達(dá)成光電科技有限公司采購管理程序(Doc8)

1、達(dá)成光電科技有限公司采購管理程序文件編號：FCN-CGCX-001版本:V1.0頁數(shù):8頁發(fā)行章：會簽單位簽名會簽單位簽名制造部技術(shù)部生產(chǎn)部品質(zhì)部業(yè)務(wù)部財務(wù)部行政部資材部核準(zhǔn)審核制定次數(shù)修改內(nèi)容版本修訂日期1新制訂文件V1.02011-01-10發(fā)送：制造部、品質(zhì)部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、資材部抄送：行政部、業(yè)務(wù)部、總經(jīng)辦文件名稱：文件編號版本制定日期采購管理程序FCN-CGCX-001V1.02011-01-101.目的：為力求在競爭的環(huán)境下，公司的采購作業(yè)得以在不斷改進(jìn)創(chuàng)新中有所依循，能夠在供應(yīng)商共同 努力下，達(dá)成適時提供適質(zhì)、適值、適量的原料、商品及服務(wù)。2. 范圍：2.1所有供應(yīng)公司產(chǎn)品生產(chǎn)

2、所需原料之采購作業(yè)均納入此規(guī)范。2.2生產(chǎn)委外作業(yè)及事務(wù)單位所需用治具、模具、樣品及儀器設(shè)備之采購作業(yè)，亦納入此規(guī)范。3. 定義無4. 權(quán)責(zé)：采購部：采購策略之?dāng)M定與執(zhí)行；供應(yīng)商之開發(fā)管理輔導(dǎo)與關(guān)系建立；采購價格與成本之控制; 原材料采購資料之收集與分析。PMC部：原材料的采購數(shù)量及交期管理；呆廢料分析及處理。品質(zhì)部：原材料之進(jìn)料品質(zhì)管理與檢驗(yàn)作業(yè)執(zhí)行；原材料品質(zhì)問題之供應(yīng)商輔導(dǎo)改善。 技術(shù)部：原材料之承認(rèn)，與供應(yīng)商技術(shù)要求的溝通。5. 作業(yè)內(nèi)容：5.1供應(yīng)商開發(fā)：5.1.1采購主管，開發(fā)采購，品質(zhì)人員，技術(shù)人員對相關(guān)供應(yīng)商作評審，確認(rèn)貨品之單價， 品質(zhì)，服務(wù)是否最適合本公司；供應(yīng)商對其貨品送

3、樣，及承認(rèn)書到技術(shù)部作樣品確認(rèn), 具體材料認(rèn)可管理程序執(zhí)行；并由采購部，品質(zhì)部，技術(shù)部評審為合格供應(yīng)商，具體 依供應(yīng)商審核程序執(zhí)行；同類貨品應(yīng)有兩家以上合格供應(yīng)商，原則上大件產(chǎn)品要求總 經(jīng)理參與供應(yīng)商議價過程，如箱體，燈等。5.2物料采購:5.2.1PMC部物控人員依訂生產(chǎn)通知單，及相對映之BOM運(yùn)算MRP，作出物料需求表， 經(jīng)主管，副總批準(zhǔn)后交采購部。5.2.2采購部依物料需求表中的物料品名，規(guī)格，數(shù)量，下采購單；采購單經(jīng)主管，副 總批準(zhǔn)后傳真至相關(guān)合格供應(yīng)商處， 并電話與供應(yīng)商確認(rèn)物品交期，數(shù)量。并請供 應(yīng)商在4H之內(nèi)回傳。5.2.3采購人員對已下采購單進(jìn)行跟進(jìn)，確保貨品在PMC要求期之前

4、到貨，并在到貨前 與倉庫作有效溝通。5.2.4零星物料采購管理：為配合生產(chǎn)需要所做出的零星物料采購，須由各部門人員填 寫物質(zhì)請購單，經(jīng)部門主管審核，交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可下至采購部做緊急采購執(zhí) 行，采購部可委托所需部門自行購買。 采購部憑借相關(guān)單據(jù)到財務(wù)部統(tǒng)一報銷。凡未經(jīng)批準(zhǔn)自行購買的物品不予報銷。臨時購買累計超過300元需事前向總經(jīng)理特批 方可報銷。5.3貨品交付：5.3.1交期管理：供應(yīng)商貨品交付在PMC要求交期當(dāng)日或之前，視為準(zhǔn)交。采購人員需 統(tǒng)計各供應(yīng)商的貨品交貨及時率，作為對供應(yīng)考核之憑證。5.3.2模具管理：本廠委托供應(yīng)商生產(chǎn)之材料，如套件及其他塑膠材料等，其模具由本 廠出資或由本廠

5、提供者，其管理方式依其相關(guān)合同資料辦理。5.3.3生產(chǎn)委外管理：本公司外制開發(fā)及半成品、成品外協(xié)其管理方式依委外制造、外 加工管理準(zhǔn)則辦理。5.3.4驗(yàn)貨管理：供應(yīng)商貨品送到公司倉庫，倉庫人員依物料需求表，送貨單，對貨品 進(jìn)行清點(diǎn)，包括貨品之品名，規(guī)格型號，數(shù)量的核對，無誤后在送貨單上簽名，我 司需留兩聯(lián)送貨單，一聯(lián)交財務(wù)入賬，一聯(lián)倉庫自存，做進(jìn)銷存系統(tǒng)賬；生產(chǎn)部請 購之治具，設(shè)備等需經(jīng)生產(chǎn)部管理人員填寫設(shè)備驗(yàn)收報告，再按照采購流程執(zhí)行。 驗(yàn)貨由資材部門，QC處，使用部門，采購部共同驗(yàn)收。a、驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，

6、并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“入庫單”。同時，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報告單并在上面簽字。b、驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，發(fā)現(xiàn)貨物由傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時應(yīng)通知辦理采購的人員進(jìn)行處理。C、交貨數(shù)量超過訂購量的部分通知采購部退回供貨商，屬于自然溢余的，經(jīng)采購部同意后進(jìn)行正常收貨。d、短交處理：交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理e、急用品驗(yàn)收：緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理。制造部應(yīng)當(dāng)根據(jù)物料的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他

7、有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗(yàn)收規(guī)范”作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。5.3.5退換貨作業(yè)管理：1 檢驗(yàn)不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開立“異常處理單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報告單”呈制造部副總簽字確認(rèn)后辦理退貨。2.貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決， 需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。3對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠， 索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務(wù)部門。5.3.6訂單取消管理由于公司內(nèi)部銷售訂單取消或供應(yīng)商交貨延期等原因而產(chǎn)生的原訂單作廢，采購 部需要寫明原因，做訂單取消申請單，由制造部審批，及時通知其原有供應(yīng)商， 并與財務(wù)溝通

8、取消其貨款，如需另尋找新的供應(yīng)商，則需要把增減的貨款通知財 務(wù)部門，再按原流程執(zhí)行。5.4來料檢驗(yàn)：5.4.1品質(zhì)部IQC對來料進(jìn)行檢驗(yàn)，不合格品依不合格品管理程序執(zhí)行，由IQC填寫來料檢驗(yàn)報告，交PMC，各主管，副總對檢驗(yàn)報告作批示，并下發(fā)各相關(guān)部門，采購人員依檢驗(yàn)報告最終處理方式執(zhí)行；檢驗(yàn)合格則辦理入庫手續(xù)。5.5應(yīng)付款管理：5.5.1采購部根據(jù)現(xiàn)有的財務(wù)狀況，生產(chǎn)狀況以及供應(yīng)商的付款條件和市場變動情況做 出合理的采購財務(wù)預(yù)付款計劃 ；付款方式為現(xiàn)金和支票的，采購員填寫付款申 請單，整理所需單證，經(jīng)主管，副總經(jīng)理，總經(jīng)理核準(zhǔn)后，交財務(wù)部作付款處理。5.5.2付款方式為月結(jié)的，采購員要求供應(yīng)

9、商每月5日前，將上月對賬單傳到我司，核對無誤后填寫付款申請單，整理所需單證，經(jīng)主管，副總經(jīng)理，總經(jīng)理核準(zhǔn)后，交財務(wù)部作付款處理。5.6價格管理：561新零件/材料之詢價、比價、議價，新零件之采購作業(yè)除了進(jìn)口品為國內(nèi)獨(dú)家代理，無替代品或?yàn)檫_(dá)成策略性輔導(dǎo)廠商所制造生產(chǎn)品外，原則上選擇2家以上之供應(yīng)商詢價、比價，但以現(xiàn)有核可之供應(yīng)商優(yōu)先。562將圖紙或料號規(guī)格傳送給供應(yīng)商以年度采購需求量及合乎需求之規(guī)格、制造L/T、付款方式總體采購成本分析比較來擬定價格。563量產(chǎn)材料之年度議價：563.1現(xiàn)有采購之各項(xiàng)零件價格與供應(yīng)商行年度議價563.2不定期：遇材料價格行情或國際貨幣匯兌有明顯變動或個別訂單有特

10、殊需求，需要供應(yīng)商特殊報價以便支援公司競標(biāo)等情況需隨時與供應(yīng)商議定 價格。5. 7供應(yīng)商檔案管理：采購部以供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫為準(zhǔn)，須納入檔案的資料包括如下：a基本情況：供應(yīng)商代碼/供應(yīng)商名稱/供方地址/開戶銀行/開戶帳號/稅號/聯(lián) 系人/電話/傳真/手機(jī)，維護(hù)以書面為準(zhǔn)；營業(yè)執(zhí)照/執(zhí)照到期日期、生產(chǎn)許可 證/許可證到期日期/質(zhì)量體系證書/證書到期日期/ 3C認(rèn)證3C認(rèn)證到期日期/產(chǎn)品標(biāo)識/行業(yè)檢測報告及有效期/企業(yè)簡介/配套主機(jī)情況/供方基本情況 調(diào)查表，維護(hù)以書面為準(zhǔn)。b、 合同報價類：供方質(zhì)量保證協(xié)議/配套產(chǎn)品保用服務(wù)協(xié)議/合同及合同編號/ 技術(shù)協(xié)議c、產(chǎn)品類：物料編碼/產(chǎn)品名稱/圖號/價格/企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)d、供方監(jiān)測、評價記錄e、采購訂單，對賬單f、文件圖紙產(chǎn)品資料g、質(zhì)量信息反饋單h、一般文