加油卡管理業(yè)務(wù)流程

1、4.10 加油卡管理業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1 經(jīng)營目標(biāo)1.1 保證加油卡系統(tǒng)正常運(yùn)行。1.2 穩(wěn)定和擴(kuò)大客戶群。1.3 提升加油卡充值和消費(fèi)量。1.4 保證資金結(jié)算流程順暢和資金安全。2 財(cái)務(wù)目標(biāo)2.1 核算規(guī)范，確保銷售收入及預(yù)收賬款的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.2 保證加油卡系統(tǒng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。3 合規(guī)目標(biāo)3.1 符合國家稅收、 金融及物價(jià)政策有關(guān)規(guī)定及股份公司內(nèi)部規(guī) 章制度要求。3.2 防止其他單位利用加油卡為個(gè)人套取現(xiàn)金。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1 經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)1.1 加油卡系統(tǒng)各類故障引起客戶投訴和糾紛， 影響股份公司聲 譽(yù)。1.2 加油卡客戶群流失。1.3 加油卡系統(tǒng)各類故障導(dǎo)致扣款額與實(shí)際

2、付油量不符， 以及清 戶、掛失換卡時(shí)多退款給客戶，造成資金損失。1.4 繳存公司銀行賬戶的現(xiàn)金充值額少于客戶實(shí)際支付充值額， 造成資金損失。2 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2.1 多記或少記預(yù)收賬款和收入。2.2 加油卡系統(tǒng)各類故障以及數(shù)據(jù)上傳得不到保證而導(dǎo)致卡賬 與卡錢包不匹配，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不實(shí)和資金損失。3 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)3.1 違反稅收、 金融及物價(jià)管理法規(guī)及股份公司內(nèi)部規(guī)章制度要 求，受到處罰。3.2 利用加油卡為個(gè)人套取現(xiàn)金，損害股份公司形象。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1 卡片管理1.1 油品銷售事業(yè)部設(shè)立制卡中心， 由市場(chǎng)信息處、 零售管理處 負(fù)責(zé)管理 ,對(duì)?。ㄊ校┓止究ㄆ芾砉ぷ鲗?shí)施監(jiān)督。依據(jù) 中國石化加

3、油卡密鑰管理系統(tǒng)章程 ，加強(qiáng)對(duì)加油卡密鑰 系統(tǒng)的安全管理，防范加油卡業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。各級(jí)零售管理部 門依據(jù)中國石化加油卡卡片管理辦法 ，對(duì)卡片訂購、制 卡、入庫、領(lǐng)用以及黑卡、壞卡處理等進(jìn)行記錄。1.2 售卡網(wǎng)點(diǎn)按規(guī)定向上級(jí)零管部門上報(bào)本地區(qū)所需用戶卡數(shù) 量，結(jié)合本網(wǎng)點(diǎn)的實(shí)際情況做好用戶卡的領(lǐng)用、保管和對(duì) 外銷售工作。1.3 加油站對(duì)安裝在本站的 PSAM 卡的跟蹤管理和本站領(lǐng)用的 員工卡、維修卡、驗(yàn)泵卡的保管、使用，要有相關(guān)書面記 錄。員工卡交接要建立規(guī)范的交接手續(xù)，由交接雙方簽字 確認(rèn)。驗(yàn)泵卡和維修卡由公司零管部門指定的管理人員保管，不得隨意挪做它用。1.4 對(duì)卡片領(lǐng)、 發(fā)、存、回收、上繳的臺(tái)賬

4、要日清、 月結(jié)、 年轉(zhuǎn) 日清、月結(jié)、年轉(zhuǎn)時(shí)進(jìn)行卡片實(shí)物庫存的盤點(diǎn)，將實(shí)際卡 片庫存與系統(tǒng)和手工臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，如庫存不符及時(shí)查明 原因。提出處理意見報(bào)?。ㄊ校┓止玖闶酃芾聿块T。2 售卡（充值）網(wǎng)點(diǎn)的設(shè)立2.1 地市公司零管部門根據(jù)售卡 （充值） 網(wǎng)點(diǎn)設(shè)立原則提出建議 上報(bào)?。ㄊ校┓止玖愎堋⑿畔⒉块T審批。3 售卡充值3.1 發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)營業(yè)員應(yīng)按照 加油卡章程 審核用戶開戶有效證 件及中國石化加油卡業(yè)務(wù)申請(qǐng)表 ，并在各張表單上簽名 （蓋章）后辦理收款充值手續(xù)。3.2 售卡（充值） 網(wǎng)點(diǎn)人員應(yīng)使用本人的員工編號(hào)和口令登錄系 統(tǒng)，充值時(shí)，先收款后充值，不允許空充值。用戶以支票 充值的，售卡（充值）網(wǎng)點(diǎn)

5、人員應(yīng)先給用戶開具支票收據(jù)， 待支票確認(rèn)生效后才能充值。3.3 售卡（充值）網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)對(duì)當(dāng)天收到的充值款額（含工本費(fèi)及手 續(xù)費(fèi)）與加油卡管理系統(tǒng)中顯示的充值額以及打印的加油 卡預(yù)收款日?qǐng)?bào)表、發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)日?qǐng)?bào)表中的相關(guān)數(shù)字進(jìn)行 核對(duì)，核對(duì)不一致的必須查明原因，原因不明的必須當(dāng)天 逐級(jí)上報(bào)省市公司相關(guān)部門予以解決。3.4 城區(qū)及有條件的非城區(qū)售卡 （充值） 網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)及時(shí)將充值營業(yè) 款投入保險(xiǎn)柜并每日繳存銀行。銀行收款憑據(jù)隨加油卡預(yù) 收款日?qǐng)?bào)表及發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)日?qǐng)?bào)表由財(cái)務(wù)人員復(fù)核后進(jìn)行 賬務(wù)處理。偏遠(yuǎn)的網(wǎng)點(diǎn)必須每三天將充值營業(yè)款上繳銀行。 財(cái)務(wù)人員定期抽查售卡（充值）網(wǎng)點(diǎn)，監(jiān)控資金上繳情況， 核對(duì)交款憑證，

6、確保資金及時(shí)足額上繳。3.5 加油卡清戶退款。 清戶操作時(shí)售卡網(wǎng)點(diǎn)營業(yè)員必須收回該賬 戶下持有的所有加油卡，并與系統(tǒng)卡賬核對(duì)。自售卡網(wǎng)點(diǎn) 受理清戶手續(xù)日起，一個(gè)月后方可辦理賬務(wù)清算手續(xù)，個(gè) 人用戶清戶時(shí)需出具身份證件并留存復(fù)印件，單位用戶清 戶退款時(shí)只能將款項(xiàng)退還到單位賬戶上，不付現(xiàn)金。凍結(jié) 戶應(yīng)由司法部門出具解凍通知書；代辦清戶應(yīng)出具有法律 效力的證明，并出示代辦人的身份證件，方可辦理清戶手 續(xù)。4 加油卡加油4.1 加油站每班營業(yè)終了，當(dāng)值班長應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)加油槍的當(dāng) 班加油卡付油數(shù)與加油卡管控系統(tǒng)中顯示的加油卡付油數(shù) 核對(duì)一致后，由交接雙方當(dāng)值班長簽字認(rèn)可，記賬人員簽 字監(jiān)交。4.2 加油

7、站每日編制銷售日?qǐng)?bào)表、 付油日?qǐng)?bào)表及打印管控系統(tǒng)的 IC 卡銷售日?qǐng)?bào)副表，經(jīng)上級(jí)零管部門審核后及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù) 部門復(fù)核進(jìn)行賬務(wù)處理，參見 4.6 成品油零售業(yè)務(wù)流程 控制點(diǎn) 8.2 。4.3 加油站每日按時(shí)上傳加油卡付油記錄數(shù)據(jù)，保證?。ㄊ校┓?公司加油卡管理系統(tǒng)中的付油記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整。發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，須填寫故障單報(bào)送運(yùn)維部門及時(shí)維護(hù)，并填寫加 油卡付油差異表及時(shí)上報(bào)零管部門。5 財(cái)務(wù)核對(duì)5.1 售卡充值業(yè)務(wù)核對(duì)。財(cái)務(wù)部門加油卡核算人員每日憑經(jīng)加 油卡售卡（充值）網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字的加油卡預(yù)收款 日?qǐng)?bào)表及銀行回單進(jìn)行售卡充值款審核并及時(shí)入賬，相 關(guān)會(huì)計(jì)憑證須由不相容崗位人員稽核。5.2 加油卡付

8、油業(yè)務(wù)核對(duì)。財(cái)務(wù)部門加油卡核算人員應(yīng)每日憑 加油站編制的加油站銷售日?qǐng)?bào)表 、加油站付油日?qǐng)?bào)表 和管控系統(tǒng)打印的 IC 卡銷售日?qǐng)?bào)副表，與管控系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù) 進(jìn)行審核（如有差異由零售管理部門查明原因）和賬務(wù)處 理。相關(guān)會(huì)計(jì)憑證須由不相容崗位人員稽核。5.3 加油卡付油交易數(shù)據(jù)錯(cuò)誤處理。 當(dāng)加油卡系統(tǒng)產(chǎn)生錯(cuò)誤交易 時(shí)，信息部門系統(tǒng)運(yùn)維人員及時(shí)分析產(chǎn)生錯(cuò)誤的原因，對(duì) 錯(cuò)誤交易記錄進(jìn)行跟蹤處理，建立加油卡系統(tǒng)交易數(shù)據(jù)錯(cuò) 誤記錄臺(tái)賬，及時(shí)歸集加油卡錯(cuò)誤交易記錄。對(duì)確實(shí)無法 更正處理的錯(cuò)誤記錄，由信息、財(cái)務(wù)、零售三個(gè)部門確認(rèn)， 經(jīng)經(jīng)理簽字報(bào)油品銷售事業(yè)部批準(zhǔn)后處理。5.4 內(nèi)部核對(duì)。 月度終了， 各級(jí)財(cái)務(wù)部門

9、應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)賬面加油卡業(yè) 務(wù)充值額及付油額分別與加油卡管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)， 發(fā)現(xiàn)不一致應(yīng)會(huì)同零管、信息部門查明原因，提出處理意 見報(bào)分管副經(jīng)理和總會(huì)計(jì)師。6 調(diào)價(jià)操作6.1 所有 IC 卡加油站，在接到上級(jí)分公司調(diào)價(jià)通知后，在規(guī)定 時(shí)間點(diǎn)對(duì)所有加油機(jī)做下班、上班操作，手工抄好加油機(jī) 累計(jì)數(shù)，并做一次日常數(shù)據(jù)傳輸。7 異地結(jié)算7.1 加油卡異地加油， 由油品銷售事業(yè)部統(tǒng)一發(fā)起異地結(jié)算， 每 月向各省（市）分公司下發(fā)上月的結(jié)算報(bào)表和仲裁調(diào)整表 作為依據(jù)進(jìn)行線外財(cái)務(wù)結(jié)算。8 監(jiān)督檢查 信息部門及零管部門負(fù)責(zé)通過加油卡系統(tǒng)對(duì)售卡（充值）網(wǎng) 點(diǎn)和加油卡付油油站的班結(jié)日結(jié)操作進(jìn)行日常檢查， 信息部 門提供各

10、油站班結(jié)日結(jié)情況統(tǒng)計(jì)信息給零管部門， 零管部門 具體負(fù)責(zé)管理督促， 并對(duì)加油站數(shù)據(jù)上傳情況進(jìn)行監(jiān)控。 各 級(jí)財(cái)務(wù)部門對(duì)加油站、 發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)每日的賬款及時(shí)上繳情況進(jìn) 行監(jiān)督。8.1 信息部門每日對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控， 對(duì)未上傳數(shù)據(jù)情況、 數(shù) 據(jù)異變情況、卡賬卡錢包匹配情況以及系統(tǒng)賬與財(cái)務(wù)賬的 匹配情況做出分析匯總記錄，并交給零售、財(cái)務(wù)部門。8.2 零管部門會(huì)同信息部門和財(cái)務(wù)部門定期分析加油卡系統(tǒng)、 業(yè) 務(wù)運(yùn)行中存在的各種問題，并提出處理意見。9 運(yùn)行維護(hù)9.1 加油站和發(fā)卡網(wǎng)點(diǎn)建立規(guī)范的故障上報(bào)機(jī)制。 遇到問題做到 及時(shí)上報(bào)，對(duì)故障維護(hù)情況要有記錄，相關(guān)簽字和手續(xù)要 齊全。9.2 信息部門每月對(duì)系統(tǒng)故障原因進(jìn)行分析總結(jié)， 并對(duì)常見的故 障制訂相應(yīng)的預(yù)案。9.3 ?。ㄊ校?分公司在與當(dāng)?shù)丶缮毯炇鹕婕凹佑涂ㄏ到y(tǒng)有關(guān)運(yùn) 行維護(hù)方面的合同時(shí)，需經(jīng)油品銷售事業(yè)部審批后方可實(shí) 行。10 系統(tǒng)培訓(xùn)10.1 省（市）分公司按照加油卡