辦公自動(dòng)化介紹

1、辦公自動(dòng)化介紹辦公自動(dòng)化 （ Office Automation, 簡(jiǎn)稱 OA ）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能 結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非常活躍和具有很強(qiáng)生 命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。 辦公室自動(dòng)化英文 原稱 Office Automation ，縮寫為 OA 。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù) 性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處 理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、 新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域

2、。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文 本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采 用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔， 存儲(chǔ)各種文檔， 采用其它先進(jìn)設(shè)備， 如復(fù)印機(jī)、 傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基 本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除 了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分 析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因

3、素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦 公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其 它設(shè)備維護(hù)人員等。技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。 設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印 機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。 而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系 統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟 件都需齊備。 我們也可以認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入 信息時(shí)代后的一種新概念。早期的辦

4、公自動(dòng)化軟件主要完成文件的輸入及簡(jiǎn)單的管理， 實(shí)現(xiàn)了文檔的共享及 簡(jiǎn)單的查詢功能；隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，客戶服務(wù)器結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，OA （ Office Automation ）系統(tǒng)進(jìn)入了 DBMS 的階段；辦公自動(dòng)化軟件真正成熟并得到廣泛應(yīng)用是 在 LotusNotes 、 Microsoft Exchange 出現(xiàn)以后，所提供的工作流機(jī)制及非結(jié)構(gòu)化數(shù) 據(jù)庫的功能可以方便地實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、工作流定義等重要的 OA 功能， O A 應(yīng)用進(jìn)入了實(shí)用化的階段；但隨著管理水平的提高， Internet 技術(shù)的出現(xiàn)，單單實(shí) 現(xiàn)文檔管理和流轉(zhuǎn)已經(jīng)不能滿足要求， OA 的重心開始由文檔的處理轉(zhuǎn)入了數(shù)據(jù)

5、的分 析，即所說的決策系統(tǒng)，這時(shí)出現(xiàn)了以信息交換平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫結(jié)合作為后臺(tái)，數(shù)據(jù)處 理及分析程序作為中間層， 瀏覽器作為前臺(tái) （三層次結(jié)構(gòu)） 的 OA 模式， 這種模式下，OA可以將 OA 系統(tǒng)納入由業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)等系統(tǒng)構(gòu)成的單位整體系統(tǒng)內(nèi)，可以通過系統(tǒng)看到、分析、得到更全面的信息?；?B/S 結(jié)構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，適用于施 工企業(yè)的辦公自動(dòng)化，它涵蓋日常辦公管理的基本流,具有較強(qiáng)的通用性。 2辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延在新的時(shí)期，基于多年辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對(duì)辦公自 動(dòng)化的認(rèn)識(shí)也越來越清楚，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)( Intran et )，從辦公性質(zhì)來看，

6、辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來看， 辦公自動(dòng)化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ) 上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累。技術(shù)只是辦公自動(dòng)化的手 段。只有對(duì)管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地，只有將 辦公過程中生成的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮作用。辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的 兩個(gè)明顯特征

7、是授權(quán)和開放，通過授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公 系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實(shí)。 辦公自動(dòng)化技術(shù)三個(gè)層次OA 系統(tǒng)、 信息管理級(jí) OA 系統(tǒng)和決策支持級(jí) OA 系統(tǒng)是廣義的或完整的 OA 系 統(tǒng)構(gòu)成中的三個(gè)功能層次。 三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算 機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的 OA 系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信 系統(tǒng)把三個(gè)層次的 OA 系統(tǒng)集成一個(gè)完整的 OA 系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理， 減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個(gè)辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng) 絡(luò)化的 OA 系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公

8、信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而 且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距 離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。第一個(gè)層次OA (辦公自動(dòng)化)技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的 小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 辦公事務(wù) OA 中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子 表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào) 表處理、個(gè)人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的 不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)

9、，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦 公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴(kuò)大應(yīng)用范圍，提高其利用價(jià)值。 此外，在 辦公事務(wù)處理級(jí)上可以使用多種 OA 子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、 智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識(shí)別系統(tǒng)、漢語語音識(shí)別系統(tǒng) 等。在公用服務(wù)業(yè)、 公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面， 使用計(jì)算機(jī)替代人工處理的工作日益增多， 如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺(tái)或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。 事務(wù)型或業(yè)務(wù)型 的 OA 系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公 效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。第二個(gè)層次信息管理型 OA

10、 系統(tǒng)是第二個(gè)層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系 統(tǒng)中對(duì)和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。 信息管理型的辦公 系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體 化的辦公信息處理系統(tǒng)。 綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。 例如， 在政府機(jī)關(guān)， 這些綜合信息包括政策、 法令、 法規(guī)， 有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、 信函等的政務(wù)信息； 一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有 綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷業(yè) 務(wù)、庫存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位

11、，為了優(yōu)化 日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù) 據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級(jí) OA 系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的 OA 系統(tǒng)。第三個(gè)層次決策支持型 OA 系統(tǒng)是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級(jí) OA 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它 使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策 數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上 的 OA 已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)： （ 1 ）集成化。 軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集

12、成，單一辦公系統(tǒng)同 社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了 “無縫集成 ”的開放式系統(tǒng)。（ 2）智能化。 面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識(shí)別， 對(duì)公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。 （ 3 ）多媒體化。 包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫的綜合處理。（ 4 ）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（ EDI ）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自 動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息管理型 OA 系統(tǒng)和決策型 OA 系統(tǒng)。 例子 事務(wù)級(jí) OA 系統(tǒng)稱 之為普通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而信息管理級(jí) OA 系統(tǒng)和決策支持級(jí) OA 系統(tǒng)稱之為高級(jí) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期

13、的收集各區(qū)、 縣政府和其它機(jī)構(gòu)報(bào)送的各種文件，然后分檔存放并分別報(bào)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處 理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級(jí)返回處理指示。這一過程，是一個(gè)典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo) 在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān) 的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。 例如，北京市東城區(qū)政府 報(bào)來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請(qǐng)批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要

14、研究全市的經(jīng)費(fèi) 預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式 把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。 這個(gè)例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng) 導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的 意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個(gè)全過程中，如果采用 計(jì)算機(jī)處理來往的文件，可以說是初步程度的自動(dòng)化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢各種資料 數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供 若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動(dòng)化。 再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法

15、規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市 政府財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資 料，這種系統(tǒng)就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。 另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū) 政府辦公系統(tǒng)是一個(gè)集成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理 業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)。 所以，辦公室自動(dòng)化 系統(tǒng)本身是一個(gè)多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè) 務(wù)，而從最初級(jí)的自動(dòng)化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個(gè)更高級(jí)的自動(dòng)化 系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化意義雖然諸如 Lotus 1-2-3 和 MS Office 系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率， 但 是這

16、僅僅是針對(duì)個(gè)人辦公而言。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的 是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。 由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電 話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣， 甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將 諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕 就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)

17、世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的 Intranet 網(wǎng)絡(luò)可以和 I nternet 相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在 Internet 上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場(chǎng)行 情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet 訪問你對(duì)外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信辦公自息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己 的 Intranet 網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到 Internet 上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。 動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)的發(fā)展

18、形成良性循環(huán)。 辦公自動(dòng)化（ OfficeAutomation ，簡(jiǎn)稱 OA ）是 20 世紀(jì) 70 年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性 技術(shù)。我國的 OA 經(jīng)過從 80 年代末至今 10 多年的發(fā)展， 已從最初提供面向單機(jī)的輔助 辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動(dòng)化到底 要解決什么問題呢？我們說， 辦公自動(dòng)化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、 數(shù)字化， 就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工 作。 具體來說，主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能：（一 ）建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。 建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信 息交流快捷

19、通暢。（二 ）建立信息發(fā)布的平臺(tái)。 在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例 如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告 事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播， 使員工能夠了解單位的發(fā)展 動(dòng)態(tài)。（三 ）實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化 。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗 位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個(gè)單位都存在 著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一 些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同 工作的效率。 （四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。 可使各類文

20、檔（包括各種文件、知識(shí)、信息） 能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量 的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保 存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在 非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使 各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共 享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說，某個(gè)單位來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè) 一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，規(guī) 章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身

21、份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都 能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。 （五）輔助辦公。 它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、 圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公， 實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦 公的自動(dòng)化。 （六）信息集成。 我們每一個(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、 ERP 等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這 些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的 反應(yīng)速度和決策能力。（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公

22、和跨地域辦公成為很迫切的一種需 求。辦公自動(dòng)化程度和自動(dòng)化方法b aa Q.v v目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下四類：起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。已經(jīng)建立了自己的Intran et網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的

23、信息渠道暢通；通過In ternet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intran et網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。辦公自動(dòng)化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析，第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成；而對(duì)于第二、第三 類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入相對(duì)網(wǎng)絡(luò)投資少得多的資金即可開發(fā)

24、通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多，而產(chǎn)生 的經(jīng)濟(jì)效益更高；對(duì)于第四類企業(yè)，由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可 達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化（0A）系統(tǒng)？幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化（0A）系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同，具體是： 1信息化尚未入門的企業(yè)由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動(dòng)化（0A），注0A有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后 業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。2 信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心

25、的企業(yè)信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如 ERP ，給企業(yè)方面的信心打 擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，選擇辦公自動(dòng)化不失為 一種選擇。3 缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因 此，對(duì)于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化 （OA） ，有利于企業(yè)逐 步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。4 已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)且需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)辦公自動(dòng)化 （OA） 與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充， 可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形 式與內(nèi)容。掌握辦公自動(dòng)化，需要學(xué)會(huì)商務(wù)辦公

26、基礎(chǔ)（打印、復(fù)印、傳真等）；Word 的窗口介紹，數(shù)據(jù)錄入方法，字符格式化操作方法。Word 中的常用排版，包括段落格式化，頁面格式化。Word 中如何插入圖片、文本框、藝術(shù)字， Word 中如何繪圖。Word 的表格操作。Excel 的窗口介紹，數(shù)據(jù)錄入方法，表格的格式設(shè)置。Excel 中的公式與常用函數(shù)的應(yīng)用方法。Excel 中的高級(jí)應(yīng)用，如圖表的插入，數(shù)據(jù)透視表的制作。如何使用 PowerPoint 制作精美的演示文稿。辦公自動(dòng)化歷史演變起步階段（ 1985 年1993 年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù) 據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運(yùn)用 IT 技術(shù)，提高了文件等資料管

27、理水平。這一階段 實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最 需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。應(yīng)用階段（ 1993 年 2002 年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時(shí) 間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為 OA 的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段 OA 的主要特點(diǎn)是以網(wǎng) 絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基 礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大 地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營

28、效率。發(fā)展階段（ 2002 年至今 ）： OA 應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先 的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營 信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng) 具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門以 及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。辦公自動(dòng)化軟件介紹Word 主要用來進(jìn)行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進(jìn)行書信、公文、 報(bào)告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等一些文字集中的工作；Excel 主要用來進(jìn)行又繁重任務(wù)的預(yù)算、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)

29、匯總等工作；PowerPoint 主要用來制作演示文稿和幻燈及投影片等， 甚至可以制作賀卡、 流 程圖、組織結(jié)構(gòu)圖等；這幾個(gè)軟件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相連接，或利用復(fù)制粘貼功能共享數(shù)據(jù) 資源。Lotus 公司的 Smartsuite 是另一個(gè)流行的辦公套件，商業(yè)辦公領(lǐng)域應(yīng)用廣泛。WPS 我國珠海金山軟件股份有限公司推出。OpenOffice 5 年前一家名為 Star 的德國公司開始致力于開發(fā)一個(gè)跨平臺(tái)的辦公 軟件 StarOffice 并提供免費(fèi)下載。它是世界上唯一一個(gè)非常接近 Microsoft Office 而 又可以跨平臺(tái)的產(chǎn)品。 2 年前 Sun 公司收購了 Star 軟件公司，

30、并繼續(xù)開發(fā)，直至 20 00 年 10 月 13 日傳出驚人消息： Sun 開放了 StarOffice 的絕大部分源代碼，并且成 立了 OepnO 組織專門從事開放源代碼辦公軟件的開發(fā)工作?，F(xiàn)在基于 OpenOffice 開發(fā)的軟件遵循兩種協(xié)議： 要開放源代碼的 GPL 協(xié)議或不 開放源代碼的 SISSL 商業(yè)版權(quán)協(xié)議， RedOffice 就是遵循后者的。 3 辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。 所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè) 務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù) 的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能

31、的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度 來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制， 使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管 理人員原有的工作習(xí)慣、 工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性， 短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。 盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。 數(shù)字化辦公的基本框架實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的 OA ，也不同于 MIS 的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是 Intran et 網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)看成是一個(gè)整體，這 個(gè)整體的對(duì)象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個(gè)基礎(chǔ)，我們稱這個(gè)基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，就 好象 PC

32、 必需有一個(gè)操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)負(fù)責(zé)所有用戶對(duì)象的管理、負(fù)責(zé) 所有網(wǎng)絡(luò)資源（含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用）的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開放標(biāo)準(zhǔn)和 提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等）。在平臺(tái)的基礎(chǔ)之上， 插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用（可理解為傳統(tǒng)的MIS ），這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng) 絡(luò)環(huán)境下辦公。數(shù)字化辦公的技術(shù)思路實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐， 考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開放這兩個(gè) 特點(diǎn)，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)， 目前比較流行的是以郵

33、件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作 流技術(shù)，或叫群件技術(shù)?，F(xiàn)在隨著 WEB 技術(shù)的發(fā)展，基于 Intranet 模式下的工作流 軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不 需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺(tái)。這樣整個(gè)工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)方 便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是 一致的。因此基于 WEB 的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略根據(jù)我國辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題， 使我國辦公自動(dòng)化建設(shè)走上健康 快速發(fā)展的軌道，在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對(duì)策：在組織實(shí)施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項(xiàng)目管理體制

34、轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實(shí)施體制，確 保系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和系統(tǒng)持續(xù)的升級(jí)，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以 辦公自動(dòng)化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。在技術(shù)選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)?，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能 代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主 開發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從 Client/Server 結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn) Browser/ Server 結(jié)構(gòu)體系，采用 B/S 思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服 務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便。系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法：考慮到我國辦公自動(dòng)化的

35、現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相 結(jié)合，在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實(shí)施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí) 施的原則。在設(shè)計(jì)思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計(jì)，即將設(shè)計(jì)的著 眼點(diǎn)放在用戶對(duì)象身上，設(shè)計(jì)視角范圍是整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè) 計(jì)。將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)（ CAS ）理論進(jìn)行 實(shí)現(xiàn)， 即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)， 該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化， 系統(tǒng)使用越久，積累的有價(jià)值的東西就越多。 4 .OA 應(yīng)用面臨的新需求 隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，社會(huì)進(jìn)步正在不斷加速，組織迫切需要

36、一個(gè)可以實(shí)現(xiàn) 內(nèi)外資源整合的高效的信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。具體表現(xiàn)在： 1）需要一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái) 能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門、個(gè)人 之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理 .2 ）需要一個(gè)有效的知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái) 過去在組織的信息化建設(shè)過程往往重視人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽 視了知識(shí)資產(chǎn)的管理，需要借助知識(shí)管理工具對(duì)組織內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲取、沉 淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。3 ）需要一個(gè)個(gè)性化的系統(tǒng)訪問門戶 傳統(tǒng)的 OA 功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴(kuò)展，員工對(duì)功能的 需

37、求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行 功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。4）需要一個(gè)良好的組織文化管理平臺(tái) 開放的社會(huì)造就了開放的社會(huì)人，組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工 與員工間的直接溝通機(jī)會(huì)越來越少， 組織需要構(gòu)建新的文化環(huán)境， 便于員工相互溝通、 增進(jìn)了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時(shí)加以引導(dǎo)。5）需要一個(gè)集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái) 辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)使用面最廣泛、頻率最高的信息系統(tǒng)，希望能夠通過辦公系 統(tǒng)實(shí)時(shí)、直觀地了解到組織的運(yùn)營狀況（如生產(chǎn)、營銷、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)），同時(shí)有效地 解決組織內(nèi) “信息孤島 ”問題。6 ）需要

38、一個(gè)靈活的業(yè)務(wù)流程整合平臺(tái) 當(dāng)組織面臨客戶不斷提出端到端（ End to End ）的服務(wù)時(shí)，員工辦公環(huán)境將會(huì) 越來越復(fù)雜，因此需要將日常工作活動(dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)的結(jié)合，以快速響 應(yīng)客戶需求，同時(shí)減少不必要的重復(fù)工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的整合。綜合上述各種新的需求不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段的 OA 系統(tǒng)將以知識(shí)管理為核心、以實(shí) 時(shí)協(xié)作為技術(shù)支撐手段，以統(tǒng)一的知識(shí)門戶為展現(xiàn)方式。OA 未來趨勢(shì)之七個(gè)演變伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮洶涌， 組織流程的固化、 改進(jìn)、 知識(shí)的積累、 應(yīng)用、 技術(shù)的創(chuàng)新、提升， OA 也在不斷求新求變，最終 OA 系統(tǒng)將會(huì)脫胎換骨，全新的 智能型自動(dòng)化的 OA 將

39、成為未來的發(fā)展方向，將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支 持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務(wù)。屆時(shí) OA 可能不叫 OA ，換為更能體現(xiàn)其 價(jià)值的名稱，例如 企業(yè)知識(shí)門戶 EKP 、管理支撐平臺(tái) MSS 等，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳 統(tǒng) OA 的范疇，演變成為企業(yè)的綜合性強(qiáng)大管理支撐平臺(tái)。作為我國機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)， 辦公自動(dòng)化今后如何發(fā)展演變將對(duì)我國 信息產(chǎn)業(yè)格局、機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用普及產(chǎn)生重要影響，那么 OA 未來 3-6 年將 如何演繹？筆者為此扼要形象地將未來 OA 的面貌概括為 七化 ：人性化：傳統(tǒng)的 OA 功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴(kuò)展，員工對(duì)功能的 需求也不盡

40、相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行 功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。 這與合強(qiáng)軟件目標(biāo)一樣，未來 OA 的門戶更加強(qiáng)調(diào)人性化，強(qiáng)調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開 放性，強(qiáng)調(diào)人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強(qiáng)調(diào)對(duì)于眾多信息來源的整合，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建可 以拓展的管理支撐平臺(tái)框架，從而改變目前人去找系統(tǒng) 的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn) 系統(tǒng)找人 的全新理念，讓合適的角色在合適的場(chǎng)景、合適的時(shí)間里獲取合適的知識(shí)，充分發(fā)掘和 釋放人的潛能， 并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、 信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能夠指導(dǎo)人行為的意念、 能力。 其實(shí) 人性化 也即一種 自動(dòng)化 。無線化：利用新技術(shù)，使移動(dòng) OA

41、 協(xié)同應(yīng)用成為未來增長點(diǎn)。信息終端應(yīng)用正在全面推進(jìn) 融合， 3G 無線移動(dòng)技術(shù)在中國的應(yīng)用已經(jīng)指日可待，它使融合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信 技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的移動(dòng)設(shè)備將成為個(gè)人辦公必備信息終端，在此載體上的移動(dòng) OA 協(xié)同應(yīng)用將是管理的巨大亮點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)無處不在、無時(shí)不在的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，這將給傳 統(tǒng) OA 帶來重大的飛躍。目前國內(nèi)一些主流 OA 軟件企業(yè)正積極利用現(xiàn)代手機(jī)移動(dòng)技 術(shù)，使 OA 移動(dòng)辦公、無線掌控將可信手拈來，隨時(shí)隨處可行。智能化：隨著網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)代的發(fā)展， 用戶在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時(shí)， 面對(duì)越來越多的數(shù)據(jù)， 如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業(yè)智能 (BI) 分析工作，幫助用戶快速的從這些

42、數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律與機(jī)會(huì)，提高用戶的工作績效， （ 續(xù)致信網(wǎng)上一頁 內(nèi)容 ）將對(duì)用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。 在微軟的 Office 2007 版本中已經(jīng)提供了一些基本 的商業(yè)智能的功能， 如通過不同顏色顯示數(shù)據(jù)的大小和按照進(jìn)度條來反應(yīng)數(shù)值的大小 等，相信未來會(huì)有更多的這方面功能。另外辦公軟件還有一些其他的發(fā)展趨勢(shì)，以合 強(qiáng)軟件為例，今后 OA 軟件本身將更加智能化，如可自定義郵件、短信規(guī)則、強(qiáng)大自 我修復(fù)功能、人機(jī)對(duì)話、影視播放、界面更加絢麗多彩等等。協(xié)同化：近年來不少企業(yè)都建立自己的辦公系統(tǒng)，并上馬了財(cái)務(wù)管理軟件，還陸續(xù)引入了進(jìn)銷存、 ERP 、SCM 、HR 、CRM 等系統(tǒng)，這些系

43、統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時(shí)， 也形成了各自為政的信息孤島，無法形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)更高效管理和決策。因 此能整合各個(gè)系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運(yùn)作的集成軟件成了大勢(shì)所趨，將愈來愈受企 業(yè)的歡迎。因此未來 OA 將向協(xié)同辦公平臺(tái)大步前進(jìn)，協(xié)同 OA 系統(tǒng)能把企業(yè)中已存 在的 MIS 系統(tǒng)、 ERP 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流 系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成，將來還有可 能與電子政務(wù)中的公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、核查審批等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫集成協(xié)同。因此協(xié) 同理念和協(xié)同應(yīng)用將更多的被納入 OA 中，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng) OA 到現(xiàn)代協(xié)同 OA 轉(zhuǎn)變。強(qiáng) 調(diào)協(xié)

44、同， 不僅僅是 OA 內(nèi)部的協(xié)同， 而應(yīng)該是 OA 與其它多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的充分協(xié)同、 無縫對(duì)接。通用化 :90 年代初出現(xiàn)的 項(xiàng)目式開發(fā) OA 以及之后的 完全產(chǎn)品化 OA ，但其滿足用戶 個(gè)性需求 和適應(yīng)性需求 、低成本普及 方面則實(shí)在讓人難以樂觀， 而通用 OA 是 O A 技術(shù)不斷進(jìn)步的結(jié)果，正如 Windows 最終替代了 DOS 系統(tǒng)，其更強(qiáng)通用性、適應(yīng) 性以及適中的價(jià)格， 更符合用戶的廣泛需求， 創(chuàng)造了大規(guī)模普及的充分條件， 通用 O A 顯然是符合未來軟件技術(shù)發(fā)展潮流。但為解決部分用戶對(duì)通用等于無用 的疑慮，通用化應(yīng)具有行業(yè)化某些特性，而不是空泛粗淺的通用化，能結(jié)合行業(yè)的應(yīng)用特點(diǎn)

45、、 功能對(duì)口需求，未來 OA 的應(yīng)用推廣將更為迅捷有效。門戶化 :OA 是一種企業(yè)級(jí)跨部門運(yùn)作的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)，可以聯(lián)結(jié)企業(yè)各個(gè)崗位上的各個(gè) 工作人員，可以聯(lián)結(jié)企業(yè)各類信息系統(tǒng)和信息資源。在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提 下，通過類似 門戶 的技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得ERP 、CRM 、PDC 等系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)能通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，提供決策支持、知識(shí)挖 掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識(shí)化、虛擬化，這時(shí)可能它不叫 OA，換為更能體現(xiàn)其價(jià)值的名稱如”企業(yè)知識(shí)門戶 EKP、”管理支撐平臺(tái) MSS等，轉(zhuǎn)變成為 一點(diǎn)即通 的企業(yè)綜合性管理支撐門戶。網(wǎng)絡(luò)化：網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)

46、代的日新月異，如何能將現(xiàn)有的OA 系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)方輕松的銜接是OA 未來之勢(shì)。如 GOOGLE 推出了網(wǎng)上在線的文檔處理軟件和電子表格軟件，實(shí)現(xiàn) 了網(wǎng)上辦公的無縫銜接；微軟 Office 用戶可直接在 Office 軟件中搜索到與其工作相 關(guān)的網(wǎng)絡(luò)上的資源、 用戶可在 Office 軟件中直接撰寫自己的 BLOG ，并將其發(fā)送到網(wǎng) 上的 BLOG 空間，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。這給國內(nèi) OA 軟件商指明未來一個(gè)前進(jìn)方向，如何 將現(xiàn)有的 OA 系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)有效地銜接互動(dòng)，而不是另起一頁 ，將決定自己的競(jìng)爭(zhēng)力、市場(chǎng)地位。未來的 OA 將融合了協(xié)同、知能、門戶、藍(lán)牙等精髓，OA 這棵 老樹 必定綻放 新花 ，脫

47、胎換骨，重新煥發(fā)出迷人的光彩。1國內(nèi)知名的 OA 軟件用友致遠(yuǎn) OA 軟件 北京華勝龍騰 OA 軟件 華天動(dòng)力 OA 軟件 泛微 OA 軟件 信 達(dá) OA 軟件 金蝶 OA 軟件 辦公自動(dòng)化解決方案企業(yè)配備電話、傳真、電腦、構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部管理局域網(wǎng)，只能建立了傳遞信息， 輔助決策的基本平臺(tái)，還不能改變信息化社會(huì)的整體格局，當(dāng)前，在全國興起的以互 聯(lián)網(wǎng)為先導(dǎo)的信息化浪潮，將會(huì)使企業(yè)信息化建設(shè)的作用發(fā)生根本轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè) 將由目前的輔助決策位置轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)營管理活動(dòng)的中心位置。企業(yè)作為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中最活躍的經(jīng)濟(jì)因素， 信息化建設(shè)在企業(yè)經(jīng)營管理中的位置也會(huì)在這一時(shí)代大潮中產(chǎn)生 根本轉(zhuǎn)變。企業(yè)應(yīng)該視自己的

48、現(xiàn)有信息化程度，建立自己相應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)管理系統(tǒng)，這主要 包括辦公自動(dòng)化 (OA) 、客戶關(guān)系管理 (CRM) 、企業(yè)資源計(jì)劃 (ERP) 等。企業(yè)應(yīng)該視自 己的實(shí)際情況和客觀需要決定實(shí)施的先后和時(shí)間。我們的方案是：先解決辦公中的手 續(xù)煩雜，浪費(fèi)嚴(yán)重問題，實(shí)施基于 WEB 的 OA 或者基于 NOTES 的 OA， OA 系統(tǒng)比 較規(guī)范，實(shí)施周期短，見效快，并可作為以后的信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，為以后信 息交換和知識(shí)管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然后，建立CRM 和 ERP 系統(tǒng)，解決銷售、決策、市場(chǎng)和客戶管理于一體的一條龍服務(wù)乃至企業(yè)內(nèi)部人力資源、財(cái)務(wù)、 質(zhì)量等管理，使企業(yè)邁入現(xiàn)代化管理的殿堂！一、系統(tǒng)

49、應(yīng)用框架二、系統(tǒng)特點(diǎn)采用先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)， 將應(yīng)用單位各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公人員組成完 整的人 -機(jī)信息處理系統(tǒng)，并用其處理各部門的辦公業(yè)務(wù)。實(shí)現(xiàn)用戶內(nèi)部信息的網(wǎng)上 共享和交流，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人與人、部門與部門之間的公文傳遞，還能夠完成充分利 用各種信息資源，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高用戶的辦公效率和辦公質(zhì)量。通過廣域網(wǎng)，系 統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)單位之間傳遞電子公文。強(qiáng)大的流程監(jiān)控能力 任何人都能對(duì)自己所辦的文件或事務(wù)進(jìn)行督辦，如果辦理超時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā) 催辦單。任何時(shí)候，擁有權(quán)限的個(gè)人用戶都可以查看文件的辦理情況，如辦理人、辦 理時(shí)間、辦理意見、延誤時(shí)間等，并且可對(duì)超時(shí)或緊急要辦的文件或事務(wù)進(jìn)行催辦。多種提示機(jī)制 提示的方式可以有郵件提示、計(jì)算機(jī)屏幕提示、手機(jī)短信提示，當(dāng)有文件或信息 到達(dá)時(shí)，無論