某綜合性集團企業(yè)物品采購管理制度

1、行字 2009007xxxx 有限公司物品采購、管理制度第一章 目的及適用范圍1.1 厲行節(jié)約，杜絕浪費，物盡其用.1.2 公司所有辦公用品、設(shè)施設(shè)備、耗材、工程材料的申購、領(lǐng)用、發(fā)放等相關(guān)事項均適用本辦法。第二章 管理部門2.1 采購部負責(zé)公司辦公用品、設(shè)施設(shè)備、耗材、工程材料的采購；各專用部門負責(zé)保管、使用；行政部負責(zé)入庫、發(fā)放；財務(wù)部負責(zé)審核報銷。2.2 各部門經(jīng)理對部門的固定資產(chǎn)和辦公用品的使用有管理權(quán)，并及時進行登記和清查。第三章 管理內(nèi)容3.1 辦公用品的申請3.1.1 各部門指定專人負責(zé)辦公用品及耗材管理，根據(jù)部門需求填寫 物品申購單（附件 1 ），經(jīng)過部門經(jīng)理簽字后，交采購部經(jīng)

2、理。3.1.2 采購部經(jīng)理確認后，主管副總簽字后，采購部派人采購。3.1.3 審批權(quán)限：伍仟元以下由主管副總審批；伍仟元以上壹萬元以下由總經(jīng)理審批；壹萬元以上由董事長審批。3.2 辦公用品購置3.2.1 采購專員應(yīng)本著貨比三家，物美價廉的原則購買物品，購買到位后，交給行政部文員進行驗收，并辦理入庫手續(xù)，填寫物品入庫登記表（附件 2）。3.2.2 辦公用品原則上由采購部統(tǒng)一采購，如采購部不能采購，可以委托別的部門或指定人員代買，但購買后須采購部經(jīng)理簽字后才能報銷。3.2.3 財務(wù)專用辦公用品可由財務(wù)部自行執(zhí)行采購，但申購、入出庫手續(xù)必須遵守采購審批第 1 頁 共 4 頁行字 2009007規(guī)定。

3、3.2.4 工程材料的采購：由工程部經(jīng)理提出采購申請，經(jīng)行政副總簽字后由采購部實施采購。3.3 辦公用品的入庫3.3.1 行政部文員認真檢查驗收，填寫物品入庫登記表，建帳登記，妥善保管，做到帳物相符；對不符合要求的，由采購人員負責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。3.3.2 行政部文員應(yīng)每月對庫存辦公用品進行盤點，做到帳物相符。每月進行物品統(tǒng)計，填寫物品庫存臺帳（附件 3）。3.3.3 對于大件器具類辦公用品，采購人員應(yīng)將相應(yīng)的保修單和聯(lián)系電話留給行政部，以便于后期的維保聯(lián)系。3.4 辦公用品的領(lǐng)用保管3.4.1 行政部文員在入庫完成后，聯(lián)系各部門辦公用品領(lǐng)用人領(lǐng)取，辦理出庫手續(xù)，填寫物品出庫登記表（附件

4、4）。3.4.2 對于大件器具類辦公用品，行政部應(yīng)本著多人合用原則組織領(lǐng)用；同時確定使用人。3.4.3 如因工作調(diào)動或離職，須按公司規(guī)定將個人保管的所有辦公用品（耗材除外）全部交回行政部，需要本部門繼續(xù)留用的，確定新的使用人后報行政部，便于行政部跟蹤辦公用品的使用情況。3.5 機器耗材（配件）管理3.5.1 對于打印機、傳真機耗材、計算機配件如鍵盤、鼠標(biāo)等大件物品出現(xiàn)故障需要維修或更換的，需填寫設(shè)施設(shè)備維修申請記錄單（附件 5 ），經(jīng)部門經(jīng)理確認后報行政部，行政部聯(lián)系相關(guān)部門維修；確認不能維修的，重新填寫物品申購單，并將已壞配件歸還行政部。第 2 頁 共 4 頁行字 20090073.5.2

5、各部門應(yīng)本著節(jié)約原則，提前作出需求計劃，通知行政部；同時行政部作為管理部門，應(yīng)對相應(yīng)耗材的使用情況有詳細了解，對于常用、耗費量大的物件作合理庫存。3.6 辦公用品及耗材的盤點3.6.1 行政部文員每月末應(yīng)對庫存物品進行盤點，保證庫存物品帳物相符。3.6.2 報銷：采購部采購人員以物品申購單、物品入庫登記表作為報銷依據(jù)進行報銷（物品入庫登記表由采購部存檔備案）。3.7 相關(guān)說明3.7.1 對于不能按采購流程提報物品申購單的部門，財務(wù)部有權(quán)認為該部門采購無效，不予報銷。3.7.2 物品報廢：非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時，使用人應(yīng)提出辦公用品報廢申請，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，到行政部文員處辦理報廢備注。第四章附表4.1 物品申購單4.2 物品入庫登記表4.3 物品庫存臺帳4.4 物品出庫登記表4.5 設(shè)施設(shè)備維修申請記錄單4.6 設(shè)施設(shè)備報修流程圖4.7 物品采購流程圖第 3 頁 共 4 頁行字 2009007第 4 頁 共 4 頁行字 2009007物品采購、領(lǐng)用流程圖申請部門提交物品申購單采購部經(jīng)理確認主管副總簽字采購部或指定代買人進行物品采購文員進行物品入庫、庫存登記采購部拿發(fā)票和入文員聯(lián)系各部門進庫單進行報銷設(shè)施設(shè)備報修流程圖行物品出庫部門填寫設(shè)