公文擬稿常見錯誤及規(guī)范用法

1、公文擬稿常見錯誤及規(guī)范用法 甘肅電力：公文擬稿常見錯誤及規(guī)范用法 發(fā)布時間 : 2010年05月26日文章來源 : 辦公廳 點評 甘肅省電力公司辦公室趙多賢同志，結合多年的工作實際，對公文擬稿中的常見錯誤及規(guī)范用法等進行了認真的研究和總結歸納。歡迎大家圍繞本文對公文格式和內容方面常見錯誤的舉例、分析和一些常用字詞的用法及辨析，開展積極討論，提出看法，供大家參考、交流，促進共同提高。甘肅電力：公文擬稿常見錯誤及規(guī)范用法甘肅省電力公司辦公室 趙多賢現以電網企業(yè)為例，以多年從事文字工作經驗，就公文擬制、公文處理工作中最常見、最普遍的錯誤及一些規(guī)范用法進行交流。一、格式方面的常見錯誤1.結構層次序數使

2、用不當。一般而言，結構層次序數分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四個層次。只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識。其中，數字序號后用小圓號“.”，而不能用頓號“、”，如為“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是”或“首先、其次、第三”等。2.標點符號運用不當。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標題一般不用標點符號。正文中的標題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標點符號。并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應使用逗號。3.國家法定計量單位的漢字與符號運用不統一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，M

3、W和萬千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中數量單位應用漢字，且同一份公文或材料中應相對統一。4. 人名、地名、日期、單位名稱使用不規(guī)范。年份一律使用公歷年份的全稱，如1999年、2010年不能略為99年、10年。單位名稱一般先用全稱,并注明規(guī)范簡稱，或用約定俗成的簡稱，如西北電網公司一般不用“西北網公司”等。5.文件引用不規(guī)范。引用公文應先引發(fā)文機關（有時可省略）、標題，后引發(fā)文字號。發(fā)文字號中標注年份應采用六角括號 ，而非中括號 或【 】。6.公文如有附件，應在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標點符號，如“附件：1.”。7.公文如有聯系

4、人等附注，應在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標識。一般而言，在上行文的“請示”等文種中，應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。 8.關于附件的格式問題。一般A4紙，每面排22行，每行排28個字，頁面左上角第一行頂格標識“附件”（有序號時標識序號），標題為二號小標宋體或二號宋體加粗，正文為3號仿宋體（有時第一層標題可用黑體，第二層標題可用楷體，其他用仿宋），單倍行距或行間距31磅。附件的頁碼，應與正文標注相同（4號半角白體阿拉伯數碼，數碼左右各放一條4號一字線），單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。實行電子公文后，由于在word、wps等文字編輯軟件中按國家規(guī)定標注頁碼不太方便

5、，因此對文本性附件，一般情況下也可采取在頁腳居中直接插入（默認）頁碼的方式，格式為“3”（小五號字）。9.發(fā)文日期不能用阿拉伯數字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“”。二、內容方面的常見錯誤1.錯別字較多。2.文種選擇不當。3.標題成份殘缺或多余。如關于上報的報告標題中，“上報”為多余項。特別是對轉發(fā)性通知標題，由于層層轉發(fā)公文，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，解決此問題辦法有四：一是只寫轉發(fā)第一次轉發(fā)機關的通知；二是直接轉發(fā)原文件；三是在標題中只出現上一級機關轉發(fā)通知的文號；四是只用本機關發(fā)文的標題，而將其他機關的標題概括

6、為文件。4.附件問題。一是不能適當應用附件。一般情況下，當正文內容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結等。二是正文中的附件名稱不完整、不規(guī)范。另外，引用附件時，一般情況下只引用文件標題，不帶文號。5.主題詞標注不當。許多公文直接使用系統自動生成的主題詞，不按規(guī)定格式進行修改。6.不按照隸屬關系行文。如用部門文件行上行文、平行文，部門便函轉發(fā)上級單位文件等。7.“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級機關而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復的事項，應采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應在報告中夾帶請示事項。三、一些常用字詞的用法及辨析1.“截止”與“

7、截至”的區(qū)別。前者強調“止”，即在計時點上，所進行的事情已經完結或基本完結；后者則不強調事情的完結，強調的是該計時點上的事態(tài)。 2.“記取”與“汲取”的區(qū)別。前者強調強記，后者強調在加工、提高基礎上的吸取。二者適用對象和情況有所不同：對自己或內部的事或現成的經驗教訓，多用記??；對他人或外部的經驗教訓、營養(yǎng)等，則用汲取。 3.“急待”與“亟待”的區(qū)別?！凹贝睆娬{緊急待辦，“亟待”強調極須，急迫待辦?！凹贝迸c“亟待”的主要區(qū)別在于，前者強調時間的緊迫性，后者則更強調意義重要性。另外，亟待還包含問題的嚴重性已達極點，否則不宜用“亟待”一詞。4.“下工夫”與“下功夫”的區(qū)別。一般情況下，應該用“下

8、工夫”。如現代漢語詞典強調，“下工夫”是指為了達到某個目的而花費很多的時間和很大的精力。而“功夫”是指本領或武術，一般不用“下功夫”。5.“和”與“與”的區(qū)別?！昂汀备芭c”都是做連詞比較多，做介詞比較少。做連詞時都表示平等聯合，意思是一樣的。但是，兩者的色彩有所不同?！芭c”的書面語色彩比較明顯，因此多用于書面語中，口語中用得比較少。“和”則在口語跟書面語中都使用。另外，在書名跟文章的題目中，“與”使用得要比“和”多些。6.“制定”與“制訂”的區(qū)別?！爸贫ā奔粗谱?、定出，公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等；“制訂”即制作、訂立，公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂

9、立。7.“需要”與“須要”的區(qū)別。“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思，詞性為及物動詞，后可帶賓語?！绊氁奔凑f明“應當”、“必須”的意思，詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。8.“期間”與“其間”的區(qū)別。“其間”是指某一段時間。從結構上分析，“其”修飾“間”，相當于“這”“那”等指示代詞。在使用的時候，“其間”前面總有一段關于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。我們熟知的經典例子是魯迅先生一件小事里的話：“我從鄉(xiāng)下跑到京城里，一轉眼已經六年了。其間耳聞目睹的所謂國家大事，算起來也很不少?！薄捌溟g”多用于書面，口語中，人

10、們有時會在它前面加上“這”或“那”，現在也是不容忽視的語言事實。“期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。如“期間，對文件修改了20多次?！边@種用法則不正確?！捌陂g”是指某短時間里，前面要有說明時段的詞語，例如“春節(jié)期間”、“會議期間”、“國慶期間”、“外出期間”等，不能將“期間”單說。而“其間”可以單說，是某段時間的意思，如“其間，對文件修改了20多次”。9.列舉完后“等”的用法。列舉后用“等”的時候，有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市” 。還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”。

11、這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。 10.引號內短的并列成分之間的標點符號用法。比如：發(fā)揚“特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻”的精神這樣的句子，引號內是短的并列成分，這種情況應該用頓號，而不應該用逗號。11.“以及”前面的標點符號用法。“以及”前面可以用逗號，這是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗號。當然，“以及”的前面也可以不用逗號。用不用逗號，要看”以及”后面的語詞的長短。如果比較長，要用逗號停一下，使人好讀；如果比較短，“以及”前面就可以不用逗號了。 12.“其中”及其前后的標點符號用法。有人歸納出使用“其中”一詞，前后標點符號用法的三條規(guī)則：（1） 總數后只有一個數，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售電量554.51億千瓦時，其中省內售電量538.42億千瓦時。（2） 總數后分述幾項內容，則總數后用“?！保捌渲小焙笥谩?，”，各分述內容之間視其內容多少，或用“，”，或用“；”。如，2009年，全省全社會用電量705.51億千瓦時，同比增長4.09%。其中，第一產業(yè)用電量56.38億千瓦時，同比增長2.02%；第二產業(yè)用電量540.27億千瓦時，同比增長2.66%；第三產業(yè)用電量62.54億千瓦時，同比增長12.45%；城鄉(xiāng)居民用電46.32億千瓦時，同比增長14.01%。（3）“其中”之后列