財務(wù)會計檔案管理制度

1、財務(wù)會計檔案管理制度一、目的根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)會計檔案管理辦法的通知的規(guī)定， 為了加強(qiáng)公司財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保 證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案 管理工作，特制定本制度。二、適用范圍：本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書 檔案管理規(guī)定，不適用本制度。三、管理職責(zé)財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的 安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。四、會計檔案范圍 包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。1、會計憑證類

2、：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；2、會計賬簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計 帳簿；3、財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文 字說明，其他財務(wù)報告；4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè) 資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關(guān) 的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。五、會計檔案的管理1、會計檔案的整理立卷： 會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計 檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管 理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。1) 、分類標(biāo)

3、準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證， 三類報表， 四類文字資料及其他；2) 、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；3) 、管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證 裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。2、會計憑證的裝訂會計憑證每月裝訂一次， 按年分月妥善保管歸檔。 會計憑證裝訂前應(yīng)準(zhǔn)備的工 作：1) 、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；2) 、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù)；3) 、摘除憑證內(nèi)的金屬物， 對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小， 且要 避開裝訂線，以翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；4

4、) 、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。 檢查 附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全；5) 、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全；6) 、會計憑證裝訂時的要求：a裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記 賬憑證；C裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。7) 、會計憑證裝訂后的注意事項 :a每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂 人員簽章；b、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號， 以便于調(diào)閱。3

5、、會計賬簿的裝訂各種會計賬簿年度結(jié)賬后， 除跨年使用的賬簿外， 賬簿應(yīng)按時整理立卷。 賬簿 裝訂的基本要求：1）、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全， 序號排列是否連續(xù)；2）、然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上 封面、封底，裝訂成冊；b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類 業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。3）、在賬本的封面上填寫好賬目的種類， 編好卷號， 會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章；4）、

6、賬簿裝訂后的其他要求 :a、會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象；b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編, 編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬；c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號， 如總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按 順序編制卷號。4、會計檔案的移交歸檔1）、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊， 編制會計檔案保管清冊。 在會計年度終了后， 可暫由本會計部門保管一年。 期滿 之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管；2) 、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個別需

7、要拆 封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。5、會計檔案的保管1) 、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5 年、10年、15年、25年、共 5類(詳見附表一 ) ，保管期限從會計年度終了后的第一 天算起；2) 、會計檔案室的要求 : 應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周 圍應(yīng)備有防火器材；室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風(fēng) 透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕；3) 、會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；4) 、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失

8、 和泄密；5) 、使用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使 用磁盤、 光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案， 應(yīng)報財政局備案。 會計電算化檔案保管 要注意防盜、防磁等安全措施。6、會計檔案的借閱1) 、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在 登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)??；2) 、外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記 制度；3) 、借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù) 量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚；4) 、借閱會計檔案

9、人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽 換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù) 制原件）。7、會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進(jìn)行銷毀：1）、會計檔案保管期滿， 需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見， 會同財務(wù)部門共 同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊 （注明名稱、 卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、 應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容 ），經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報 請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀；2）、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點(diǎn)所要 銷毀的會計檔案；銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章；注明

10、“已 銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一 份報公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查；3）、會計檔案保管期滿， 但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原 始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時 為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊 中列明；4）、在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。六、本制度解釋權(quán)歸本公司財務(wù)部。附表一：會計檔案保管期限表檔案類別序號檔案名稱保管期限備注一、憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二、會計賬簿類1 J 丿 J4總賬15年5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金及銀行日記賬保管25年