加油卡管理業(yè)務流程

1、4.10 加油卡管理業(yè)務流程一、業(yè)務目標1 經(jīng)營目標1.1 保證加油卡系統(tǒng)正常運行。1.2 穩(wěn)定和擴大客戶群。1.3 提升加油卡充值和消費量。1.4 保證資金結(jié)算流程順暢和資金安全。2 財務目標2.1 核算規(guī)范，確保銷售收入及預收賬款的真實、準確、完整。2.2 保證加油卡系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的一致性。3 合規(guī)目標3.1 符合國家稅收、 金融及物價政策有關(guān)規(guī)定及股份公司內(nèi)部規(guī) 章制度要求。3.2 防止其他單位利用加油卡為個人套取現(xiàn)金。二、業(yè)務風險1 經(jīng)營風險1.1 加油卡系統(tǒng)各類故障引起客戶投訴和糾紛， 影響股份公司聲 譽。1.2 加油卡客戶群流失。1.3 加油卡系統(tǒng)各類故障導致扣款額與實際

2、付油量不符， 以及清 戶、掛失換卡時多退款給客戶，造成資金損失。1.4 繳存公司銀行賬戶的現(xiàn)金充值額少于客戶實際支付充值額， 造成資金損失。2 財務風險2.1 多記或少記預收賬款和收入。2.2 加油卡系統(tǒng)各類故障以及數(shù)據(jù)上傳得不到保證而導致卡賬 與卡錢包不匹配，造成財務數(shù)據(jù)不實和資金損失。3 合規(guī)風險3.1 違反稅收、 金融及物價管理法規(guī)及股份公司內(nèi)部規(guī)章制度要 求，受到處罰。3.2 利用加油卡為個人套取現(xiàn)金，損害股份公司形象。三、業(yè)務流程步驟與控制點1 卡片管理1.1 油品銷售事業(yè)部設立制卡中心， 由市場信息處、 零售管理處 負責管理 ,對?。ㄊ校┓止究ㄆ芾砉ぷ鲗嵤┍O(jiān)督。依據(jù) 中國石化加

3、油卡密鑰管理系統(tǒng)章程 ，加強對加油卡密鑰 系統(tǒng)的安全管理，防范加油卡業(yè)務風險。各級零售管理部 門依據(jù)中國石化加油卡卡片管理辦法 ，對卡片訂購、制 卡、入庫、領(lǐng)用以及黑卡、壞卡處理等進行記錄。1.2 售卡網(wǎng)點按規(guī)定向上級零管部門上報本地區(qū)所需用戶卡數(shù) 量，結(jié)合本網(wǎng)點的實際情況做好用戶卡的領(lǐng)用、保管和對 外銷售工作。1.3 加油站對安裝在本站的 PSAM 卡的跟蹤管理和本站領(lǐng)用的 員工卡、維修卡、驗泵卡的保管、使用，要有相關(guān)書面記 錄。員工卡交接要建立規(guī)范的交接手續(xù)，由交接雙方簽字 確認。驗泵卡和維修卡由公司零管部門指定的管理人員保管，不得隨意挪做它用。1.4 對卡片領(lǐng)、 發(fā)、存、回收、上繳的臺賬

4、要日清、 月結(jié)、 年轉(zhuǎn) 日清、月結(jié)、年轉(zhuǎn)時進行卡片實物庫存的盤點，將實際卡 片庫存與系統(tǒng)和手工臺賬進行核對，如庫存不符及時查明 原因。提出處理意見報?。ㄊ校┓止玖闶酃芾聿块T。2 售卡（充值）網(wǎng)點的設立2.1 地市公司零管部門根據(jù)售卡 （充值） 網(wǎng)點設立原則提出建議 上報省（市）分公司零管、信息部門審批。3 售卡充值3.1 發(fā)卡網(wǎng)點營業(yè)員應按照 加油卡章程 審核用戶開戶有效證 件及中國石化加油卡業(yè)務申請表 ，并在各張表單上簽名 （蓋章）后辦理收款充值手續(xù)。3.2 售卡（充值） 網(wǎng)點人員應使用本人的員工編號和口令登錄系 統(tǒng)，充值時，先收款后充值，不允許空充值。用戶以支票 充值的，售卡（充值）網(wǎng)點

5、人員應先給用戶開具支票收據(jù)， 待支票確認生效后才能充值。3.3 售卡（充值）網(wǎng)點應對當天收到的充值款額（含工本費及手 續(xù)費）與加油卡管理系統(tǒng)中顯示的充值額以及打印的加油 卡預收款日報表、發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務日報表中的相關(guān)數(shù)字進行 核對，核對不一致的必須查明原因，原因不明的必須當天 逐級上報省市公司相關(guān)部門予以解決。3.4 城區(qū)及有條件的非城區(qū)售卡 （充值） 網(wǎng)點應及時將充值營業(yè) 款投入保險柜并每日繳存銀行。銀行收款憑據(jù)隨加油卡預 收款日報表及發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務日報表由財務人員復核后進行 賬務處理。偏遠的網(wǎng)點必須每三天將充值營業(yè)款上繳銀行。 財務人員定期抽查售卡（充值）網(wǎng)點，監(jiān)控資金上繳情況， 核對交款憑證，

6、確保資金及時足額上繳。3.5 加油卡清戶退款。 清戶操作時售卡網(wǎng)點營業(yè)員必須收回該賬 戶下持有的所有加油卡，并與系統(tǒng)卡賬核對。自售卡網(wǎng)點 受理清戶手續(xù)日起，一個月后方可辦理賬務清算手續(xù)，個 人用戶清戶時需出具身份證件并留存復印件，單位用戶清 戶退款時只能將款項退還到單位賬戶上，不付現(xiàn)金。凍結(jié) 戶應由司法部門出具解凍通知書；代辦清戶應出具有法律 效力的證明，并出示代辦人的身份證件，方可辦理清戶手 續(xù)。4 加油卡加油4.1 加油站每班營業(yè)終了，當值班長應負責對每個加油槍的當 班加油卡付油數(shù)與加油卡管控系統(tǒng)中顯示的加油卡付油數(shù) 核對一致后，由交接雙方當值班長簽字認可，記賬人員簽 字監(jiān)交。4.2 加油

7、站每日編制銷售日報表、 付油日報表及打印管控系統(tǒng)的 IC 卡銷售日報副表，經(jīng)上級零管部門審核后及時上報財務 部門復核進行賬務處理，參見 4.6 成品油零售業(yè)務流程 控制點 8.2 。4.3 加油站每日按時上傳加油卡付油記錄數(shù)據(jù)，保證?。ㄊ校┓?公司加油卡管理系統(tǒng)中的付油記錄數(shù)據(jù)準確完整。發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，須填寫故障單報送運維部門及時維護，并填寫加 油卡付油差異表及時上報零管部門。5 財務核對5.1 售卡充值業(yè)務核對。財務部門加油卡核算人員每日憑經(jīng)加 油卡售卡（充值）網(wǎng)點負責人核實簽字的加油卡預收款 日報表及銀行回單進行售卡充值款審核并及時入賬，相 關(guān)會計憑證須由不相容崗位人員稽核。5.2 加油卡付

8、油業(yè)務核對。財務部門加油卡核算人員應每日憑 加油站編制的加油站銷售日報表 、加油站付油日報表 和管控系統(tǒng)打印的 IC 卡銷售日報副表，與管控系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù) 進行審核（如有差異由零售管理部門查明原因）和賬務處 理。相關(guān)會計憑證須由不相容崗位人員稽核。5.3 加油卡付油交易數(shù)據(jù)錯誤處理。 當加油卡系統(tǒng)產(chǎn)生錯誤交易 時，信息部門系統(tǒng)運維人員及時分析產(chǎn)生錯誤的原因，對 錯誤交易記錄進行跟蹤處理，建立加油卡系統(tǒng)交易數(shù)據(jù)錯 誤記錄臺賬，及時歸集加油卡錯誤交易記錄。對確實無法 更正處理的錯誤記錄，由信息、財務、零售三個部門確認， 經(jīng)經(jīng)理簽字報油品銷售事業(yè)部批準后處理。5.4 內(nèi)部核對。 月度終了， 各級財務部門

9、應對財務賬面加油卡業(yè) 務充值額及付油額分別與加油卡管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對， 發(fā)現(xiàn)不一致應會同零管、信息部門查明原因，提出處理意 見報分管副經(jīng)理和總會計師。6 調(diào)價操作6.1 所有 IC 卡加油站，在接到上級分公司調(diào)價通知后，在規(guī)定 時間點對所有加油機做下班、上班操作，手工抄好加油機 累計數(shù)，并做一次日常數(shù)據(jù)傳輸。7 異地結(jié)算7.1 加油卡異地加油， 由油品銷售事業(yè)部統(tǒng)一發(fā)起異地結(jié)算， 每 月向各省（市）分公司下發(fā)上月的結(jié)算報表和仲裁調(diào)整表 作為依據(jù)進行線外財務結(jié)算。8 監(jiān)督檢查 信息部門及零管部門負責通過加油卡系統(tǒng)對售卡（充值）網(wǎng) 點和加油卡付油油站的班結(jié)日結(jié)操作進行日常檢查， 信息部 門提供各

10、油站班結(jié)日結(jié)情況統(tǒng)計信息給零管部門， 零管部門 具體負責管理督促， 并對加油站數(shù)據(jù)上傳情況進行監(jiān)控。 各 級財務部門對加油站、 發(fā)卡網(wǎng)點每日的賬款及時上繳情況進 行監(jiān)督。8.1 信息部門每日對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行監(jiān)控， 對未上傳數(shù)據(jù)情況、 數(shù) 據(jù)異變情況、卡賬卡錢包匹配情況以及系統(tǒng)賬與財務賬的 匹配情況做出分析匯總記錄，并交給零售、財務部門。8.2 零管部門會同信息部門和財務部門定期分析加油卡系統(tǒng)、 業(yè) 務運行中存在的各種問題，并提出處理意見。9 運行維護9.1 加油站和發(fā)卡網(wǎng)點建立規(guī)范的故障上報機制。 遇到問題做到 及時上報，對故障維護情況要有記錄，相關(guān)簽字和手續(xù)要 齊全。9.2 信息部門每月對系統(tǒng)故障原因進行分析總結(jié)， 并對常見的故 障制訂相應的預案。9.3 ?。ㄊ校?分公司在與當?shù)丶缮毯炇鹕婕凹佑涂ㄏ到y(tǒng)有關(guān)運 行維護方面的合同時，需經(jīng)油品銷售事業(yè)部審批后方可實 行。10 系統(tǒng)培訓10.1 ?。ㄊ校┓止景凑占佑涂?/p>