù)制件、不同稿本電子文件、元數(shù)據(jù)之間的鏈接，直到檔號(hào)生成為 止。電子文件命名、標(biāo)識(shí)元數(shù)據(jù)賦值應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)完成。5.2.1.3.3.5 在歸檔電子文件管理過程中，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲并記錄鑒

23、定、歸檔、保存、利用等管理元數(shù)據(jù)。5.2.1.3.3.6 具有默認(rèn)值域的元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)研發(fā)時(shí)應(yīng)將相關(guān)值域植入系 統(tǒng)，供文書處理人員與檔案管理人員選擇并賦值。如文種、稿本、文件集 合類型、電子文件類別代碼、保存歷史的操作類型、關(guān)聯(lián)類型、全宗內(nèi)分 類代碼及名稱、鑒定類型、歸檔類型、保管期限、密級(jí)、安全分類、處置 類型等元數(shù)據(jù)。5.2.1.3.3.7 系統(tǒng)應(yīng)能為全宗號(hào)、全宗名稱、全宗類型、組織機(jī)構(gòu)代碼、 立檔單位組織沿革、立檔單位聯(lián)絡(luò)方式、全宗構(gòu)成、全宗維護(hù)歷史、歸檔 標(biāo)識(shí)等元數(shù)據(jù)自動(dòng)賦值，并可維護(hù)。5.2.1.3.3.8 系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)檔號(hào)元數(shù)據(jù)項(xiàng)自動(dòng)或人 - 機(jī)互動(dòng)為電子文件命 名，為電子文件號(hào)元數(shù)

24、據(jù)賦值。5.2.1.3.3.9 系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲數(shù)碼照片的相關(guān)內(nèi)容描述與結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)。5.2.1.3.3.10 對符合國家公文格式要求的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲題名、文件編號(hào)、責(zé)任者等元數(shù)據(jù)。5.2.1.3.3.11 在標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、管理體制能夠支持時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用規(guī)范 化模板技術(shù)實(shí)現(xiàn)對電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲。5.2.1.4 安全保管措施5.2.1.4.1 應(yīng)為歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管配置符合安全要求的專 用服務(wù)器或存儲(chǔ)陣列。應(yīng)配置專用的符合安全要求的臨時(shí)存儲(chǔ)器，用于存 儲(chǔ)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定保管責(zé)任的電子文件，保存時(shí)間不 應(yīng)少于 1 年。5.2.1.4.2 應(yīng)

25、為歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管配置必要的安全設(shè)備， 如 硬件防火墻、硬件防毒墻、入侵檢測、正版殺毒軟件等。5.2.1.4.3 應(yīng)根據(jù)歸檔電子文件的密級(jí)、 分類方案、 受限程度等制定安全 利用方案并嵌入系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)為歸檔電子文件的訪問與利用設(shè)置嚴(yán)格的 身份識(shí)別與權(quán)限管理機(jī)制，阻斷未經(jīng)授權(quán)的、針對歸檔電子文件進(jìn)行的刪 除、修改、下載、復(fù)制等非法操作。5.2.1.4.4 系統(tǒng)應(yīng)能跟蹤、 審計(jì)并捕獲對歸檔電子文件的利用， 在利用歷 史元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄利用類型、利用描述及利用時(shí)間。5.2.1.4.5 系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置符合安全要求的操作日志， 隨時(shí)自動(dòng)記錄對歸檔電 子文件實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目與內(nèi)容

26、等。5.2.1.4.6 系統(tǒng)應(yīng)對歸檔電子文件逐頁加注防錯(cuò)漏、防調(diào)換標(biāo)記。5.2.1.4.7 系統(tǒng)應(yīng)對電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。5.2.1.4.8 經(jīng)正式簽發(fā)的電子文件存入專用存儲(chǔ)器后， 系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)先期鑒 定及查殺病毒結(jié)果自動(dòng)為應(yīng)歸檔電子文件制作一份拷貝，并對原始電子文 件進(jìn)行加密或數(shù)字簽名，以保證自形成直到物理歸檔期間歸檔電子文件的 真實(shí)性。復(fù)制件用于電子文件的鑒定、元數(shù)據(jù)著錄、立檔單位留存查閱利 用等。經(jīng)數(shù)字簽名的原始電子文件用于物理歸檔。原始電子文件與復(fù)制件 分別集中存儲(chǔ)管理。5.2.1.5 電子文件的光盤存儲(chǔ)與備份應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。521.5.1 系統(tǒng)應(yīng)按照DBXX/T

27、XXX-2007電子文件歸檔與存儲(chǔ)光盤規(guī)范的要求，支持歸檔電子文件的光盤存儲(chǔ)與備份。5.2.1.5.2 用戶根據(jù)授權(quán)許可進(jìn)行備份操作。5.2.1.5.3 備份操作者可自定義備份對象。5.2.1.5.4 為移交或備份的電子文件自動(dòng)形成目錄數(shù)據(jù)庫并存入規(guī)定文 件夾。當(dāng)發(fā)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤，需更新數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按DBXX/TXXX-2007江 西省電子文件歸檔與存儲(chǔ)光盤規(guī)范 的要求進(jìn)行更新。5.2.1.5.5 系統(tǒng)應(yīng)為移交或備份操作提供 Readme.txt 文件的編寫窗口， 以及光盤編號(hào)輸入窗口。5.2.1.5.6 系統(tǒng)應(yīng)支持將同一份電子文件的原始格式文件、 標(biāo)準(zhǔn)化格式文件分別建立文件夾集中存儲(chǔ)于同一

28、張光盤的DATA文件夾下。5.2.1.5.7 系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)為當(dāng)前備份的電子文件賦值光盤編號(hào)元數(shù)據(jù)。5.2.1.6 電子文件登記措施5.2.1.6.1 登記元數(shù)據(jù)項(xiàng)包括標(biāo)識(shí)符、 文件題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、 文件編號(hào)、稿本代碼，保管期限，檔號(hào)，光盤編號(hào)。其它登記信息可由系 統(tǒng)自動(dòng)賦值，包括形成部門、登記日期、通訊地址、電話、聯(lián)系人。5.2.1.6.2 系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)先期鑒定結(jié)果， 對被捕獲的電子文件進(jìn)行自動(dòng)或 半自動(dòng)登記，以確認(rèn)電子文件正式進(jìn)入電子文件管理系統(tǒng)，為后續(xù)的歸檔 與整理提供依據(jù)。首次登記項(xiàng)包括標(biāo)識(shí)符、文件題名、責(zé)任者、文件形成 時(shí)間、文件編號(hào)、稿本代碼、保管期限。見附錄 A.1 電

29、子文件登記表5.2.1.6.3 電子文件歸檔、 整理完畢， 系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)全宗號(hào)等標(biāo)識(shí)元數(shù)據(jù) 自動(dòng)生成并登記檔號(hào)項(xiàng)，確認(rèn)保管期限項(xiàng)，形成歸檔電子文件登記表。見 附錄 A.2 歸檔電子文件登記表5.2.1.6.4 登記表未經(jīng)授權(quán)許可不得進(jìn)行增加、 修改操作， 應(yīng)對登記操作 形成跟蹤審計(jì)記錄。5.2.1.6.5 系統(tǒng)應(yīng)針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化資源為元數(shù)據(jù)登記提供屏幕 OCR 功能。5.2.1.6.6 首次登記完成后， 系統(tǒng)應(yīng)使用標(biāo)識(shí)符與電子文件復(fù)制件之間建 立鏈接，供鑒定時(shí)查看原文。5.2.1.7 電子文件鑒定與整理功能要求5.2.1.7.1 根據(jù)電子文件登記表， 系統(tǒng)應(yīng)形成并顯示已邏輯歸檔的、 需鑒 定

30、的電子文件清單。5.2.1.7.2 系統(tǒng)應(yīng)為需鑒定的電子文件提供查殺病毒引擎，啟動(dòng)殺毒軟件。5.2.1.7.3 系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)并實(shí)施電子文件真實(shí)性、 完整性與有效性自動(dòng)鑒定 功能。自動(dòng)鑒定可依據(jù)文件最后修改時(shí)間、創(chuàng)建時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、元數(shù)據(jù) 捕獲完整性、系統(tǒng)日志等重要數(shù)據(jù)進(jìn)行。對缺少必備元數(shù)據(jù)的電子文件， 系統(tǒng)應(yīng)形成報(bào)告清單，供檔案管理人員對照進(jìn)行補(bǔ)充著錄。5.2.1.7.4 系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)電子文件登記表以及其中的原文鏈接， 為檔案管理 人員提供電子文件可讀性鑒定窗口。5.2.1.7.5 系統(tǒng)應(yīng)在內(nèi)容鑒定窗口， 同時(shí)打開元數(shù)據(jù)著錄窗口及原文顯示 窗口，使檔案管理人員能方便、準(zhǔn)確地鑒定電子文件，為歸檔標(biāo)識(shí)

31、、密級(jí)、 安全分類、保管期限元數(shù)據(jù)賦值，還可同時(shí)補(bǔ)充著錄相關(guān)元數(shù)據(jù)。5.2.1.7.6 歸檔電子文件鑒定、 整理完畢后， 系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)生成檔號(hào)， 使 用檔號(hào)為不同稿本的電子文件命名，為檔號(hào)元數(shù)據(jù)、電子文件號(hào)元數(shù)據(jù)自 動(dòng)賦值。5.2.1.8 電子文件物理歸檔功能要求5.2.1.8.1 在保證歸檔電子文件真實(shí)性、 完整性與有效性前提下， 系統(tǒng)應(yīng) 支持歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的獲取、遷移與移交。521.8.2 符合XML規(guī)范要求的辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)支持生成XML格式的元數(shù)據(jù)集。5.2.1.8.3 系統(tǒng)應(yīng)能生成歸檔電子文件的提交信息包， 用于歸檔電子文件的物理歸檔。提交信息包內(nèi)包含原始電子文件、基于

32、XML的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)庫、移交電子文件登記表、歸檔電子文件交接文據(jù)等。提交 信息包內(nèi)可以是一份歸檔電子文件，也可以是一批歸檔電子文件。物理歸 檔時(shí)應(yīng)對提交信息包進(jìn)行數(shù)字簽名，從而確保傳輸過程中的真實(shí)性與完整 性。5.2.1.8.4 移交電子文件登記表 格式與歸檔電子文件登記表 相同。 歸檔電子文件交接文據(jù)應(yīng)包括如下項(xiàng)目：移交單位名稱、接收單位名 稱、電子文件所屬年度、歸檔電子文件類別代碼、歸檔電子文件格式、檔 號(hào)范圍、移交總件數(shù)、真實(shí)性檢測、完整性檢測、有效性檢測、無病毒檢 測、移交單位說明、接收單位意見、交接時(shí)間、移交單位簽章、接收單位 簽章。見附錄A.3歸檔電子文件交接文據(jù)。5.2.2

33、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)與社會(huì)團(tuán)體升級(jí)原有或新建辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，應(yīng)符合基于XML電子公文格式規(guī)范要求，關(guān)于電子文件憑證性保障 功能應(yīng)按照 5.2.1 條要求規(guī)劃、設(shè)計(jì)、研發(fā)與實(shí)施。5.2.3 立檔單位未實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)， 電子文件作為輔助性文件被收集 時(shí)，應(yīng)采取必要措施保證電子文件的真實(shí)性、完整性與有效性。5.2.3.1 立檔單位升級(jí)或新購置文檔一體化檔案管理系統(tǒng)時(shí)， 電子文件管 理功能應(yīng)按 5.2.1 條的相關(guān)要求進(jìn)行規(guī)劃與實(shí)施。5.2.3.2 電子文件的收集可根據(jù)本單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、崗位職責(zé)等實(shí)際情 況，選擇相應(yīng)方式進(jìn)行。如內(nèi)部專用郵箱，專用交換軟件，專用脫機(jī)存儲(chǔ) 載體等。5.2.3.3 本

34、單位發(fā)文、內(nèi)部應(yīng)歸檔文件的印制工作應(yīng)集中于打字室進(jìn)行， 以利于電子文件的集中收集與真實(shí)性保障。5.2.3.4 立檔單位相關(guān)職能部門、電子文件創(chuàng)建人員、打字室文印人員、 檔案管理人員對本單位形成的輔助性電子文件的及時(shí)收集負(fù)有責(zé)任。5.2.3.5 立檔單位相關(guān)職能部門、 文書處理人員、 檔案管理人員等對電子 版收文的采集、紙質(zhì)收文數(shù)字化負(fù)有責(zé)任。5.2.3.6 應(yīng)對網(wǎng)上收集通道采取必要的安全措施， 如數(shù)字簽名、安全協(xié)議、 郵箱專用密碼等。5.2.3.7 電子文件的收集應(yīng)及時(shí)，以防電子文件的散失、受損。5.2.3.8 立檔單位應(yīng)為機(jī)關(guān)檔案室配備正版殺毒軟件， 保證計(jì)算機(jī)能每天 定時(shí)上網(wǎng)更新病毒特征庫

35、。5.2.3.9 電子文件的登記按 5.2.1.6 條功能要求設(shè)計(jì)實(shí)施。5.2.3.10 電子文件光盤存儲(chǔ)與備份功能按 5.2.1.5 條設(shè)計(jì)實(shí)施。5.2.3.11 系統(tǒng)應(yīng)支持人 - 機(jī)互動(dòng)方式為電子文件命名。6 電子文件的捕獲與收集6.1 捕獲與收集范圍6.1.1 電子文件捕獲與收集對象為各級(jí)國家檔案館、 各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、 社會(huì) 團(tuán)體、企事業(yè)單位在執(zhí)行公務(wù)或履行職能活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的 正式電子文件、輔助性電子文件或數(shù)字化資源。6.1.2 電子文件捕獲與收集范圍按立檔單位制定的 文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍執(zhí)行。6.1.3 應(yīng)捕獲與收集的電子文件類別包括電子公文、 照片文件、音頻文件、

36、 視頻文件、圖形文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫 文件等。6.1.4 公務(wù)或職能活動(dòng)履行者對具有保存價(jià)值的電子文件的捕獲、收集、 移交至檔案室（館）負(fù)有責(zé)任。6.1.5 立檔單位未實(shí)施辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)， 則應(yīng)收集與正式紙質(zhì) 文件定稿內(nèi)容相同的輔助性電子文件。6.2 電子文件被捕獲或收集時(shí)， 除自動(dòng)或半自動(dòng)捕獲、 著錄相關(guān)元數(shù)據(jù)外， 電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)為電子文件的結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)賦值， 描述電子文件的格式、 支持性或輔助性軟件、專用軟件、壓縮算法、模板等。6.2.1 采用非通用文件格式的電子文件， 捕獲或收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用 格式。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)專用軟件一并收集。6

37、.2.2 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件， 捕獲或收集 時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。6.2.3 用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文 件，應(yīng)同時(shí)捕獲或收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。6.2.4 用音頻設(shè)備獲得的聲音文件， 應(yīng)同時(shí)捕獲或收集其屬性標(biāo)識(shí)、 參數(shù) 和非通用格式的相關(guān)軟件。6.2.5 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān) 的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。6.2.6 對套用統(tǒng)一模板的電子文件， 在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下， 其內(nèi) 容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)， 被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。6.2.7 對通用

38、軟件產(chǎn)生的電子文件， 應(yīng)同時(shí)捕獲或收集其軟件型號(hào)、 名稱、 版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。6.2.8 在采用了彩色留痕法等技術(shù)手段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中， 僅對重要文 件捕獲其記錄了主要修改過程和辦理情況的草稿性電子文件稿本。6.3 電子文件稿本代碼：F正式電子文件；A輔助性電子文件；M草稿性電子文件；U非 正式電子文件。6.4 電子文件類別代碼：T文本文件；I 圖像文件：G圖形文件；V視頻文件；A音頻文 件；C超媒體鏈結(jié)文件；M多媒體文件；P程序文件；D-數(shù)據(jù)庫文件。6.5 電子文件命名6.5.1 電子公文、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案等各類電子文件以檔號(hào) 命名，不應(yīng)以文件題名為其命名。如一

39、份電子文件的電子文件號(hào)為“X035-2006-15-Y-002.PDF ”，“ X035-2006-15-Y-002 ”為此份電子文件 的檔號(hào)。6.5.2 檔號(hào)的編制按DA/T 13-1994檔號(hào)編制規(guī)則 進(jìn)行。6.5.3 不同稿本電子文件的電子文件號(hào)相同，用稿本代碼加以區(qū)別。6.5.4 同一份電子文件的不同格式的文件名稱相同，用擴(kuò)展名加以區(qū)別。6.5.5 檔號(hào)是不同稿本電子文件之間、同一份電子文件的不同格式文件之 間、以及它們與元數(shù)據(jù)之間的永久鏈接。6.6 電子文件的登記6.6.1 電子文件登記工作在電子文件管理系統(tǒng)中自動(dòng)或半自動(dòng)進(jìn)行，登記元數(shù)據(jù)項(xiàng)見5.2.1.6.1條。檔案管理人員可根據(jù)工

40、作需要輸出紙質(zhì)電子文件登記目錄。6.6.2 GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范 規(guī)定的電子文件格式、 軟硬件環(huán)境等信息由結(jié)構(gòu)信息元數(shù)據(jù)描述，由電子文件管理系統(tǒng)根據(jù)信息 技術(shù)人員或檔案管理人員預(yù)錄入的信息進(jìn)行自動(dòng)賦值與批處理，無需手工 登記。6.7 歸檔電子文件存儲(chǔ)格式6.7.1 為規(guī)范歸檔電子文件格式，保證電子文件的長期可讀，立檔單位應(yīng) 用的辦公軟件應(yīng)符合GB/T 20916-2007中文辦公軟件文檔格式規(guī)范的要求。6.7.2 歸檔電子文件格式應(yīng)符合開放性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)兼容性、對計(jì)算機(jī) 軟件硬件系統(tǒng)的獨(dú)立性、長期可讀性等要求。6.7.3 歸檔電子文件存儲(chǔ)格式數(shù)據(jù)類型推薦格式標(biāo)

41、準(zhǔn)存儲(chǔ)格式現(xiàn)階段允許格式文本文件PDF/A RTF XML TXTPDF/A XML TXTDOC WPS CEB SEP圖像文件TIFF、JPEG GIFBTIFF、JPEG SVGBMP PDF數(shù)碼照片TIFF、JPEGTIFF、JPEGJPEG-2000JPEG-2000音頻文件WAV MP3WAV MP3WMV RAM/RM MIDI視頻文件MPEG-2 MPEG-4 AVIMPEG-2 MPEG-4 AVIQuickTime、RealVideo數(shù)據(jù)庫文件DBFDBFXLS MDB圖形文件DWF DXF SVGDWF DWG SVG6.7.4 各級(jí)國家檔案館將立檔單位歸檔電子文件接收進(jìn)

42、館后，應(yīng)將非規(guī)范格式的電子文件遷移至標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式，即本規(guī)范允許的存儲(chǔ)格式，同時(shí)保 留原始格式電子文件。草稿性電子文件無需遷移。6.8 電子文件捕獲與收集要求6.8.1 形成于辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的電子文件一經(jīng)簽發(fā)應(yīng)立即自動(dòng)存入專門存儲(chǔ)器，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)先期鑒定結(jié)果自動(dòng)將應(yīng)歸檔電子公文設(shè)為 只讀狀態(tài)，電子文件管理權(quán)賦予檔案管理人員，完成電子文件的邏輯歸檔，并為邏輯歸檔標(biāo)識(shí)賦值“ LFiling ”。6.8.2 正式紙質(zhì)文件印制完成后，輔助性電子文件應(yīng)及時(shí)通過網(wǎng)上收集通 道或脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)移交至機(jī)關(guān)檔案室。無特殊情況，移交延遲時(shí)間不能超 過五個(gè)工作日。6.8.3 立檔單位各職能部門應(yīng)定期向機(jī)關(guān)檔案室

43、移交與職能活動(dòng)密切相 關(guān)的數(shù)碼照片，并附上照片說明文字，如拍攝地點(diǎn)、事件、人物等。7電子文件的歸檔與整理7.1在辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，先期鑒定應(yīng)在電子文件形成過程中 由文件創(chuàng)建人員完成，參見5.132 條。電子文件管理權(quán)賦予檔案管理人 員時(shí)即完成了邏輯歸檔，參見 6.8.1條。7.2 歸檔鑒定歸檔鑒定分技術(shù)鑒定與內(nèi)容鑒定。有無感染病毒鑒定必須在邏輯歸 檔后及時(shí)進(jìn)行，內(nèi)容鑒定以及技術(shù)鑒定的其它內(nèi)容可定期進(jìn)行，但鑒定延 遲時(shí)間不得超過1個(gè)日歷月。內(nèi)容鑒定應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行，根 據(jù)鑒定結(jié)果為密級(jí)、保管期限、安全分類等相關(guān)元數(shù)據(jù)賦值。歸檔鑒定在 電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行，以原始電子文件的復(fù)

44、制件作為鑒定的文本。7.2.1 技術(shù)鑒定7.2.1.1 查殺病毒。檔案管理人員應(yīng)在鑒定之前升級(jí)殺毒軟件病毒特征 庫，再對電子文件進(jìn)行查殺病毒操作。對已感染病毒的電子文件先選擇隔 離處理方式，待病毒查找完成后再作進(jìn)一步的殺毒處置。當(dāng)病毒無法清除 只能作刪除處理，并且在臨時(shí)存儲(chǔ)器或制作電子文件的計(jì)算機(jī)中重新收集 失敗時(shí)，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，以便后續(xù)采用紙質(zhì)文件數(shù)字化補(bǔ)齊內(nèi)容與 元數(shù)據(jù)。7.2.1.2 可讀性鑒定。檔案管理人員應(yīng)檢查電子文件是否可以被字處理等 辦公軟件正常打開，如果出現(xiàn)非正常情況，應(yīng)及時(shí)采取重新收集措施，從 臨時(shí)存儲(chǔ)器或制作電子文件的計(jì)算機(jī)中獲取。當(dāng)重新收集失敗時(shí)，應(yīng)在系 統(tǒng)中進(jìn)行登

45、記，以便后續(xù)采用紙質(zhì)文件數(shù)字化補(bǔ)齊內(nèi)容與元數(shù)據(jù)。7.2.1.3 使用系統(tǒng)專用鑒定功能對電子文件進(jìn)行真實(shí)性、 完整性檢查， 檢 查可在檔案管理人員確定元數(shù)據(jù)著錄完畢后進(jìn)行。7.2.2 內(nèi)容鑒定 電子文件內(nèi)容鑒定主要包括歸檔、確定密級(jí)與安全類別、劃定保管期限。7.2.2.1 根據(jù)電子文件管理系統(tǒng)預(yù)先嵌入的值域， 為應(yīng)歸檔電子文件的歸 檔標(biāo)識(shí)、密級(jí)、安全分類、保管期限元數(shù)據(jù)賦值。7.2.2.2 輔助性電子文件的鑒定結(jié)果， 可協(xié)助檔案管理人員完成紙質(zhì)文件 的歸檔與整理。7.2.2.3 在進(jìn)行內(nèi)容鑒定的同時(shí)，可借助系統(tǒng)提供的功能進(jìn)行元數(shù)據(jù)著 錄，如全宗內(nèi)分類代碼與名稱、附件、人物、文種、文件集合等。7.

46、3 歸檔電子文件的整理 歸檔電子文件的整理分為內(nèi)容信息整理與存儲(chǔ)載體的整理。內(nèi)容信息 整理即電子文件元數(shù)據(jù)著錄。7.3.1 內(nèi)容信息整理是電子文件管理的重要內(nèi)容， 是電子文件真實(shí)性、 完 整性與有效性的重要保障。7.3.1.1 歸檔電子文件的著錄，依據(jù)相關(guān)門類檔案著錄規(guī)則以及 DB36/T 380-2002江西省歸檔文件整理規(guī)則、DB36/TXXX-2007工西省電子文件元數(shù) 據(jù)規(guī)范進(jìn)行。7.3.1.2 正式電子文件元數(shù)據(jù)著錄始于其創(chuàng)建過程， 應(yīng)在鑒定、 整理階段檢查著錄的完整性，需要時(shí)應(yīng)做補(bǔ)充著錄。7.3.1.3 輔助性電子文件的著錄始于被收集時(shí)， 應(yīng)確保必備元數(shù)據(jù)項(xiàng)著錄 的完整性。7.3.

47、1.4 為保證歸檔電子文件的憑證性， 應(yīng)著錄相關(guān)背景元數(shù)據(jù)， 從而準(zhǔn) 確描述電子文件的來源、職能背景、文件關(guān)聯(lián)等信息，保持電子文件與其 它文件、責(zé)任者、信息系統(tǒng)之間的歷史聯(lián)系。7.3.1.5 采用非通用軟件、 模板、算法等形成的電子文件， 必須著錄格式 元數(shù)據(jù)，對專用存取軟件、模板、算法的名稱、版本、存儲(chǔ)位置等信息進(jìn) 行詳細(xì)描述。7.3.1.6 檔案管理人員完成電子文件內(nèi)容信息整理后， 應(yīng)借助系統(tǒng)專用鑒 定功能，對著錄完畢的歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性與有效性檢查。 檢查合格的電子文件，為其電子文件物理歸檔標(biāo)識(shí)元數(shù)據(jù)賦予歸檔標(biāo)識(shí) “PFiling ”。7.3.2 物理歸檔與存儲(chǔ)介質(zhì)的整理7.

48、3.2.1 物理歸檔7.3.2.1.1 為保證歸檔電子文件的憑證性與安全存儲(chǔ)， 賦予歸檔標(biāo)識(shí)的歸 檔電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行物理歸檔，物理歸檔應(yīng)在邏輯歸檔完成后的三個(gè)月 內(nèi)進(jìn)行。7.3.2.1.2 各立檔單位應(yīng)向同級(jí)國家檔案館定期移交歸檔電子文件及其 元數(shù)據(jù)。7.3.2.1.3 歸檔電子文件的原始文件向同級(jí)國家檔案館移交， 立檔單位留 存歸檔電子文件的復(fù)制件用于查閱。輔助性電子文件也按此規(guī)定執(zhí)行，但 在紙質(zhì)文件歸檔、整理完畢后，如果元數(shù)據(jù)被更新或修改，應(yīng)向同級(jí)國家 檔案館重新移交元數(shù)據(jù)集。7.3.2.1.4 物理歸檔可采用在線或離線方式進(jìn)行。7.3.2.1.4.1 本規(guī)范所稱在線移交方式， 是指通過

49、建立于政務(wù)網(wǎng)的、 符合 安全要求的在線交換平臺(tái)向國家檔案館作歸檔電子文件物理歸檔的移交方 式。7.3.2.1.4.2 在線交換平臺(tái)應(yīng)采取的安全保障措施包括虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN、防火墻、入侵檢測、數(shù)字證書認(rèn)證等。7.3.2.1.4.3 本規(guī)范所稱離線移交方式， 是指通過移動(dòng)硬盤、 CD-R、DVD-R、 DVD+R等脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)向國家檔案館作歸檔電子文件物理歸檔的移交方 式。732.144移交光盤的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式及光盤編號(hào)按 DB36/TXXX-2007工西省電子文件歸檔與存儲(chǔ)光盤規(guī)范要求執(zhí)行，移動(dòng)硬盤參照執(zhí)行。7.3.2.1.4.5 歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)以提交信息包方式移交， 必須對 提交信

50、息包進(jìn)行數(shù)字簽名。參見 5.2.1.8.3 條。7.3.2.1.4.6 重要文件的草稿性電子文件也應(yīng)裝入提交信息包一同移交。7.3.2.1.4.7 非通用格式歸檔電子文件的專用軟件、 模板、算法等只需作 一次性物理歸檔。如果專用軟件、模板、算法等被更新或升級(jí)，應(yīng)再次向 國家檔案館移交。7.3.2.1.4.8 在線與離線移交的歸檔電子文件提交信息包應(yīng)由電子文件 在線交換平臺(tái)提供真實(shí)性、完整性、有效性與無病毒自動(dòng)檢測。7.3.2.1.4.9 歸檔電子文件的交接雙方應(yīng)履行交接手續(xù)， 填寫歸檔電子 文件交接文據(jù)。歸檔電子文件交接文據(jù)可以是電子版，也可以是紙 質(zhì)文據(jù)。7.3.2.1.4.10 各級(jí)國家檔

51、案館接收歸檔電子文件的提交信息包后，應(yīng)按 DBXX/TXXX-200電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范要求將其轉(zhuǎn)換、封裝為基于XML勺檔 案信息包，實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的長期保存與海量存儲(chǔ)。7.3.2.2 存儲(chǔ)介質(zhì)的整理7.3.2.2.1 本規(guī)范推薦的歸檔電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)與備份介質(zhì)為 CD-R、 DVD+、R DVD-R。7.3.2.2.2 歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的脫機(jī)光盤存儲(chǔ)、 光盤編號(hào)規(guī)則、 光 盤數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、光盤介質(zhì)的管理應(yīng)嚴(yán)格按照 DBXX/TXXX-200電子文件歸檔與 存儲(chǔ)光盤規(guī)范 執(zhí)行。7.3.2.2.3 立檔單位根據(jù)歸檔電子文件積累數(shù)量的實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行光 盤備份，文本類歸檔電子文件可一年制作一張光

52、盤。7.3.2.2.4 各級(jí)國家檔案館應(yīng)根據(jù)接收情況， 及時(shí)脫機(jī)備份新接收進(jìn)館的 歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，備份對象包括同一份歸檔電子文件的原始格式 文件（含不同稿本）、標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式文件、檔案信息包、元數(shù)據(jù)等。73225各級(jí)國家檔案館應(yīng)按照 DBXX/TXXX-200電子文件歸檔與存儲(chǔ)光盤規(guī)范的要求，將各立檔單位非通用格式歸檔電子文件的專用存取軟件、 模板等元數(shù)據(jù)單獨(dú)進(jìn)行光盤歸檔、備份，并對介質(zhì)進(jìn)行集中存放與管理。 歸檔或備份完畢后， 應(yīng)對涉及的所有歸檔電子文件的光盤編號(hào)元數(shù)據(jù)賦值。7.3.2.2.6 立檔單位、各級(jí)國家檔案館應(yīng)為歸檔電子文件存儲(chǔ)光盤提供或 配置符合保管要求的場所、裝具。8 歸檔

53、電子文件的長期保存 各級(jí)國家檔案館應(yīng)依據(jù)本款各條對歸檔電子文件進(jìn)行以保證電子文件憑證性與長期保存為目的的管理活動(dòng)。以下所稱系統(tǒng)是指電子文件與館藏 檔案集成管理系統(tǒng)。本款所列各條同樣適用于館（室）藏檔案數(shù)字化資源 的長期保存。8.1 歸檔電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)化。 各級(jí)國家檔案接收立檔單位移交的歸檔電 子文件后，應(yīng)立即在系統(tǒng)中將其中非標(biāo)準(zhǔn)化格式的電子文件遷移至本規(guī)范 所允許的標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式。8.2 歸檔電子文件長期保存格式8.2.1 本規(guī)范推薦采用基于XML經(jīng)數(shù)字簽名封裝的檔案信息包（AIP） 作為電子文件長期保存格式。參見附錄 B.1 OAIS 信息模型框架。8.2.2 檔案信息包由DBXX/TXXX

54、-200電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范所列元數(shù)據(jù) 信息總體構(gòu)成。8.2.3 檔案信息包中的內(nèi)容信息應(yīng)采用開放的BASE64弋碼對標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式的電子文件自身進(jìn)行編碼，以確保檔案信息包的長期可讀性，以及對各 類系統(tǒng)、瀏覽器、應(yīng)用軟件的兼容。8.2.4 經(jīng)數(shù)字簽名的檔案信息包可以隔絕任何未經(jīng)數(shù)字證書認(rèn)證許可的 修改或篡改操作，從而保證了歸檔電子文件在其長期保存過程中的真實(shí)性 與完整性。8.2.5 僅當(dāng)根據(jù)鑒定結(jié)果或存在元數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤， 需對歸檔電子文件進(jìn)行 處置時(shí)，才可依據(jù)數(shù)字證書認(rèn)證對元數(shù)據(jù)進(jìn)行賦值、修改等操作。8.2.6 檔案信息包經(jīng)過一次數(shù)字認(rèn)證許可的賦值或修改操作后， 必須對檔 案信息包重新進(jìn)行數(shù)字簽名

55、與封裝。8.2.7 必須采用經(jīng)國家密碼管理委員會(huì)辦公室批準(zhǔn)的從事數(shù)字證書頒發(fā)、管理和認(rèn)證服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)所頒發(fā)的數(shù)字證書。828基于XML勺檔案信息包具有的自描述性支持歸檔電子文件的海量存儲(chǔ)，可防止因存儲(chǔ)器擴(kuò)容、 硬盤更新等系統(tǒng)變化造成的電子文件的丟失。8.2.9 歸檔電子公文、 數(shù)碼照片、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化資源等應(yīng)封裝進(jìn)入檔案 信息包，音視頻文件可根據(jù)文件大小、 系統(tǒng)設(shè)備性能等因素決定是否封裝。8.2.10 利用檔案信息包時(shí)，可同時(shí)閱讀歸檔電子文件的內(nèi)容，以及結(jié)構(gòu) 信息、背景信息、數(shù)字證書等元數(shù)據(jù)。8.3 各級(jí)國家檔案館可依據(jù)本規(guī)范及 GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管 理規(guī)范要求，參考ISO 14721開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS定義的功能模型 構(gòu)建歸檔電子文件與館藏檔案集成管理系統(tǒng)。 見附錄B.2 OAIS功能模型框 架。8.3.1 系統(tǒng)以檔案信息包為數(shù)據(jù)管理單元。 系統(tǒng)接收立檔單位移交的提交 信息包后，經(jīng)歸檔電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)化、元數(shù)據(jù)整理，即可將符合規(guī)范要 求的電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝為檔案信息包。8.3.2 系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)捕獲管理過程中形成的相關(guān)管理元數(shù)據(jù)