檔案管理是一項很重要的基礎(chǔ)管理工作

1、檔案管理是一項很重要的基礎(chǔ)管理工作，是一個企業(yè)的窗口。檔案在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著愈來愈重要的作用。但是，檔案管理在一般企業(yè)管理中還是沒能引起足夠的重視。杭州XXX朝日（股份）有限公司（以下簡稱XXX公司）檔案管理情況如何？是否足夠重視？ 存在什么問題？我們帶著這些疑問，從管理咨詢的角度對XXX公司的檔案管理情況進(jìn)行了一次問卷調(diào)查，結(jié)果如何呢？意識較強，知識欠缺，重視不夠本次調(diào)查對象為XXX公司全體員工，但考慮到人數(shù)較多，對廣大基層工人采取了抽樣調(diào)查，其它部門，尤其是后勤管理部門采取了全員調(diào)查（不包括出差人員），基本上涉及了公司所有部門。我們統(tǒng)計的調(diào)查問卷共 238份，有效問卷235份。其中，

2、高層人員 3人， 占1%;中層20人，占9%;基層212人，占88%。碩士及以上學(xué)歷的只有 1人，大專以 上的114人，約占49% ;其余120人為大專以下，占51%。在有些問題的回答上，有的人并沒有選擇，造成了每題答題人數(shù)的不一致，這并不影響調(diào)查的有效性。縱觀調(diào)查結(jié)果，讓我們驚喜的是XXX公司員工整體素質(zhì)較高，檔案意識還是比較強的。當(dāng)問及您認(rèn)為檔案有多大用處？時，有68.1%人認(rèn)為作用很大，27%的人認(rèn)為一般，只有 4.9%的人認(rèn)為沒什么用處。調(diào)查顯示，64.9%的人認(rèn)為檔案工作是全體員工的事情，而認(rèn)為是檔案員和公司 領(lǐng)導(dǎo)的分別占29.2%、5.9%。48.5%的人認(rèn)為檔案工作有點難，44.

3、1%的人認(rèn)為一般，7.4%的人認(rèn)為很輕松。在談及檔案的作用時，認(rèn)為最重要的，參考作用、 憑證作用、為決策服務(wù)分別占37.5%、33.5%和29%。認(rèn)為檔案能否創(chuàng)造效益，有77.9%的人認(rèn)為能，9%的人表示否定，13.1%的人表示不清楚。對于檔案工作是一個什么樣的概 念，3.9%的人認(rèn)為檔案無非是把資料裝訂起來保存，33.6%的人認(rèn)為需要專業(yè)知 www.網(wǎng)絡(luò).com識，是一門學(xué)問，4。4%的人認(rèn)為是一種管理活動，認(rèn)為既是一門學(xué)問又是一種管 理活動的還是占了大多數(shù)，占58.1%。從數(shù)據(jù)顯示看，員工的檔案意識普遍較高，對檔案的概念、價值、作用及工作性質(zhì)，認(rèn)識還是比較正確的，因而他們對檔案工作的態(tài)度也

4、是積極肯定的，對檔案要求進(jìn)行嚴(yán)格管理， 實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、 現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的人占 77.4% ,認(rèn)為只要用到時能找到就行的人只占18.5%，而抱無所謂態(tài)度的人僅占4.1%。雖然大部分員工的檔案意識比較強，但是從調(diào)查反映出的結(jié)果看，員工對檔案知識的了解卻是十分匱乏。曾經(jīng)接觸過檔案法的只有 6.9%，80.8%的人沒學(xué)過，12.3%的人甚 至認(rèn)為國家根本就沒有頒布過檔案法?？梢姍n案法的宣傳力度十分缺乏，這也是部 分員工檔案意識不高的原因之所在。員工自認(rèn)為十分了解檔案的占3.6%，一般了解的占68.9% ,不了解的也占27.5%。為此我們特意對員工的檔案基礎(chǔ)知識進(jìn)行了考查，要求在文件、獎杯、圖紙和

5、磁盤”中選出一樣不屬于檔案的是哪項，結(jié)果認(rèn)為全部都是檔案的人只有35.2%,正確率比較低。公司對檔案到底有多重視呢？在員工眼里，只有30%的人認(rèn)為很重視，而 61.4%的人卻認(rèn)為一般，8.6%的人認(rèn)為不重視?？梢?，公司對檔案的重視程度還有待提高。檔案管理是強，還是是弱？據(jù)我們所知，XXX公司建有綜合檔案室，配有專職檔案員，各項規(guī)章制度比較系統(tǒng)完備，該成立的檔案組織機構(gòu)都已成立。但檔案管理水平到底如何呢？經(jīng)我們公司和杭州市檔 案局檢查，在檔案整理上存在著雜亂的情況，許多資料堆放在檔案室內(nèi)，還沒有整理。檔案管理作為企業(yè)一個獨立的管理系統(tǒng)，它的運作情況怎樣呢？經(jīng)調(diào)查，大家對檔案的管理制度還是不太了解

6、，這種人占 58.1%，不了解的也占了 26.9%，只有15%的人認(rèn)為自己了解。認(rèn)為對本部門的檔案收集范圍不太了解的人有59.3%，不了解的有19.1%，而了解的只有21.6%。對于檔案管理制度執(zhí)行，認(rèn)為很好的占15.4%，一般的占78.6%，認(rèn)為幾乎沒執(zhí)行的占6%。在檔案管理的實踐中，我們的經(jīng)驗是：檔案的收集工作是最基礎(chǔ)和關(guān)鍵的一環(huán)，也是檔案管理工作的難點。 但在職工眼中，檔案的收集與整理的重要程度似乎差不多，兩者所占的比例分別是33%和38.3%。我們基本表示贊同。通過調(diào)查，我們了解到員工對于收集工作的態(tài)度還是比較支持。 當(dāng)問到自己在處理完畢一個文件后， 該怎么辦時，認(rèn)為會主動交給檔 案部

7、門的占了 66.4%，而希望自己保管的占 29.8%，無所謂放哪兒的占3.8%。認(rèn)為做好檔案收集工作主要制度保證的也占了大多數(shù)，占64.5%，認(rèn)為靠檔案員收集的占15.3%，認(rèn)為靠領(lǐng)導(dǎo)重視、督促的占20.2%。至于檔案收集工作為何如此困難，員工的分析是：平時沒有檔案收集的意識，忘了的可能性最大，持這種觀點的人占38.7%。認(rèn)為不知道要收集什么是收集難的原因的人占 28.4%。而認(rèn)為工作態(tài)度的原因的，如 這是檔案員的事，與我無 關(guān)”的占18.5%。認(rèn)為責(zé)任心的問題的，女口 檔案是公司的，又不是自己的，管它呢 ”的占 14.4%。其實，員工對檔案管理工作的態(tài)度是積極的、支持的。在問到您認(rèn)為檔案統(tǒng)一

8、管理有必要嗎？ ”，回答很有必要”的占83.4%。您覺得對員工進(jìn)行檔案培訓(xùn)有必要嗎？”，回答十分必要”的占62.8%。您認(rèn)為檔案人員有沒有必要參加公司的重大活動？”，回答有必要”的占72.8%。對檔案員的收集工作持支持、配合態(tài)度的占74.4%。不過，員工對查檔案效率的問題，大部分認(rèn)為一般，約占68.5%，認(rèn)為很快的只占19.5%，認(rèn)為很慢的也有12%。在檔案的利用問題上，我們得到的信息是：不夠理想！經(jīng)常到檔案室查檔案的只有16.1%，較少的占42.1%，幾乎不去的占41.8%。而檔案室經(jīng)常查不到的情況還好，只占 4.5%，有時查不到的情況較多，占57.5%。另外，員工也對公司目前的檔案工作提出

9、了許多問題，如：檔案不夠齊全，有時查不到工作所需的安裝、改建圖紙、資料，影響了工作效率?！币?、人員不足；二、沒用的檔案資料很多，檔案管理人員不清楚是否有用?！惫芾硎侄屋^落后，電腦使用程度較低?！爆F(xiàn)在本公司有的檔案管理還只是初步的，還不是很系統(tǒng)，制度也不夠嚴(yán)格?！睓n案管理制度不明確，需重新修訂，并認(rèn)真有效地執(zhí)行?！奔訌姽芾硎瞧毡楹袈暀n案管理水平與公司發(fā)展是否相適應(yīng)時，只有36.8%的人認(rèn)為適應(yīng)”而認(rèn)為不太適應(yīng)從我們的調(diào)查情況看，員工對加強檔案管理的呼聲普遍比較高。當(dāng)我們問及目前公司的不適應(yīng)”的人占了 63.2%。對公司在檔案的投入方面，認(rèn)為不太多”和 很少”的人占了85.3%。當(dāng)問及公司現(xiàn)在的檔

10、案工作有沒有必要提高時，有83.1%的人持肯定和支持態(tài)度。當(dāng)問及檔案工作有沒有必要加強時，有82.1%人認(rèn)為 需要”大家對于把檔案工作納入考核的態(tài)度也是比較贊同，占了 61.2%，僅有6.5%的人反對，32.3%的人抱無所謂態(tài)度。 所以,爭取員工對檔案管理工作的支持和理解是十分必要的，尤其是那部分持無所謂態(tài)度的人還是比較多，要做好這部分人的思想工作。建議和對策員工對公司檔案管理工作還是比較關(guān)注的，許多員工都提出了自己的觀點、 意見和建議，典型的幾條摘錄如下：-外文圖紙及文字說明要配中文釋文；-加強對借出檔案的管理；- 建立計算機查詢系統(tǒng)，像圖書館查閱圖書、資料那樣，輸入關(guān)鍵詞，就可顯示出你要查

11、找的資料檔案；-1）、提高公司員工的檔案工作的認(rèn)識，以制度化來保證檔案的收集、整理和保管工作；2）、集中一段時間，對現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行一次認(rèn)真地清理、整頓工作；3）、檔案工作的目的是為了企業(yè)的經(jīng)濟工作服務(wù)，為此希望通過清理、整頓后，把企業(yè)的檔案工作做得更出色；-公司檔案是企業(yè)發(fā)展的生命線，能否保管好企業(yè)各階段的檔案，與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。管理好公司的檔案需有一定的文化素質(zhì)及專業(yè)知識。檔案能為公司提供技術(shù)、生產(chǎn)服務(wù)，提高經(jīng)濟效益。加強檔案管理，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行;- 建立一套檔案管理程序，由計算機直接操作，只要打開電腦，就能一目了然了解檔案資料；- 多進(jìn)行檔案法及檔案管理的培訓(xùn)，使全體員工具備檔案知識

12、，制定完善的制度并嚴(yán)格執(zhí)行；- 檔案管理的重要性沒有體現(xiàn)，許多員工要查資料首先想到的不是檔案室。建議檔案管理透明化一點，使員工認(rèn)識檔案的內(nèi)容，以便工作能利用；- 我認(rèn)為公司的基層人員對檔案要歸檔的意識淡薄，這部分的工作還有待加強；- 加大投入，加強管理，提高業(yè)務(wù)水平，為公司和員工服務(wù)；-1）、加強宣傳、教育，提高全員的檔案管理意識，增強部門和管理員的自覺性，尤其是中層級；2）、從制度上保證，強制性規(guī)范歸檔內(nèi)容和要求、時間。尤其是在次年一季度是重點 時期，一年的材料必須歸檔，再由管理員整理、分類、歸檔。如經(jīng)常查閱的可以復(fù)制一份備用；3）、加強檔案管理員的責(zé)任心和提高工作水平、服務(wù)意識，主動協(xié)調(diào)、

13、溝通和收集， 深入基層部門。針對XXX公司檔案管理上存在的問題，綜合各方面的意見和建議，我們提出以下主張：一、對公司原有檔案管理制度進(jìn)行一次修訂，增強操作性、系統(tǒng)性。二、對原有的檔案管理組織機構(gòu)成員進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)目前的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。三、對原有檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。四、 加強計算機現(xiàn)代化管理，對由原來的檔案管理軟件進(jìn)行升級，建議采用網(wǎng)絡(luò)版。并 逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化。五、把檔案管理納入考核范圍，尤其是各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)組成人員及專職檔 案員，要與他們的工資、獎金掛鉤。六、加強檔案管理措施，特別是收集工作，對拒不交出檔案的人員以及提供不出基本資料的人員給予處罰。 對到外開會或采購所帶來的或形成的資料，應(yīng)及時交檔案室歸檔， 報銷單憑檔案室蓋章，方能到財務(wù)部門報銷有關(guān)費用。七、對檔案管理組織機構(gòu)人員進(jìn)行系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，并組織考