招標(biāo)采購(gòu)管理辦公室

1、招標(biāo)采購(gòu)管理辦公室 1 目的 為規(guī)范集團(tuán)辦公用品（包含日常用品、勞保用品）招標(biāo)采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)工作的，特制定本規(guī)定。 2 適用范圍 本規(guī)定適用于集團(tuán)各事業(yè)部、各部門。 3 職責(zé) 3.1總裁辦 3.1.1負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品供應(yīng)商的篩選 3.1.2負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品需求的匯總、 3.1.3負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品的集中采購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放 3.2各事業(yè)部、各部門 負(fù)責(zé)辦公用品的合理使用和控制（計(jì)劃合理，防止浪費(fèi)）。 3.3財(cái)務(wù)中心 負(fù)責(zé)辦公用品費(fèi)用票據(jù)進(jìn)行監(jiān)督審核。 3.4審計(jì)監(jiān)察中心 3.4.1負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品招標(biāo)、采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控 3.4.2負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各事業(yè)部、各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)察 3.4.3負(fù)責(zé)對(duì)

2、集團(tuán)辦公用品招標(biāo)、采購(gòu)、發(fā)放、領(lǐng)用和使用情況進(jìn)行監(jiān)察，對(duì)存在問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。 4 辦公用品采購(gòu) 4.1供應(yīng)商招標(biāo) 4.1.1集團(tuán)辦公用品采用年度定標(biāo)、季度結(jié)算、月度審核的方案，每年11月底之前確定下一年集團(tuán)辦公用品供應(yīng)商并簽訂。 4.1.2總裁辦負(fù)責(zé)篩選出至少5家辦公用品供應(yīng)商，通過(guò)初次報(bào)價(jià)確定入圍供應(yīng)商。 4.1.3總裁辦負(fù)責(zé)組織集團(tuán)辦公用品招標(biāo)會(huì)，組織有關(guān)人員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審。 4.1.4通過(guò)二次報(bào)價(jià)、議價(jià)、定標(biāo)流程確定集團(tuán)年度辦公用品供應(yīng)商報(bào)總裁審批，同時(shí)至少儲(chǔ)備1家備選供應(yīng)商。 4.2辦公用品采購(gòu) 4.2.1辦公用品需求部門在每月25日前，將本部門物品采購(gòu)需求和預(yù)算費(fèi)用經(jīng)本部門第

3、一負(fù)責(zé)人審核同意后上報(bào)至總裁辦行政處內(nèi)勤進(jìn)行匯總； 4.2.2集團(tuán)庫(kù)管員協(xié)同行政處內(nèi)勤結(jié)合集團(tuán)物品庫(kù)存，對(duì)各部門采購(gòu)需求進(jìn)行審核并提出下月采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)總裁辦主任、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審核后上報(bào)總裁審批。 4.2.3總裁辦內(nèi)勤根據(jù)總裁批示意見(jiàn)，對(duì)集團(tuán)辦公用品供應(yīng)商提出需求，由供應(yīng)商將集團(tuán)所需辦公用品進(jìn)行送貨，總裁辦內(nèi)勤和庫(kù)管負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。 4.2.4各部門根據(jù)本部門需求對(duì)辦公用品按照辦公用品領(lǐng)用流程進(jìn)行領(lǐng)用。 4.3審核結(jié)算 4.3.1總裁辦后勤、審計(jì)監(jiān)察中心每月對(duì)辦公用品價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保供應(yīng)商提供的同品牌、同類型的辦公用品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。 4.3.2每月審計(jì)監(jiān)察

4、中心對(duì)辦公用品價(jià)格市場(chǎng)調(diào)研出具調(diào)研報(bào)告，對(duì)于辦公用品供應(yīng)商提供的物品是否符合集團(tuán)要求提出監(jiān)察意見(jiàn)。 4.3.3每季度對(duì)辦公用品采購(gòu)進(jìn)行一次結(jié)算，總裁辦后勤提供結(jié)算票據(jù)，經(jīng)總裁辦主任審核，財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總裁審批。 4.3.4辦公用品供應(yīng)商提供物品的價(jià)格高于同期同品牌、同規(guī)格市場(chǎng)均價(jià)的應(yīng)要求其按照最近價(jià)格提供結(jié)算票據(jù)，如果供應(yīng)商拒不按最低價(jià)格執(zhí)行的，總裁辦要尋找新供應(yīng)商。 5其它采購(gòu) 5.1固定資產(chǎn)及大宗物品 5.1.1集團(tuán)固定資產(chǎn)及大宗物品采購(gòu)應(yīng)由需求部門擬定需求報(bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報(bào)總裁辦主任審核。 5.1.2資產(chǎn)管-理-員審核是否可在集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)撥，可調(diào)撥解決的，經(jīng)總裁辦

5、主任審核同意后科調(diào)撥到位。 5.1.3如確實(shí)需要購(gòu)買的，經(jīng)總裁辦主任審核、財(cái)務(wù)預(yù)算審核審核后報(bào)總裁審批，由總裁辦行政處進(jìn)行組織，申請(qǐng)購(gòu)買部門、審計(jì)監(jiān)察中心全程參與，以談判、競(jìng)價(jià)、招標(biāo)等方式進(jìn)行購(gòu)買。 5.1.4單件或批量?jī)r(jià)格在1萬(wàn)元以上的物品（低值易耗品除外），應(yīng)采取招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)。凡進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)和邀標(biāo)的，應(yīng)成立專項(xiàng)招標(biāo)小組，按照規(guī)定組織實(shí)施招投標(biāo)。經(jīng)招標(biāo)小組集體討論后提出意見(jiàn)報(bào)總裁審批簽訂采購(gòu)合同。 5.1.5單件或批量?jī)r(jià)格在1萬(wàn)元以下的物品，采用競(jìng)價(jià)談判或詢價(jià)方式，由總裁辦、使用部門、財(cái)務(wù)中心、審計(jì)監(jiān)察中心組成采購(gòu)小組，在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、多方比較的基礎(chǔ)上，經(jīng)采購(gòu)小組集體討論后提出意見(jiàn)報(bào)總裁

6、審批執(zhí)行。 5.2臨時(shí)采購(gòu) 5.2.1事業(yè)部、各部門需緊急采購(gòu)的單筆金額在200元以內(nèi)，由使用部門填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人同意后報(bào)總裁辦主任審批。 5.2.2總裁需緊急采購(gòu)的物品，由總裁司機(jī)、秘書(shū)或隨衛(wèi)根據(jù)總裁指示直接進(jìn)行購(gòu)買。 5.2.3維修需急需采購(gòu)物品單筆金額在200元以內(nèi)的采購(gòu)，由維修人員填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，維修主管和使用部門第一負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總裁辦主任審批。 5.2.4超權(quán)限緊急采購(gòu)單筆金額在200元以上的采購(gòu)，由使用人員填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，使用部門第一負(fù)責(zé)人審核同意后報(bào)總裁辦主任審核，當(dāng)面或電話請(qǐng)示總裁審批。 5.2.5其它臨時(shí)接待物品采購(gòu)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人同意后直接購(gòu)買，購(gòu)買時(shí)必須開(kāi)

7、具發(fā)票，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總裁辦主任、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人和總裁簽字同意后方可報(bào)銷。 6物品驗(yàn)收及出入庫(kù) 6.1辦公用品 6.1.1集團(tuán)辦公用品供應(yīng)商將物品送至集團(tuán)后，總裁辦后勤和庫(kù)管員根據(jù)月度采購(gòu)計(jì)劃清點(diǎn)物品數(shù)量、規(guī)格，確保辦公用品的正常采購(gòu)。 6.1.2庫(kù)管員按照集團(tuán)規(guī)定辦理辦公用品入庫(kù)手續(xù)，并根據(jù)事業(yè)部、各部門月度采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)需領(lǐng)用辦公用品的按照流程辦理出庫(kù)手續(xù)。 6.1.3庫(kù)管員對(duì)于辦公用品的領(lǐng)用要嚴(yán)格按照部門月度采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行，控制辦公物品成本。 6.2固定資產(chǎn)及大宗物品 6.2.1根據(jù)需求部門要求，將固定資產(chǎn)或大宗物品采購(gòu)到位后，需求部門對(duì)物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購(gòu)的物品達(dá)到需求部門的使用要求，

8、驗(yàn)收通過(guò)后方可辦理入庫(kù)手續(xù)。 6.2.2需求部門按照出入庫(kù)管理規(guī)定及時(shí)領(lǐng)用，財(cái)務(wù)中心與總裁辦行政處要及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行登記并計(jì)入集團(tuán)固定資產(chǎn)賬目。 7過(guò)程監(jiān)控 7.1審計(jì)監(jiān)察中心人員依據(jù)公司規(guī)章、有關(guān)的法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的程序和方法，對(duì)負(fù)責(zé)物品采購(gòu)的各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等行為進(jìn)行獨(dú)立監(jiān)督和評(píng)價(jià)，目的是改善物品采購(gòu)質(zhì) 量，降低采購(gòu)費(fèi)用，控制管理風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益。 7.2審計(jì)監(jiān)察中心對(duì)集團(tuán)物品采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)，主要內(nèi)容包括物品采購(gòu)計(jì)劃、合同、招標(biāo)、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量、結(jié)算付款及采購(gòu)后相關(guān)事宜等。 7.3審計(jì)監(jiān)察中心對(duì)在物品采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)違反集團(tuán)有關(guān)制

9、度、國(guó)家法律、法規(guī)等的行為有權(quán)予以制止，并上報(bào)集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 8物品采購(gòu)報(bào)銷 8.1集團(tuán)采購(gòu)辦公用品、維修材料等物品一律要由資產(chǎn)管-理-員辦理入庫(kù)手續(xù)，報(bào)銷單上需附有入庫(kù)單方可報(bào)賬。 8.2固定資產(chǎn)要經(jīng)總裁辦行政處驗(yàn)收，并對(duì)其供銷合同、報(bào)賬憑證進(jìn)行審核后方可報(bào)銷。 8.3財(cái)務(wù)中心與總裁辦行政處要及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行登記并計(jì)入集團(tuán)固定資產(chǎn)賬目。 9罰則 9.1任何參與物品采購(gòu)的集團(tuán)工作人員，禁止一切吃拿卡要等行為：不準(zhǔn)參加可能影響公平競(jìng)爭(zhēng)的任何活動(dòng)；不準(zhǔn)收取任何名目“中介費(fèi)”、“好處費(fèi)”；不準(zhǔn)在供貨方報(bào)銷任何費(fèi)用；不準(zhǔn)損害集團(tuán)利益，徇私舞弊，為對(duì)方謀取不正當(dāng)利益。 9.2物品采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項(xiàng)，應(yīng)首先用于降低采購(gòu)價(jià)格；確屬難以用于降低采購(gòu)價(jià)格的，一律進(jìn)入集團(tuán)財(cái)務(wù)帳內(nèi)，不得由部門坐收坐支，不得提成給經(jīng)辦人員。 9.