公司辦公室管理制度

1、公司辦公室管理制度第一章總則第一條為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。第二章細則第二條服務規(guī)范：1、儀表：公司職員工應儀表整潔、大方;2、微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方;3、用語：在任何場合應用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩;4、現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待;5、電話接聽。接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。第三條辦公秩

2、序1、工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。2、職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。3、職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4、各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養(yǎng)工作。5、發(fā)現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。第三章責任本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司

3、辦公室共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。二、辦公室物資管理條例第一章總則為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。第二章物資分類1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等3、管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等4、個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資;5、實物資產：物資價格達300元以上，如：空調、計算機、攝像機、照相機。第三章辦公用品物資采購1、公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經辦

4、公室同意，可由申購部門自行購買。申購物品應填寫物品申購單，300元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批準;300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審核，總經理審批。2、物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1）定點。公司定大型超市進行物品采購。2）定時。每月月初進行物品采購。3）定量。動態(tài)調整，保證常備物資的庫存合理性。4）特殊物品。選擇多方廠家的產品進行比較，擇優(yōu)選用。第四章物資領用管理1、公司根據物資分類，進行不同的領用方式：2、低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用3、管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用4、貴重物品：根據專立文件的領用程度來領用5、實物資產：由辦

5、公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀第五章公司物資借用1、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認可2、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還3、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償第六章附則1、新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品;人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。2、辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。3、本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經總經理批準頒行。三、傳真使用管理辦法（一）、總則：為加強公司傳真使用管理，特制定本辦法。（二）、使用范圍1、本辦法適用于

6、公司使用傳真機的各種情況。2、使用范圍包括本地、國內、國際傳真。（三）、傳真的接收管理1、傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。2、傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業(yè)務部門留復印件。3、公司傳真機應隨時處地開機接由狀態(tài)。（四）、傳真的發(fā)送管理1、各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當事人親自發(fā)送。2、傳真發(fā)送，須經領導批準，填寫發(fā)文登記簿表，并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送，應及時通知有關當事人迅速另行處理。3、傳真原件留存行政部。（五）、附則傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。四、公司值班管

7、理條例一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。二、管理體制1、員工值日：公司依據自身情況，設立公司或部門值日制度;2、部門主管值班。公司依據自身情況，設立公司部門主管值班制度。三、管理要點和內容（一）、員工值日。1、目的：維護公司日常工作秩序，及時聯(lián)絡、處理事務;2、一般以工作時間為責任時間;3、值班要點：1）、巡察辦公場所保潔情況;2）、電話記錄、處理、轉送;3）、領導交辦任務。（二）、部門主管值班1、目的：以公司業(yè)務工作為主;2、一般以下班時間或節(jié)假日為值班時間;3、值班要點：1）、接待下班后來客;2）、處理未完成工作;3）、處置下班后的突發(fā)、緊急事件;4）、值班人

8、員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容;5）、值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容，提出處理意見;6）、值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。四、值班規(guī)定1、遵守值班紀律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員;2、值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;3、在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強對重點部位的監(jiān)管;4、接待來賓外松內緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說;5、值班人員密切關注領導活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯(lián)系，須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處，以備應急需要;6、遇到緊急事件，首先要冷靜，敢于負責，一方面大膽采取應急措施，以免貽誤;另一方面及時匯報主管領導或和公安部門報警。五、接聽值班電話應注意：1、禮貌相待：不論打進、接入，應主動通報公司名稱、職務、姓名，如對方未通報，應客氣詢問清楚;2、使用語言文明，切忌粗聲粗氣;3、對重要或較長的電話內容，可請對方復述一遍;4、對要求打公司領導的電話，首先問清對方的單位名稱、職務、姓名，然后婉轉回答請您稍等，我給您找一下之類的話再處置;5、對打聽事情、咨詢類擔心條態(tài)度和藹、禮貌對